Arquivo organização e manutenção

UFCD 0653 Turma Q

Márcia Moreira nº8, Mariana Serra nº10

Índice
Introdução……………………………………………………………………………………….3;
Origem do arquivo em Portugal……………………………………………………….3;
Noção de arquivo……………………………………………………………….……………3;
Microfilmagem e suas vantagens e desvantagens……………………………4;
Principais funções de organização e manutenção…….……………………..5;
Localização de arquivo…………………………………………………………………….5;
Tipos de classificação de arquivos…………………………………………………5-6;
Prazo de conservação de documentos………………………………………….6-7;
Relato da organização do arquivo na FCT…………….……………………….7-8;
Conclusão…………………………………………………………………………………….….9;
Bibliografia………………………………………………………………………………………9;

Introdução
Este trabalho intitula-se Arquivo Organização e Manutenção de uma empresa.
Assim, iremos debruçar-nos sobre a forma como uma empresa deve organizar
toda a informação que produz e recebe de forma a poder consulta-la de forma
rápida e objetiva. Isso só se consegue com uma boa ordenação do arquivo e a sua
manutenção é fundamental.
O avanço da tecnologia veio facilitar a organização dos dados e a sua gestão
inteligente leva a otimizar as operações dentro da empresa e a tomada de
decisões mais eficazes.

Origem do arquivo em Portugal

Em Portugal, os arquivos não foram designados sempre da mesma forma. Na
Monarquia chamavam-se carteiras ou cartórios, são locais onde se guardavam as
cartas, títulos, bulas papais e outros documentos de vital importância para o
reino, posteriormente denominados pelo Tombo.
O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre
do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o
referido monarca.

Noção de arquivo
“Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou
coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e
conservados a título de prova ou informação.”
“Instituição ou serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e
comunicação dos documentos de arquivo.”

Microfilmagem
A microfilmagem é um sistema de gestão e preservação de informação, mediante
a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. O microfilme
reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento
mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro
às informações arquivadas, e a baixo custo.
Em Portugal possui legislação específica, que autoriza as atividades de
microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos
efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a
microfilmagem.

Vantagens e desvantagens da microfilmagem

Vantagens:
Rapidez de acesso à informação, redução de espaço, baixo custo, segurança,
integridade do arquivo, baixos custos de manutenção, fácil e rápida reprodução e
durabilidade.

Desvantagens:
Alto custo dos materiais e equipamento;
O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo, não permite que se veja
a pressão exercida ao escrever;
Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível do documento que se
encontra em mau estado.

Principais funções de organização e

manutenção
Um arquivo tem variadíssimas funções, tais como:
• Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista a sua prevenção ou
 eliminação;
• Garantir o fluxo dos arquivos de documentos provenientes dos diversos
órgãos da empresa;
• Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que
possam ocasionar a sua perda.

Localização de arquivos
• A localização deve ser acessível e com capacidade para se expandir;
• A iluminação amplia, e sem incidência direta do sol;
• Ventilação natural, constante e regulável;
• Higienização pretende limpar, com cuidado e desinfestação periódica;
• Disposição fácil para uma consulta fácil e conservação do espaço livre para
deslocação;
• A segurança consiste na contra dos incêndios, roubo, infiltrações, ect…

Tipos de classificação de arquivos

Arquivo ativo: Mantem arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e
referência constante e atual, ou que se encontram em fase de conclusão.
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menos frequência de
uso, consulta ou referência.
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou
referência quase nula.
Arquivos públicos:
Correntes: O arquivo corrente é aquele arquivo que ainda está em uso e ainda é
utilizado com frequência, sendo importante para as atividades da empresa e são
arquivados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso
que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.
Permanentes: Ao contrário dos que chamam de “Arquivo Morto”, o Arquivo
Permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em
função do seu valor (Secundário), também chamado de arquivo histórico.
Arquivos Privados: Os Arquivos privados são todos os que resultaram da atividade
e da administração de coletividades (instituições, famílias, empresas) e pessoas
individuais, nos seus domínios próprios, independentemente de tais domínios
terem resultado de doações ou concessões régias ou do Estado.

Prazo de conservação de documentos

Os documentos são o testemunho da atividade de uma empresa, devendo, por
isso, ser conservados a título de prova dos atos praticados. Para tal, é fundamental
ter conhecimento da legislação que é obrigatória à conservação de toda a
documentação.
• Documentos de transporte – 2 anos: Segundo o artigo 6º do Regime dos
Bens em Circulação, os documentos de transporte devem ser guardados até
ao segundo ano seguinte ao da sua data de emissão.
• Documentos contabilísticos – 10 anos: De acordo com o artigo 40º do
código comercial, as empresas são obrigadas a arquivar e conservar,
durante 10 anos, todos os documentos contabilísticos e respetivos
relatórios financeiros da atividade. Estes documentos podem ser arquivados
com recurso a meios eletrónicos.
• Dossier Fiscal – 10 anos: Os empresários sujeitos ao código de IRC e IRS,
com contabilidade organizada, são obrigados a manter arquivado e em boa
ordem, durante 10 anos, o processo de documentação fiscal relativo a cada
ano de tributação, à exceção dos isentos nos termos do artigo 9º.
• Documentos de IRC – 10 anos: Os livros, registos contabilísticos e respetivos
documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem, durante o
prazo de 10 anos, sendo essa obrigação de conservação extensiva à
documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos
informáticos.
• Documentos de IVA – 10 anos: Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar
e conservar em boa ordem, durante os 10 anos civis subsequentes, todos os
livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a
contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise,
programação e execução dos tratamentos.

Relato da organização do arquivo na FCT

Márcia:
Realizei a FCT numa empresa comercial que se chama Sofermar. Aprendi como
organiza-se e armazena-se adequadamente documentos de maneira eficiente,
segura e inteligente.
Todos os dias, a empresa produzia um volume gigantesco de documentos para
arquivar que, por sua vez, contem informações importantes. A preocupação com
o controlo e com a segurança era constante. Aprendi também que uma má gestão
documental pode levar à perda de tempo, tornando os procedimentos mais
complexos. O constante avanço da tecnologia tem mudado a forma como a
empresa organizava as suas informações.
Tive o privilégio de adquirir conhecimentos com o crescente do volume de dados
produzidos. A gestão de documentos é uma ferramenta que traz inúmeros
benefícios para a entidade, como a melhoria de produtividade e a qualidade de
gestão da empresa.
Todos os dias na parte da manhã fazia a contabilidade comercial, ou seja,
organizava documentos com encomendas, aprovava encomendas e dava baixa as
mesma, já na parte da tarde fazia a contabilidade financeira, organizava inúmeros
documentos, fazia lançamentos contabilísticos escritos e lançados no programa
que a empresa Sofermar tinha.

Mariana:
Realizei o meu estágio num gabinete de contabilidade denominado Moisés
Campos. Situado em S.Pedro de Rates perto da igreja romana.
No meu estágio, efetuei o arquivo, a organização e contabilização de documentos.
No arquivo de documentos utilizei a organização alfabética. numérica, e decimal.
 Conclusão
Diante este trabalho, podemos concluir que com o crescente volume de dados
produzidos de uma empresa obriga, a gestão de documentos ser uma ferramenta
que traz inúmeros benefícios para a entidade, como a melhoria da produtividade
e a qualidade do processo decisório.

Bibliografia
• Caderno diário;

• https://act.fct.pt/wp-content/uploads/2018/09/Gloss%C3%A1rio-ACT-
Outubro2018.pdf

• https://pt.slideshare.net/RitasAlmeidaMartins/organizao-e-manuteno-do-
arquivo-48764901

• https://pt.slideshare.net/16101985/arquivo-15660534

• http://blog.safemed.pt/quais-os-prazos-para-arquivar-os-documentos-de-
uma-empresa/