Aumente a Produtividade e Rentabilidade do

seu Escritório Contábil

Aumentando a produtividade e a rentabilidade do seu escritório contábil

1) Maiores desafios enfrentados por empresários gestores de escritórios contábeis

O empresário contábil brasileiro, hoje, é um dos profissionais que mais enfrenta desafios por inúmeras
razões, a saber:

 Histórico de inflação e a subvalorizarão do contador - Não necessariamente por uma falha,

mas, principalmente em função de fatos históricos, os contadores no Brasil não têm, por
tradição, o hábito de oferecer VALOR junto ao serviço oferecido. As décadas de inflação
não foram muito amigáveis para os contadores, visto que a velocidade da inflação era
maior que a da capacidade de conclusão dos balanços contábeis. Em função disso, criou-se
uma certa “tradição” por cumprir obrigações em detrimento da oferta de qualidade e do
cumprimento de prazos.
 Ocupação com novos sistemas e processos - Hoje, pouco mudou. Apesar do problema da
inflação estar de certa forma sanado, os contadores ainda levam muito tempo cumprindo
obrigações formais e adequando-se aos novos sistemas e processos implantados pelo
governo.
 Obrigações e riscos financeiros se ainda se multiplicam;
 Mão de obra de qualidade escassa em função da complexidade do ambiente que impõe
muitas regras e procedimentos;
 Clientes percebem pouco valor do contador e acabam optando pelo mais barato - Por
conta disso, o desafio maior do contador, hoje, é se diferenciar no mercado.
 Em função da complexidade das regras contábeis, a produtividade diminui quando o
volume de trabalho aumenta;
 Retorno financeiro decrescente;
 Clientes geralmente são desorganizados - Gerenciar um escritório de contabilidade é como
gerenciar uma fábrica, com a diferença de que o insumo vem do próprio cliente que envia
a informação com a qual se vai trabalhar. Logo, se o cliente é desorganizado, ele interfere
negativamente na gestão do seu escritório.

2) Relação entre escritórios de contabilidade e seus clientes, no Brasil

 67% das empresas que contratam serviços contábeis não recebem do seu contador
qualquer tipo de relatório que possa ajudá-las na gestão;
 20% das empresas pensam em trocar de contador nos próximos 6 meses;
OPORTUNIDADE PARA CONTADORES: Desses percentuais, podemos concluir que os escritórios que não
estão realizando um serviço bem feito estão correndo um risco real de perderem seus clientes, em breve.
Em contrapartida, há cerca de 2 milhões de empresas no Brasil (20% das empresas) que pretendem trocar
de contador nos próximos 6 meses, o que significa dizer que há inúmeras oportunidades potenciais para
escritórios que buscam conquistar novos clientes.
 3) Práticas adotadas por empresas que aprenderam a lidar com a complexidade

 Saíram da zona de conforto para aprender novos conceitos e novas capacidades;

 Desenvolveram métodos de trabalho que melhoram os resultados;
Resumindo os pré-requisitos básicos, um bom escritório de contabilidade deve ter:

 Clientes satisfeitos;
 Funcionários motivados;
 Processos organizados;
A organização do escritório exerce influência direta sobre o comportamento de seus clientes. Quando os
clientes percebem a organização dos processos, assim como a do ambiente do escritório contábil, eles
naturalmente se organizam melhor e sentem-se constrangidos em não se comportarem dessa mesma
forma.

4) Metodologia de gestão
Empresas reconhecidamente bem-sucedidas, como a Toyota, por exemplo, geralmente adotam alguma
metodologia de gestão.

No caso, tomaremos como referência a mesma metodologia desenvolvida por ela, o Toyotismo, também
conhecido como a Metodologia Enxuta.

O Toyotismo é baseado em 3 pilares:

 Processos;
 Ferramentas;
 Pessoas;
Resumidamente, a ideia principal é que, se uma empresa trabalha bem seus processos, é porque tem
ferramentas eficientes e, consequentemente, acaba valorizando mais suas pessoas. Esse processo, por si
só, gera melhorias contínuas em todos os demais processos da empresa, que se torna mais organizada e
desenvolve um ascendente ganho de produtividade.

Os PROCESSOS em um escritório de contabilidade devem ser:

 Simples;
 Claros;
 Sempre visíveis;

Exemplo/Sugestão de Processo

*Fixar na parede uma ficha que defina:

- Clientes atendidos pelo departamento;

- Pessoa responsável pelo departamento;

- Equipe responsável pelo departamento;

- Data limite para recebimento de declaração de clientes;

- Data limite para classificar lançamentos financeiros;

- Data limite para lançar informações no sistema;

- Data limite para fazer conciliação bancária;

- Data limite para importar informações do módulo de departamento pessoal e do módulo de

departamento fiscal;

- Data limite para validar o balanço com o cliente;

Os processos ajudam a orientar os funcionários, não só em relação às suas funções e rotinas, como
também os possibilita visualizar melhorias que ajudam no cumprimento dos prazos estabelecidos, por
exemplo.

FERRAMENTAS

 Devem ser as mais simples possíveis para que todos possam utiliza-las sem dificuldade;
 Devem ser integradas e gerar ganhos de produtividade;
 Devem ajudar na gestão do negócio;

Exemplo/Sugestão de Ferramenta em um escritório contábil

*Desenvolver relatórios para a gestão dos processos de cada departamento da empresa, conforme
sugestão abaixo:
 Cliente: Restaurante Legal

O painel apresenta, entre outras informações:

 O andamento do departamento como um todo;

 A evolução das atividades chave;
 Os resultados por departamento;
 O andamento das atividades mês a mês:
-O verde mostra atividades que estão em dia;

-O amarelo mostra atividades que correm o risco de ficarem atrasadas;

-O vermelho mostra atividades já atrasadas;

Utilizando a ferramenta de modo que seja útil na gestão do seu escritório

 É muito importante fixa-la em lugar de destaque e apresenta-la com uma clara exposição
dos seus números e resultados. Dessa forma, possíveis erros ou deslizes estarão
igualmente expostos, o que fará com que os funcionários se esforcem para evita-los.
Igualmente, o reconhecimento “público” dos que forem bem-sucedidos nas suas tarefas
será um fator motivacional e pessoal muito importante para o bom funcionamento dessa
ferramenta. O resultado disso é que o escritório acaba se auto gerenciando;
  Adquira o hábito de analisar o relatório com periodicidade. Entre outras vantagens, isso te
permitirá ser proativo em relação à solução de problemas que podem ser evitados se
detectados com antecedência;
 Consolide os relatórios de todos os departamentos do seu escritório para dispor de uma
ferramenta centralizada que permita a análise do andamento do seu escritório como um
todo;
Exemplos de informações úteis extraídas do painel

 No exemplo do cliente Restaurante legal, uma boa sugestão seria negociar um ajuste na
cobrança em função da necessidade de contratação de pessoal, já que houve aumento
significativo do volume de trabalho demandado pelo cliente;
 O painel aponta que o Restaurante Legal não enviou os documentos de março, logo, ao
perceber o atraso, o contador pode tomar uma decisão proativa de cobrar os documentos
do cliente. Isso evita que o atraso na entrega atrapalhe o cumprimento das rotinas
estabelecidas nos processos do escritório;
 O número de clientes tem crescido mês a mês. Isso significa que o trabalho realizado pelo
escritório deve estar sendo bem feito. Essa informação pode ser importante para validar a
estratégia utilizada;
 A diminuição na quantidade de erros pode ser um sinal de que o cumprimento dos
processos está surtindo efeito;
 Talvez seja importante uma reunião com o departamento financeiro para discutir o
significativo aumento da inadimplência. Uma solução seria ligar diretamente para os
clientes para lembra-los do pagamento. É mais eficaz corrigir problemas com inadimplência
quando eles começam a ocorrer, antes que a dívida se acumule;
 A possibilidade de analisar a performance por departamento permite ao escritório saber
qual a origem dos problemas e, consequentemente, cobrar ações do responsável pelo
setor que apresenta a falha;
E para que a metodologia funcione eficientemente, é indispensável observar o terceiro pilar:

PESSOAS

 Devem ser treinadas, treinadas e treinadas. Erros são geralmente cometidos por falhas
durante o processo que poderiam ser resolvidas com um bom treinamento;
 Devem ser respeitadas. Respeito estimula motivação e a falta dele gera desinteresse;
 Devem conduzir o processo e não somente participar dele;
 Devem sugerir melhorias constantemente. A grande maioria das sugestões mais eficientes
vêm dos próprios funcionários;
 Devem ser premiadas pelas suas sugestões. Dessa forma, se sentem motivadas a pensarem
sugestões cada vez melhores;
Como Valorizar o Serviço do Seu Escritório Contábil e Ganhar Mais Dinheiro

5) Destacando-se no mercado
Essa parte é dedicada a quem deseja fazer parte do grupo de profissionais que têm como objetivo
conquistar clientes, agregando valor ao serviço oferecido. Seguindo as próximas dicas, você poderá se
destacar no mercado, conquistar mais clientes e, consequentemente, aumentar seus rendimentos mensais.

Para isso, tenha em mente que dois comportamentos básicos devem fazer parte da sua rotina e ser tão
presentes quanto quaisquer outras obrigações impostas pelo governo:

 Oferecer serviços com maior valor PERCEBIDO pelos clientes;

 Aprender a VALORIZAR seu trabalho frente a seus clientes;
Mas afinal, o que significa entregar valor para o cliente? Como se valoriza o próprio trabalho?

No final da apostila, apresentaremos uma lista com 8 dicas que ajudarão, não só a se perceber, como
também a valorizar o serviço contábil que se oferece. Mas antes disso, vamos saber exatamente o que
significa entregar valor para o cliente

Basicamente, significa prestar um serviço ou oferecer um produto pelo qual o cliente paga e fica satisfeito
por receber. Ao final do mês, o cliente deve sentir que está fazendo um bom negócio. Se o seu serviço,
além de atender, também superar a expectativa do cliente, melhor ainda, você estará no caminho certo.

No que o cliente vê valor? Qual a percepção dele sobre o serviço prestado?

A resposta dessa pergunta é fundamental para que você entregue ao seu cliente o que ele quer. Não
adianta oferecer um carro a quem não dirige, não tem utilidade, não tem valor. Sendo assim, pergunte ao
seu cliente sobre suas necessidades, expectativas e dificuldades.

Essas respostas serão fundamentais para que você possa atende-lo como ele deseja e até surpreendê-lo, o
que é altamente recomendado. Pergunte! É fundamental escutá-lo. Entregue o que ele precisa e
surpreenda-o com o que ele não esperava.

Exemplo hipotético

Suponhamos que os objetivos de determinado cliente sejam:

 Fazer a empresa crescer;

 Focar no negócio;
 Ganhar mais dinheiro;
 Não ter problemas;
Quadro hipotético sobre os serviços oferecidos por um escritório contábil a esse cliente:

Percebe-se que o escritório de contabilidade acima dedica a maior parte de seu tempo (95%) realizando
tarefas que não agregam valor ao serviço oferecido porque não são percebidas pelo cliente.
Contraditoriamente, o cliente percebe valor exatamente na atividade a que o escritório menos dedica
tempo;

Conclusão

O escritório em questão não oferece vantagem competitiva e provavelmente será substituído por outro
que ofereça honorários mais baixos.

Possíveis soluções

 Para começar, deve-se mudar de comportamento para que o cliente perceba valor no
serviço oferecido. Dessa forma, é provável que ele não opte por outro escritório baseado
somente no valor dos honorários, em detrimento da qualidade do serviço oferecido.
 O contador poderá, por exemplo, pensar uma maneira de ajudar esse cliente a aumentar
seus lucros. Se isso acontecer, será muito improvável que o cliente queira trocar de
contador, mesmo que esse cobre honorários mais caros.
 Outra boa dica é que o contador abra um canal de diálogo direto com o cliente para saber
dele do que realmente precisa, onde realmente vê valor.
 Por fim, o contador deve fazer uma autoavaliação, comparando o serviço que está
oferecendo com o que o cliente realmente deseja. Só assim poderá perceber se o serviço
que oferece tem algum valor agregado ou se é, meramente, um serviço que pode ser
oferecido por qualquer outro contador, inclusive com honorários mais baixos.
Dicas úteis para valorizar seu trabalho

1 - Ajude seu cliente a perceber valor no que você faz:

 Explique os processos e tarefas para eles, principalmente para os mais recentes – se seus
clientes entenderem que seu trabalho é grande e que ele precisa ser realizado de maneira
precisa porque implica em riscos, provavelmente darão mais valor ao seu trabalho;
 Enfatize, de forma clara, as consequências do não cumprimento de suas obrigações – se
seu cliente souber que o cumprimento dessas obrigações evita multas, por exemplo, ele
certamente dará mais valor ao seu trabalho. O cliente geralmente opta pelo escritório no
qual ele confia e não pelo que cobra menos;
 Aproveite mudanças na legislação (ex: e-Social) para explicar as novas implicações – uma
boa sugestão é organizar eventos (“brunches”, cafés da manhã) para explicar a respeito e
treinar os clientes para as mudanças;
2 - Assuma o departamento financeiro de seus clientes (BPO):

 Funciona muito bem com empresários iniciantes, que trabalham sozinhos e entendem
pouco de finanças;
 É uma solução ganha/ganha – bom para o cliente porque evita contratar esse serviço por
fora e, para o contador, porque poderá aumentar sua margem de receita;
 Contabilidade automatizada – quando responsável pelo departamento financeiro, o
contador dispõe, de antemão, das informações necessárias para fazer também a
contabilidade, principalmente se usar um software para fazer a gestão financeira dos seus
clientes. Isso reduz tempo e custo;
3 - Ofereça treinamento e consultoria em finanças:

 Organize treinamentos e cobre por eles – os clientes ficam satisfeitos em entender melhor
sobre a contabilidade de suas empresas, além de ser uma oportunidade para o contador
aumentar suas receitas;
 Dissemine uma boa cultura de gestão financeira entre os clientes;
 Ofereça serviços de consultoria financeira para apoiar sócios e donos de empresas no
processo decisório – ofereça-se para acompanhar relatórios gerenciais e contábeis dos
clientes para ajuda-los em suas decisões;
4 - Indique, treine e customize sistemas para ajudar os novos empresários, principalmente:

 Ajude-os a entender as necessidades do novo negócio – ofereça um sistema de gestão

financeira adequado;
 Ajude-os a identificar soluções adequadas;
 Ofereça treinamentos e customizações da parte financeira e contábil – por exemplo,
disponibilize serviços de consultoria e planejamento financeiro;
5 - Indique bons serviços advocatícios aos clientes:

 Monte uma rede de relacionamentos com advogados das esferas cíveis, trabalhistas,
tributárias e societárias para indica-los aos seus clientes;
 Assessore o cliente no encaminhamento, de acordo com a necessidade dele;
 Negocie valores diferenciados para clientes do escritório;
6 - Apresente bons gerentes de banco:

 Monte uma boa rede de relacionamento com gerentes de bancos e apresente-os a seus
clientes;
 Entenda as necessidades de seus clientes (comércio exterior, linhas de crédito, operações
básicas, etc.) para fazer indicações mais adequadas;
 Indique instituições e gerentes mais indicados para as necessidades dos clientes;
7 - Apoie seus clientes no recrutamento para funções financeiras:

 Ajude-o com a definição do perfil adequado ao que ele precisa;

 Discuta estratégias de recrutamento e etapas do processo – empresas de recrutamento,
anúncio em sites, jornais, etc.;
 Indique empresas de recrutamento para cargos difíceis;
8 - Use sua rede de contatos para que seus clientes fechem negócios:

 Fique de olhos abertos para possíveis parcerias, principalmente entre clientes;

 Ajude seus clientes a fecharem negócios entre si – se você puder fazer essa ponte, não
hesite em fazê-lo e proporcione a satisfação de dois clientes, de uma só vez;
 Organize eventos e convide seus clientes para que se conheçam – palestras sobre o e-
Social é um bom gancho para reuni-los. Faça seus clientes ganharem dinheiro e eles ficarão
felizes em pagar seus honorários;
Referências bibliográficas:

· The Lean Startup – Eric Ries

· Toyotismo: Reduzindo o Desperdício e Aumentando a Lucratividade – Anselmo Buttner

· Trabalho e Subjetividade – o Espírito do Toyotismo na Era do Capitalismo Manipulatório – Giovanni

Alves

· McKinsey: The Lean Management Enterprise – McKinsey

Operations file:///C:/Users/Sucesso1/Downloads/2014%20Lean%20Management%20Enterprise%20Compe
ndium%20with%20Links.pdf

· Next Frontiers for Lean – McKinsey Insight &

Publications http://www.mckinsey.com/insights/manufacturing/next_frontiers_for_lean

· Lean bathroom video - https://dotsub.com/view/7e686f8c-037a-4535-a5aa-9675467c6312