GUIA DE

GESTÃO PARA
AGÊNCIAS
Sumário
Introdução................................................................................................. 3

Gestão para otimizar resultados.............................................................. 5

Erros mais cometidos por agências........................................................ 7

Dicas de gestão para agências.............................................................. 16

Gestão eficaz em cada área................................................................... 22

Conclusão................................................................................................36

Recursos gratuitos..................................................................................38

Sobre a Rock Content............................................................................. 41

Introdução
↑ Sumário

Fazer a gestão de agências de Marketing e

Comunicação é um desafio para qualquer
profissional. É preciso ir além da entrega de
campanhas criativas. Pensar na organização de
processos e pessoas, na criação de estratégias
eficientes e no acompanhamento dos resultados
exige esforços diários e uma visão do todo.

Para ajudar nessa missão, criamos este

guia com passos importantes para evoluir a
gestão da sua agência e facilitar o seu dia a dia.

Aproveite para entender mais sobre o

assunto e acessar os recursos gratuitos que
disponibilizamos para você, como planilhas
e templates.

4
Gestão para
otimizar resultados
↑ Sumário

O sucesso de uma empresa não pode depender da sorte, mas de

uma gestão eficiente. Ter as ferramentas certas para administrar um
negócio é decisivo para alcançar resultados e garantir crescimento, pois
elas melhoram o fluxo de trabalho, facilitam processos operacionais e
simplificam a rotina do time.

Quando uma agência tem uma gestão eficiente, fica mais fácil monitorar
o desempenho da equipe e a qualidade das entregas, com informações
estratégicas para a análise e a otimização de processos. Além disso, nada
melhor do que uma boa gestão para aprimorar a rotina dos profissionais e
estimular a motivação do time.

Existe uma crescente preocupação em fazer da gestão um diferencial.

É claro que a criatividade das entregas ainda é um fator importante,
que pode ser determinante. Mas, se a sua agência quer se destacar no
mercado, precisa colocar em prática um pensamento estratégico,
voltado para a conquista de resultados, não só para os clientes,
mas para a própria agência.

"Em um contexto desafiador como o atual, ter uma boa

gestão, com números confiáveis e que possibilitem tomar
decisões com maior velocidade e precisão, pode ser um
bom diferencial competitivo em um cenário que pode
gerar muitas mudanças."

– José Quintella, VP of Channel Partners na Rock Content

6
Erros mais cometidos
por agências
↑ Sumário

Errar sempre vai fazer parte da jornada de pessoas que

estão dispostas a gerir um negócio. No entanto, é possível
aprender com a experiência de outros profissionais e evitar
algumas dificuldades.

Lembre-se de que até agências com anos de experiência

passam por problemas. O que as diferencia das outras é a
forma como lidam com os desafios.

A seguir, separamos alguns dos principais erros na gestão de

agências, para que você passe longe deles.

1. Pular a etapa de planejamento

Nós gostamos de enfatizar o quanto um planejamento pode

fazer a diferença ao longo da execução de um projeto —
e não é para menos. É por meio dele que definimos
diretrizes importantes, quando o objetivo é atender de forma
satisfatória aos clientes e, de quebra, acrescentar ações que
vão tornar esse caminho mais descomplicado. Do contrário,
até mesmo as grandes agências correm o risco de ser
surpreendidas negativamente.

8
↑ Sumário
Não é nenhuma novidade que imprevistos acontecem,
mas estar preparado contribui para que você saiba lidar
com acontecimentos inesperados. Quando não há um
planejamento, a saúde de toda agência é colocada em risco,
seja ela relacionada à capacidade produtiva, seja ligada à
gestão financeira ou à rotina operacional.
"O planejamento de campanhas, assim como
a sua execução, faz parte do escopo de um
projeto, que deve seguir etapas e processos
pré-determinados pela agência. Uma boa
dica para não deixar o planejamento de lado
é criar processos, implementá-los e trackear
se realmente têm sido colocados em prática
no dia a dia da agência."
– José Quintella, VP of Channel Partners na Rock Content
2. Não se preocupar com o briefing
Nunca é demais ressaltar a importância que o briefing
representa para o resultado final de um projeto. Ele é que
vai direcionar a relação entre a agência e o cliente, por isso,
precisa conter informações completas sobre o negócio e as
especificações relacionadas ao projeto.
9
↑ Sumário

A seguir, listamos alguns erros mais Não estudar o seu próprio cliente
cometidos na elaboração do briefing:
Esse é o momento crucial para entender as
necessidades do cliente. Pesquise sobre o
Inserir informações
histórico da empresa, seu ramo de atividade,
insuficientes ou em excesso
seu público-alvo e tudo o que diz respeito ao
produto ou ao serviço que será trabalhado.
Na correria do dia a dia, informações
Assim, é possível aumentar as chances de
importantes acabam sendo deixadas de lado,
acertar na entrega.
bem como a descrição dos objetivos que o
cliente quer atingir. Mas o contrário também
pode acontecer: briefings muito extensos
acabam se tornando cansativos e levam a
crer que as informações não foram filtradas.

Não fazer uma análise

dos concorrentes

Outro descuido cometido durante a descrição

do briefing é deixar de realizar uma análise
dos concorrentes, assim como seus produtos
e serviços. Isso porque uma das maneiras de
enxergar o diferencial que a sua conta tem é
visualizar o atual cenário do mercado.

10
↑ Sumário

3. Deixar o setor financeiro de lado

Para boa parte dos profissionais de Marketing e Comunicação, o universo

financeiro pode ser um assunto complexo. No entanto, negligenciar o setor
pode trazer consequências muito ruins para qualquer negócio, ainda mais,
quando não há uma integração entre ele e os demais departamentos.

Alguns erros, constantemente praticados por gestores, podem

comprometer todo o potencial de crescimento da agência.
Confira os principais:

Não acompanhar as contas a pagar e a receber

Imagine ter que arcar com gastos desnecessários e, muitas vezes,

inesperados, como multas e juros. Esse é um cenário conhecido
quando não há um controle efetivo sobre as contas pendentes e as
que serão recebidas.

Para que esse acompanhamento seja feito corretamente, é fundamental

ter uma rotina para acompanhar a data de vencimento das contas a pagar.
Saber precificar os seus serviços e não contar com valores que ainda não
foram recebidos também pode salvar o negócio de problemas.

11
↑ Sumário

Esquecer-se de realizar projeções financeiras

Também é importante ter uma previsão das despesas e

das receitas futuras, o que vai dar uma visão estratégica do
negócio. Essa projeção pode ser de curto, médio ou longo
prazo, e vai se basear no histórico financeiro da sua agência.

Quando não há um controle eficiente dessa demanda,

corre-se o risco de tomar decisões equivocadas, que podem
trazer prejuízos evitáveis.

Deixar o DRE de lado

O DRE, ou Demonstração do Resultado do Exercício, é um

documento contábil que permite o acompanhamento das
principais informações financeiras de um negócio. Por meio
dele, é possível encontrar os resultados líquidos da empresa
durante determinado período de tempo.

Se o seu objetivo é avaliar melhor a utilização de recursos da

agência, essa análise é essencial para munir o departamento
financeiro de resultados seguros e indispensáveis para a
tomada de decisão.

12
↑ Sumário

Não escutar o que o prospect tem a dizer

Começar a falar sobre os benefícios dos seus serviços, antes

mesmo de ouvir o que o prospect tem a dizer, é um equívoco
cometido por muitos times comerciais. É preciso, antes de
tudo, entender suas necessidades, para que as soluções
sejam certeiras.

Também é muito comum que falhas sejam apontadas

sem que possíveis soluções sejam indicadas. Nesse caso,
colocar-se no lugar do outro é fundamental. Indique o que o
prospect faz de melhor, elogie os seus pontos fortes e, em
seguida, aponte melhorias.

Não investir em estratégias de atração

4. Esquecer-se da estratégia comercial Fazer busca ativa por clientes é uma estratégia já conhecida
e muito utilizada por agências. No entanto, estratégias de
atração são frequentemente deixadas de lado. O próprio
Fechar grandes contas e ampliar a carteira de clientes está
Inbound Marketing, muitas vezes, oferecido como serviço,
nos planos da maioria das agências. No entanto, muitas
não é colocado em prática por boa parte das agências.
não desenvolvem uma estratégia comercial para alcançar
esse objetivo e acabam trabalhando de forma reativa.
Portanto, se o objetivo é conquistar novos clientes, criar
conteúdo que atrai e leva os prospects a enxergarem os
A seguir, listamos alguns erros que sua equipe comercial
serviços que você presta pode ser uma boa estratégia.
precisa evitar, se quiser conquistar novos clientes.

13
↑ Sumário

Prometer o que não se pode cumprir

Gerar grandes expectativas e não cumpri-las pode afetar a

reputação da sua agência e a satisfação dos seus clientes.
Se, em determinado momento, faltarem os recursos
necessários para colocar suas promessas em prática, pode
ser necessário apresentar novas soluções e redefinir os
resultados esperados.

Portanto, é essencial fazer a definição e a gestão de

expectativas conforme o potencial produtivo da agência,
evitando desconfortos com os clientes.

5. Não integrar os departamentos

Não ter departamentos integrados prejudica a comunicação

e pode gerar inúmeros problemas, como retrabalho,
culpabilização de outros setores e falta de cooperação entre
os times.

A resposta para evitar a segmentação excessiva no ambiente

de trabalho pode estar na criação de processos intersetoriais,
envolvendo diferentes áreas da agência. Isso é possível com
a ajuda de ferramentas de gestão e comunicação.

14
↑ Sumário

Os benefícios são muitos. A integração de

departamentos na gestão de agências é uma
excelente estratégia para otimizar o trabalho,
promovendo produtividade, eficiência e até a
motivação da equipe.

"Sem dúvidas, os projetos

executados por agências são
bastante complexos, precisam
ter um alinhamento fino entre as
etapas, e é muito comum envolver
várias áreas, além de alguns
fornecedores. Ter ferramentas
que facilitam a comunicação e a
documentação do projeto pode
ajudar muito a evitar erros e
retrabalho nas campanhas."

– José Quintella, VP of Channel Partners na

Rock Content

Com isso, o uso de um sistema de gestão

integrada é imprescindível para que a
colaboração seja ampliada e a organização de
processos e automatização de etapas possa
ocorrer com mais eficiência.

15
Dicas de gestão
para agências
↑ Sumário

São vários os desafios de liderar uma agência. Por isso,

é importante investir nas melhores estratégias para
administrar bem os processos e pessoas, promovendo
crescimento para o negócio.

Nesse contexto, há uma série de técnicas de gestão

empresarial que você pode colocar em prática para gerar
bons resultados. Confira algumas das principais.

1. Transparência das informações

Compartilhar informações com os colaboradores é

uma excelente estratégia para estimular a cooperação
e o engajamento da equipe. A medida possibilita que os
profissionais acompanhem a situação da agência e ajudem
na busca de soluções e no desenvolvimento de alternativas
para os problemas encontrados.

Com a transparência de informações, os profissionais ficam

mais conscientes das potencialidades e das dificuldades que
a agência está enfrentando. Com isso, eles podem cooperar
e ajudar os gestores a desenvolverem soluções.

17
↑ Sumário
2. Estabelecimento de metas
As metas são ferramentas fundamentais para otimizar
os resultados e promover o desenvolvimento da agência.
Qualquer crescimento organizacional segue um norte, e os
objetivos são os elementos que direcionam esses avanços.
Para agências, metas são fatores importantes para orientar
a estratégia e o planejamento — ou seja, elas orientam
as ações.
Para os colaboradores, as metas são fontes
de motivação e engajamento. Isso contribui
para melhorar o empenho dos profissionais
nas tarefas e gera mais satisfação com o
emprego. Com objetivos bem demarcados,
o time tem mais foco e precisão nas ações.
18
↑ Sumário

3. Gestão de indicadores

Uma boa forma de monitorar o desempenho de um

negócio é por meio da definição de indicadores-chave
de desempenho (key performance indicators ou KPIs).
Estamos falando de métricas diretamente ligadas aos
objetivos do negócio, que ajudam a manter o foco no
que realmente importa.

O gestor deve definir KPIs que reflitam as metas da

organização, que possam ser medidos periodicamente
e que ajudem a tomar decisões mais certeiras.

Esses indicadores são desenvolvidos de acordo com

a área em que a empresa atua e são essenciais para
buscar a melhoria na performance da agência.

19
↑ Sumário

4. Integração de sistemas

A comunicação entre sistemas diferentes — que não

operam de forma integrada — pode ser uma grande fonte
de erros. Isso gera resultados de menor qualidade e pode
exigir refações e muito desgaste da equipe para solucionar
problemas.

O mercado conta com recursos integradores de sistemas

chamados APIs, que são protocolos da internet que
viabilizam a comunicação entre plataformas distintas.

Os APIs são recursos auxiliares, mas você pode ter uma

gestão mais robusta se puder contar com o apoio de
softwares integrados. Essas ferramentas realizam uma
multiplicidade de funções, proporcionando organização,
agilidade, comodidade e produtividade para a sua agência.

20
↑ Sumário

5. Automatização de
tarefas repetitivas

Como outras empresas, as agências também

dependem de alguns processos muito repetitivos,
mas que são primordiais para a continuidade
do negócio.

A emissão de notas fiscais é um exemplo. É uma ação

fundamental para a segurança jurídica da agência
e do cliente, mas que gera trabalho e ocupa um
tempo que poderia ser mais bem aproveitado com
outras atividades.

Uma alternativa que facilita a rotina e torna os

processos muito mais ágeis é a automatização
dessas tarefas. Com o apoio de soluções
informatizadas, a agência consegue cumprir essas
demandas com precisão e velocidade, o que promove
bons resultados e otimiza a operação.

21
Gestão eficaz
em cada área
↑ Sumário

Uma das premissas de uma gestão que faz a diferença

no negócio é a preocupação com cada departamento
da empresa. Em agências de comunicação, isso é ainda
mais importante, já que, para que as entregas atendam às
expectativas dos clientes, os setores precisam estar bem
alinhados com processos e entre si.

Pensando nisso, separamos um tópico deste ebook

especialmente para tratar de cada área. Confira, a seguir!

1. Gestão de pessoas

Como em qualquer outra empresa, a gestão de pessoas em

agências é um assunto de extrema importância e que precisa
de muita atenção dos gestores.

Afinal, quando os colaboradores estão engajados e

motivados, o primeiro impacto é na qualidade dos serviços.
Quando você tem esse objetivo em mente, fica fácil pensar
em ações menos genéricas e mais adequadas ao perfil do
negócio. Confira algumas.

23
↑ Sumário
Promova a integração do time
Promover a integração da equipe é uma
via de mão dupla. Afinal, ela não só
traz ganhos para o colaborador, como
também, para a própria agência, uma vez
que a troca de informações acontece de
ambos os lados e de maneira constante.
É nítido que promover o desenvolvimento
de habilidades e dar liberdade de
expressão aos funcionários é o resultado
da confiança que você deposita no seu
time. Isso dá mais segurança para que os
funcionários desempenhem seu trabalho
com mais qualidade.
Desenvolva um ambiente agradável
De nada adianta criar uma integração
entre a equipe se o ambiente de trabalho
não é acolhedor ou não impulsiona a
criatividade, certo? Quando se trata de
agências de publicidade e marketing, o
local de trabalho pode e deve ser mais
flexível e confortável.
É indispensável que o ambiente físico não
seja mais um fator de desgaste, mas sim,
um lugar saudável e propício para a troca
de ideias. Também, é importante realizar
todo o planejamento do espaço, o que
inclui a disposição de móveis, iluminação
e cores.
Crie planos de carreira
Muito se fala em criar ações para tornar
os colaboradores mais motivados
e dispostos a vestirem a camisa da
empresa. Nesse sentido, criar planos
de carreira é indispensável para que os
profissionais enxerguem um futuro na
agência e se sintam mais engajados com
o trabalho.
Além de atender às expectativas dos
funcionários e deixar as oportunidades
mais claras, um plano de carreira auxilia
na definição do escopo de treinamentos,
direciona melhor os feedbacks e corrige
falhas de forma mais precisa.
24
↑ Sumário

Faça feedbacks constantes

A partir do momento em que se instaura uma cultura de

feedbacks constantes, uma série de mudanças começam a
ocorrer. Além de se sentirem mais valorizados, os colaboradores
trabalham com mais satisfação e segurança.

Por exemplo, quando uma campanha é alvo de elogios por parte

de um cliente, nada mais justo do que compartilhar essa boa
notícia com a equipe. Por outro lado, se uma campanha não
trouxe os resultados esperados, procure não expor determinado
colaborador. Chame-o para uma conversa e mencione o que não
saiu como o planejado, destacando pontos de melhoria.
Crie programas de recompensas

Não é novidade que o ambiente publicitário é naturalmente Ofereça salários adequados

competitivo, mas sabia que dá para elevar essa prática
Baixos salários estão entre as reclamações de profissionais da área
a um nível mais saudável? Se o objetivo é potencializar
de comunicação, mas esse é um problema que precisa de atenção.
os resultados da agência e promover a retenção,
Remunerações incompatíveis resultam em falta de motivação e no
criar competições que tenham como intuito deixar os
desligamento de excelentes funcionários.
funcionários mais motivados e empolgados com o
trabalho é uma boa pedida.
Por isso, é preciso pesquisar para que os salários da sua agência
estejam de acordo com o mercado e o momento no qual o
Antes de colocar essa ação em prática, é importante planejar
negócio se encontra. Também é importante que a remuneração
a atividade adequadamente, identificando as necessidades
reflita a experiência do profissional e as exigências da vaga.
dos envolvidos e definindo o tipo de premiação.

25
↑ Sumário

2. Gestão do fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho diz respeito ao conjunto de processos envolvidos

para que o pedido do cliente se converta em uma ação ou campanha.
Esses procedimentos são divididos em etapas: recebimento da demanda,
planejamento e elaboração do briefing, produção de conteúdo,
veiculação e avaliação dos resultados.

Fazer uma boa gestão do fluxo de trabalho pode ser uma ótima estratégia
para alcançar bons resultados. Ao estruturar esse processo, é possível
identificar falhas e implementar melhorias. No entanto, estruturar esse
fluxo na agência, com qualidade e efetividade, depende de uma série de
ações. Veja, a seguir.

Mapeie os processos

Para um bom fluxo de trabalho, é importante fazer um mapeamento de

todos os processos realizados na agência. A ideia é mostrar como a
demanda se converte em um serviço e dá origem a uma entrega final,
indicando como as atividades são encaminhadas.

Mapear o fluxo de trabalho na agência ajuda a visualizar como os

procedimentos estão sendo encadeados. Com isso, é possível
identificar falhas, problemas de comunicação, potencialidades e
gargalos na produção.

26
↑ Sumário
Construa um planejamento
Com o mapeamento, você reuniu uma série de informações
sobre o processo produtivo na agência. Agora, utilize esses
dados para construir um planejamento para o fluxo de
trabalho. Nesse plano, coloque vários detalhes e busque
soluções para os problemas identificados.
É importante, também, delegar as tarefas, separando quem vai
ser responsável pela implementação das mudanças em cada
área. No desenvolvimento do plano, é necessário elencar as
atividades e estabelecer como se dá o fluxo delas.
Automatize processos
Os recursos tecnológicos têm uma série de funcionalidades
que ajudam a estruturar o fluxo de trabalho nas empresas.
Essas ferramentas dão suporte às atividades executadas na
agência, facilitando o manejo das informações.
Assim, dados ligados a cartela de clientes, documentação
das atividades, distribuição de tarefas, controle da agenda
e comunicação são gerenciados de forma otimizada,
garantindo melhores resultados.
Aposte no design thinking
para estruturar processos
O design thinking é uma forma de pensar
baseada em uma reflexão crítica e criativa da
realidade. Ele pode ser aplicado na gestão
de processos e na estruturação do fluxo de
trabalho, garantindo resultados positivos
para a agência.
As fases que compõem o design thinking são:
# imersão: processo de entendimento da
realidade analisada;
# ideação: criação de recursos e
ferramentas para o alcance de objetivos;
# prototipação: testagem;
# desenvolvimento: momento de aplicação
do recurso ou estratégia criada.
27
↑ Sumário

Acompanhe os resultados

Após realizar todos esses processos, é necessário colocar em prática

medidas de avaliação. Observe se as ações realizadas contribuíram para
o aumento da produtividade da equipe e a redução dos entraves no
fluxo de trabalho.

Para isso, analise os resultados financeiros, a satisfação do cliente e o

sucesso das campanhas lançadas. Se encontrar problemas nos processos,
revise o fluxo de trabalho e busque alternativas, por meio do design
thinking, para remediar essas dificuldades.

3. Gestão financeira

A gestão financeira estratégica é um conjunto de providências tomadas

para que a situação econômica de um negócio seja a mais vantajosa
possível. Nessa missão, estão incluídas condutas como reduzir gastos,
monitorar despesas, fazer balanços periódicos e elaborar o fluxo de caixa.

Para formular um bom plano financeiro para a sua agência, é imprescindível

tomar algumas providências. Logo a seguir, confira as principais delas.

28
↑ Sumário

Controle contas a pagar e receber

Uma gestão financeira de qualidade, inevitavelmente, esbarra em

várias preocupações com o futuro. É aí que entra uma contagem
para estimar os valores que estão para entrar (receber) e as
quantias que estão para sair (pagar). Tome cuidado para não cair
em alguns erros comuns, como se esquecer de considerar os
dados sobre as negociações parceladas, sejam elas para ganhar,
sejam para efetuar algum pagamento.

Outra dica é montar um calendário anual com as datas que

provoquem efeitos sazonais na agência. É o caso de Natal, Dia
das Mães, Dia das Crianças, Carnaval ou outras que possam
influenciar a rotina do seu cliente de alguma forma.

Pesquise o histórico de crédito dos clientes novos

Consulte órgãos de proteção ao crédito ou faça uma pesquisa

própria para saber como é o histórico de pagamento dos clientes
novos com seus fornecedores e prestadores de serviço.

Com base nesse resultado, você elabora contratos mais restritos,

com cláusulas que exijam multas em caso de atrasos ou a
aceitação exclusiva de remuneração à vista.

29
↑ Sumário
Ofereça modelos flexíveis para os bons pagadores
Para seus clientes que costumam pagar em dia, ofereça
cortesias especiais. Apresente descontos e estimule a
retenção dos anunciantes que têm o hábito de honrar os
compromissos.
Dessa forma, você consegue ampliar esse tipo de cliente na
sua base, que tem muito valor.
Envie lembretes automáticos
Em muitos casos, a inadimplência e o atraso ocorrem por
um simples esquecimento ou descontrole na agenda do
cliente. Dessa forma,o melhor a se fazer é enviar notificações
automáticas, poucos dias antes da data de vencimento.
Depois que o prazo passa, também é recomendável recordar
seu contratante sobre essa expiração. Lembre-se de usar
uma linguagem amigável e delicada.
Reduza custos
Uma boa gestão financeira também auxilia na redução de
custos. Isso porque, para fazer as suas despesas caírem,
será preciso identificar os pagamentos e as dívidas atuais,
concorda? Sem uma gestão das finanças bem-feita, essas
informações acabam se perdendo no cotidiano, o que
atrapalha as decisões estratégicas.
Para diminuir os gastos, são vitais as análises da saúde
financeira e as avaliações das condições do fluxo de caixa.
Por isso, a redução de custos está diretamente atrelada ao
gerenciamento financeiro de qualidade.
30
↑ Sumário

Faça o devido acompanhamento do fluxo de caixa

O monitoramento do fluxo de caixa precisa ser diário e inteligente, para

uma tomada de decisões que vão trazer bons resultados. Além da situação
financeira, por trás do fluxo de caixa, há outros dados estratégicos.

Você pode perceber, por exemplo, uma queda de faturamento nos meses
de janeiro e julho, e verificar que isso se repetiu ao longo dos últimos cinco
anos. Com uma informação dessas nas mãos, é possível focar a captação
de novos clientes, como escolas e universidades, que precisam de
campanhas publicitárias para divulgar suas matrículas nesse período.

Monitore todas as operações financeiras

Todas as movimentações financeiras da agência precisam ser monitoradas

para se obter um controle financeiro eficaz. A dica preciosa, porém,
é não deixar as contas pequenas de fora dessa soma. As despesas mais
altas e perenes são até relativamente simples de acompanhar.

Já as menores e esporádicas são complexas para se supervisionar.

Nesse sentido, tome cuidado em relação aos gastos com insumos de
valores baixos, como viagens curtas, lanches para colaboradores, entre
outros tipos de despesas que podem passar despercebidas. Quando
somados, esses gastos — aparentemente, irrisórios — podem fazer uma
grande diferença.

31
↑ Sumário
Separe as contas da
empresa das pessoais
Jamais use as contas corporativas para as
despesas pessoais ou vice-versa. Embora
possa parecer óbvio, esse erro é bastante
comum. Mesmo que, eventualmente, você
pague uma conta do negócio do seu próprio
bolso, isso pode afetar o resultado do fluxo
de caixa.
Tenha propósitos bem definidos
Instituir metas é sempre positivo para a
gestão financeira, porque elas podem ser
monitoradas. Assim, quando o objetivo não
é atingido, é possível criar estratégias para
reverter esse quadro.
Quando não há intuitos bem delineados, a
gestão financeira segue sem rumo e deixa
de aproveitar uma parte expressiva de seus
benefícios. Veja exemplos de metas que
podem ajudar no gerenciamento financeiro:
# reduzir em 10% as despesas fixas em
um ano;
# aumentar os lucros em 5% nos próximos
seis meses;
# guardar 10% da receita líquida
mensalmente, como uma espécie
de seguro para contenção de
emergências financeiras.
Adote softwares especializados
em agências
Com softwares especializados no mercado
publicitário, os processos financeiros
se tornam simples de serem tocados e
observados, até mesmo, para os leigos em
economia e finanças.
Esses programas integram toda a gestão em
uma única plataforma: tarefas, atividades
de finanças e comunicação com os clientes
são acompanhadas em tempo real, em uma
interface única. Desse modo, as operações
são padronizadas e automatizadas. São
recursos tecnológicos que deixam todo o
trabalho mais rápido e lucrativo.
32
↑ Sumário
4. Business Intelligence
O conceito de Business Intelligence (Inteligência de
Negócios) envolve a transformação de dados brutos em
informações importantes e estratégicas para uma empresa.
Como o ritmo de produção de dados tem crescido,
é importante contar com uma ferramenta que consiga
unir, processar e extrair conteúdos úteis do meio deles
para os gestores.
"Tomar decisão baseada em dados já é
uma realidade para boa parte do mercado
publicitário, quando nos referimos a
campanhas para os clientes. O passo
seguinte é implementar essa cultura na
gestão da agência e na tomada de decisão
de negócio. Esse é um ponto ainda em fase
inicial para a maior parte do mercado."
– José Quintella, VP of Channel Partners na Rock Content
33
↑ Sumário
A seguir, mostraremos como utilizar esse conceito na sua agência.
Esclareça sua importância
para toda a equipe
Como se sabe, utilizar Business
Intelligence tem sido uma solução valiosa
para empresas que buscam precisão na
hora de mensurar a performance de toda
a organização.
Mas sabemos o quão ineficiente pode ser
adotar uma nova ferramenta ou recurso
sem que antes toda a equipe saiba do
que se trata, certo? Se possível, faça uma
reunião com seus colaboradores para
que seus benefícios sejam conhecidos e
entendidos por todos.
Foque a colaboração entre
todos da agência
Equipe que trabalha unida produz mais
resultados, disso, não temos dúvidas. Se
você já ouviu o termo “Agile” alguma vez,
sabe do que estamos falando.
Esse conceito tem como principal
característica a colaboração de todo o
time de forma interativa.
A ideia é focar áreas específicas, mas
se guiar por uma estratégia totalmente
integrada. Ao utilizar esse método para
implementar o conceito de B.I. em
sua agência, certamente, você terá
mais rapidez e sucesso em suas
operações diárias.
Concentre-se em
métricas importantes
Como já vimos, a definição de Key
Performance Indicators (KPIs) é
uma verdadeira aliada para qualquer
organização que busca eficiência na
mensuração de resultados.
É a partir dessas métricas que você
vai orientar o trabalho da sua equipe
e verificar se ele está sendo bem
executado. Lembre-se, tais métricas
devem estar alinhadas com a estratégia
da sua agência e podem variar conforme
cada implementação.
34
↑ Sumário

Defina um sistema de B.I. unificado

Simplificar a implementação de uma nova

ferramenta é, certamente, a forma mais
eficaz para fazer com que a adesão seja
completa e eficaz. Mas isso não significa que
a análise de dados deve ser isolada. Portanto,
tente unificá-los ao máximo e trabalhe com
esses dados simultaneamente.

Pode ser que, no início, os colaboradores

tenham dúvidas, isso é normal quando
uma nova metodologia é implementada.
Nesse caso, oferecer treinamentos e fazer
demonstrações do sistema é imprescindível.

Business Intelligence colabora para uma

visão geral dos negócios, porém, excluindo
detalhes que em nada acrescentam às suas
atividades. Dessa forma, os dados se tornam
mais precisos, servindo para a tomada de
decisão mais efetiva dentro da organização.

35
Conclusão
↑ Sumário

Viu, também, que a gestão de pessoas deve ser um assunto

tratado com mais atenção, sendo essencial para a motivação
do time e para a entrega de bons resultados.

A partir de agora, você tem insumos valiosos para

aprimorar ainda mais a gestão na sua agência. Lembre-se
de considerar o uso de uma ferramenta específica para o
seu negócio. Só assim você será capaz de coletar dados
importantes a partir de relatórios, garantindo previsibilidade
financeira, potencializando a produtividade da equipe e
tomando as melhores decisões.

“A contratação de um sistema de gestão

Depois de ler este material, ficou claro que gerenciar uma
agência de comunicação é um trabalho que envolve esforço
e, sobretudo, atenção redobrada quando o assunto é fazer
com que todas as áreas estejam alinhadas estrategicamente.
Aqui, você conheceu os principais erros cometidos por boa
parte das agências, entendeu como evitá-los e aprendeu
as principais dicas para lidar com esses desafios com
segurança e eficiência.
é viável para a maioria das agências, até
porque várias ferramentas têm uma versão
free. Recomendo a adoção desse tipo de
ferramenta o quanto antes. É muito mais
fácil implementar um sistema no início, com
poucos colaboradores, e já criar a cultura de
processos e projetos logo de largada.”
– José Quintella, VP of Channel Partners na Rock Content

37
Recursos
gratuitos
↑ Sumário

Aproveite planilhas e templates gratuitos que podem ajudar na gestão da sua agência!

Ferramentas para Ferramentas para Gestão

Planejamento Estratégico de Times e Projetos
[Template] [Planilha]
Análise SWOT Acompanhamento de Metas
[Planilha] [Planilha]
Análise Competitiva Controle para Projetos
[Template] [Template]
Business Model Canvas Orçamento para Projetos
[Planilha] [Planilha]
Plano de Ação 5W2H Relatório Mensal de Marketing

39
↑ Sumário

CONTRATE ESCRITORES
FREELANCERS PARA
A SUA ESTRATÉGIA
DE CONTEÚDO!
Otimize seus resultados com WriterAccess,
a nova plataforma da Rock Content, de forma
prática e sem burocracia.

# Escritores, editores e designers certificados

e experientes.
# Ferramentas e integrações para otimizar o seu
fluxo de trabalho.
# Contratação sem burocracia e em larga escala.

TESTAR GRATUITAMENTE

40
Sobre a Rock
Content

A Rock Content cria experiências de conteúdo para mais de 2.000 marcas, profissionais
de marketing e agências. Como líder global de conteúdo, a Rock Content oferece soluções
inovadoras de marketing de conteúdo, serviços criativos, talento sob demanda e treinamento
profissional. Fundada em 2013, a Rock Content cresceu e hoje tem uma equipe de 500
profissionais criativos, uma rede de talentos de mais de 80.000 especialistas em diversas
áreas e uma suíte de produtos com soluções inovadoras de alto desempenho.