ATIVIDADES

1 Qual é a relação entre um arquivo comercial, dados, informações e tomada de decisão?

Um arquivo é um conjunto ordenado de documentos produzidos em atividades empresariais.

Neste documento existe uma série de dados corretamente ordenados que permitem a
obtenção de informações.

2 O desenvolvimento de um trabalho de arquivo adequado é rentável para uma empresa?

Porque?

Sim, é rentável desde que devidamente organizado, classificado e preservado.

3 Se uma empresa não guarda quaisquer documentos decorrentes da sua atividade, estará a
descumprir alguma disposição legal?

Sim, uma vez que existe uma obrigação legal de conservá-lo por um período mínimo de tempo
a partir da sua preparação e se não o preservar enfrentará sanções significativas.

4 Explique sucintamente as consequências para uma empresa da inadequada guarda e

custódia da informação com a qual desenvolve a sua atividade.

A proteção e custódia inadequadas das informações aumentam a probabilidade de tomadas de

decisões comerciais inadequadas.

5 Todas as empresas deveriam realizar o trabalho de arquivamento de documentação

exatamente da mesma forma? Porque?

Não, porque não há regulamentação, pois cada empresa tem a sua organização.

6 Qual sistema de gerenciamento de arquivos é adequado para empresas que desejam

acesso rápido à documentação? E para quem precisa controlar ao máximo seus arquivos?
Porque?

-Gestão descentralizada para acesso rápido.

-Gestão centralizada para máximo controle.

7 A maneira como você faz anotações e anotações está de acordo? Quais você cumpre e
quais não?

8 Por que é tão importante digitalizar sistematicamente tanto ao receber como ao arquivar
documentação em papel?

Porque através destas ações procuramos evitar uma possível perda de informação em caso de
perda do original.

9 Qual é a diferença entre um pré-arquivo e um arquivo final de documentos?

O pré-arquivo envolve a ordenação prévia da documentação arquivada aplicando o mesmo

sistema de arquivamento estabelecido na documentação já arquivada. Incluir o anterior no
arquivo implica arquivá-lo definitivamente.

10 Quando é necessário referenciar um documento arquivado? Quais são as vantagens de

agir desta forma?

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Quando devido ao seu conteúdo devem ser armazenados em mais de um arquivo, a vantagem
é que o original fica arquivado em local específico.

11 Que vantagens oferece um armário de segurança em relação a outros tipos de mobiliário

de arquivo?

Proteja as informações contra acesso não autorizado. Utilizam materiais que protegem seu
interior de incêndios ou inundações.

12 Qual é a principal vantagem para um vendedor em usar um disco rígido removível em vez
de um disco rígido interno?

Por ser pequeno e leve, permite o transporte de informações de computador para computador,
através de uma conexão USB.

13 Que tipo de medidas de prevenção são necessárias tomar quando um documento ou

ficheiro é retirado de um arquivo? Por que eles são tão importantes?

- Deixar registro em arquivo auxiliar das entradas e saídas de documentos arquivados

anteriormente.
- Quando um documento já arquivado for utilizado, é aconselhável enviar o arquivo para o
arquivo onde ele está contido.
- E uma vez usado, é devolvido o mais rápido possível.

14 Explica como a correta recepção e classificação da correspondência recebida pode

contribuir para agilizar as funções da empresa.

- Recepção - Classificação
- Assine a nota de entrega - Registro
- Abrir correio normal - Distribuição.

15 Que informações úteis para a empresa o registro de saída de correspondência fornece?

- A data da partida - O assunto

- Detalhes do remetente e do - Para onde é enviado?
destinatário - E alguns anexos estão
- O tipo de envio anexados.

16 Defina com suas próprias palavras o que é um arquivo. Por que é importante que a
empresa guarde determinadas documentações?

-Um arquivo é um conjunto de documentos produzidos no exercício e desenvolvimento de

funções ou atividades específicas.
-É importante facilitar a sua atividade empresarial.

17 Explique sucintamente os objetivos prosseguidos pelo trabalho arquivístico realizado na

empresa.

-Salvar e preservar adequadamente os objetos de arquivo

-Localize qualquer documento com facilidade e rapidez

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-Estabelecer procedimentos que regulem quando um documento deve ser arquivado e quando
deve ser destruído.

18 Usando um exemplo, explique o que diferencia um arquivo ativo de um arquivo inativo

ou semiativo.

- Arquivo ativo: em uma agência bancária, pasta de recebimentos pendentes a serem

debitados da conta.
- Arquivo semi-ativo: arquivo de agência bancária com arquivos de hipotecas.
- Arquivo inativo : arquivo da central do banco.

19 Você acha que o gerenciamento centralizado de arquivos torna o funcionamento diário

de uma empresa menos operacional? justifique sua resposta

Sim, porque é um arquivo que economiza espaço e recursos e consegue maior controle sobre a
documentação, reduzindo possibilidades e perdas.

20 Explica a relação entre dados, documentação e informação.

Os documentos produzidos pelas atividades empresariais, nos quais existe uma série de dados
corretamente ordenados que permitem a obtenção de informações.

21 Prepare um quadro-resumo no qual reflita o sistema de organização preferível para o

arquivamento dos principais documentos de gestão empresarial (faturas, folha de
pagamento, segurança social, etc.).

SISTEMA Triagem de correspondência, contratos de trabalho e arquivos

ALFABÉTICO pessoais.
SISTEMA Orçamentos, faturas e pedidos de clientes e fornecedores,
NUMÉRICO faxes recebidos e enviados.
SISTEMA Atas, dados bancários, recibos, folha de pagamento e
CRONOLÓGICO previdência social.
SISTEMA Adequado para documentação de empresas comerciais que
GEOGRÁFICO desenvolvem a sua atividade em múltiplas áreas ou regiões.

22 Faça um diagrama que reflita o procedimento pelo qual determinar a palavra

controladora se for o nome de uma pessoa, uma empresa ou um endereço.

NOMES DE PESSOAS SINGULARES:

- Nomes e sobrenomes compostos funcionam como um só
- Preposições, artigos ou prefixos não são usados.
- Partículas que precedem nomes-sobrenomes de outras línguas, se forem levadas em
consideração.

NOMEAÇÕES SOCIAIS (EMPRESAS):

- Palavra de comando uma palavra de D. Social
- Artigos e preposições não são contados

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- Se for nome e sobrenome, eles serão ordenados em ordem alfabética como acima.
- Inclui número, entender-se-á escrito em letras
- Por siglas eles são ordenados de acordo com estes.

23 Explica as fases pelas quais passa um documento desde a chegada a um departamento e

seu arquivamento até sua destruição devido ao seu pouco valor operacional ou jurídico.

- Confirme que o documento a ser arquivado não será exigido naquele momento por
nenhum funcionário ou departamento.
- Determine o valor presente e futuro dos documentos de arquivo.
- Faça cópias de segurança, fotocópias dos documentos originais.
- Faça referência aos documentos que, devido ao seu conteúdo, devem ser armazenados em
mais de um arquivo.
- Documentação pré-arquivo que pode ser arquivada
- Arquivo definitivo de documentos
- Utilização e conservação de documentos durante a sua vida útil
- Limpar e destruir documentos que não são mais úteis

24 Ressalta que deverá ser conferido na correspondência, uma vez aberta.

- Verifique a data
- O endereço do remetente
- Verifique se toda a documentação está dentro do envelope e depois de aberto deixe-o na
caixa de entrada de correspondência .

25 Indique se os seguintes pontos são verdadeiros ou falsos:

a) O serviço de Caixa Postal permite recolher correspondência nos Correios. verdadeiro

b) Quando o endereço do remetente não constar no documento, devemos grampear o
envelope com o endereço do remetente do documento. verdadeiro
c) Email que não seja endereçado à empresa deverá ser destruído FALSO
d) É obrigatório manter um registo da correspondência recebida e enviada. FALSO
e) Quaisquer anexos necessários são preparados e incluídos após a postagem da remessa.
FALSO

26 Explique sucintamente as fases pelas quais passa um arquivo desde o momento em que
se decide arquivá-lo até que sua guarda não seja mais necessária e seja destruído.

- Confirme que o documento a ser arquivado não será exigido naquele momento por nenhum
funcionário ou departamento.
- Determine o valor presente e futuro dos documentos de arquivo.
- Faça cópias de segurança, fotocópias dos documentos originais.
- Faça referência aos documentos que, devido ao seu conteúdo, devem ser armazenados em
mais de um arquivo.
- Documentação pré-arquivo que pode ser arquivada
- Arquivo definitivo de documentos
- Utilização e conservação de documentos durante a sua vida útil
- Limpar e destruir documentos que não são mais úteis

Página | 4
27 Como você poderia aplicar os princípios dos 3Rs (reduzir, reutilizar e reciclar) ao
gerenciamento que você faz de suas anotações e anotações de aula?

Aproveitando ao máximo as páginas e mais páginas do caderno, tanto na frente quanto no

verso, reaproveite-as para possíveis exemplos ou anotações sem importância e depois recicle-
as quando não forem necessárias e utilize páginas recicladas.

28 Complete em seu caderno as seguintes afirmações sobre as regras básicas para

desenvolver a função arquivo:

a) A organização dos documentos em arquivos facilita sua localização.

b) Dicas visuais, como etiquetas coloridas , divisórias ou adesivos, facilitam a localização da
documentação.
c) Ser seletivo no trabalho de arquivamento permite que o arquivo seja operacional. Para
fazer isso, distinguiremos informações úteis de informações irrelevantes.
d) É necessário registrar qualquer entrada ou saída de documentação em registro auxiliar.
e) É altamente recomendável usar qualquer tipo de dicas visuais ao classificar a
documentação.
f) Nos documentos com resposta, é aconselhável anexar cópia do original.
g) Ao abrir um novo arquivo , é necessário garantir que ele não tenha sido aberto
anteriormente.
h) É interessante colocar a documentação mais recente no início do conjunto de
documentos.

TESTE DE REVISÃO. PÁGINA 143

1. O que diferencia dados de informações?

A informação permite que você tome decisões. Não apenas os dados.

2. A gestão de toda a documentação em um só lugar é chamada...

Centralizado.

3. Uma vantagem do sistema numérico é que…

Evite duplicar referências.

4. As folhas de pagamento e a previdência social geralmente são arquivadas seguindo o

sistema…
Cronológico.

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 5. Quando o volume de documentos é muito grande, é preferível utilizar um arquivo…
Em formato eletrônico

6. Para evitar acesso externo indesejado a um computador conectado à Internet,

geralmente é…
Instale um firewall

7. Qualquer empresa que trabalhe com dados pessoais em Espanha é obrigada a…

As opções acima estão corretas

8. No desenvolvimento de trabalhos de arquivo recomenda-se…

Todas as respostas estão corretas

9. A correspondência está dividida em…

Entradas, saídas e comunicações internas.

10. Uma vantagem de usar empresas de courier é que…

Eles adaptam a coleta e entrega ao cliente

11. A destruição de documentos confidenciais quando não são necessários é

regulamentada…
Na Lei de Proteção de Dados Pessoais.

12. Um conjunto de documentos escritos relacionados entre si e contendo informações

sobre um assunto específico é denominado...
Processos

13. Qual dos 3Rs é aplicado quando a impressão frente e verso se espalha pela empresa?
Reciclar

14. Programa de computador capaz de obter informação a partir de um conjunto de

dados informáticos:
Sistema de gerenciamento de banco de dados

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