Guia DE

COMUNICAÇÃO

EFICIENTE
Como melhorar a comunicação

interna na sua empresa

À medida que uma

empresa cresce, a

comunicação se torna

seu maior desafio.”

Ben Horowitz, empreendedor, investidor e

cofundador da firma de venture capital

Andreessen Horowitz
Sumário
4 Introdução 16 O que dá para melhorar

5 Por que a comunicação é

18 Linguagem corporal digital: o que é e como funciona
tão importante

8 Comunicação digital: o que muda 20 Emojis são parte da comunicação

9 Principais métodos de comunicação 22 Emojis: Sim, não, sempre ou nunca

12 Como evitar problemas de comunicação interna 24 Ferramentas para facilitar a comunicação

Como identificar e resolver os problemas

14 de comunicação interna
Introdução
As organizações que investem em comunicação interna estão Um gestor eficaz, que tem a confiança de seu time, é capaz de
fazendo mais do que um favor a si mesmas: estão fazendo um motivar as pessoas a buscar os melhores resultados – e com
bem a seus clientes. menos mal-entendidos.

Ser capaz de manter uma comunicação clara, em que a
mensagem chega aos colaboradores sem tropeços, garante que
eles possam reproduzir essa comunicação no contato com os
clientes. Se por outro lado a comunicação interna é confusa, com
diretivas que mudam a todo momento, dando abertura a
diferentes entendimentos... bom, você entendeu.
No final, essa relação de confiança, que nasce da boa
comunicação, acaba se transformando em uma vantagem
competitiva para a empresa e para a carreira de quem aprende a
se comunicar bem.

A boa comunicação cria confiança entre as pessoas e essa

confiança pode ser trabalhada como um dos pilares da cultura
organizacional levando ao aumento do engajamento e da
produtividade geral, segundo estudos da Universidade de Harvard.
Com gestores que prezam pela transparência, o processo
colaborativo flui e conduz à inovação.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 4

Por que a comunicação é

tão importante
De acordo com o relatório “State of the Global Workplace:
forma independente, sem comunicação assertiva) e
2022 Report” da Gallup, funcionários desengajados custam ​ centralizam a comunicação – as chances de superar os
mais de US$ 7,8 trilhões em perdas globais de produtividade. concorrentes são 3,5 vezes maiores, segundo um relatório da
Think Talent.
Em contraste, pesquisas da Deloitte e Google mostram que
funcionários engajados são 17% mais produtivos do que seus
colegas.
Um colaborador que entende o porquê de uma ação, projeto
ou programa, tem mais probabilidade de colaborar para o
resultado final. Quando o gestor ouve suas equipes e explica
aquilo que não está claro, ele está valorizando a sua
contribuição – e, de quebra, aumentando a motivação das
pessoas dentro da empresa.

Em organizações com planos de comunicação eficazes – que

minimizam o efeito silo (quando áreas da empresa agem de

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 5

 Uma boa comunicação:

• Afeta a lucratividade da empresa, a satisfação do cliente e

a imagem da marca.

• Promove maior engajamento dos funcionários e pode

impactar positivamente a retenção. A comunicação agrega
valor à organização, pois é um fator-chave na satisfação, ao 86% 97% 25%
comunicar a importância dos talentos para a companhia.

• Gera maior produtividade, uma vez que os colaboradores

sabem qual é o seu papel na empresa.
dos funcionários e dos funcionários é a porcentagem em
executivos citam a falta acreditam que a produtividade ganha
• Resulta em economia de tempo e de recursos, pois
de colaboração e comunicação afeta a com uma comunicação
diretivas claras evitam que tarefas e produtos tenham que comunicação eficazes eficácia diária das eficiente entre
ser refeitos.
como as principais tarefas, de acordo com integrantes de um

• Reduz muito os conflitos no ambiente de trabalho, que em causas de falhas no pesquisa da CMSWire time, segundo a
local de trabalho McKinsey
grande parte têm origem em problemas de comunicação.
A cultura da empresa ganha com esse aprimoramento na
comunicação, reforçando a empatia, a necessidade de ouvir
o outro e respeitar diferenças individuais.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 6

Comunicação e estratégia de

comunicação não são apenas

parte do jogo – são o jogo.”

Oscar Muñoz, ex-CEO da United Airlines e que

ocupou vários cargos de liderança na Pepsico,

Coca-Cola e AT&T
Comunicação digital: O que muda
As organizações não adotam novas tecnologias somente
porque elas existem: novas tecnologias são criadas porque as
organizações têm uma demanda que pode ser suprida por
elas. Fazer reuniões virtuais com parceiros que estão em outra
cidade, outro estado ou até mesmo outro país é hoje uma
necessidade – e uma comodidade que nos ajuda a ganhar
tempo e economizar dinheiro.
O problema é usar todas as plataformas da mesma maneira e
para a mesma mensagem. Cada plataforma tem – ou deveria
ter – uma função diferente. Entender quando usar esses
métodos variados de comunicação é essencial para o sucesso
da comunicação geral de um negócio.

Da mesma maneira, outras formas de comunicação que foram

integradas ao repertório das empresas cumprem sua função.
4 horas
Esses canais digitais permitem a comunicação instantânea e a
tomada de decisão muito mais ágil. é o tempo que uma pessoa média gasta por
semana com comunicação digital ruim

Pesquisa da Qester

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 8

 PRINCIPAIS MÉTODOS DE COMUNICAÇÃO
No ambiente de trabalho, usamos principalmente Mensagens diretas (DM)
• Videochamadas/videoconferências
São mensagens enviadas de usuário para usuário nas redes
sociais. Muitas organizações contam com plataformas para
• Mensagens instantâneas
comunicação instantânea, como Slack, Google Chat, Microsoft
• E-mail
Teams, etc. A possibilidade de enviar documentos, fotos e
arquivos digitais torna essa alternativa muito atraente para
• Ligações telefônicas
desenvolvimento de produtos, alinhamento do time, pesquisa,
• Conversas presenciais envio de currículos e afins.

Videochamadas/Videoconferências Apesar de muito disseminado, o uso de mensagens

As chamadas em vídeo são realizadas via aplicativos e
plataformas conectadas à internet, com uso de vídeo e áudio.
Elas podem ser usadas para alinhamento, trabalho
colaborativo, gestão de projeto, entrevistas de emprego, etc.
As videochamadas costumam ser mais eficazes para lidar
com situações complexas, em que acompanhar a expressão
das pessoas ajuda a ter uma comunicação mais direta e
também para dar à conversa um caráter mais pessoal.
instantâneas como ferramenta de trabalho nem
sempre é uma boa alternativa. Aplicativos como
WhatsApp e Telegram facilitam a coordenação de
projetos, mas é melhor registrar informações vitais
por e-mail e plataformas de comunicação como Slack
para não correr o risco de a informação se perder em
caso de dúvida ou disputa.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 9

 E-mail
Ligações telefônicas O e-mail é o envio e recebimento de comunicação
Conversar com alguém ao telefone ainda é uma boa maneira diretamente por meio de uma caixa de entrada virtual. A
de estabelecer um relacionamento pessoal. Para situações maioria das empresas usa como canal de comunicação
que precisam de uma decisão rápida, a ligação telefônica é interna e externa. O e-mail funciona melhor para
melhor do que uma mensagem direta, pois é possível ouvir o informações não confidenciais, como envio de comunicados,
tom da voz, sentir se há urgência e qual é o sentimento anúncios, releases, etc. Uma vez enviado, não pode ser
prevalente antes de tomar uma ação. editado, portanto as informações que ficaram faltando
devem seguir em um e-mail complementar. Muitos apps
contam com ferramentas adicionais com recursos como
Calendário e Agenda de Endereços.
Conversas frente a frente
Tendem a incentivar uma comunicação mais direta e
honesta. Conversar pessoalmente tem grandes vantagens, “Eu adoro e-mail.
como a possibilidade de ler a linguagem corporal da pessoa, Sempre que possível,
entender se ela está acompanhando a explicação, gostando
da conversa ou se está preocupada. Se a conversa inclui tento me comunicar
informações confidenciais, escolha uma abordagem pessoal de forma assíncrona.
em uma sala de reunião ou espaço fechado. Eu sou muito bom de
e-mail.”
Elon Musk, empreendedor e
investidor, CEO da Tesla,
fundador da SpaceX, cofundador
da OpenAI e amante confesso
de e-mails

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 10

As pessoas gastam muito tempo com
reuniões, quando deveriam estar
executando alguma coisa. Gastam muito
tempo respondendo e-mail, fazendo
reunião, aí quando você olha, 5% do seu
tempo foi dedicado a criar alguma coisa
diferente. E se você não fizer alguma coisa
diferente agora, não vai ter resultado
diferente no futuro.”
Tallis Gomes, empreendedor, cofundador do G4
Educação, CEO da Singu e fundador da Easy Taxi
 COMO EVITAR PROBLEMAS DE
COMUNICAÇÃO INTERNA
A comunicação interna eficiente é parte do sucesso de um • Facilite a compreensão da cultura da empresa com
negócio. Do mesmo jeito, uma comunicação ruim pode afetar diretrizes claras sobre como os funcionários podem incorporar
resultados e até a imagem da companhia. Estabelecer e apoiar os valores organizacionais.
estratégias de aprendizagem de comunicação que envolvam
todos os colaboradores deve ser parte do desenvolvimento da
companhia rumo à excelência. • Desenvolva um programa de treinamento com conteúdo
digital (textos, vídeos, áudios, etc) de fácil acesso para que os
colaboradores possam tirar dúvidas a qualquer momento.
Para melhorar a comunicação no ambiente de trabalho:

• Crie uma política de portas abertas para encorajar os

• Comece pelo onboarding para que o processo de integração colaboradores a conversar com seus gestores e esclarecer
traga mensagens claras e os colaboradores se sintam à qualquer informação incorreta. Garanta que o RH seja o ponto
vontade para fazer perguntas. de contato, caso isso não aconteça.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 12

 • Certifique-se que metas e objetivos estão claros para os
colaboradores, assim como as métricas e expectativas em
relação a seu desenvolvimento e desempenho.

• Considere o uso de uma ferramenta ou programa (intranet

social ou Slack, Notion) para agilizar a comunicação dos
colaboradores, de modo que possam se conectar em um
ambiente transparente.

• Crie um boletim informativo interno ou newsletter para

compartilhar as notícias e informações com todas as pessoas
da organização.

• Reúna-se regularmente com os colaboradores para avaliar

seu desempenho e dar feedback.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 13

 Como IDENTIFICAR E RESOLVER OS
PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO INTERNA
O que causa a má comunicação dentro da empresa:
• Dificuldade para entender
Faça perguntas para ter certeza que o colaborador entende os
objetivos do projeto ou as mudanças no processo do trabalho
• Falta de habilidades de comunicação
Um e-mail vago, que abre a possibilidade de múltiplas
interpretações, pode levar a mal-entendidos. A boa
comunicação escrita tem que prezar pela correção, precisão e
profissionalismo. Coloque-se no lugar do leitor e pense: Se não
tivesse as informações que você possui sobre aquele tema,
seria possível entender claramente o que está escrito ali?
Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa
• Falta de objetivos claros
Os objetivos e expectativas em relação ao trabalho devem
estar claros para todos. Isso se aplica também às métricas que
vão medir o sucesso da iniciativa.
• Lacunas na liderança
Os líderes precisam comunicar claramente objetivos, metas e
visões futuras, e isso implica buscar respostas que não estão
no domínio da liderança.
• edo de punição
M
N ão permita que colaboradores deixem de passar adiante
informações importantes por medo de retaliação ou de afetar
algum colega. Os líderes devem valorizar a honestidade e os
colaboradores devem ter confiança de que aquilo não será
usado contra eles como forma de retaliação, por exemplo.
14
 • Fofoca
Mantenha os colaboradores atualizados com informações
sobre o negócio, sempre de forma transparente. Desse modo,
os boatos podem até surgir, mas tendem a desaparecer
rapidamente.

• Comunicação remota
A comunicação digital aproxima as pessoas, mas vale
estabelecer sempre pontos de contato pessoal, como reuniões
de trabalho e eventos sociais, para entender como anda a
motivação dos colaboradores, como estão em relação a suas
entregas e se estão alinhados para buscar suas metas.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 15

 O QUE DÁ PARA MELHORAR

Seja e-mail, boletim informativo ou mensagem na intranet, faça de tudo para que o texto esteja bem escrito, livre de erros e com

foco nos pontos importantes. Antes de enviar, leia novamente para se certificar de que a mensagem não vai gerar diferentes

interpretações. Se não for um conteúdo pessoal, você pode pedir a um membro da equipe para ler – o que aumenta as chances de

construir uma mensagem mais clara.

• Estou sendo claro o suficiente sobre o que estou

Aqui algumas dicas para melhorar sua mensagem:
pedindo?

Na dúvida, acrescente contexto

Mensagem breve não significa clareza

“Devemos conversar”, “Claro”, “Ok” podem funcionar para

• As pessoas certas estão incluídas no e-mail?

quem escreve o e-mail, mas não para quem está lendo. Usar
Deixe claro quem precisa tomar ações e quem precisa
“???” para questionar em vez de colocar a pergunta também
acompanhar

não ajuda. Você pode fazer algumas perguntas para criar uma

cultura de clareza em vez de tentar ser breve. Nesse processo,

• Estou sendo intencional sobre quando e o que espero
faça três perguntas:
em resposta?

Seja claro nos prazos de quando espera respostas e ações

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 16

Leve o social para o digital
Os encontros fortuitos estão entre as coisas que as pessoas
mais sentem falta no modelo de trabalho remoto. Se sua
empresa adotou o modelo híbrido, aproveite para agendar
momentos para conversar com a equipe. Se o dia a dia estiver
muito corrido, os dez primeiros minutos da reunião de
alinhamento podem funcionar. O importante é que as pessoas
se sintam à vontade e possam contribuir com insights.

Crie um arquivo de reuniões

Gravar conversas com a equipe pode ser útil para os novos
membros, que poderão assistir aos vídeos antes de participar
de sua primeira reunião. É uma maneira boa de acelerar o
compartilhamento de conhecimento e diminuir a ansiedade
dos novos colaboradores.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 17

 LINGUAGEM CORPORAL DIGITAL:
O QUE É E COMO FUNCIONA
A especialista em inteligência conectiva Erica Dhawan sugere
as seguintes estratégias para uma leitura mais apurada da
linguagem corporal digital.
Ficou claro para você? Profissionais que ocupam cargos
sêniores tendem a usar menos palavras para se comunicar.
Essa atitude pode fazer com que sua equipe perca tempo
tentando interpretar suas mensagens (com grandes chances
de errar). Em vez de assumir que sua mensagem está clara,
gaste o tempo necessário para se comunicar até que todos
os pontos fiquem claros, independentemente do meio que
escolher usar para isso.
Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa
Microgerenciamento digital, não. Se você acompanha uma
tarefa por e-mail, mensagem instantânea e telefone, é melhor
parar. Cada meio escolhido cria demandas diferentes no
tempo de quem recebe a comunicação. Usar todas elas para
passar a mesma mensagem é improdutivo e ineficaz.
Crie regras para organizar a comunicação. Ao estabelecer
novas relações de trabalho e passar a trabalhar com uma
equipe diferente, é importante deixar claro suas preferências e
ao mesmo tempo perguntar sobre as do restante do time.
Grupos tendem a adotar abreviações que informam em
quanto tempo a resposta deve chegar, prazos e deadline. É
importante que todos saibam o que cada abreviação
significa.
18
 Escute e abra espaço para as pessoas. Pessoas com uma
personalidade mais introvertida podem evitar falar em
A coisa mais importante na comunicação
reuniões com muita gente e se sentir mais à vontade em
grupos pequenos. Ofereça a possibilidade de se comunicarem é ouvir o que não está sendo dito."
também por e-mails ou mensagens, mas esteja sempre Peter Drucker, autor, consultor conhecido como "pai da gestão
aberto a conversas. moderna"

Celebrar é preciso. Comemorar com o time, seja um

aniversário ou uma conquista ligada ao trabalho é muito
importante. Esses rituais podem acontecer também de forma
virtual, enviando um bolo para a casa do aniversariante ou
brindes para cada membro da equipe e marcando uma
conversa online para compartilhar os elogios. Cada liderança
precisa encontrar sua própria maneira de fazer isso, mas o
fundamental é a conexão social.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 19

 EMOJIS SÃO PARTE 

DA COMUNICAÇÃO
Na maioria das comunicações digitais, nós perdemos os sinais Para a especialista em linguagem digital Erica Dhawan, “os
da linguagem corporal que nos mostram se a pessoa com emojis são as novas medidas de nossas expressões no mundo
quem falamos está inclinada a aceitar nossa proposta, se da comunicação digital”. Ao enviar um e-mail para um colega,
gostou da apresentação, se vamos fechar negócio, etc. como não mostramos nosso rosto, colocamos um e a
pessoa entenderá como nos sentimos. Os emojis podem dar o
tom e energia nas comunicações.
Uma pesquisa do Slack e do Duolingo mostrou que 67% das
pessoas se sentem mais próximas e mais ligadas em uma
conversa ao enviar mensagens para alguém que entende o
significado do emoji que estão usando.

Os emojis podem substituir gestos , expressões faciais como

ou , entonação e ritmo . E embora haja emojis que
podem significar coisas diferentes, dependendo da geração,
podem ajudar a trazer mais clareza para um determinado
conteúdo.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 20

 é o total de emojis Unicode é o padrão de codificação
3.633 no padrão Unicode
de caracteres que governa os emojis.

73% 68% 53% 30%

usam emojis nas usam nas incluem emojis nunca incluem emojis
mensagens para mensagens para a nas mensagens nas mensagens para o
os amigos

família

para colegas

chefe

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 21

 EMOJIS: SIM, NÃO, SEMPRE
OU NUNCA

Usar emojis requer uma aceitação das duas partes que estão se comunicando. Portanto, vale considerar antes de usar.

Sim. Usar emojis na comunicação abre portas para um Sempre. No uso de mensagens instantâneas com amigos e
relacionamento mais pessoal, segundo pesquisas. Entre colegas muito próximos.

colegas de trabalho, o uso de emojis nas mensagens e e-mails

é comum.

Nunca. Membros da diretoria e do board, diretores de

empresas parceiras e pessoas mais formais, não é o caso. O
Não. Em um primeiro contato com um parceiro de negócios mesmo para comunicações por e-mail em que há muitas
ou mesmo um colega, é aconselhável evitar o uso até pessoas de outras áreas copiadas.
estabelecer uma relação em que isso seja natural.

E o seu chefe? Aí vai depender do bom senso: se o relacionamento é próximo e menos formal, vez ou outra está certo. Mas nada
de usar emojis para “ forçar a amizade”. Aí pega mal mesmo

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 22

 Como dizer muito em pouco tempo

,️ e = indicam a urgência de um
pedido

= “dando uma olhada”

Quando funciona
= “feito”

Além de gerar um sentimento positivo, emojis podem = “muito bem feito”

melhorar o fluxo dentro dos grupos de conversa em = “aprovado” ou “feito”

plataformas como Slack, Google Chat, Microsoft Teams ou = “parabéns” ou “uma salva de palmas”

Twist. = “adorei” ou “amei”

no trabalho

O emoji do guaxinim cobrindo os olhos , por exemplo, é muito usado, mas deve ficar de fora das
pode sinalizar de forma bem-humorada que uma mensagens corporativas

publicação deveria ter sido feita em outro grupo. é bom para fazer graça e brincar só com
quem não é do trabalho

tem várias interpretações, mas nenhuma boa

para mandar para seu chefe

nenhum colega de trabalho seu deveria

receber esse emoji

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 23

 FERRAMENTAS PARA FACILITAR
A COMUNICAÇÃO
Slack
As melhores ferramentas de comunicação funcionam como
ferramentas de produtividade: permitem desde compartilhar
informações rapidamente a automatizar tarefas repetitivas,
deixando os times com mais tempo para as tarefas que
realmente importam.
Uma boa ferramenta de comunicação é aquela que pode ser
integrada facilmente a plataformas usadas pela companhia, o
que poupa a curva de aprendizado.
Muitas empresas adotam pacotes completos como Microsoft
365 e Adobe, mas conforme a necessidade, há muitas
ferramentas interessantes para testar.
Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa
Software de comunicação corporativa com canais públicos e
privados, chats diretos e de fácil uso. Permite organizar o
processo de comunicação, com a criação de canais para
diferentes áreas da empresa, mas que ficam visíveis para toda
companhia – aumentando a transparência e otimizando o
tempo. No G4 Educação, funciona muito para engajar os
colaboradores em ações da empresa, sejam internas ou nas
redes sociais.
Zoom
Plataforma freemium que permite realizar videoconferências
agendadas sem custo até 40 minutos. Há opções para gravar
sua chamada, ligar por telefone e silenciar os microfones de
outros participantes. Com uma conta paga, você pode
armazenar suas chamadas gravadas na nuvem e usar o
recurso de transcrição automática.
24
Dropbox

Plataforma para transferir e armazenar documentos digitais, que

permite fazer a gestão de conhecimento. Você pode definir
permissões para dar acesso apenas a algumas pessoas para uma pasta
comum, com direito a comentários e rastreador de arquivos.

Airtable

Híbrido de planilha com banco de dados, pode ser integrado a outras

ferramentas. Você pode atribuir tarefas aos membros da equipe,
examinar o projeto no modo de exibição de calendário e armazenar
imagens e outros arquivos necessários.

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 25

A arte da comunicação é a

linguagem da liderança."

James Humes, autor dos discursos do

presidente Dwight Eisenhower e da placa lunar

da missão Apollo 11 que diz “Viemos em paz

para toda a humanidade”

Fontes
Gallup State of the Global Workplace: 2022 Report

https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx

What Is Effective Communication? Skills for Work, School, and Life

https://www.coursera.org/articles/communication-effectiveness

Misunderstood: Solving Digital Miscommunication at Work

https://ericadhawan.com/wp-content/uploads/2018/01/Misunderstood-White-Paper.pdf

Best practices for efficient communication

https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/manager-insights/communication

Slack Emojis Our Team’s Secret to Effective Remote Collaboration

https://arc.dev/employer-blog/remote-collaboration-slack-emoji/

Beyond the Smile: How Emoji has Evolved in the Workplace

https://slack.com/blog/collaboration/emoji-use-at-work

Guia DE COMUNICAÇÃO EFICIENTE - Como melhorar a comunicação interna na sua empresa 27