Acadêmico (a): Rudiero Orgekoski dos Reis

Curso: Ciências Contábeis Disciplina: Analise das Dem. Conta.

Escritório Executivo Contadores Associados LTDA S/A

Introdução
Comandar um negócio e lidar com rotinas contábeis pode ser uma tarefa
complexa e desafiadora. A escolha de um escritório de contabilidade competente
pode ter um impacto direto e positivo na eficiência das operações e na saúde
financeira da empresa. Essa decisão torna-se ainda mais crucial quando estamos
iniciando no mercado, pois é fundamental garantir que nossos impostos sejam
devidamente entregues e calculados corretamente.
Nesse contexto, o escritório Executivo Contadores Associados, com mais de
42 anos de experiência no mercado, surge como uma opção valiosa. Seu principal
objetivo é simplificar a vida de seus clientes, especialmente aqueles que enfrentam
desafios tecnológicos ou têm limitações de tempo para as rotinas administrativas.
Atualmente, o escritório atende a um número significativo de 30 clientes em diversos
segmentos da região.
A importância de escolher um parceiro de confiança em questões contábeis
não pode ser subestimada, pois eles desempenham um papel fundamental na
manutenção da conformidade legal e no suporte ao crescimento sustentável dos
negócios. O escritório Executivo Contadores Associados, com sua vasta experiência
e expertise, é a escolha ideal para garantir o sucesso financeiro e administrativo de
empresas, sejam elas iniciantes ou já estabelecidas.
Nesta pesquisa, analisaremos mais detalhadamente como o escritório
Executivo Contadores Associados pode contribuir para aprimorar a gestão contábil
de negócios, considerando a importância dessa parceria estratégica para alcançar o
êxito no mercado empresarial. Além disso, faremos um resgate teórico do contexto
contábil relevante para a aplicação desse estudo, fornecendo uma base sólida para
compreendermos melhor o impacto dessas práticas contábeis no âmbito
empresarial.
Desenvolvimento
O escritório Executivo Contadores Associados, atendem com diversos tipos
de serviço, atualmente conta com 5 funcionários que fazem a entrega de
documentos e auxiliando o cliente com o Setor Fiscal, Societário, Recursos
humanos e contábil.
Setor Fiscal: Na entrega das obrigações tributárias e deveres financeiros
como SPED, DCTF, SINTEGRA, DARF DE PAGAMENTO DO SIMPLES
NACIONAL, ISS e controle de pagamento de impostos e tributos de emissão de
notas. Todo serviço de apoio ao cliente é prestado como auxilia-los em uma emissão
de uma nota, em suas rotinas de trabalho quando surge alguma dúvida pois ainda
atualmente tem muitas empresas que não sabe como funciona a rotina fiscal de sua
empresa e o que é necessário para mantê-la em ordem.
Setor Societário: O setor societário desempenha um papel fundamental na
empresa, sendo responsável por todas as questões legais que envolvem seu
funcionamento. Essa área se encarrega da constituição de sociedades, garantindo
que todos os processos sejam conduzidos de acordo com as leis e regulamentos
vigentes. Além disso, ela cuida da regularização da empresa junto aos órgãos
públicos, assegurando que todas as obrigações legais sejam cumpridas de forma
correta e dentro dos prazos estabelecidos.
Uma das atividades essenciais desse setor é a elaboração de contratos e
atos constitutivos, documentos que estabelecem as bases legais das relações
comerciais e societárias da empresa. São detalhados e minuciosos, abrangendo
todos os aspectos legais relevantes e garantindo a segurança jurídica dos negócios
da organização.
Além disso, o setor societário também desempenha um papel importante no
suporte aos usuários. Ele auxilia os clientes no cadastro do gov.br, um processo
muitas vezes complexo e burocrático, garantindo que todas as informações
necessárias sejam fornecidas de maneira correta e facilitando o acesso a serviços
governamentais.
Outra responsabilidade desse setor é o agendamento de vistorias e o
atendimento aos clientes. O principal objetivo do escritório é auxiliar pessoas que
enfrentam dificuldades com tecnologia ou que simplesmente não dispõem de tempo
para executar rotinas administrativas. Assim, oferece suporte personalizado,
orientando e ajudando os clientes a resolver suas questões relacionadas a
documentos, processos legais e requisitos burocráticos, proporcionando-lhes
tranquilidade e praticidade.
Setor Recursos humanos: Na entrega da DCTF WEB, INSS, FGTS, FOLHA
DE PAGAMENTO e demais serviços como na admissão e demissão do colaborador,
férias, recarregando vale transporte e refeição e tirando todas as dúvidas de seus
clientes.
Setor Contábil: Na entrega de ECD e ECF na finalidade prestar informações
sobre as transações bancarias do PJ, também compra de terrenos, empréstimos
financiamentos, consórcios pagamento de alugueis. A entrega desses documentos é
muito importante pois toda entrada e saída deve ter uma conciliação no final se o
saldo fica positivo negativo no balanço.
Principais problemas encontrados nos setores e as soluções que serão
implementadas.
Setor Fiscal: No setor tributário, um dos principais desafios enfrentados é o
fato de os clientes frequentemente esquecerem de pagar seus impostos ou, em
alguns casos, tornarem-se inadimplentes. Essa situação pode gerar consequências
graves tanto para os indivíduos como para as empresas, bem como para o sistema
tributário como um todo.
Existem várias razões pelas quais os contribuintes podem esquecer de pagar
seus impostos. Algumas pessoas podem ter uma falta de compreensão sobre suas
obrigações tributárias e os prazos de pagamento. Outras podem estar enfrentando
dificuldades financeiras e priorizando outras despesas no momento.
Solução:
1- Comunicação clara: Entre em contato com seus clientes e explique a
importância do pagamento dos impostos. Certifique-se de que eles entendam as
consequências de não cumprir com suas obrigações fiscais. Ofereça informações
claras sobre os prazos e as consequências legais e financeiras relacionadas ao não
pagamento dos impostos.
2- Lembrete de prazos: Envie lembretes regulares sobre as datas de
vencimento dos impostos. Isso pode ser feito por e-mail, telefone ou qualquer outro
meio de comunicação preferido pelo cliente. Certifique-se de que eles estejam
cientes das datas de vencimento e tenham tempo suficiente para se preparar para
efetuar o pagamento.
 Setor Societário: No setor societário, um dos principais desafios enfrentados
é a demora na regulamentação junto aos órgãos públicos. Essa situação ocorre
devido à demora por parte dos clientes em fornecer os documentos e informações
necessários para a elaboração dos processos.
Solução: Para solucionar esse problema, é fundamental que os clientes
compreendam a importância de fornecer os documentos e informações necessários
de forma ágil e precisa. Uma boa comunicação entre a empresa e os profissionais
responsáveis pela regulamentação é essencial para esclarecer quais documentos
são necessários, os prazos envolvidos e a importância do cumprimento dessas
etapas.
Além disso, é recomendado que as empresas estabeleçam processos
internos eficientes para a organização e manutenção dos documentos empresariais.
Isso inclui a criação de um arquivo adequado, a nomeação de responsáveis pela
gestão documental e o uso de sistemas digitais que facilitem o armazenamento e o
compartilhamento das informações necessárias para a regulamentação.
Setor de Recursos Humanos: As leis trabalhistas têm como objetivo proteger
os direitos dos trabalhadores, estabelecendo normas e diretrizes para as relações
laborais. Essas regulamentações visam garantir condições justas e adequadas de
trabalho, salários dignos, jornadas de trabalho limitadas e demais direitos
trabalhistas.
No entanto, alguns empreendedores podem enfrentar dificuldades em cumprir
integralmente essas leis. O desvio de função ocorre quando um funcionário é
designado para realizar atividades diferentes daquelas previstas em seu contrato de
trabalho, o que pode afetar sua remuneração e até mesmo seus direitos. Já a
extrapolação de horário de trabalho acontece quando os empregadores não
respeitam os limites legais de carga horária, exigindo dos funcionários um tempo de
trabalho superior ao estabelecido.
Como resolver:
1- Conscientização dos empreendedores: É fundamental que os
empreendedores estejam cientes das leis trabalhistas e compreendam a importância
de cumpri-las integralmente.
2- Revisão dos contratos de trabalho: Os contratos de trabalho devem ser
revisados para garantir que as funções atribuídas aos funcionários estejam de
acordo com suas descrições e atividades previstas.
 3- Controle de horas trabalhadas: Os empregadores devem implementar
mecanismos de controle de ponto confiáveis para garantir que os funcionários não
excedam a carga horária legalmente permitida.
Setor Contábil: A contabilidade desempenha um papel fundamental na
organização financeira e no cumprimento das obrigações fiscais das empresas. Para
realizar um trabalho eficiente, os contadores dependem do acesso a informações
precisas e completas fornecidas pelos clientes. Essas informações incluem
documentos como extratos bancários, recibos, faturas, contratos e outros registros
financeiros.
No entanto, alguns clientes podem apresentar dificuldades em compartilhar
todas as informações necessárias com o contador. Isso pode ocorrer por diversos
motivos, como falta de conhecimento sobre quais documentos são relevantes,
desorganização interna da empresa ou até mesmo uma tentativa de ocultar
informações para obter vantagens fiscais ou evitar responsabilidades legais.
Solução:
1- Educação e conscientização: O contador deve educar o cliente sobre a
importância da contabilidade adequada e do compartilhamento de informações
precisas e completas. É essencial que o cliente compreenda as consequências
negativas de não fornecer os documentos necessários.
2- Revisões regulares: Realizar revisões regulares dos registros
financeiros do cliente pode ajudar a identificar lacunas ou inconsistências nas
informações fornecidas, incentivando o compartilhamento completo e preciso dos
documentos.

Aplicação de soluções:

Na primeira parte, aplicamos um método de informativo por e-mail, isso foi

muito importante para aplicação das demais.
Setor fiscal.
Primeira solução.
E-mail descritivo, segue em anexo I.
Relados dos clientes dizem que reagiram de forma positiva e valorizaram a
iniciativa de receberem a mensagem sobre a importância do pagamento dos
impostos de uma maneira clara e acessível. A utilização de um vídeo explicativo
facilitou o entendimento dos conceitos fiscais, tornando o assunto menos complexo
e mais compreensível para todos.
Muitos clientes expressaram agradecimento pela preocupação da empresa
em manter uma comunicação transparente e informá-los sobre as implicações do
cumprimento das obrigações fiscais. Eles perceberam que a empresa está
comprometida em agir de forma ética e responsável, contribuindo para o
desenvolvimento da comunidade e do país como um todo.
A clareza das informações transmitidas no vídeo e na mensagem escrita foi
especialmente elogiada, pois evitou mal-entendidos e possibilitou que os clientes
compreendessem melhor suas obrigações fiscais. Alguns clientes até mencionaram
que, após assistir ao vídeo, sentiram-se mais confiantes em lidar com suas questões
tributárias e em manter a regularidade fiscal de seus negócios.
Além disso, a disponibilidade da empresa em responder a possíveis dúvidas e
fornecer orientações adicionais reforçou a percepção de que a empresa valoriza o
relacionamento com seus clientes e está disposta a apoiá-los em questões
importantes, como as relacionadas aos impostos.
No geral, os clientes sentiram-se mais engajados e conectados com a
empresa após receberem essa mensagem. A abordagem clara e informativa sobre
um assunto tão relevante ajudou a fortalecer o vínculo de confiança entre a empresa
e seus clientes, reforçando o compromisso em promover uma comunicação aberta e
eficiente em todos os aspectos de seus negócios.
Segunda Solução:
Aplicamos um método de mensagem para todos os clientes de uma só
vez: Segue imagem de como ficou:
 Exatamente, a mensagem sobre o vencimento dos impostos enviada pelo
WhatsApp pode ter sido pouco efetiva principalmente devido à possibilidade de ser
ignorada pelos destinatários. Em meio a várias outras mensagens recebidas
diariamente, informações sobre obrigações fiscais podem ser facilmente
negligenciadas ou até mesmo esquecidas. Isso pode resultar em contribuintes não
cientes do prazo de vencimento, correndo o risco de atrasar o pagamento dos
impostos e enfrentar consequências financeiras ou legais.
Para melhorar a efetividade de tais mensagens, é importante considerar
estratégias para aumentar o nível de atenção dos destinatários. Isso pode incluir
redigir a mensagem de forma clara e chamativa, destacando a importância da
informação, bem como personalizá-la sempre que possível para que os contribuintes
se sintam mais engajados e responsáveis por cumprir suas obrigações tributárias em
tempo hábil.
Setor Societário:
Solução:
Compreendo a importância da comunicação clara e eficiente entre a empresa
e os clientes para solucionar problemas relacionados à obtenção de documentos e
informações necessárias. É fundamental que os clientes entendam a relevância de
fornecer esses dados de forma ágil e precisa, pois isso pode impactar diretamente
nos processos de regulamentação e na eficiência das operações.
Uma comunicação adequada entre a empresa e os profissionais responsáveis
pela regulamentação é crucial para esclarecer quais documentos são necessários
para cumprir os requisitos legais e regulatórios. Além disso, é essencial informar aos
clientes sobre os prazos envolvidos para a obtenção e entrega desses documentos,
para que eles possam se preparar adequadamente e cumprir as etapas dentro do
tempo estipulado.
Um fluxo de comunicação eficiente também pode ajudar a resolver eventuais
dúvidas ou problemas que surjam durante o processo, garantindo que tudo ocorra
de forma adequada e sem atrasos desnecessários. A transparência e a colaboração
entre todas as partes envolvidas podem evitar retrabalhos e simplificar a jornada
regulatória.
Portanto, a ênfase na comunicação clara, aberta e oportuna é um fator-chave
para enfrentar esse desafio e garantir que os procedimentos de regulamentação
ocorram de maneira mais suave e eficaz para todas as partes interessadas.
 Por isso tudo abordamos a atividade de coleta de assinaturas de forma digital,
eliminando assim toda a burocracia de cartório.
Setor de Recursos Humanos:
No nosso departamento de Recursos Humanos, nós também fazemos uso da
comunicação por e-mail. Essa abordagem tem se mostrado extremamente eficaz
para manter uma comunicação rápida e direta com os funcionários e candidatos.
Através dos e-mails, podemos compartilhar informações importantes sobre
oportunidades de emprego, atualizações sobre benefícios e políticas da empresa,
além de fornecer orientações sobre processos seletivos e treinamentos.
Além da praticidade, o uso de e-mails permite que os colaboradores acessem
as informações sempre que precisarem, tornando o fluxo de comunicação mais
acessível e flexível. Com isso, somos capazes de manter todos atualizados sobre as
últimas notícias e acontecimentos relevantes para a equipe.
Ademais, a abordagem por e-mail também possibilita a interação entre os
membros da equipe de RH e os funcionários, permitindo que dúvidas sejam
esclarecidas e feedbacks sejam fornecidos de forma ágil. Essa comunicação
bidirecional é essencial para garantir um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
Em resumo, o uso de e-mails no setor de RH é uma ferramenta fundamental
para aprimorar a comunicação interna e promover o sucesso de todos os
colaboradores da empresa. Estamos constantemente em busca de maneiras de
aperfeiçoar essa abordagem e maximizar seus benefícios para todos os envolvidos.
Segue o modelo que utilizamos no anexo II.
Setor Contábil:
Educação e conscientização: Como contador, é de suma importância assumir
o papel de educador para conscientizar nossos clientes sobre a relevância da
contabilidade adequada e da divulgação de informações precisas e completas. É
imprescindível que nossos clientes compreendam plenamente as consequências
negativas resultantes da falta de fornecimento dos documentos necessários. Através
de uma comunicação clara e empática, podemos transmitir a importância de manter
registros financeiros precisos, o que não apenas facilita nosso trabalho como
contadores, mas também auxilia na tomada de decisões estratégicas e no
cumprimento das obrigações legais e fiscais.
Revisões regulares: Uma prática valiosa é a realização de revisões periódicas
dos registros financeiros de nossos clientes. Essa abordagem nos permite identificar
eventuais lacunas ou inconsistências nas informações fornecidas, incentivando
nossos clientes a compartilhar de forma mais completa e precisa todos os
documentos relevantes. Através dessa revisão atenta, podemos garantir que nossos
clientes tenham uma visão clara e abrangente de suas finanças, evitando erros e
mitigando possíveis problemas antes que eles se tornem mais complexos. Essa
interação frequente e proativa também nos permite oferecer suporte personalizado e
recomendações estratégicas, fortalecendo nossa parceria e contribuindo para o
sucesso financeiro de nossos clientes.
A pesquisa realizada nos proporcionou insights valiosos sobre as preferências
de nosso público-alvo em relação aos meios de comunicação. Com base nos
resultados obtidos, concluímos que a criação de um E-book é uma estratégia
altamente eficaz para alcançar nossos objetivos de comunicação de forma
abrangente e envolvente.
O E-book oferece uma série de vantagens, desde a acessibilidade em
dispositivos móveis até a possibilidade de incluir recursos interativos e manter o
conteúdo sempre atualizado. Ao adotarmos esse formato, estamos em sintonia com
as demandas de nossos leitores, proporcionando-lhes uma experiência de leitura
mais prática e enriquecedora.
Portanto, com base em nossa pesquisa, estamos empolgados em anunciar
que em breve lançaremos um E-book que abordará temas relevantes e atuais,
visando compartilhar conhecimento de maneira mais impactante e efetiva com nosso
público. Esperamos que essa iniciativa nos permita continuar a fortalecer nossos
laços com os leitores e a consolidar nossa presença como referência em nosso
segmento.
Segue o e-book anexo III.

Conclusão:
O Escritório Executivo Contadores Associados LTDA S/A é uma escolha
valiosa para empresas que buscam um parceiro confiável para lidar com suas
questões contábeis e administrativas. Com mais de 42 anos de experiência no
mercado, o escritório demonstra expertise e comprometimento em simplificar a vida
de seus clientes, garantindo a conformidade legal e o suporte ao crescimento
sustentável dos negócios.
 Ao analisarmos os setores de atuação do escritório, identificamos desafios
comuns e apresentamos soluções estratégicas para superá-los. A importância da
comunicação clara e eficiente foi destacada como um fator chave para otimizar
processos e evitar problemas como atrasos no pagamento de impostos e demora na
regulamentação junto aos órgãos públicos.
No setor fiscal, a adoção de uma comunicação clara e informativa, por meio
de e-mails e lembretes regulares, mostrou-se eficaz em conscientizar os clientes
sobre a importância do cumprimento das obrigações tributárias. No setor societário,
a comunicação adequada entre a empresa e os clientes, juntamente com a
utilização de métodos digitais para coleta de assinaturas, simplificou processos e
reduziu a burocracia.
Para o setor de recursos humanos, a conscientização dos empreendedores
sobre a importância do cumprimento das leis trabalhistas e a revisão dos contratos
de trabalho foram fundamentais para garantir condições justas e adequadas aos
funcionários. Já no setor contábil, a educação e a revisão periódica dos registros
financeiros dos clientes se mostraram essenciais para obter informações precisas e
completas.
Por fim, o escritório demonstrou uma abordagem proativa e inovadora ao
adotar um E-book como forma de comunicação com seu público-alvo, visando
compartilhar conhecimento e consolidar sua presença como referência no segmento.
Em resumo, o Escritório Executivo Contadores Associados LTDA S/A é uma
opção confiável e estratégica para empresas que buscam excelência na gestão
contábil e administrativa. Sua vasta experiência, compromisso com a qualidade e o
uso de métodos inovadores de comunicação garantem a satisfação e o sucesso de
seus clientes no mercado empresarial.