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DE VENDAS
I N F O R M A T I O N P L A N E T B R A S I L
 SOBRE A INFORMATION PLANET

Somos uma agência

de intercâmbio com:
+22 anos de
experiência
+60mil
estudiantes
realizaram o seu
intercâmbio pela
Information Planet.
E representamos
+500 instituiçòes de
ensino em 7 destinos
pelo mundo
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FILOSOFIA INFORMATION PLANET

1. Impressione o seu cliente. Dê um atendimento “wow!”

2. Abrace e impulsione as mudanças.
3. Criar diversão e um pouco de descontração.
4. Seja aventureiro, criativo e de mente aberta.
5. Buscar o crescimento e aprendizagem .
6. Construir relacionamentos abertos e honestos com a comunicação.
7. Construa uma equipe positiva e com espírito de família.
8. Faça mais com menos.
9. Seja apaixonado e determinado.
10. Seja humilde e ajude as pessoas.

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 É bastante comum ouvirmos de que vender é uma arte
ou talento quando falamos com vendedores e gestores
de vendas.

VENDER É Porém, com o passar dos anos, aumento da

concorrência, surgimento de novas tecnologias e as

APENAS novas estratégias de marketing para atração de clientes,

percebe-se que vender é muito mais que isso: Vender é

TALENTO? uma ciência quase exata.

Aqui na INFORMATION PLANET, com a metodologia de

Máquina de Vendas, buscaremos aprimorar nossos
processos no Funil de Vendas quantas vezes for preciso
para que consigamos evoluir com o time em constante
crescimento, tanto de pessoas quanto em desafios.

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 O TIME DE VENDAS NA IP
O time de vendas na Information Planet é
composto pelo time de Education Planners, nossos
especialistas em intercâmbio de estudos no
estrangeiro.
Este time conta também com todo um time de
suporte a vendas, que tem como missão apoiar as
operações para que a Information Planet possa
realizar cada vez mais intercâmbios.
O time de suporte se encontra na Matriz e é
composto pelas posições de: Marketing,
Admissions, financeiro, vistos, aéreo, operações.
Toda a empresa está envolvida para que a Máquina
de Vendas possa funcionar, cada um com seu papel
e responsabilidade.
Papéis e responsabilidades:
EDUCATION PLANNER: Nossos EPs não são apenas
vendedores ou consultores. Como o próprio nome
diz, na Information Planet atuamos no Planejamento
de Educação dos nossos clientes, entendendo
profundamente todos os pontos necessários e de
objetivo do nosso lead, e planejando o seu
intercâmbio de estudos desde a orientação para
melhor escola, tipo de curso, tempo de viagem, até
os detalhes mais burocráticos de visto, passagens,
seguro etc.
GERENTE DE VENDAS:
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 EFICIÊNCIA EM VENDAS

Para mensurar a eficiência das atividades e resultados do time de vendas, os principais KPIs e
dados gerais analisados são:

- Taxa de eficiência do funil de vendas: - Número de indicações;

- Volume e motivo de descartes;
- Número de novos leads adicionados; - NPS;
- Taxa de conversão de new lead para quote sent; - Taxa de cancelamento;
- Número de propostas enviadas; - Receita total;
- Taxa de conversão de quote sent para venda; - Taxa de Cross sell;
- Número de novos clientes; - Mix de países destino;
- Cumprimento de atividades de prospeção; - Volume por Selected School.

A união dos fatos e dados com o talento e potencial de cada vendedor, e uma gestão comercial efetiva,
é o que permitirá o crescimento acelerado e sustentável da operação.

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O FUNIL DE VENDAS

A verdade sobre um funil de vendas é que ele não é um funil sólido com um
buraco de entrada e um de saída: tem vários buracos ao longo do caminho. Ou
seja, nem todo mundo que você insere no começo vai sair do outro lado com
contrato assinado e pagamento realizado.

Por isso, é preciso que os leads que não avancem, saiam pelos buracos (conforme
motivos de descarte), ou então eles travarão o seu funil, e consequentemente o
avanço de outras vendas: isso se chama priorização.

E para o funil fluir devemos definir uma série de “gatilhos” que, um por um,
fazem com que o lead avance no processo de vendas. Definir as etapas do funil de
vendas é definir como as coisas são feitas no processo da nossa empresa.

Economiza tempo e coloca todo mundo em sincronia, permitindo a mensuração

de dados para otimização real dos processos.

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 ATIVIDADES DO FUNIL DE VENDAS

Persistência
Quantos New Leads são iniciados por mês?
é uma excelente qualidade,
Para quantos deles enviamos propostas?
mas esforço concentrado
é o que traz DINHEIRO. Quantas propostas geralmente enviamos
para conseguir fechar um cliente?

Entender a matemática do Qual é o ciclo de vendas médio desde a

entrada do lead até o fechamento?
seu funil permitirá
PREVISIBILIDADE e FOCO.

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 ATIVIDADES DO FUNIL DE VENDAS

Meta de
RESULTADOS
X
Meta de
ATIVIDADES

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 O PROCESSO DE VENDAS

O Processo de Vendas é basicamente o que acontece entre a entrada do lead no

Funil de Vendas até o momento do fechamento desta venda pelos EPs - Education Planers.

Para direcionar, temos este PLAYBOOK de vendas, que é construído para orientar o
fluxo de atividades ao longo do funil de vendas, onde cada etapa possui seu:

• Objetivo e Atividades: o que e como deve acontecer nas atividades da etapa;

• Gatilhos de passagem: quando o lead entra e quando sai desta etapa;
• Tempo de Duração: tempo limite que um lead deve permanecer naquela etapa do funil;
• Motivos de perda: quais são os motivos de descarte possíveis e coerentes com a etapa;
•Taxa esperada de eficiência: % de leads que devem entrar em cada etapa por mês.

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 O FUNIL DE VENDAS

New Lead

Prospect
Na Information Planet,
o Funil de Vendas Contact

(Stage 1) Quote Sent

passa a ser composto Negotiation

pelas seguintes etapas: Closing

Client [2]

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 NEW LEAD

Objetivo: É a etapa na qual o lead chega no Hify via formulário

New Lead
online e deve ser aceito pelo gerente/EP. É nesta etapa também que
Prospect os leads que chegam via off-line (telefone, visita na agência,
indicação) devem ser criados no sistema. O único objetivo dela é
Contact registrar e indicar uma nova oportunidade entrando no funil.
Quote Sent
Esta etapa encerra quando: EP inicia o processo de prospecção do
Negotiation lead (no caso de lead online / indicação). A primeira ação de
prospecção é a tentativa por telefone. Ou seja, após primeira
Closing
tentativa de contato com o lead, ele já deve ser transferido para o
Client [2] status PROSPECT.

Tempo de permanência nesta etapa: 1 dia útil. EP deve iniciar a

prospecção do lead o mais breve possível assim que aparecer na
base.
Pesquisas apontam que se conseguirmos fazer a abordagem nos primeiros 3 minutos após a PLAYBOOK
chegada do lead, aumentaremos a taxa de conversão – conseguir de fato falar com o lead - em DE VENDAS
 PROSPECT

Objetivo: Como o nome sugere, é a etapa em que o EP está

New Lead prospectando o New Lead com tentativas de contato via telefone,
e-mail e WhatsApp.
Prospect

Contact Atividades da etapa: O EP deve estabelecer uma cadência de

tentativas de contato com o lead, até obter contato ou até chegar
Quote Sent
no 10° dia com mensagem de Break Off. A cadência de contatos
Negotiation
deve ser conforme próximo slide.

Closing Importante! Todas as atividades de tentativa de contato com o

Client [2]
lead devem ser registradas no Hify para validação da realização de
atividade.

Lembrete: Sempre confirme se o lead deixou alguma mensagem personalizada no formulário de orçamento, bem como as PLAYBOOK
informações recebidas dos leads vindo de Inbound. Assim, será possível personalizar os templates e potencializar as mensagens de DE VENDAS
 PROSPECT

Com o contato existente (email e telefone), a linha de prospecção do processo segue a cadência mínima
conforme abaixo. Obs1: Caso o telefone não exista: manter as prospecções por email na cadência. Caso nem o telefone
nem o email exista, descartar o lead como contato Inexistente. Obs2: Anote as tentativas de ligação e tente contato em
horários diferentes, ex: se o lead não lhe atendeu em um dia pela manhã, tente ligar a próxima vez no turno da tarde.

Dia 1 Dia 2 Dia 4 Dia 7 Dia 10

Dia 3 Dia 5 Dia 6 Dia 8 Dia 9
PRO 1 PRO 2 PRO 3 PRO 4 PRO 6
Ligação Ligação Ligação
E-mail Ligação (Pula) E-mail (Pula) (Pula) Ligação (Pula) (Pula) E-mail
WhatsApp WhatsApp WhatsApp

O poder do email Break Off: Quanto mais você demonstrar que você não depende de alguém ou de alguma coisa, mais
eles vão querer ir atrás de você. Esta técnica baseia-se na relutância universal do ser humano ao ter algo sendo retirado
dele. Este gatilho mental dará a sensação de que ele está perdendo alguma coisa. E afinal, está mesmo. Está perdendo a
oportunidade de falar com um especialista sobre uma experiência de intercâmbio incrível. Pode soar estranho, mas este
gatilho de BreakOff funciona bastante para muitas empresas.

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 PROSPECT

New Lead Tempo de permanência nesta etapa: 10 dias úteis.

Prospect
Esta etapa encerra quando: algum contato é estabelecido com o
Contact lead, ou seja, ele atendeu a ligação, respondeu um e-mail ou
respondeu uma mensagem no WhatsApp – ou quando sem
Quote Sent
contato chegamos ao Break Off. Independente se o lead é
Negotiation qualificado ou não, se o contato é estabelecido, lead deve ter
status atualizado para CONTACT.
Client [2]

Motivos de descarte: Os únicos motivos para descarte nesta etapa

são [Contato Inexistente] e [Contato não estabelecido].

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 PROSPECT tips

CLIQUE AQUI PARA ACESSAR OS TEMPLATES DE PROSPEÇÃO + MAILTRACK + GORGIAS

Um princípio que todo vendedor Com o uso do Mailtrack, você

deve seguir é a de receberá notificação quando o
finalizar todas as oportunidades seu e-mail for aberto. Esteja
comerciais iniciadas, atento, e se possível, ligue para o
sem deixar nenhum cliente lead quando ele abrir o seu
perdido no caminho. e-mail: a chance de ele conseguir
contato é maior.

Lembrete: Sempre confirme se o lead deixou alguma mensagem personalizada no formulário de orçamento, bem como as PLAYBOOK
informações recebidas dos leads vindo de Inbound. Assim, será possível personalizar os templates e potencializar as mensagens de DE VENDAS
 CONTACT

Objetivo: EP inicia o processo de qualificação do lead para avanço no

New Lead
processo de vendas com o mapeamento do perfil, objetivos e desafios.
Prospect
Atividades: O contato inicial pode ser via mensagem e e-mail, mas a
Contact
conversa de qualificação deve ser feita via telefone, com uma ou mais
Quote Sent ligações, ou em uma visita presencial na agência (sempre que possível).

Negotiation A etapa de contato é uma etapa chave tanto para descobrirmos o

Closing
quanto o lead está quente na jornada de compra, qualificar, como
também para vender a ideia do intercâmbio e autoridade da
Client [2] Information Planet.

Para auxiliar nessa apresentação, pode contar com o material de apoio

de pitch de vendas.
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 CONTACT

Nos momentos iniciais da conversa o EP deve se apresentar como

New Lead
especialista, validar as informações do formulário, alinhar objetivo
Prospect
da conversa e descobrir:

Contact 1. A IP oferece o produto que o lead procura OU

conseguimos contornar o objetivo do lead para um produto que a IP ofereça? (Objetivo)
Quote Sent 2. Lead pretende viajar dentro de 12 meses? (Timeline)
3. O lead tem perfil para visto dentro dos países que a IP trabalha?
Negotiation 4. Ideia de orçamento é validado e viável para o lead? (Budget)
5. Temos informações suficiente para a proposta? (Tempo, período, Destino, tipo de
Closing curso) 6. Tem interesse em receber uma proposta?
7. Quem é o decisor? (Próprio lead ou algum responsável)
Client [2]

Lembre: o envio da proposta é um marco importante no relacionamento com o lead. Busque citar no e-mail informações PLAYBOOK
que reforcem o objetivo do lead, bem como gere valor com a indicação de algum conteúdo. DE VENDAS
 CONTACT

New Lead Tempo de permanência nesta etapa: 01 mês.

Prospect
Esta etapa encerra quando: EP avalia o lead como lead qualificado
Contact para avançar no funil de vendas, envia proposta alinhada ao
objetivo traçado na abordagem e tem próximos passos definidos
Quote Sent
com data para Follow Up. Passar status para QUOTE SENT.
Negotiation
Motivos de descarte: Produto Incompatível; Sem budget; Já fechou
Closing com a concorrência; Sem perfil; Parou de Responder;
Client [2]
Programado/Adiado +12 meses.

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 CONTACT tips

ANOTE NO HIFY Repita o que ele

Seja um
Escute com espelho da forma
Fazer anotações = melhor atenção o que o
disse e/ou
que ele fala e
respondeu para
organização = memória Lead está falando.
confirmar.
palavras que ele
usa.
fresca = melhores
reuniões = mais vendas!
Traga referência
Tenha empatia: Descubra o critério
dos cases de
ABC de um vendedor: estudantes que
o que esse lead
mais valoriza?
de decisão que ele
usa.
temos.
Always Be Curious!

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 CONTACT tips
Antes de finalizar toda e qualquer reunião
com seu lead, resuma:
[1] Nós abordamos todas as suas dúvidas?
[2] Confirme o que realizaram e que o objetivo
foi alcançado (No início da reunião dissemos
que veríamos as opções de curso para....)
[3] Fechamento: Você está pronto para ir
adiante com (análise da proposta, conversar
com o seu pai, pedir a liberação do seu chefe..)
Garanta que você tenha o próximo passo
definido com dia e hora.
Quando enviar algo por e-mail, inclua um
resumo do que foi tratado e o combinado de
próximos passos.
Se o próximo passo for em mais do que duas
semanas, sugere-se a programação de um
e-mail automático para enviar para o lead 1
dia antes para lembrá-lo.
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 QUOTE SENT

Objetivo: Fazer follow up da proposta enviada para trazer o lead

qualificado para novas propostas, negociação e avanço no processo
New Lead
de venda. Nosso antigo Postponed deve ficar nesta etapa caso o EP
Prospect mantenha pelo menos 01 toutch válido com o lead a cada 30 dias, até
iniciar negociação de fato.
Contact
Se o lead quer planejar/viajar dentro de 12 meses:
Quote Sent o contato fica em QUOTE SENT até que exista uma negociação. O EP
deve colocar uma task para cada 30 dias para enviar algum email de
Negotiation
conteúdo e fazer algum tipo de contato.
Closing
Se o lead quer planejar/viajar em mais do que daqui 12 meses:
Client [2] o EP deve dercartar o lead no Stage 5 > Status: Programado/adiado
mais de 12 meses. Assim nossa equipe de marketing irá trabalhar nos
fluxos de nutrição para que este lead retome quando for o
momento.
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 QUOTE SENT

Atividades: Fazer follow up por até 3 semanas, com pelo menos

New Lead
01 tentativas de contato por semana, OU conforme data alinhada
Prospect com o lead.

Contact Caso não tenha sucesso na primeira tentativa, deve ser realizado
Quote Sent
uma cadência de tentativas de contato por até conseguir o
retorno ou necessidade de envio de Break Off:
Negotiation
Follow up 1 Follow up 2 Follow up 3

Closing Ligação Ligação Ligação

WhatsApp WhatsApp WhatsApp
Client [2] Email Email Email

Lembre: não desista do seu lead. Se já seguiu o flow de prospecção e não teve retorno, envie um email de BREAK PLAYBOOK
OFF comunicando o encerramento das tentativas e deixe a porta aberta para um retorno. DE VENDAS
 QUOTE SENT

New Lead Tempo de permanência nesta etapa: 5 semanas. Casos com

tempo em quote sent acima de 5 semanas serão de
Prospect responsabilidade do EP manter toutch a cada 30 dias para que o
Contact
contato não esfrie. Ou, enviem o contato para Marketing
automatizar o aquecimento do “Postponed” (descartado como
Quote Sent Programado/Adiado + 12 meses).
Negotiation
Esta etapa encerra quando: Lead retorna positivamente
Closing pedindo por novas propostas e solicitando mais informações.
Neste caso, passará para NEGOTIATION.
Client [2]

Motivos de descarte: Sem Budget; Fechou c/ Concorrência

Durante Processo; Parou de Responder; Desistiu do Intercâmbio;
Programado/Adiado +12 meses.
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 QUOTE SENT tips

Releia o seu email antes de enviar para

Lembre sempre de colocar no
garantir que não escreveu nada errado e
email a data de validade da
dar aquela revisada na ortografia.
proposta!

Parece óbvio mas não custa lembrar: Gere valor: Além de enviar a proposta, use
envie suas propostas logo após a reunião, o a tabela de conteúdos para enviar uma
mais rápido que puder. sugestão de leitura e gerar engajamento
Não deixe para enviar dias depois. com nossa marca.

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 NEGOTIATION

Objetivo: Negociar com o lead para encontrar a melhor proposta em

relação a destino, tipo de curso e aproximação de data de viagem.
New Lead

Prospect Depois de Contact, este é a segunda etapa possivelmente mais longa.

Nela devem ser contornadas as objeções e mostrar para o lead que a
Contact
Information Planet é a melhor opção.
Quote Sent
Atividades:
Negotiation ● Follow up mínimo semanal para avanço
Closing
● Ter os next steps sempre claros para o cliente e para o EP
● Investigar possíveis objeções e contorná-las
Client [2] ● Apresentar condições de pagamento/parcelamento
● Conferir e coletar todas as informações para solicitação da
matrícula
● Apresentar o contrato
● Definir data e forma de pagamento
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 NEGOTIATION

New Lead Tempo de permanência nesta etapa: 90 dias, com pelo menos
um touch válido a cada 30 dias.
Prospect

Contact Esta etapa encerra quando: Lead confirmou que quer fazer
intercambio com a IP; país, tipo de curso, data aproximada da
Quote Sent viagem e forma de pagamento estão definidos; e lead concorda
Negotiation
em dar os próximos passos para a formalização. Passar para
CLOSING.
Closing
Motivos de descarte: Sem Budget; Fechou c/ Concorrência
Client [2]
Durante Processo; Parou de Responder; Desistiu do Intercâmbio;
Programado/Adiado +12 meses.

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 CLOSING

Objetivo: Essa é a etapa de fazer o “gol”. Aqui não podemos perder o

New Lead
lead e devemos fazer um follow up sem margem de erro para garantir
o fechamento.
Prospect
Atividades desta etapa: 03 pontos principais devem ser realizados e
Contact
concluídos nesta etapa junto com o Assistente de Vendas:
Quote Sent 1) Formalização contratual: Assistente preenche contrato, EP envia
para lead assinar, e, após assinado, assistente deve anexar contrato
Negotiation
no Hify.
Closing
2) Data e forma de pagamento: EP envia para o lead o link/boleto
para pagamento da primeira parcela.
Client [2] 3) Ficha de matrícula: Assistente preenche ficha de matrícula e
encaminha para o Admission.

O Flow das atividades de formalização e conversão para CLIENT serão

conforme produto Selected ou Non-Selected School:
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 CLOSING: Selected Schools
Premissa: O estudante precisa pagar antes de solicitar a carta.
Conceito de cliente: o lead se torna cliente após a confirmação do pagamento pelo financeiro.

EP/AS envia para lead o Gerente Solicita confirmação Gerente converte o lead
AGENCIA

link para pagamento e de pagamento e anexa em CLIENT e solicita

contrato para assinar contrato formalizado matrícula
FINANCEIRO

Confirma pagamento em
conta e envia formalização
do contrato
ADMISSIONS

Solicita a carta
 CLOSING: NON-Selected Schools
Premissa: O estudante paga apenas após o recebimento da carta.
Conceito de cliente: o lead se torna cliente após a confirmação do pagamento pelo financeiro.
AGENCIA

Gerente EP/AS envia contrato Gerente Solicita confirmação Gerente converte o

Solicita e link de pagamento de pagamento e anexa lead em CLIENT
matricula para o lead contrato formalizado
FINANCEIRO

Confirma pagamento em
conta e formaliza o contrato
Obs.: Neste momento o financeiro coloca data de
fechamento do item no file para entrar na produção.
ADMISSIONS

Solicita a carta
Valida a carta
para escola
 CLOSING

New Lead
Tempo de permanência nesta etapa: Idealmente até 1 semana.
Prospect
Esta etapa encerra quando:
Contact ● Lead pagou a primeira parcela e financeiro confirmou
status VD no New Profit;
Quote Sent

Negotiation ● Lead assinou o contrato; contrato formalizado foi anexado

no Hify e Admission deu OK;
Closing

Client [2]
● Foi enviado pro Admissions a ficha de matrícula e a carta da
escola foi recebida pelo Admissions.

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 PROCESSO NO FUNIL DE VENDAS

CLIENT!
New Lead Prospect Contact Quote Sent Negotiation Closing
[Stage2]

Inicio da Contato foi Lead é qualificado Lead quer Lead confirmou Assinou contrato,
Prospecção estabelecido para receber avançar com que quer fechar pagou entrada e
do lead com o lead? proposta? propostas? com a IP? recebeu carta?

Não Sim Não Sim Não Sim Não Sim Não Sim

Descartar / Descartar / Descartar / Descartar / Descartar /

Devolver para Devolver para Devolver para Devolver para Devolver para
Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing

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