Template para construção de

uma Política de home office

eficiente
 Introdução____________________________________________03

Sumário Definindo o objetivo da sua política de home office_______04

Legislação __________________________________________ 05

Elegibilidade ________________________________________ 07

Regras ______________________________________________ 09

Vigência _____________________________________________11

Equipamentos________________________________________ 12

Saúde e segurança ocupacional ________________________ 15

Dicas de produtividade ________________________________ 18

Dicas de engajamento e comunicação ___________________ 20

Considerações finais ___________________________________23

Introdução

O modelo de trabalho home office já era uma realidade para
algumas empresas, porém para muitas delas o regime do
teletrabalho ocasionado pela crise do COVID-19 caiu como
uma bomba e, a maioria ainda não sabe como lidar com
diversas questões que surgiram, como o controle de horas
trabalhadas, produtividade, comunicação, ferramentas, entre
outros problemas.
Esse material tem como objetivo fornecer um template -
repleto de dicas - para que você construa a sua política de
home office e possa compartilhá-la com seus colaboradores
a fim de guiá-los durante esse período, estabelecendo maior
transparência e uma comunicação clara entre a empresa e o
colaborador.

Um dos primeiros passos que toda organização deve tomar

nesse momento é ter uma política bem documentada e clara
para que os colaboradores entendam a visão da empresa e
seus esforços para que a operação não seja afetada.

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Definindo o objetivo da sua
política de home office
Ao contrário do que muitos gestores pensam, o trabalho
remoto não reduz a produtividade, todavia possibilita um
equilíbrio entre vida pessoal e profissional, proporciona
otimização de tempo, qualidade de vida e ainda contribui
para a sustentabilidade e redução de custos da empresa.
Para que o home office seja um modelo de trabalho
adotado pela organização, mesmo que de maneira
parcial, o ponto de partida é estabelecer critérios que
orientem a forma como gestores e colaboradores
podem trabalhar de suas casas ou fora do escritório.
Diante dos ganhos e da possibilidade da implementação do
teletrabalho, o próximo passo é garantir que haja um
equilíbrio entre as necessidades da empresa e dos
funcionários. Para isso, é obrigatório o conhecimento da
legislação, afinal as diretrizes da política de home office
devem ser amparadas pela lei que regulamenta esse modelo
de trabalho.
Nesta etapa deixe bem claro para seus colaboradores:
❏ O motivo da construção dessa política de home office;
❏ Quais serão os ganhos para todos os envolvidos.
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Legislação
Em 2017 a Reforma trabalhista entrou em vigor pela Lei
13.467, modificando e acrescentando alguns pontos que não
eram previstos na CLT. Um desses pontos é justamente a
regulamentação do home office - principalmente nesse
momento de pandemia como o que estamos vivendo.
Agora, a partir do Artigo 75-A, a Consolidação traz todas as
regras voltadas ao teletrabalho e define esse modelo como
todo serviço prestado fora das dependências do empregador,
com o uso de tecnologia e de comunicação, que não seja
caracterizado como trabalho externo. A lei ainda acrescenta:
" O comparecimento às dependências do empregador para a
realização de atividades específicas que exijam a presença
do empregado no estabelecimento não descaracteriza o
regime de teletrabalho".
Para que a empresa adote o home office é necessário
transformar todos os recursos que o colaborador usufruía no
ambiente presencial para o remoto e, a mudança não pode
ser realizada de um dia para o outro, porque a lei determina
um prazo de transição mínimo de 15 dias. Sobre isso, nos
casos relacionados à pandemia, o governo publicou a MP
927/2020 que trouxe regras específicas para esse momento,
sendo esse prazo reduzido para 48 horas.
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Legislação
Outro ponto de atenção é que a legislação exige a
elaboração de um aditivo do contrato de trabalho - se
o colaborador foi contratado em regime presencial -
em que conste a alteração para o trabalho remoto,
especifique as atividades que serão realizadas e defina
se o controle da jornada será por horas ou por tarefas
entregues por dia.
Este último item é um cuidado a mais que o RH deve ter
para definir as regras, pois a lei trata o assunto de
maneira bem genérica.
Nessa etapa, é importante o RH preencher todos os requisitos do
checklist abaixo:
❏ Aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos
tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à
prestação do trabalho remoto;
❏ Garantia do prazo de transição mínimo de 15 dias (ou 48
horas durante a pandemia);
❏ Elaboração do aditivo contratual especificando todas as
atividades que serão realizadas pelo funcionário e definindo o
controle da jornada no teletrabalho.
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Elegibilidade

A política de home office deve contemplar a elegibilidade, ou

seja, quem se encaixa nesse formato de trabalho. Aqui
devem ser consideradas as atividades que podem ser
realizadas fora das dependências da empresa, assim como
as áreas e até os níveis hierárquicos que podem adotar.

Todos os cenários devem ser previstos, tais como:

necessidade de aprovação do gestor para cada área,
autonomia do líder para autorização, revezamento dentro
do setor, alguma proibição para algum cargo específico,
enfim, pense em todas os contextos para que não ocorram
injustiças ou problemas posteriores.

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Elegibilidade

Nos casos de autonomia e de home office parcial, o bom senso dos gestores e líderes será primordial, levando em conta as
atividades exercidas, as rotinas de cada área, o perfil do colaborador e as demandas daquela semana para conceder ou negar,
afinal o modelo não pode ter impactos negativos para o negócio.

Nesta etapa considere os requisitos a seguir:

❏ Ressalte as exigências, os direitos e responsabilidades dos colaboradores e da empresa;

❏ Seja minucioso (a), considerando quem é ou não elegível aos benefícios dessa política;

❏ Avalie os mais diversos panoramas possíveis dentro da organização.

Regras
Assim como a elegibilidade, as regras do trabalho remoto
costumam ser bem específicas, porque cada empresa tem
sua cultura organizacional e já sabe o que funciona para seus
colaboradores. Contudo é importante enumerar os requisitos
a serem atendidos para que o funcionário usufrua do
teletrabalho.
Crie uma lista detalhada, considerando possíveis
negociações entre gestor e colaborador, possibilidade de
sanções - e quais - para algum descumprimento,
justificativas válidas para aprovações de ponto, forma de
registro e controle da jornada de trabalho, tratamento de
horas extras e o uso correto dos canais oficiais de
comunicação.
As regras validadas no ambiente presencial devem migrar
para o ambiente remoto, então integrar o código de
conduta que já era aplicado na empresa nesta política de
home office é apropriado e centraliza o entendimento.
Aqui podemos destacar a vestimenta adequada para
reuniões virtuais e a observância da confidencialidade dos
dados, por exemplo.
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Regras

Nesta etapa, é importante:

❏ Ser muito transparente e indicar o que a empresa permite

ou não;

❏ Abordar o tratamento para casos não previstos no

documento;

❏ Citar suspensões, advertências, perda de benefícios e

todas as penalidades em decorrência de descumprimento
dessas regras.

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Vigência
Como trata-se de uma política, a empresa deve definir, junto
ao Departamento de Recursos Humanos e à liderança, o
início e fim - se houver - da validade dessa política de home
office.
Colaboradores e gestores devem entender qual a vigência
do conjunto de regras que compõem esse documento,
bem como em quais casos a empresa revisitará, alterará
ou até suspenderá as normas contidas nele.
Lembre-se de definir um prazo de antecedência para que a
empresa realize essas mudanças e coloque expresso no
documento, afinal os envolvidos devem ter um período para se
preparar.
É importante, nesta etapa, estabelecer:
❏ Início e fim - este último pode ser indeterminado - que deve
estar expresso na política de home office;
❏ Casos de revisão, alteração e suspensão da política de
home office em vigor;
❏ Um local onde os funcionários possam consultar o formato
online dessa política sempre que desejarem.
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Equipamentos
A empresa concederá os equipamentos do escritório para
o trabalho remoto? Os colaboradores poderão utilizar
equipamentos pessoais para realizar o trabalho em sua
residência? São esses os tipos de pergunta que o RH deve
fazer para desenvolver esse capítulo da política de home
office.
No período de pandemia, a MP 927/2020 dispõe que o
empregador poderá fornecer os equipamentos em regime de
comodato e pagar por serviços de infraestrutura, ou seja, é
facultada a obrigatoriedade desse suporte.
Mas nesse período - como em qualquer outro - deve haver
bom senso, pois se o colaborador não possuir os
equipamentos necessários para realizar seu trabalho, a
ausência de atividade não poderá ser imputada a ele,
concorda?
Se a empresa optar por ceder seus equipamentos, alguns
cuidados devem ser tomados por se tratar do seu ativo
imobilizado, tais como: notebooks, computadores, monitores,
câmeras e fones. Nesse caso, o empreendimento pode - ou
não - aceitar a utilização de equipamentos pessoais e até
proibir a instalação de programas, complementos e
suplementos sem a prévia autorização da área de tecnologia.
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Equipamentos

Já quanto a gastos de infraestrutura, a lei não é específica e da segurança da informação dos dados. E quando esse
deixa livre a negociação entre as partes. Comumente, os acordo de home office terminar, certifique-se de que o
custos indiretos, como luz e água, são efetivamente pagos contrato seja rescindido e que o empregado devolva todos os
pelo colaborador. Já as despesas adicionais inerentes à equipamentos pertencentes à empresa.
realização da atividade devem ser custeadas pela empresa,
seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, com
apresentação de recibos.

Uma boa prática e que assegura a empresa quanto a sua

responsabilidade e a do teletrabalhador, é abordar no aditivo
contratual os equipamentos e bens fornecidos,
confidencialidade, responsabilidade por cada despesa, além

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Equipamentos

Então vamos ao checklist desta etapa:

❏ Definir os detalhes sobre adquirir ou enviar os instrumentos tecnológicos e a infraestrutura necessária à realização do trabalho

do teletrabalhador;

❏ Elaborar permissões e proibições quanto a equipamentos pessoais e da empresa;

❏ Prever no aditivo de contrato de trabalho todas as especificações sobre equipamentos, responsabilidade do colaborador quanto

à segurança da informação e vazamento de dados, custos (com valores expressos) e insumos para o home office;

❏ Fazer um controle dos ativos da empresa em poder de colaboradores.

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Saúde e segurança
ocupacional

O Art. 75-E da CLT diz: " O empregador deverá instruir os

empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às
precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de
trabalho".

Aqui já temos a primeira dica:

Insira um tópico dedicado a este tema em um termo de
responsabilidade e colete a assinatura do colaborador e a
ciência de que ele se comprometerá a seguir as instruções
fornecidas pela empresa.

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Saúde e segurança
ocupacional

Como é de responsabilidade da empresa instruir seus Mas caso aconteça qualquer acidente durante o teletrabalho,
funcionários quanto à saúde ocupacional, o mais efetivo é a a empresa deve salientar as orientações de como deve ser
elaboração de uma lista com todas as dicas para se manter a relatado e para qual departamento, assim serão
segurança no modelo remoto. O RH pode servir-se, inclusive, providenciadas as medidas necessárias, como também feitas
de imagens para ilustrar posturas corretas e até um as devidas apurações.
treinamento para a prevenção de doenças e acidentes.

É importante deixar claro que a segurança do trabalho e a

ergonomia fora das dependências da empresa é de
responsabilidade do colaborador, assim como observar e
manter todas as condições de segurança e ergonomia no
seu ambiente de trabalho.

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Saúde e segurança
ocupacional

Aborde neste capítulo:

❏ A escolha da mesa e cadeiras com regulagem de altura certa;

❏ Prática de ergonomia de pescoço, braços, cotovelos, ombros, pernas, joelhos, coluna;

❏ O uso correto dos equipamentos como mouse, monitor, apoio de pé;

❏ Dicas de alongamentos e exercícios;

❏ Criação de um treinamento de prevenção de doenças e acidentes no home office;

❏ Orientações para casos de acidente de trabalho;

❏ Elaboração de um termo de responsabilidade sobre as instruções fornecidas para o colaborador.

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 Dicas de produtividade
Aqui as dicas são especialmente para os colaboradores! Se isso facilitar o seu
trabalho, como RH, somente copie e cole na sua política de home office, mas fique à
vontade para deixar o conteúdo mais interessante e de acordo com o perfil dos
funcionários da empresa. A seguir, seguem 10 dias para seus colaboradores:

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10 Dicas de produtividade
1. Lembre-se que o home office é um dia normal de trabalho,
apenas realizado em sua casa. Então aproveite essa
modalidade com responsabilidade e profissionalismo.
2. Nada de pijama! Troque de roupa, pois isso informa para o
cérebro que não está na hora de dormir.
3. Evite trabalhar no sofá ou deitado na cama, isso prejudica
sua postura e não atende às regras de ergonomia;
4. Planeje as atividades que você gostaria de realizar durante
o dia, organizando prioridades e horários;
5. Deixe seu espaço de trabalho organizado e com
iluminação adequada;
6. Continue fazendo o intervalo para descanso e almoço, da
mesma maneira que realiza na empresa;
7. Faça uma tarefa por vez, isso evita a perda de tempo na
retomada de raciocínio na troca de tarefas;
8. Evite ruídos: Se você mora com alguém, converse e explique
como funciona esse novo modelo de trabalho e peça a
colaboração de todos;
9. Faça pausas, aproveite para alongar e ficar em outra
posição, principalmente em videochamadas.
10. Estabeleça um expediente com horário de início e término
da jornada.
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 Dicas de engajamento e comunicação
As dicas deste capítulo são especiais para os profissionais do RH manterem o
engajamento dos colaboradores e a comunicação mesmo à distância. Não são parte
da política de home office e não pertencem ao documento, mas vão nortear o
acompanhamento e alinhamento entre empregador e empregado - umas das
principais tarefas do RH. Por isso separamos essas dicas para te ajudar:

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Dicas de engajamento e
comunicação
Alinhar as expectativas
Antes da adoção do home office pela empresa é essencial que
os líderes deixem claro o que esperam dos seus liderados. Isso
não frustra nenhum dos lados. Sabe aquele ditado que " o
combinado não sai caro"? Aposte em um diálogo aberto e
transparente.
Garantir boa comunicação online
A comunicação entre as partes deve ser clara e eficiente em todo
o tempo e o uso de ferramentas como Slack, Whatsapp, Skype
ajudam e centralizam o diálogo. Mas a definição das ferramentas
oficiais deve partir do RH, bem como as boas práticas para que
todos possam se comunicar sem ruídos.
Formalizar a política de home office
Coloque em prática essa política de home office, ela demanda
um pouco de trabalho no começo, mas com certeza os
resultados acabam compensando, pois ela mantém os
funcionários informados e impede que maiores problemas
aconteçam no futuro por falta de política.
Fortalecer propósito e pertencimento
Além de ter uma boa política de home office, é muito
importante que você mantenha seus colaboradores engajados
com o propósito da empresa e, da mesma maneira, reforce
constantemente como a função deles importa nos grandes
projetos.
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Dicas de engajamento e
comunicação
Disponibilizar soluções tecnológicas
É essencial que a empresa forneça tecnologia para tornar o
trabalho remoto fluido e produtivo. Investir em softwares de RH
para o colaborador marcar o ponto, se comunicar com o RH,
realizar reuniões online, acessar holerites digitais, ter acesso aos
documentos e arquivos na nuvem, além de disponibilizar
soluções inerentes às atividades do setor, contribuem para um
bom trabalho.
Colaborar com a saúde mental
Uma das maiores preocupações do RH é com a saúde mental
dos colaboradores, principalmente no trabalho remoto motivado
por uma pandemia. Então promover sessão de jogos online,
happy hour virtuais, mini-palestras e rodas de bate-papo
online, aulas de yoga, alongamento e exercícios em vídeo
podem ser boas estratégias. Certifique-se também de que o
funcionário não trabalhe excessivamente em casa, verificando
esporadicamente o bem-estar dele
Potencializar feedbacks
Gestores devem ser incentivados a planejar os meios de dar
feedback quanto ao trabalho realizado remotamente. Além
disso, devem estar regularmente disponível para os membros
da sua equipe, principalmente no trabalho à distância, em que
pode haver um pouco mais de insegurança por parte dos
funcionários.
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Considerações finais
A política de home office regulamenta um modelo de
trabalho que está cada vez mais presente na realidade das
empresas, afinal os gestores perceberam os benefícios tanto
para as empresas e funcionários quanto para a comunidade.
Entre os benefícios estão: redução de custos e de acidentes
de trajeto, melhoria na qualidade de vida, menos tempo no
trânsito, equilíbrio entre vida profissional e pessoal, redução
do impacto ambiental e melhoria da mobilidade urbana.
Após seguir todos esses passos que explicamos em cada
capítulo, você agora tem uma política de home office bem
estruturada. Ela é um manual para gestores, colaboradores e
o RH consultarem sempre que tiverem dúvidas quanto às
regras, leis e diretrizes voltadas ao trabalho remoto.
Compreenda esse documento como um material vivo, que
necessita de alterações e revisões constantes para que não
se torne obsoleto e inútil. Fique por dentro das mudanças na
legislação e no movimento do mercado, pois assim a sua
política estará sempre alinhada ao contexto atual.
Procure seguir essas boas práticas e implemente uma
política de home office eficiente e estratégica na empresa!
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www.convenia.com.br