CONSULTA SOLUÇÕES BUSSINES

• http://www.juriscon.com.br/
A Importância da Organização dos
Arquivos da Empresa
As empresas perceberam que o não controle e
a falta de registro do que fazem e como fazem,
inviabiliza saber o que ocorre em seus
processos internos, trazendo como
consequência, resultados desastrosos e às
vezes irreversíveis.

A documentação de uma empresa só não é

mais valiosa que seu patrimônio humano, por
isso, deve ser guardado com todos os cuidados
necessários a prevenção de perdas.
Vantagens:
Organização física ou eletrônica adequada;

Sistema de identificação visual;

Padronização dos métodos de arquivamento;

Comodidade e agilidade nas consultas aos

documentos;

Sigilo das informações, segurança e

preservação dos documentos;
Vantagens:
Eliminação das dificuldades para localização e
manutenção dos arquivos;

Redução das horas gastas no planejamento e

execução para melhoria ao acesso, disseminação
e recuperação de documentos e informações;

Redução de despesas com multas fiscais,

trabalhistas ou judiciais por não cumprir os
prazos de apresentação da documentação
exigida;

Ambiente de trabalho organizado e limpo.

PROTOCOLOS
.
PADRONIZAÇÃO ARQUIVO
 Fazer capa com rodapé Juriscon
para cada tipo de documento; (modelo
pasta de padronização);

 Separar documentos por tipo –

Pessoal e Fiscal Contábil;

 Arquivar guias de Impostos por

COMPETÊNCIA e por Classificação
Tributária;
Fazer capa para caixa de arquivo conforme
modelo na pasta do cliente, sempre seguindo a
última numeração, durante o ano em curso
(não alterar letra e margens do modelo, imprimir
na impressora grande para não desconfigurar
impressão) Ex. 2017-01;

Salvar a capa caixa na pasta de cada cliente, o

nome do arquivo deverá ser CAPA CAIXA na
pasta PROTOCOLO, e ser alterada na
sequência.
Quanto a numeração das caixas:
As caixas internas não possuem numeração, o
departamento fiscal e contábil serão arquivados
juntamente e a data a constar na capa deve ser a
do documento mais antigo arquivado na caixa,
Ex. A partir de 2009.
As caixas externas deverão ser numeradas com
ano e número (2017-01).

Caso houver documentos do departamento

pessoal para serem entregues, os mesmos
deverão ser colocados na sequencia, em caixas
separadas e observando a padronização do
departamento.
Protocolo devolução documentos: Conforme
modelo (Observar: letras maiúsculas e
negritos, ANO CALENDÁRIO para referencia
a ano de declarações, formato numérico para
meses ex: 01/2010 a 12/2010;
 Salvar protocolo na pasta de cada cliente, o
nome do arquivo deverá ser a data do
protocolo (18-05-2017);
 Após salvar protocolo fazer o descarte pelo
RESPONSÁVEL;
 Protocolo WORD salvar sempre o último,
substituindo anterior.
Documentos enviados para a CASA DO
ITAMAR ou para a FAZENDA, devem ser
lançados na planilha de excel no seguinte
local:
Clientes Juriscon
Depto Pessoal
Controle de Caixas

O protocolo deve ser impresso, descrito

que foi entregue CASA ITAMAR e salvo na
pasta do cliente como os demais
PROTOCOLO PADRÃO
PADRONIZAÇÃO CAIXA
EXTERNO

COR AZUL
INTERNO
EXTERNO
INTERNO
FOTO ANTES
FOTO ANTES
FOTO DEPOIS
FOTO DEPOIS
 PROCURAÇÃO
• PROCURAÇÃO PADRÃO SERÁ FEITA SOMENTE
COM PODERES PARA: ITAMAR, VALQUIRIA E
LENISE.
• APÓS SERÁ ANALISADO A NECESSIDADE DE
SUBSTABELECIMENTO AOS DEMAIS
FUNCIONÁRIOS QUE FAZEM PARTE DO
QUADRO DA JURISCON
• PROCURAÇÃO
 NOME COMPLETO CLIENTES
• DEPARTAMENTO CONTÁBIL E FISCAL
CARTAS DE RESPONSABILIDADE DE
ADMINISTRAÇÃO
• Emissão Anual, por empresa, modelo padrão;
• Deverá ser coletada assinatura do sócio
responsável, autenticada em cartório;
• Deverá ser arquivada na caixa de documentos
identificada com capa “CARTA DE
RESPONSABILIDADE DE ADMINISTRAÇÃO –
NÃO DEVOLVER”;
• NÃO DEVERÁ SER DEVOLVIDA PARA O
CLIENTE quando ocorrer devolução de demais
documentos;
 CERTIFICADOS DIGITAIS
• RETIRADA PELO CLIENTE: deverá ser usado
protocolo padrão: \\Bdjuriscon\clientes
juriscon\PADRONIZAÇÃO CAPAS, TIMBRES E
LOGOMARCAS\PROTOCOLO\PROTOCOLO
ENTREGA DE CARTÃO CERTIFICADO DIGITAL

• DEVOLUÇÃO PARA O CLIENTE: deverá ser

usado protocolo padrão (modelo acima) e ser
entregue em mãos.
• Cópia de todos email para Valquiria
• Dominio
– Localizar Município – buscar pelo código de
inscrição