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SUMÁRIO
2

SUMÁRIO
4 Introdução

5 Qual a importância da gestão para a otimização dos

resultados?

6 Quais são os erros de gestão mais cometidos

pelas agências?

10 Dicas de gestão: Quais não podem faltar na sua

agência?

12 Como efetuar uma gestão eficaz em cada área da

agência?

20 Conclusão

21 Sobre o Studio
SUMÁRIO 3
SUMÁRIO
4

INTRODUÇÃO
Considerando a competitividade do mercado publicitário e a
exigência por soluções que gerem bons resultados, é natural que
as agências queiram ir além de entregar campanhas criativas e que
surpreendam os seus clientes. Claro que esse ainda é um ponto
importante, mas para alcançar o sucesso desejado é preciso
pensar além, ou como costumamos dizer, “fora da caixa”.

Nesse caso, uma gestão eficiente é o carro chefe para enfrentar

todos os desafios com segurança, crescer de forma saudável e
fidelizar os clientes. Foi pensando nisso que criamos o Guia de
gestão para agências, material que contém todas as dicas
necessárias para que você consiga implementar os preceitos
básicos de gestão na sua agência. Além de evidenciar os erros
comuns, o conteúdo traz dicas valiosas para o gerenciamento das
principais áreas do seu negócio.

Também mostraremos como tornar sua agência mais organizada a

partir de práticas simples, tais como: ter indicadores e metas bem
definidos, promover a integração entre os departamentos e
automatizar tarefas repetitivas. Quer saber mais? Continue lendo
para descobrir!
SUMÁRIO 5

QUAL A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO PARA

A OTIMIZAÇÃO DOS RESULTADOS?

O sucesso de uma empresa não depende da sorte, mas sim de uma boa gestão. Ter as
técnicas certas para administrar os negócios é decisivo para o alcance de resultados e
para garantir o crescimento organizacional, pois elas melhoram o fluxo de trabalho,
facilitam processos operacionais e simplificam procedimentos.

Quando realizadas de forma correta, permitem realizar um bom monitoramento de

desempenho e qualidade, fornecendo informações estratégicas para a validação de
análises precisas e contextualizadas. Além disso, essas técnicas são importantes
recursos para melhorar a rotina dos profissionais e estimular a motivação do time.

É nítido que há uma crescente preocupação em fazer da gestão um diferencial. Claro que
a criatividade das campanhas ainda é um fator importante, mas se destacar no mercado
depende de um pensamento estratégico, voltado para a conquista de resultados não só
para os clientes, mas para a própria agência.
SUMÁRIO
QUAIS SÃO OS ERROS DE GESTÃO
MAIS COMETIDOS PELAS AGÊNCIAS?
A palavra “erro” pode até soar um pouco pesada em um primeiro
momento, mas acredite, até as agências com anos de experiência
passam por dificuldades. O que as diferenciam das outras é a
forma com que lidam com tais desafios. A seguir, separamos
alguns dos principais equívocos para que você passe longe deles.
Confira!
1.Não se planejar
Nós gostamos de enfatizar o quanto um planejamento pode fazer a
diferença ao longo da execução de um projeto. E não é para
menos. É por meio dele que se define diretrizes importantes
quando o objetivo é atender de forma satisfatória aos clientes e,
de quebra, acrescentar ações que vão tornar esse caminho mais
descomplicado. Do contrário, até mesmo as grandes agências
correm o risco de serem surpreendidas negativamente.
E sim, não é nenhuma novidade que imprevistos acontecem, mas
estar preparado contribui para que você saiba lidar com
acontecimentos inesperados. Quando não há um planejamento, a
saúde de toda agência é colocada em risco, seja ela relacionada à
capacidade produtiva, gestão financeira ou rotina operacional.
6
2. Não confeccionar o briefing corretamente
Nunca é demais ressaltar a importância que o briefing representa
para resultado final de um job, e o quanto ele é responsável
pelas constantes alterações solicitadas pelo cliente quando não é
elaborado de forma correta. Além disso, é ele quem vai cercear a
relação entre a agência e o cliente, por isso precisa conter
informações completas acerca de seu negócio e das
especificações relacionadas ao job.
Abaixo, listamos alguns erros mais cometidos na elaboração do
briefing:
Não inserir informações suficientes ou em excesso
Na correria do dia a dia informações importantes acabam sendo
deixadas de lado, bem como a descrição dos objetivos que o
cliente quer atingir. Mas o contrário também pode acontecer:
briefings muito extensos acabam se tornando cansativos e levam a
crer que as informações não foram filtradas, mas sim inseridas de
forma indiscriminada no roteiro.
Não fazer uma análise dos concorrentes
Outro descuido cometido durante a descrição do briefing é não
efetuar uma análise dos concorrentes. Isso porque uma das
maneiras de enxergar o diferencial que a sua conta possui é
visualizando o atual cenário dos concorrentes. Portanto é
essencial:
SUMÁRIO
• listar quais são os concorrentes diretos e indiretos;
• conhecer seus respectivos produtos ou serviços;
• efetuar um levantamento de preços, descontos e promoçõe
definidos para cada um;
• analisar a qualidade de seus serviços ou produtos;
• compreender seus pontos fortes e fracos.
Não estudar o seu próprio cliente
Não se esqueça, este é o momento crucial para entender as
necessidades dos clientes para entregar os resultados tão
esperados. Pesquise e estude tudo o que puder sobre o negócio
de seu cliente e não se esqueça de estabelecer metas e
objetivos bem claros!
Agora é só colocar o briefing em prática
a partir do nosso modelo gratuito!
3. Não dar a devida atenção ao setor
financeiro
Para boa parte dos publicitários, o universo financeiro pode ser
um assunto complexo quando não há muito estudo, dedicação e
ferramentas envolvidas em sua gestão. As consequências podem
ser ainda piores quando não há uma integração financeira com
os demais departamentos. Negligenciar o setor financeiro, não é,
entretanto, a pior forma de lidar com o tema. Existem erros
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constantemente praticados por gestores e que comprometem todo
o potencial de crescimento da agência. Veja quais são:
Não acompanhar as contas a pagar e a receber
Imagine ter que arcar com gastos desnecessários (e muitas
vezes inesperados), como multas e juros? Acredite, esta é uma das
consequências quando se desconhece os vencimentos de contas
a pagar. Este, por sua vez, é um cenário conhecido quando não
há um controle efetivo sobre as contas pendentes e as que serão
recebidas. Mas não se trata apenas disso, para que esse
controle seja efetuado corretamente é fundamental seguir os
seguintes procedimentos:
• Saiba precificar os seus serviços: Essa prática garante não só
uma competitividade saudável do seu serviço, mas também
assegura sua liquidez.
• Cuidado ao contar com valores os quais ainda não foram
quitados: Procure registrá-los somente quando o pagamento
for efetuado pelo cliente, desta forma, o financeiro não conta
com uma receita que, na prática, se encontra inexistente no
caixa.
Não realizar projeções financeiras
Tão importante quanto controlar as contas a pagar e a receber é
se basear em uma uma visão financeira ampla a fim se preparar
melhor para possíveis sazonalidades. Na prática, existem duas
formas de compreender os valores das despesas: através dos
custos fixos e despesas preestabelecidas, como o fee mensal.
SUMÁRIO
Quando não há um controle eficiente dessa demanda, corre-se o
risco de se deparar com futuros prejuízos, uma vez que é quase
impossível prevê-los com antecedência ou elaborar estratégias
para evitá-los.
Não analisar o DRE
O DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) permite um
acompanhamento das principais informações financeiras da
agência. Sem esse apoio, é praticamente inviável visualizar o
planejamento de receitas e despesas bem como o valor de
contratos fechados em um determinado período. Se o seu objetivo
é avaliar melhor a utilização de recursos a agência, essa análise é
essencial para cercear o departamento financeiro a partir de
resultados seguros e indispensáveis para a tomada de decisão.
4. Não estabelecer uma estratégia definida na
equipe comercial Apresentar o produto no momento errado
Fechar boas contas em maiores quantidades é, sem dúvidas, um
objetivo almejado por grande parte das agências. Todavia,
encurtar o ciclo de vida de um lead não é uma tarefa simples.
A seguir listamos alguns erros que sua equipe comercial precisa
evitar. Confira os principais erros:
Não conduzir o lead a enxergar suas possíveis
necessidades
Em linhas gerais, um dos objetivos mais importantes do time
comercial é conduzir quem está do outro lado da linha a enxergar
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suas necessidades. Mas, para que isso ocorra é preciso realizar
perguntas capazes de levar o lead a perceber possíveis gargalos
em seu negócio. Uma das formas de alcançar tais respostas é
realizando perguntas retóricas com o objetivo de ratificar
deficiências que ainda não estejam latentes.
Não escutar o que o lead tem a dizer
Começar a falar sobre os atributos e benefícios do produto
antes mesmo de ouvir o que o prospect tem a dizer é um equívoco
cometido por muitos times comerciais. É preciso, antes de tudo,
entender a dor do lead para que as soluções sejam focadas em
suas reais necessidades. Também é muito comum que falhas
sejam apontadas sem que possíveis soluções sejam indicadas.
Nesse caso, se colocar no lugar do outro é fundamental. Indique o
que o prospect faz de melhor, elogie os seus pontos fortes e, em
seguida, aponte melhorias.
Outro erro comum é fazer apresentações do produto muito cedo.
Isso porque já está mais do que claro que “empurrar” algo para
alguém sem conhecer suas necessidades é uma técnica
ultrapassada e pode significar uma enorme perda de tempo para o
time comercial. Nesse caso, tente trabalhar ao máximo o branding
na mente do consumidor e, acima de tudo, gere uma necessidade
latente, não force-a.
Prometer o que não se pode cumprir
Gerar grandes expectativas e no fim das contas não cumpri-las
SUMÁRIO 9

pode afetar de forma negativa a reputação da agência e, claro, os

resultados do próprio cliente. De toda forma, caso as promessas
sejam mantidas e a agência não reunir, naquele momento, os
recursos necessários para colocá-las em prática, há grandes
chances de que os resultados fiquem abaixo do esperado pelo
cliente. Nesse caso, definir e gerenciar as expectativas conforme o
potencial produtivo da agência é essencial para evitar um
mal-estar com o cliente.

5. Não promover a integração entre os

departamentos
Imagine a seguinte situação: Sua agência fez um excelente
planejamento, os briefings estão padronizados e a estratégia do
time comercial está redondinha. Mas... o controle sobre o tempo
gasto em cada job não é efetuado e as falhas operacionais são
constantes. Parece que o cenário não está tão positivo assim, não
é? Parte desses problemas acontece por conta da ausência de um
sistema integrado, capaz de gerenciar toda a agência com a
possibilidade de integração online com o cliente.

Quer saber mais sobre gestão de pessoas na

agência? Não deixe de conferir nosso artigo!
SUMÁRIO
DICAS DE GESTÃO: QUAIS NÃO
PODEM FALTAR NA SUA AGÊNCIA?
São vários os desafios de liderar uma agência de comunicação.
É preciso investir nas estratégias certas para administrar bem os
processos e promover crescimento para o negócio. Nesse
contexto, há uma série de técnicas de gestão empresarial que você
pode aplicar para gerar bons resultados. Veja:
1.Transparência das informações
Compartilhar as informações com os colaboradores é uma
excelente estratégia para estimular a cooperação e o
engajamento da equipe. A medida possibilita que os profissionais
acompanhem a situação da agência de comunicação e ajudem na
busca de soluções e no desenvolvimento de alternativas para os
problemas encontrados.
Com a transparência de informações, os profissionais ficam mais
conscientes das potencialidades e dificuldades que a agência está
enfrentando. Com isso, eles podem cooperar e ajudar os gestores
a desenvolver soluções.
2. Estabelecimento de metas
As metas são ferramentas fundamentais para otimizar os
resultados e promover o desenvolvimento da agência. Qualquer
crescimento organizacional segue uma direção e os objetivos são
10
os elementos que direcionam esses avanços. Para a agência são
fatores importantes para orientar a estratégia e o planejamento —
ou seja, elas direcionam as ações.
Para os colaboradores, as metas são fontes de motivação e
engajamento. Isso contribui para melhorar o empenho dos
profissionais nas tarefas e gera mais satisfação com o emprego.
Com objetivos bem demarcados, o time tem mais foco e precisão
nas ações.
3. Gestão de indicadores
Os indicadores-chave de desempenho (key performance indicators
ou KPIs) são métricas que auxiliam na avaliação do desempenho
do negócio. A ideia é mensurar diferentes campos que
representam a performance da agência.
Para isso, é importante compor KPIs que reflitam as metas da
organização, que sejam baseados em informações precisas e
mensuráveis, que sejam fáceis de calcular e que tenham regras
claras na definição da métrica.
Esses indicadores são desenvolvidos de acordo com a área em
que a empresa trabalha. A intenção é que eles sejam utilizados na
tomadas de decisão, ou seja, que sejam elementos estratégicos.
4. Integração de sistemas
A comunicação entre sistemas diferentes — que não operam de
forma integrada — pode ser uma grande fonte de erros. Isso gera
SUMÁRIO 11

resultados de menor qualidade e pode exigir refações e muitos

desgaste da equipe para solucionar a questão. O mercado conta
com recursos integradores de sistemas chamados APIs, que são
protocolos da internet que viabilizam a comunicação entre
plataformas distintas.

Os APIs são recursos auxiliares, mas você pode ter uma gestão
mais robusta com o apoio de softwares integrados. Essas
ferramentas realizam uma multiplicidade de funções,
proporcionando organização, agilidade, comodidade e
produtividade.

5. Automatização de tarefas repetitivas

Uma agência de comunicação comporta alguns processos muito
repetitivos, mas que são primordiais para os demais
procedimentos. Uma emissão de nota fiscal é um exemplo. Ela
é fundamental para a segurança jurídica da agência e do cliente,
mas gerar esse documento é trabalhoso e não diverge tanto nos
diferentes serviços prestados.

A realização dessas tarefas repetitivas normalmente ocupa um

tempo relativo e pode ser desgastante para a equipe. Porém uma
alternativa que facilita a rotina e torna os processos muito mais
ágeis é a automatização dessas atividades. Com soluções
informatizadas, a agência cumpre essas demandas com precisão e
velocidade, o que promove bons resultados e otimiza as
operações.
SUMÁRIO
COMO EFETUAR UMA GESTÃO EFICAZ
EM CADA ÁREA DA AGÊNCIA?
Uma das premissas de uma gestão que faça a diferença no negócio
é a preocupação com cada departamento da empresa. Em
agências de comunicação, isso é ainda mais importante, já que,
para que as entregas atendam às expectativas dos clientes, os
setores precisam estar bem alinhados e motivados. Pensando
nisso, separamos um tópico deste ebook especialmente para tratar
de cada área detalhadamente.
1.Gestão de pessoas
Como em qualquer outra empresa, a gestão de pessoas em
agências de comunicação é um assunto de extrema importância e
que precisa de maior atenção dos gestores. Por se tratar de um
meio em que a criatividade é colocada em evidência diariamente, é
fundamental estar ciente das consequências que essa caracter
ística pode acarretar. Isso porque, questões como ego e
vaidade são inevitáveis e devem ser bem administradas a fim de
evitar quaisquer conflitos na agência.
Afinal, quando os colaboradores estão engajados e motivados, o
primeiro impacto é na qualidade dos serviços. Quando você tem
esse objetivo em mente, fica fácil pensar em ações menos
genéricas e mais adequadas ao perfil do negócio.
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Promova a integração do time
Promover a integração da equipe é uma via de mão dupla. Afinal,
ela não só traz ganhos para o colaborador, como também para a
própria agência, uma vez que a troca de informações acontece de
ambos os lados e de maneira constante.
É nítido que promover o desenvolvimento de habilidades e dar
liberdade de expressão aos funcionários é o resultado da
confiança que você deposita no seu time. De fato, isso dá mais
segurança para que os funcionários desempenhem seu trabalho
com mais qualidade e confiança.
Por mais que as ideias sugeridas não sejam aproveitadas em um
projeto específico, é interessante que você, enquanto gestor,
reconheça sua importância e demonstre o motivo pelo qual a
sugestão não poderá ser utilizada naquele momento.
Desenvolva um ambiente agradável na agência
De nada adianta criar um integração entre a equipe se o
ambiente de trabalho não é acolhedor ou não impulsiona a
criatividade, certo? Se tratando de publicidade e marketing, o
local de trabalho pode e deve ser o mais flexível e confortável
possível.
E como sabemos, a pressão no ambiente em questão é algo
extremamente comum. Todavia, é indispensável que o local de
trabalho não seja mais um fator para desgastes e estresses, mas
sim um lugar saudável e propício para a troca de ideias.
SUMÁRIO
É essencial realizar toda o planejamento do espaço, o que inclui a
disposição de móveis, iluminação e cores. Não se esqueça de
aplicar uma pesquisa ergonômica antes, pois é ela quem vai
direcionar todas as mudanças necessárias.
Crie planos de carreira
Muito se fala em criar ações para tornar os colaboradores mais
motivados e dispostos a vestirem a camisa da empresa. Nesse
sentido, criar planos de carreira é indispensável para que os
colaboradores enxerguem um futuro na agência e se sintam mais
engajados com o trabalho.
Além de atender às expectativas dos funcionários e deixar as
oportunidades mais claras, um plano de carreira auxilia na
definição do escopo de treinamentos, direciona melhor os
feedbacks e corrige falhas de forma mais assertiva.
Crie programas de recompensas
Não é novidade que o ambiente publicitário é naturalmente
competitivo. Mas sabia que dá para elevar essa prática a um nível,
digamos, mais saudável? Se o objetivo é potencializar os
resultados da agência e promover a retenção, criar competições
que tenham como intuito deixar os funcionários mais motivados e
empolgados com o trabalho é uma boa pedida.
Antes de colocar essa ação em prática, é importante planejar a
atividade adequadamente, identificando as necessidades dos
envolvidos e definindo o tipo de premiação.
13
Faça feedbacks constantes
Você costuma dar ou receber feedbacks? Caso sua resposta for
negativa, a dica é: comece já! Como mencionamos
anteriormente, por se tratar de um trabalho criativo, é preciso ter
ainda mais atenção com a forma de comunicação na agência.
Por exemplo, quando uma campanha é alvo de elogios por parte
de um cliente, nada mais justo do que compartilhar essa boa
notícia com toda a equipe. Se possível, cite os envolvidos no
projeto em questão e parabenize-os pelo bom trabalho
desempenhado.
Em contrapartida, se uma campanha não agradou tanto assim ou
não trouxe os resultados previstos pelo cliente, procure não expor
um determinado colaborador diante de todo o time. Nesse caso,
chame-o para uma conversa em particular e mencione o que não
saiu como o planejado, sempre destacando os pontos de
melhoria.
A partir do momento em que instaura-se uma cultura de
feedbacks constantes, uma série de mudanças começam a
ocorrer. Além de se sentirem mais valorizados, os colaboradores
trabalham com mais satisfação e segurança.
Ofereça salários adequados
A planilha “Como é trabalhar aí”, expôs uma série de críticas
relacionadas ao ambiente de trabalho nas agências. E uma das
queixas mais frequentes dos profissionais de agências de
publicidade no Brasil está pautada na remuneração.
SUMÁRIO
Baixos salários e ausência de um plano de carreira são só alguns
problemas citados no documento. Dito isso, tirar conclusões
baseadas apenas na nomenclatura dos cargos pode ser um tiro no
pé.
É fundamental estabelecer análises mais detalhadas sobre as
exigências que o cargo exige, além das entregas realizadas pelos
profissionais em questão. É preciso ter muito cuidado ao observar
essas questões, pois salários incompatíveis resultam, na maioria
das vezes, em desligamentos de excelentes funcionários.
Embora a média salarial deva ser considerada ao estabelecer
valores de remuneração, é preciso levar uma série de fatores em
consideração. Selecionamos os principais:
• porte da agência e média salarial do mercado;
• nível de exigência das tarefas;
• experiência prática;
• responsabilidades atribuídas ao cargo;
• momento no qual a agência se encontra.
2.Gestão do fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho diz respeito ao conjunto de processos
envolvidos para que o pedido do cliente se converta em uma ação
ou campanha publicitária. Esses procedimentos são divididos em
etapas distintas, que são o recebimento da demanda,
planejamento e elaboração do briefing, produção de conteúdo,
veiculação e avaliação dos resultados.
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Fazer uma boa gestão do fluxo de trabalho pode ser uma ótima
estratégia para alcançar melhores resultados na sua agência. Ao
estruturar esse processo, é possível identificar falhas e obstáculos
que trazem maus resultados e afetam a produção de forma
negativa.
Assim, há a possibilidade de implementar melhorias e garantir
efeitos positivos para o seu negócio. Estruturar o fluxo de
trabalho na agência com qualidade e efetividade depende de uma
série de ações realizadas pela empresa. Veja quais são essas
práticas a seguir!
Mapeie os processos
Para um bom fluxo de trabalho, é importante fazer um
mapeamento de todos os processos realizados na agência. A
ideia é mostrar como a demanda se converte em um serviço e dá
origem a uma campanha final, indicando como as atividades são
encaminhadas.
Mapear o fluxo de trabalho na agência ajuda a visualizar como
os procedimentos estão sendo encadeados. Com isso, é possível
identificar falhas, problemas de comunicação, potencialidades e
gargalos na produção.
Construa um planejamento
Com o mapeamento, você reuniu uma série de informações sobre
o processo produtivo na agência. Agora, utilize esses dados para
construir um planejamento para o fluxo de trabalho. Nesse
plano, coloque vários detalhes e busque soluções para os
SUMÁRIO
problemas identificados.
É importante também delegar as tarefas, separando quem vai ser
responsável pela implementação das mudanças em cada área. No
desenvolvimento do plano, é necessário elencar as tarefas e
estabelecer como se dá o fluxo de atividades.
Automatize processos
Os recursos tecnológicos possuem uma série de funcionalidades
que ajudam a estruturar o fluxo de trabalho nas empresas. Essas
ferramentas dão suporte às atividades executadas na agência,
facilitando o manejo das informações. Dados ligados à cartela de
clientes, à documentação das atividades, distribuição de tarefas,
controle dos jobs e da agenda e à comunicação são gerenciados de
forma otimizada, garantindo melhores resultados.
Aposte no design thinking para estruturar processos
O design thinking é uma forma de pensar diferenciada, baseado
em uma reflexão crítica e criativa da realidade. Ele pode ser
aplicado na gestão de processos e na estruturação do fluxo de
trabalho e garantir resultados mais positivos para a agência.
As fases que compõem o design thinking são:
• a imersão (processo de entendimento da realidade analisada);
• ideação (criação de recursos e ferramentas para o alcance de
objetivos);
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• prototipação (é a testagem);
• desenvolvimento (momento de aplicação do recurso ou
estratégia criado).
Acompanhe os resultados
Após realizar o planejamento, o mapeamento, a construção do
fluxo com a gestão de processos e o design thinking, é
necessário realizar medidas de avaliação desses procedimentos.
Assim, observe se as ações realizadas contribuíram para o
aumento da produtividade da equipe e a redução dos entraves no
fluxo de trabalho.
Para isso, analise os resultados financeiros, a satisfação do cliente
e o sucesso das campanhas lançadas. Se encontrar problemas nos
processos, revise o fluxo de trabalho e busque alternativas com o
design thinking para remediar essas dificuldades.
Estruturar o fluxo de trabalho da agência é uma medida
fundamental para obter mais eficiência, qualidade e efetividade.
Com a gestão de processos, é possível desenvolver a cadeia
produtiva de forma sistêmica, considerando todos os
procedimentos de forma integrada.
Para desenvolver o fluxo de trabalho, faça o mapeamento dos
serviços na empresa e planeje as ações de otimização do
processo. Aplique também o design thinking e automatize as
SUMÁRIO
16

atividades. Da mesma maneira, você tem que ter na ponta da língua o total
de seus custos internos. Para formular um bom plano financeiro,
é imprescindível tomar algumas providências. Logo a seguir, você
3.Gestão financeira confere as principais delas. Veja!
Muitos líderes do setor publicitário vêm sofrendo com a queda do
poder de negociação junto aos clientes. Nesse cenário, sem uma
Controle contas a pagar e receber
boa estruturação das finanças fica muito difícil reverter um quadro
Uma gestão financeira de qualidade, inevitavelmente, esbarra em
negativo. Embora possa parecer óbvio, um bom gerenciamento
várias preocupações com o futuro. É aí que entra uma
das finanças é determinante para não perder dinheiro e para se
contagem para estimar os valores que estão para entrar (receber),
conservar prestigiado no mercado.
e as quantias que estão para sair (pagar). Tome cuidado para não
cair em alguns erros comuns, como esquecer de considerar os
Nesse contexto, entra em ação a chamada gestão financeira
dados sobre as negociações parceladas, sejam elas para ganhar,
estratégica. Trata-se de um conjunto de providências tomadas
sejam para efetuar algum pagamento.
para fazer com que a situação econômica de um negócio seja a
mais vantajosa possível. Nessa missão, estão incluídas condutas
Outra dica é montar um calendário anual com as datas que
como reduzir os gastos, monitorar as despesas, fazer balanços
provoquem efeitos sazonais na agência. É o caso do Natal, Dia
periódicos, elaborar o fluxo de caixa, entre outras.
das Mães, Dia das Crianças, Carnaval ou outras que influenciam a
rotina do seu cliente de alguma forma.
Um bom controle das finanças pode afetar diretamente a área
criativa. Como fazer um vídeo de qualidade sem os devidos
recursos? Já com um saldo positivo, os criativos focam o cliente Pesquise o histórico de crédito dos clientes novos
sem que seja preciso gastar tempo com temas, insumos e demais
itens de infraestrutura. Consulte órgãos de proteção ao crédito ou faça uma pesquisa
própria para saber como é o histórico de pagamento dos clientes
A gestão financeira para agência de publicidade abrange o novos com seus fornecedores e prestadores de serviço. Com base
monitoramento de gastos e ganhos bastante específicos. É preciso nesse resultado, você elabora contratos mais restritos, com
calcular, por exemplo, as despesas com mídia e com a produção cláusulas que exijam multas em caso de atrasos ou a aceitação
das campanhas. Além disso, é essencial um bom controle sobre o exclusiva de remuneração à vista.
pagamento do fee mensal.
SUMÁRIO
Ofereça modelos flexíveis para os bons pagadores
Para seus clientes que costumam pagar em dia, ofereça cortesias
especiais. Apresente descontos e estimule a retenção dos
anunciantes que têm o hábito de honrar os compromissos. Dessa
forma, você consegue ampliar esse estilo de cliente na sua base, o
que é um grande tesouro.
Envie lembretes automáticos
Em muitos casos, a inadimplência e o atraso ocorrem por um
simples esquecimento ou descontrole na agenda do cliente. Dessa
forma,o melhor a se fazer é enviar notificações automáticas
poucos dias antes da data de vencimento. Depois que o prazo
passa, também é recomendável recordar seu contratante sobre
essa expiração. Lembre-se de usar uma linguagem amigável e
delicada.
Redução de custos
Uma boa gestão financeira também auxilia na redução de custos.
Isso porque, para fazer as suas despesas caírem, será preciso
identificar os pagamentos e as dívidas atuais, concorda? Até para
definir o patamar dessa queda, antes será necessário conhecer o
tamanho desses gastos. Sem uma gestão das finanças bem-feita,
essas informações acabam se perdendo no cotidiano, o que
atrapalha as decisões estratégicas.
Para diminuir os gastos, são vitais as análises da saúde financeira e
as avaliações das condições do fluxo de caixa. Por isso, a redução
de custos está diretamente atrelada ao gerenciamento financeiro
de qualidade.
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Faça o devido acompanhamento do fluxo de caixa
Seja muito disciplinado com o monitoramento do fluxo de caixa,
que precisa ser diário. Qualquer distorção ou informação
equivocada podem induzir a tomadas de decisões desastrosas.
Além da situação financeira em si, por trás do fluxo de caixa há
outros dados estratégicos para a gestão de uma agência. Saber
interpretar essas informações é o desafio.
Quando se analisa o comportamento das entradas e saídas em
intervalos anteriores, é comum encontrar certos padrões.
Você pode perceber, por exemplo, uma queda no
faturamento nos meses de janeiro e julho e verificar que isso se
repetiu ao longo dos últimos cinco anos. Com uma informação
dessas nas mãos, é possível focar na captação de novos clientes.
Uma ideia seria prospectar escolas e universidades que,
justamente nesse período de maré baixa na sua agência, precisam
de campanhas publicitárias para divulgar suas matrículas e
vestibulares. Em outras palavras, é necessário usar o fluxo de
caixa de forma inteligente.
Monitore todas as operações financeiras
Todas as movimentações financeiras da agência precisam ser
monitoradas para obter um controle financeiro eficaz. A dica
preciosa, porém, é não deixar as contas pequenas de fora dessa
soma. As despesas mais altas e perenes são até relativamente
simples de acompanhar.
SUMÁRIO
Já as menores e esporádicas são complexas para se supervisionar.
Nesse sentido, tome cuidado em relação aos gastos com insumos
de valores baixos, com viagens curtas, com lanches para
colaboradores, entre outros tipos de despesas que podem passar
despercebidas. Quando somados, esses gastos aparentemente
irrisórios podem fazer uma grande diferença.
Separe as contas da empresa das pessoais
Jamais use as contas corporativas para as despesas pessoais e
vice-versa. Embora possa parecer óbvio, esse erro é bastante
comum. Mesmo que, eventualmente, você pague uma conta do
negócio do seu próprio bolso, isso pode afetar o resultado do fluxo
de caixa.
Tenha propósitos bem definidos
Instituir metas é sempre positivo para a gestão financeira porque
elas podem ser monitoradas. Desse modo, quando o objetivo não
é atingido, é possível criar estratégias para reverter esse quadro.
Quando não há intuitos bem delineados, a gestão financeira segue
sem rumo e deixa de aproveitar uma parte expressiva de seus
benefícios. Veja exemplos de metas que podem ajudar no
gerenciamento financeiro:
• reduzir em 10% as despesas fixas em um ano;
• aumentar os lucros em 5% nos próximos seis meses;
• guardar 10% da receita líquida mensalmente como uma
espécie de “seguro” para contenção de emergências
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financeiras.
Adote softwares especializados em agências
Com softwares especializados no mercado publicitário, os
processos financeiros se tornam simples de serem tocados e
observados, até mesmo para os leigos em economia e finanças.
Esses programas integram toda a gestão em única plataforma:
tarefas, atividades de finanças e comunicação com os clientes são
acompanhadas em tempo real, em interface única. Desse modo,
as operações são padronizadas e automatizadas. São recursos
tecnológicos que deixam o job mais rápido e lucrativo.
4.Business intelligence
Nas últimas décadas, passamos por muitas mudanças na forma
como nos comunicamos e consumimos produtos, serviços e
conteúdos. Graças ao avanço dos dispositivos móveis e à
expansão do acesso à web, as interações humanas estão mais
dinâmicas e com menos limitações.
Nesse cenário, as agências têm que lidar com um volume de dados
crescente para otimizar campanhas e estratégias. Para isso, é vital
saber o que é Business Intelligence (BI) e como ele pode ser útil no
foco do negócio. Como o ritmo de produção de dados nas
corporações têm crescido, é importante contar com uma
ferramenta que consiga unir, processar e extrair conteúdos úteis
do meio deles para os gestores.
SUMÁRIO
O conceito de Business Intelligence (Inteligência de Negócios)
envolve a transformação de dados brutos em informações
importantes e estratégicas para uma empresa. Para resolver isso,
aumentando o poder desses dados, é preciso contar com um
sistema de Business Intelligence, pois ele coleta, organiza e
analisa essas informações, entregando-as de forma otimizada para
os tomadores de decisão.
Tais informações podem ser coletadas a partir das seguintes
fontes:
• dentro da própria agência;
• baseadas nas necessidades dos clientes;
• a partir das condições atuais do mercado;
• e dos aspectos econômicos e tecnológicos.
Após a extração de informações relevantes para a agência, é feita
uma reengenharia dos processos realizados dentro da sua
empresa criativa, a qual será responsável por analisar todo o fluxo
de trabalho a fim de efetuar uma reestruturação de todo o
processo. A seguir, mostraremos como utilizar esse conceito na
sua agência.
Esclareça sua importância para toda a equipe
Como se sabe, utilizar a metodologia de B.I tem sido uma solução
valiosa para empresas que buscam maior assertividade na hora de
mensurar a performance de toda a organização.
Mas, sabemos o quão ineficiente pode ser adotar uma nova fer-
ramenta ou recurso sem que antes toda a equipe saiba do que se
trata, certo? Se possível, faça uma reunião com seus
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colaboradores para que seus benefícios sejam vistos e entendidos
por todos.
Foque na colaboração entre todos da agência
Equipe que trabalha unida produz mais resultados, disso não
temos dúvidas. Se você já ouviu o termo “Agile” alguma vez, sabe
do que estamos falando. Esse conceito tem como principal
característica a colaboração de todo o time de forma interativa.
A ideia é focar em áreas específicas, mas ao mesmo tempo se
guiar por uma estratégia totalmente integrada. Ao utilizar esse
método para implementar o conceito de B.I em sua agência,
certamente você terá mais rapidez e sucesso em suas operações
diárias.
Concentre-se em métricas importantes
Como já vimos, Key Performance Indicators os KPIs — ou
simplesmente métricas, são verdadeiros aliados de qualquer
organização que busca eficiência na mensuração de resultados.
Mas, o que elas têm a ver com Business Intelligence?
Na verdade, é a partir das métricas que você irá orientar o
trabalho de sua equipe e verificar se ele está sendo bem
executado. Lembre-se, tais métricas devem estar alinhadas com a
estratégia da sua agência e podem variar conforme cada
implementação.
Defina um sistema de B.I unificado
SUMÁRIO
Simplificar a implementação de uma nova ferramenta é,
certamente, a forma mais eficaz para fazer com que a adesão seja
completa e eficaz. Mas, isso não significa que a análise de dados
deve ser isolada. Portanto, tente unificá-los ao máximo e trabalhe
com
esses dados simultaneamente.
Pode ser que no início os colaboradores tenham dúvidas, isso é
normal quando uma nova metodologia é implementada. Nesse
caso, oferecer treinamentos e fazer demonstrações do sistema é
imprescindível. Bem, ficou claro que trabalhar com Business
Intelligence auxiliará sua agência criativa em todos os sentidos e
fará uma enorme diferença na análise de resultados.
Como visto, o Business Intelligence colabora para uma visão geral
dos negócios, porém excluindo detalhes que em nada acrescentam
às suas atividades. Dessa forma, os dados se tornam mais
precisos, servindo para a tomada de decisão mais efetiva dentro
da organização.
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CONCLUSÃO
Depois de ler este material, ficou claro que gerenciar uma agência
de comunicação é um trabalho que envolve esforço e, sobretudo,
atenção redobrada quando o assunto é fazer com que todas as
áreas estejam alinhadas estrategicamente.
Aqui, você conheceu os principais erros cometidos por boa parte
das agências, entendeu como evitá-los e aprendeu as principais
dicas para lidar com esses desafios com segurança e eficiência.
Viu também, que a gestão de pessoas deve ser um assunto tratado
com maior atenção, sendo necessário debater com todo o time a
fim de chegar às melhores conclusões.
A partir de agora, você tem insumos valiosos para aprimorar ainda
mais a gestão na sua agência. Lembre-se de considerar o uso de
uma ferramenta específica para o seu negócio, só assim você será
capaz de coletar dados importantes a partir de relatórios,
garantindo previsibilidade financeira, potencializando a
produtividade da equipe e tomando as melhores decisões. Prepa-
rado? Conte com a gente!
SUMÁRIO 21

SOBRE O STUDIO
O Studio é um software de gestão com o foco de integrar os
departamentos das agências de comunicação. O modelo de gestão do
Studio dá suporte a todas as atividades executadas na agência. São
funcionalidades facilitadoras, que vão desde a organização da carteira
de clientes, até a análise da rentabilidade de cada um, passando por
todos os processos operacionais como contratação de terceiros,
controle de prazos, planejamento de mídia, cotações e muito mais! É
como se fosse uma engrenagem, cujo centro das atividades é o job! A
partir dele, tarefas são distribuídas, peças são direcionadas aos
criativos, as aprovações dos valores acontecem e, na sequência, ocorre
o envio dos alertas de faturamento ao financeiro.

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