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MANDAMENTOS PARA
UM PROFISSIONAL DE
OS DEPARTAMENTO PESSOAL

Claudio Nasajon
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MANDAMENTOS PARA
UM PROFISSIONAL DE
OS DEPARTAMENTO PESSOAL

Uma das operaes mais crticas de uma empresa o processo de Departamento


Pessoal. O desao que estes prossionais enfrentam requer competncias como uidez
nos procedimentos, exibilidade e ecincia. Anal, este o departamento responsvel
por entregar na mo de cada funcionrio a recompensa pelo ms inteiro de trabalho. E
essa simples funo pode impactar diretamente na motivao das equipes, conana
na empresa e, acima de tudo, produtividade.
Seja um De acordo com uma pesquisa, os processos para
pagamento realizados pelo DP tomam, em mdia, 35%
profissional do tempo de trabalho da rea. E, hoje em dia, com
cenrios cada vez mais complexos, o ideal investir mais
extraordinrio tempo na estratgia, e no, na operao.

Por isso, ns elencamos 10 mandamentos que todo o


DP deve seguir para alcanar maiores resultados com
profissionais simplesmente extraordinrios.
A quantidade de informaes e nmeros que um Departamento

1. Pessoal lida diariamente muito vasto e inclui centenas de dados


essenciais para a empresa. Alm disso, ainda h a necessidade de
o prossional se ajustar realidade de cada empresa, que pode

Por favor, variar de acordo com polticas, regras e cultura.

antes de tudo, Dessa forma, ser organizado o primeiro passo para ser
eciente. Isso quer dizer alinhar processos e classicar
organize-se! demandas como dirias, semanais, mensais e semestrais.
importante ressaltar que nessas horas, um sistema pode ser a
chave para alcanar um resultado ecaz, mas isso no exclui a
necessidade de se organizar.
Foi constatado que 14% das causas de retrabalho esto

2. ligadas perda de informaes.

Por isso, guardar histricos pode signicar salvao para


o Departamento Pessoal. Ou seja, todos os processos
Prevenir antes burocrticos, documentos e acontecimentos precisam ser

de remediar armazenados, antecipando necessidades. Mas, no adianta


registrar essas informaes sem uma ordem lgica, que
facilite a localizao. Crie categorias, elenque em ordem
alfabtica, organize por data e qualquer outro ltro que faa
sentido na sua rotina.

O nico cuidado deixar claro para toda a equipe como esto


organizadas as informaes, alm de criar um padro para
manuse-las. Assim, o histrico se torna fcil, poupa tempo e
dura para sempre.
Os prossionais de DP esto acostumados com leis e regras para

3. desenvolver suas atividades. Porm, o mundo est em constante


mudana e o governo brasileiro tambm!

Para acompanhar as atualizaes de impostos e legislaes,


Profissionais fundamental estar em contato com ferramentas de atualizao

mais valiosos cursos, palestras, fruns. A melhor forma adotar um sistema com
atualizaes em tempo real, que permita a adequao automtica
= dos seus processos aos do governo. Mas isso no elimina a
importncia de um prossional de DP com conhecimento atualizado.
profissionais Ele capaz de transmitir a conana que a empresa precisa na hora
mais atualizados de tomar decises ou estabelecer processos. Que tal se transformar
em uma referncia nos processos legais da Folha de Pagamento?
Por que no sair na frente com todas as informaes sobre a
implantao do eSocial?

Investir na sua prpria capacitao, como prossional de DP, uma


forma certeira de se destacar e agregar valor sua posio dentro
da empresa. Mas, claro, no deixe de multiplicar o seu conhecimento
entre sua equipe. Ela tambm a chave para o seu sucesso.
No adianta ser bom naquilo que voc faz. Se voc no

4. souber se comunicar com clareza, no estar aproveitando


toda a sua capacidade.

Leia isso 100 vezes: essencial que um prossional de DP


Olha a transmita para a empresa, de forma eciente, suas demandas

comunicao, e seus processos.

hein! muito comum que o DP seja consumido por uma rotina


muito especca e se torne relevante apenas para corrigir ou
alertar funcionrios. Mas uma das reas principais de uma
empresa no pode se limitar a isso! Redija e divulgue seus
procedimentos. Envie lembretes sobre seus prazos. Atualize
seus pares sobre realizaes. Quanto mais voc aproximar
sua rotina das outras reas, mais conhecidos vo car seus
processos e mais pessoas conseguiro segui-los.
Para ser um bom prossional, voc precisa conhecer as

5. melhores ferramentas que o mercado oferece para auxiliar


na administrao dos processos.

O primeiro passo para isso estar atualizado com tendncias


Trabalhe com e inovaes, lanadas a todo momento e capazes de

as melhores multiplicar resultados. Depois, identique as solues que


melhor se adequem necessidade da sua rea. Tambm
ferramentas essencial buscar referncias. Hoje em dia, uma rpida busca
na internet traz opinies de usurios, sejam elas positivas
ou negativas.

Por exemplo, ao escolher um sistema, busque informaes


sobra a velocidade que ele suporta, o atendimento de suporte
oferecido, valores e funcionalidades. Estes so indicadores
que, quando considerados, aumentam as chances de escolher
o produto ideal.
Implantar auditorias peridicas uma forma de obter controle

6. da qualidade do DP e detectar gargalos. Ento, indicado


desenhar um uxograma para auditorias da equipe, dos
procedimentos e, inclusive, da opinio de clientes externos.

Garanta sua Quanto mais detalhado for o seu uxo ou seja, separado por

performance fases, prazos e resultados que precisam ser medidos, mais fcil
de adiantar contratempos, detectar erros, promover mudanas
com auditorias e, acima de tudo, registrar os resultados positivos da rea.

Uma auditoria capaz de investigar causas e identicar fontes


de erros, por exemplo, e criar oportunidades de melhorar
performances de forma ecaz, assertiva e rpida.
Talvez, um grande diferencial do perl de um prossional de

7. Departamento Pessoal seja a transparncia e a tica. Isso


porque este prossional que detm uma enorme quantidade
de informao condencial. Toda a rea de DP precisa ter

Transparncia e no DNA o compromisso com os dados da empresa e dos


funcionrios. Mas isso no novidade, no mesmo? O fato
tica precisam que a melhor forma de transmitir este compromisso adotar
uma postura absolutamente tica e transparente. Ou seja, as
estar no sangue! informaes condenciais precisam ser guardadas, enquanto
as informaes que impactam diretamente os funcionrios,
precisam ser comunicadas com 100% de transparncia.

O vazamento de algum dado ou a omisso de outro, pode


causar mal entendidos que colocam em pauta o rendimento e
a conana da rea.

Crie uma misso, viso e valores da sua rea. Proponha


imprimir em um quadro e pendurar em uma das paredes.
Divulgar esse tipo de conduta nunca demais.
O Departamento Pessoal, em geral, centraliza a gesto de

8. diversos fornecedores, como vales refeio, seguros e outros


benefcios que variam de empresa para empresa.

Muitas vezes, estes fornecedores so contratados e


Negocie com permanecem atendendo empresa por um longo tempo.

fornecedores Se alguma poltica seja do fornecedor ou da empresa, no


mudar, capaz de os contratos durarem para todo o sempre.

Obviamente, existe um ponto positivo nisso que a


construo de um relacionamento de conana e exibilidade
com estes fornecedores o que quebra um galho! Mas h um
fator que pode ser bastante negativo...

No abrir uma concorrncia peridica para fornecedores,


acaba deixando a empresa sem referncia quanto a preos
praticados e solues oferecidas. O DP, como rea estratgica,
deve ser o gerenciador destes servios para otimizar os
investimentos e detectar oportunidades.
Que tal obter excelncia em todas as suas entregas? Melhor que

9. isso... que tal ocializar esta excelncia para toda a empresa?

Os complexos processos do Departamento Pessoal, muitas


vezes, passam despercebidos pelo seu cliente interno.
Excelncia Assim, para ressaltar seu atendimento em termos de prazo,

nas entregas qualidade e ecincia, importante implantar uma pesquisa


ps-solicitao. Por exemplo, voc pode enviar um e-mail
pedindo uma nota em relao a estes quesitos e calcular uma
mdia da satisfao da empresa em relao ao seu trabalho.
Alm deste nmero poder ser um indicador estratgico para a
empresa, o canal pode ser uma abertura para os funcionrios
demonstrarem suas opinies.
Por m, mantenha sempre em mente o pilar que voc

10. representa para a empresa e se aproprie deste lugar. Anal, os


prossionais de DP so desaados diariamente por complexos
processos, que impactam diretamente em dois fatores mais do

Reconhea que estratgicos para uma empresa: estar em dia com as leis e
manter os funcionrios motivados.
seu valor Portanto, mantenha o olhar alm das paredes do seu setor.
Embora o DP reporte ao RH ou ao Financeiro, este o
departamento de interseo entre todos os outros, desde
sempre e em qualquer lugar do mundo!!!

Cuidado para no se limitar s operaes e s rotinas do adia a


dia e acabar se desconectando da estratgia nal. Seu trabalho
conta com as metas da empresa e as metas da empresa contam
com o seu trabalho! ;-)
Claudio Nasajon