BOAS PRÁTICAS DE FINANÇAS PARA MINIMIZAR

O IMPACTO DA CRISE NAS ORGANIZAÇÕES

O gestor de finanças, como protagonista do processo
decisório, deve ser um profundo conhecedor dos
processos internos da empresa e também manter-se
atento às mudanças do cenário externo. Nesse ebook
você vai conhecer as dificuldades deste cargo e como
a tecnologia pode ser uma grande aliada.
Introdução

Empresas sofrem os efeitos de ações que acontecem fora do seu

As organizações não funcionam
setor de atuação ou de sua área de cobertura e, por isso, além
como uma ilha isolada em seu
de dominar profundamente seu segmento, elas precisam universo particular.
considerar o cenário externo em suas análises e
conseguir avaliar as tendências de mercado.

A leitura eficiente do contexto externo, passa

obrigatoriamente pelo entendimento do modelo de
negócio e da estratégia empresarial. São esses fatores
que devem nortear as ações frente aos desafios do
mercado.

Para que o gestor financeiro consiga manter sua

empresa longe das crises, a tecnologia é uma forte
aliada no processo. Uma Plataforma Analítica
eficiente garante mais tempo para a análise
dos dados, ampliando a rentabilidade da organização
e a visibilidade da área.

Veja agora como esses elementos juntos constroem uma

dinâmica produtiva e eficiente dentro do departamento
financeiro e o mantém longe das crises.

Boa leitura!
 01 Avaliação de cenários e disciplina

Quando a equipe financeira não toma como base para suas

análises o cenário externo, o modelo de negócio e a estratégia
empresarial, o entendimento das informações fica
comprometido e induz a uma série de erros operacionais.

Se a empresa consegue perceber que seu segmento

de atuação encolheu 25% no último ano em todo
o mundo, é hora de ligar o sinal de alerta e tomar
ações preventivas para contornar uma possível
crise do setor no Brasil, por exemplo. Ou ainda:
se seus principais concorrentes anunciam uma
fusão, certamente é preciso traçar um plano para
se diferenciar no mercado.

Para não ser pego de surpresa, o gestor

financeiro, ou controller, deve monitorar o
mercado constantemente, acompanhando a
movimentação do segmento de sua organização
e também de outras áreas que possam afetar o
negócio e a rentabilidade da empresa.

E como manter a crise bem longe mesmo sem ter controle

do cenário externo?

Seguindo três passos básicos de disciplina:

1.1 Adiantar-se
Conhecer profundamente seus números e analisar
constantemente informações do seu negócio e do seu mercado.
O gestor financeiro de um hospital, por exemplo, precisa saber
qual é o convênio que mais gera pacientes. Se identificar que
mais da metade dos pacientes vêm de um único convênio, talvez
seja o momento de diversificar a carteira, para diluir os riscos e
ampliar a receita, protegendo o negócio.

1.2 Economizar e investir

Tendo dados confiáveis em mãos, é possível avaliar com precisão
onde estão os gastos que podem ser cortados (como telefonia
ou passagens aéreas, por exemplo), e quais são os projetos que
trarão ganhos em eficiência operacional (como a implantação de
um novo software de gestão).

1.3 Administrar de forma inteligente

Se o cenário é instável e a tendência é de crise, é fundamental
saber exatamente qual é o produto ou serviço com maior retorno
financeiro e investir recursos neste item, dando um “tiro certeiro”
e garantindo a receita nos períodos mais difíceis.
 02 #6 erros comuns que levam à crise
Para deixar sua equipe super ligada, além de
acompanhar o cenário externo como citamos no
primeiro capítulo, também é fundamental conhecer
os problemas mais comuns que acontecem dentro
do departamento e monitorá-los com frequência.
Para ajudar nessa tarefa, listamos seis deles para você e sua
equipe ficarem atentos:
Erro 01. Não ter as informações
corretas e atualizadas sobre os
indicadores financeiros
Sem uma Plataforma Analítica integrada e
contando com o apoio único de planilhas
espalhadas pelos departamentos, os
dados sobre os indicadores ficam
constantemente desatualizados
e dificultam a avaliação do gestor
financeiro e a otimização da receita para
novos projetos.
Erro 02. Não consolidar
adequadamente o Demonstrativo
de Resultados do Exercício (DRE)
Para acompanhar a evolução do lucro
operacional é de vital importância
ter todos os dados disponíveis e
consolidados. Caçar informações
dispersas toma tempo e não garante a
confiabilidade nos dados.
Erro 03. Não acompanhar
balancetes e balanço patrimonial.
Essas ferramentas, embora não sejam
obrigatórias para todos os portes de
organizações, trazem informações
importantes sobre a operação financeira
que permitem identificar oportunidades
de redução de custos ou desvios, para
aplicar ações corretivas a tempo.
Erro 04. Não buscar alinhamento
com a área comercial.
O objetivo do comercial é vender, e como
gerente financeiro, você sabe que isso
pode quebrar a operação se feito sem
estratégia. Para garantir rentabilidade,
é preciso cruzar as informações de
projeção de vendas, fluxo de caixa, taxa Erro 06. Realizar o controle
de inadimplência e outros indicadores financeiro em planilhas
8
R$1045,3
financeiros. Além disso, erros na A informação descentralizada consome 7 ,9 8
- R$45
precificação dos produtos ou serviços, tempo da equipe, tira a credibilidade - R$47,00
dos dados e a segurança na decisão. - R$89,76
podem gerar grandes perdas financeiras.
Uma Plataforma Analítica eficiente que
consolida e disponibiliza as informações,
tanto para a equipe de finanças, quanto
Erro 05. Falta de conhecimento da para outros times, traz resultados
legislação tributária. fantásticos para toda a operação. De tão
Você e sua equipe precisam estar importante, esse ebook dedica o capítulo
frequentemente atualizados sobre todas final para detalhar este ponto!
as taxas, impostos e encargos que incidem
sobre a atividade da empresa, bem como
sobre a necessidade de apresentação de
obrigações (como o projeto SPED, por
exemplo) ao fisco. Multas sobre o não
cumprimento da legislação podem ser
enormes e causar grandes prejuízos.
 03 O gestor de finanças conduzindo o processo

Com visão estratégica das contas e estabelecendo um padrão

de controle adequado, o gestor de finanças tem o objetivo
de otimizar as atividades operacionais, ampliando o valor do
patrimônio líquido da organização.

A fidelidade das demonstrações financeiras e a clareza

na prestação de contas para acionistas, investidores ou
colaboradores também são aspectos importantes para a
condução da área, seguindo padrões de transparência conforme
pede a Governança Corporativa.

O protagonismo da área financeira na gestão das empresas é

indiscutível e pode ser fortalecido ainda mais pela sua postura
como gestor da equipe. Por isso, garantir a boa comunicação
entre seu time e as demais áreas e disponibilizar informações
confiáveis, permite que todos possam planejar e executar ações,
de acordo com as reais possibilidades financeiras da companhia,
blindando o time e a organização.

No entanto, sem uma Plataforma Analítica adequada, a

elaboração de relatórios específicos exige um enorme esforço
conjunto entre o financeiro, a área solicitante e TI (Tecnologia da
Informação), pois quando as áreas mantém controles próprios,
quase sempre criados e mantidos manualmente em planilhas,
represam informações importantes.
Para atualizar um único indicador podem ser necessárias semanas Sem dúvida, o acesso aos dados é importante para as áreas, mas
de trabalho e, via de regra, gasta-se mais tempo normatizando e seria bem melhor se cada gestor de departamento pudesse acessar
consolidando as informações do que em sua efetiva análise, que uma Plataforma Analítica e dela analisar as informações que julgarem
fica empobrecida pela inflexibilidade dos relatórios. pertinentes. É exatamente disso que trata o próximo capítulo!
 A tecnologia como diferencial competitivo 04

Uma Plataforma Analítica robusta e flexível cria valor para o negócio como
um todo porque traz produtividade e eficiência para toda a operação.

Cena 1 - Na sala do gerente financeiro

Paulo é o novo gerente financeiro da empresa, e veio com o objetivo

de dar suporte às metas agressivas de expansão. Para isso, precisa
organizar o setor, melhorando processos, controles e as análises
das informações. No entanto, sua equipe passa grande parte
do tempo, produzindo relatórios para que outras áreas
possam concluir seus projetos. Com isso, os planos do Paulo
acabam demorando muito para serem concluídos e sua área se
torna um gargalo para as demais. Ao invés do departamento ganhar
visibilidade com os resultados, acaba sendo visto como um entrave
na organização.

Departamento Financeiro: deixa de ser constantemente

acessado para relatórios específicos e conta com uma
aliada que permite foco na análise e controle dos dados.
 Cena 2 - Freio na inovação e muitos chamados
No departamento de Tecnologia da Informação (TI) o que não
falta é chamado aberto para “dar só uma ajudinha”. Rogério,
analista da área, vem sendo cobrado para buscar soluções
inovadoras, mas não consegue dedicar mais que duas horas
diárias para este fim. E ele não é o único. Até o diretor da área
vem se queixando de muito tempo dedicado a questões
operacionais e pouco estratégicas, comprometendo os
resultados esperados do time.

Departamento de TI: consegue se concentrar em ações

estratégicas para o crescimento do negócio, sem tantas
demandas operacionais, buscando inovação para os
processos.

Como a tecnologia pode ajudar o Paulo, o Rogério e a Luciana

Cena 3 - Meu bônus depende do seu controle
a resolverem essa questão de prioridades que prejudicam a
Luciana, coordenadora de marketing, está se dedicando muito a produtividade de todos?
uma campanha que pode consolidar o cumprimento da sua meta
Uma Plataforma Analítica é capaz de disponibilizar relatórios
anual. O que ela mais quer nesse momento é acompanhar
gerenciais com indicadores variados, como fluxo de caixa
o desempenho financeiro da empresa para saber o
e orçamentos, dispostos em gráficos ou mapas de forma
impacto de seu projeto nos números do período. Por isso,
simples e prática! Com ela é possível analisar diariamente informações
ela está pressionando Paulo e Rogério por relatórios específicos.
de participação de mercado, tendências, oportunidades e deficiências,
custos versus rentabilidade, entre outros.

Com o Qlik Analytics Plataform é possível definir o nível de segurança

para cada tipo de informação disponibilizada, e também por perfil
de usuário. A Luciana, do exemplo acima, consegue visualizar e
cruzar os dados liberados para a coordenação de marketing, mas
não pode alterar a base de dados e nem consultar informações
sigilosas, por exemplo.

Assim, as áreas podem acessar os relatórios financeiros

pertinentes à sua atividade, sem acionar o time do Paulo com
tanta frequência, e o Rogério fica tranquilo, pois o acesso é
limitado e seguro.

Mas a grande sacada dessa plataforma é a garantia de uma

única fonte de informação atualizada, uma única “verdade” sobre
os números, imprimindo confiabilidade nas projeções e análises
que se desdobram da sua aplicação.

Se sua organização já utiliza ferramentas de BI, então agora

o que ela precisa é avaliar se essas ferramentas conseguem
acessar todos os dados disponíveis para gerar informações com
mais profundidade, conseguir prever cenários e tomar decisões
Demais Departamentos (marketing, vendas, compras):
assertivas e ainda mais rápidas.
podem acessar informações que interessam, sem gargalos,
A criação de valor para o negócio, a ampliação da produtividade agilizando a tomada de decisão e refletindo diretamente
e da rentabilidade, exigem tempo e flexibilidade na análise dos nos resultados financeiros da organização.
dados, considerando sempre o cenário externo, o modelo de
negócio e a estratégia empresarial.
Conclusão
As boas práticas de finanças passam pelo acompanhamento do
cenário externo e pelo profundo conhecimento do seu próprio
negócio. Mas só isso não basta. Nesse ebook, você viu que
é preciso lidar com muitos outros elementos para manter a
confiabilidade no protagonismo do gestor financeiro.
Evitar os erros comuns dentro do departamento e buscar a
sinergia com outras áreas por meio de soluções tecnológicas,
trazem um ganho de eficiência gigantesco para todos os times
refletindo diretamente na rentabilidade da empresa.

Com isso, o departamento financeiro consegue tempo

e recurso adequado para dar suporte real às metas
de crescimento da empresa, antever momentos de
turbulência no mercado e “blindar” a operação da melhor
maneira possível.
www.in1.com.br