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1.2 ORIGEM
1.3 EVOLUÇÃO
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1.4 ENDEREÇO E APRESENTAÇÃO DOS SÓCIOS:
1.6 MISSÃO
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comodidade de atendimento presencial e serviços de envio de documentos on-line e por
moto boy.
Área Contábil;
Área Fiscal;
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prorrogações de horas, escalas de revezamento, atualização de carteiras profissionais de
empregados, Livros e Fichas, assessoria e consultoria trabalhista.
Área de Consultoria;
A empresa está preparada para prestar este serviço nas suas diversas áreas de atuação,
contando com profissionais altamente qualificados, capacitados e habilitados a analisar as
características de sua empresa e sugerir as melhores soluções visando o economia de
impostos o melhor aproveitamento, e organização do Fluxo de Caixa, além de otimizar
tarefas operacionais do setor administrativo de sua empresa, utilizando softwares de
integração e outros métodos de análise de tarefas.
1.9 ORGANOGRAMA
Diretoria
Setor Setor
Setor fiscal Setor contabil
Trabalhista Administrativo
Arquivo
Comunicação
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2 DESCRIÇÃO DA ÁREA DE TRABALHO
Departamento Pessoal
2.2. ORGANOGRAMA
Departamento Pessoal
Encarregada depto
Pessoal
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Admissão: O escritório de contabilidade por meio de seu setor de pessoal informa a
empresa-cliente quais os documentos de admissão, o cliente faz seu próprio processo
seletivo e prepara a documentação e envia para a contabilidade, a estagiária do setor faz o
cadastro do novo funcionário da empresa-cliente no sistema Alterdata da contabilidade,
consulta a numeração do PIS na Caixa Econômica Federal, preenche a Carteira de trabalho e
o livro de registro de empregados e imprime os contratos admissionais, prepara o protocolo
de entrega de devolução dos documentos ao cliente pelo motoboy.
Folha de Pagamento: Executada pelo assistente de departamento pessoal e Encarregada do
setor. Para fechar a folha de pagamento enviamos um e-mail para todos os clientes
cadastrados solicitando informações para o fechamento da folha de pagamento (faltas,
atestados, horas extras, descontos, etc.). Após o cadastro dos funcionários no sistema,
processamos os recibos de pagamento deste funcionário, as empresas chamadas pessoas
físicas que são consultórios médicos em suas folhas de pagamento fechadas em torno do dia
18 de cada mês, enviamos os recibos de adiantamento de salários dos funcionários e os
impostos gerados na folha como FGTS, GPS, recibo de vale transporte, honorários. Alguns
clientes fecham as informações para folha por volta do dia 20, outros somente depois que
fecha o mês.
Após a mudança do sistema SOPHIA para o ALTERDATA os contracheques que antes
eram impressos em impressora matricial e recibo de cor verde, que causava barulho na
impressão, gasto excessivo com papel e tinta de impressora, passaram a ser substituídos por
envio de toda a folha de pagamento e impostos por e-mail a maioria dos clientes, reduzindo
assim em muito o custo com papel e impressão. E a aposentadoria da impressora matricial
que acabou com o barulho no ambiente de trabalho. Uma novidade foi a inclusão da
logomarca das empresas-clientes nos contracheques que mostrou um diferencial na emissão
dos recibos de salarios e ainda o envio da folha de pagamento em tempo mais curto do que
antes.
Alguns clientes ainda preferem ter suas folhas de pagamento entregues pelo boy, devido a
não ter recurso no consultório para impressão ou simplesmente pelo fato de não ter pessoa
capacitada para organização da impressão dos documentos enviados pela contabilidade,
outros por ser mais cômodo receber os documentos pelo boy, que causa certa demora do
recebimento destes documentos, devido ao boy não ir mais só nas empresas para entregar a
folha de pagamento, mas devido a sua rota programada, onde o mesmo recolhe assinaturas
de novos clientes, vai aos órgãos diversos a pedido dos demais setores e nas empresas buscar
documentos também dos outros setores da contabilidade.
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Rescisões: Executada em sua maioria pela Encarregada do departamento de pessoal. Quando
as rescisões são por aviso trabalhado, é enviado ao cliente um e-mail ou é feito contato
telefônico avisando os procedimentos a serem tomados como: quais documentos e
informações devem ser enviados à contabilidade, e em que data isso deve ser enviado. A fim
de que se prepare a documentação da rescisão com prazo adequado de envia-la à empresa
para fazer o pagamento no prazo legal ao funcionário, quando há homologações a serem
feitas nos sindicatos ou Ministério do trabalho, é feito todo o procedimento observando a
convenção coletiva e analise do check-list para não ter dificuldades nas homologações. Este
procedimento de observar o check-list reduziu em muito os problemas nas homologações,
pois os documentos já estão organizados e preparados de acordo com as exigências do órgão
que irá homologar a rescisão.
Quando as rescisões são por aviso indenizado e já temos ciência disso no inicio de quando
houve a comunicação ao trabalhador, onde o prazo de pagamento é de 10 dias, podemos
fazer todo o procedimento de forma mais organizada e programada como o aviso trabalhado,
embora seja em espaço de tempo menor. Mas, quando a empresa já avisou ao trabalhador e
deixa para dar ciência a contabilidade próximo ao vencimento, temos um acumulo de
situações no setor pois esse cliente passa a ter prioridade em relação aos demais que agora
passam a esperar. Semelhantemente ocorre quando a empresa decide fazer a rescisão por
vencimento de contrato e só avisa a contabilidade bem próxima ao dia do vencimento.
Quando as rescisões também são executadas utilizando o meio do HOMOLOGNET do
Ministério do trabalho, também atrasa o processo de rescisões devido a complexidade do
sistema, pois seu preenchimento é on-line, essa situação das rescisões se agravam quando
ocorridos na mesma época em que são geradas as folhas de pagamento. Devido ao
congestionamento de trabalhos a fazer em um determinado espaço de tempo considerado
curto.
Férias: as férias quando programadas, são executadas sem maiores problemas pela assistente
do departamento de pessoal. Havendo a necessidade a encarregada também o faz. Pode
haver momentos em que as férias não são programadas conforme prevê a legislação onde a
empresa deve avisar ao trabalhador com um mês de antecedência (Art. 135 CLT), quando
ocorre esse fato, a empresa é comunicada sobre o ocorrido e orientada a ajustar sua conduta
a fim de evitar novas ocorrências
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Das obrigações acessórias:
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados que é uma declaração enviada
ao Ministério do Trabalho, ao final de cada mês, informando ao Ministério do Trabalho e
Emprego as admissões e demissões ocorridas dentro do mês, é realizado o procedimento
com o auxilio do sistema.
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais é uma declaração enviada ao final de cada
exercício ao Ministério do trabalho, em conjunto com a previdência social e Caixa
Econômica (para informações sobre pessoas com direito a receber o abono do PIS), que
informa dados do funcionário de cada empresa como suas movimentações como
afastamentos, contribuições sindicais, ficha financeira de salários mês a mês, dados de
rescisão, todos relativos ao ano anterior do envio da RAIS.
É feito ainda a atualização das informações sindicais conforme novas convenções coletivas
que são emitidas pelos sindicatos, é realizado o agendamento de pericias medicas, consulta
de pagamentos de FGTS e INSS e acompanhamento de certidões negativas, preenchimento
de CAT (comunicação de acidente de trabalho), rescisões avulsas, cadastro na conectividade
social para empresas do simples nacional, lançamento de planilhas de folha de ponto,
apuração do ponto de empresas, etc
3.1 PROBLEMATIZAÇÃO
3.2 HIPOTESES
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organizações (Chiavenato, 2003: 16) são fatores que podem ocasionar esse tipo de problema,
pois o crescimento da demanda de trabalho no setor e também nos demais setores, mostra
que a empresa esta crescendo, e a demanda de atividade e exigências causa muitas vezes o
congestionamento da tarefa e possíveis erros na execução da atividade diária, como erro no
envio de documentos, e-mails enviado para endereços errados, stress, atrasos no envio de
informações, etc.
O departamento pessoal possui Linha e staff (assessoria) que são duas posições
encontradas com mais frequência nas organizações.
Orgãos de linhas são aquelas que exercem trabalhos de ‘execução’ e ‘comando’ e
possuem responsabilidades sobre atividades-fins dos negócios. Os postos ou
órgãos de assessoria, caracterizam por não executar e não comandar na pirâmide
organizacional. Sua ação esta limitada a influenciar e aconselhar as unidades de
linha. Sua atividade abrange a atividade-meio da empresa.
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O que realmente deve ser considerado é que, em administração, nada é absoluto ou
definitivo. Tudo é relativo e depende da situação, do momento e dos objetivos a atingir. A
visão expansiva é a consequência da gradativa ampliação do conceito de admisnitração
(Chiavenato, 2003: 19)
4 DESENVOLVIMENTO DO PROBLEMA
A legislação muda cada vez mais, e muda de acordo com as exigências do mercado e devido
a essas novas situações que surgem, de um lado, o governo quer arrecadar impostos e
contribuições, por outro, os trabalhadores querem valer seus direitos, e em um terceiro lado
ainda, esta a entidade empresarial que quer obter lucro com gastos cada vez menores. A
contabilidade entra como intermediadora nessa situação, em fazer as informações solicitadas
pelo ente governamental de acordo com a legislação, fazendo com que a empresa esteje
correta perante o governo, com as contribuições em dia, reduzindo assim multas por atrasos
na entrega de informações acessórias, e também faz valer o direito do funcionário quando no
exercício de sua atividade o faz correto e ainda orienta a empresa ao fazer de forma idônea e
eficaz.
Segundo Jose Carlos Marion (2006: 33), “[...] o contador deve apresentar-se como tradutor,
e não simplesmente como um apurador de dados. Não basta elaborar os relatórios
contábeis/financeiros, mas fazer com que os gestores consigam entender o que esses
relatórios estão infomando [...]”, Marion fala da figura do contador, mas nessa mesma ótica
o profissional do departamento pessoal deve também ter essa analise critica, pois não basta
simplesmente gerar uma folha de pagamento, mas há que se entender o que isso quer dizer
para a entidade.
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As organizações não se interessam em saber os interesses individuais dos seus empregados.
Em algumas situações os empregados descobrem após serem admitidos que suas
expectativas ficaram no campo da ilusão, ao mesmo tempo em que aas empresas notam que
os empregados ‘não vestem a camisa’ como seria desejado
Alem do fator de interação de interesses entre empresa x trabalhador x governo.
Foi observado ainda que falta uma estrutura de apoio na organização do trabalho no
departamento de pessoal, pois como o setor poderá atender da melhor forma a seu cliente e
atender as demandas das alterações da legislação em relação a empresa x funcionários?
Pois com a crescente demanda de serviço, desorganização das empresas-clientes em relação
ao seu pessoal, falta de pessoas qualificadas no setor do departamento pessoal, e ate mesmo,
ausência de responsabilidade das pessoas que ora trabalham no próprio setor e não auferem
cuidados com as informações prestadas e as fazem de forma irresponsável ocasionando o
retrabalho, ou seja, a novo envio de informações para evitar danos a empresa-cliente e
posteriormente a contabilidade devido a mesma responder solidariamente, esses fatores
prejudicam o trabalho do departamento pessoal fazendo com que o mesmo perca a qualidade
e agilidade na resolução de problemas.
É preciso ter um controle rígido em relação à assistência à empresa, como conhecimento da
legislação vigente de relações de trabalho, conhecimento de procedimentos técnicos de
cálculos trabalhistas, organização do trabalho, bom senso.
Mas com a crescente demanda de serviços, vimos que há uma certa desorganização no setor,
uma medida é adotar o check-list que se mostrou benéfico na organização dos processos de
rescisão. Mas ainda é preciso organizar o controle de fluxos de trabalho, para que em uma
determinada situação de folha de pagamento por exemplo, não se coloque à frente de uma
empresa que seria a próxima a ter sua folha de pagamento finalizada , um cliente que chegou
a pouco tempo, sendo que já havia uma na chamada ‘fila de espera’.
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4.1 Possibilidade de melhoria
Pelo que se pode perceber muito é proveitoso aplicar na rotina do departamento pessoal o
conceito dos ‘5S” organizacional
De=> de Descarte
O=> de Organização
L=> de Limpeza
H=> de Higiene
Conforme Luciano Raizer (1997: 25) o uso de uma ou outra técnica isolada de qualidade não
é sinônimo de qualidade total, assim como espalhar uma serie de cartaz na empresa dizendo
que qualidade é... implantar um sistema de garantia d qualidade ISO 9001 não é o suficiente
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se isto não estiver no interior da organização e se não houver compromisso de todos com a
qualidade.
É preciso ainda que haja um gerenciamento eficaz das pessoas, são pessoas com vontade
próprias, mas, o que as unem, são os objetivos da empresa. São fatores que os envolve
como: organização do trabalho, definição e preparo dessa equipe, comunicação, liderança,
motivação, atuação e reconhecimento à equipe.
A participação em grupo no setor também é de grande valia, pois ninguém consegue fazer
tudo sozinho, e nem deve tenta-lo, quando um trabalho é partilhado, os resultados aparecem
mais facilmente, os erros podem ser minimizados, reduzidos ou ate mesmo eliminados. Os
grupos passam a ser confiantes e passam a ser confiáveis, de uma forma ou de outra todos
ganham.
Podemos concluir que a cultura organizacional não é estática e permanente, mas sofre
alterações com o tempo, dependendo de condições internas ou externas. A cultura
organizacional segundo Chiavenato (2003: 373) representa as normas informais e não
escritas que orientam o comportamento dos membros da organização no dia-a-dia e que
direcionam suas ações. Dessa forma, o novo conceito mostra que fatores estruturais envolve
esse clima organizacional, como as tecnologias utilizadas, politicas da companhia, metas
operacionais, regulamentos internos, além de atitudes e comportamento social que são
encorajados ou sancionados através dos fatores sociais. Um exemplo visto no
comportamento social na empresa analisada, foi que em um determinado mês do ano, a
equipe resolveu comprar camisas de cor rosa para participar de uma campanha social
externa a empresa, a maioria dos funcionários aceitaram, e durante o período e ate depois,
eles continuaram utilizando a camisa, e agora alguns estão abertos ao o uso do uniforme,
coisa essa que alguns repudiavam e agora é solicitado pelos próprios trabalhadores devido a
uma iniciativa simples.
É evidente que a medida que a empresa cresce, cresce também a demanda de atividades, se
faz necessário mais funcionários no setor, mas também uma mudança na estrutura da
organização, onde deve ser observado, analisado e aperfeiçoado o conjunto de variáveis que
resultem em motivação e produtividade. As estruturas convencionais de organização deixa
algumas criticas como: O poder da administração frustra e aliena o empregado, a divisão e a
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desfragmentação do trabalho impedem o compromisso emocional do empregado, a
autoridade única afeta negativamente e restringe a comunicação.
Por este modo é necessário que a entidade empregadora busque melhora as situações
pendentes de folha. e
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Bibliografia
Mario, Jose Carlos; CONTABILIDADE EMPRESARIAL, 12 Ed, São Paulo, Atlas 2006
< https://maps.google.com.br/maps?q=escritorios+de+contabilidade+em+maruipe-
+vitoriaES&ie=UTF-8&ei=K0aeUvXyEIe1kQfQ-4CIDw&ved=0CAgQ_AUoAg> acesso em 03/12/2013
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