SPED

seu guia para

Evitar erros
 02

Sumário
[ 03 ] Introdução

[ 04 ] Visão Geral

[ 05 ] NF-e

[ 08 ] SPED FISCAL
EFD: Escrituração Fiscal Digital

[ 13 ] SPED FISCAL
EFD Contribuições

[ 16 ] SPED Contábil
ECD: Escrituração Contábil Digital

[ 20 ] ECF
Escrituração Contábil Fiscal

[ 24 ] Resumo Geral

[ 25 ] Conclusão
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros

Introdução
Não há dúvida quanto a importância
do cumprimento correto das
obrigações fiscais, tanto tributárias
quanto acessórias. Entretanto, em meio
às diferentes informações contidas em
cada tipo de obrigatoriedade, não é
incomum que erros possam acontecer.
Tendo isso em mente, elaboramos
um guia focado principalmente
no SPED, o Sistema Público de
Escrituração Digital. Criado em
2007 a partir de uma iniciativa
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
03
dos governos federais, estaduais
e municipais, esse sistema consiste
na digitalização do cumprimento
das obrigações acessórias.
Nesses 10 anos de existência, o SPED
passou por diversas modificações,
adaptações e extensões. Em nosso
guia atualizado, abordaremos as
características, obrigações e erros
mais comuns relacionados ao SPED,
para que você possa evitar problemas
e, principalmente, multas.
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Visão Geral
NF-e
Nota Fiscal Eletrônica

CT-e
Conhecimento de
Transporte Eletrônico

SPED
Sistema Público de
SPED Fiscal
ICMS, IPI e Bloco K
[ECF]
Escrituração Contábil Fiscal
Escrituração Digital Contribuições IRPJ e CSLL
PIS/Pasep e Cofins
Principais módulos:

SPED CONTábil
Livro diário, livro razão
e livro balancete diário

ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros

NF-e
Em 2007 se iniciou o projeto de
implantação da NF-e (Nota fiscal
eletônica), como parte integrante
do Sistema Público de Escrituração
Digital (SPED) e parte do Programa
de Aceleração do Crescimento (PAC).
Na época, para que as empresas
pudessem se organizar, a obrigatoriedade validação. Tudo isso acontece em
de emissão foi instaurada por áreas,
e estabelecida em diversas chamadas.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
05
Hoje, a NF-e faz parte do dia-a-dia
da maioria das empresas, e substitui
as notas fiscais em papel. Emitida
em formato de arquivo eletrônico
XML (eXtensible Markup Language),
é assinada digitalmente pelo emissor
e enviada para o servidor do SEFAZ,
onde passa por um processo de
questão de segundos, totalmente
via internet.
 06

NF-e Principais
irregularidades:
Não emitir NF-e
Multa de 50% do valor
da nota fiscal

Não armazenar NF-e

Multa de 35% do valor
Má conduta Fiscal da nota fiscal

Mesmo não sendo proposital, Não seguir a numeração

a incoerência ou a falta de informação das notas
pode resultar em irregularidades Multa de 10% do valor
e multas. da nota fiscal

Existem hoje quase 500 erros Divergência entre dados

(motivos de rejeição) que podem Multa de 100% do valor
impedir a validação da NF-e. A da nota fiscal
maioria das rejeições é relacionada
a incoerências nos arquivos e nas Falta de envio do arquivo
informações, erros nas informações fiscal ao cliente
dos valores e cálculos e nas Multa de 50% do valor
informações a serem confirmadas da nota fiscal
pelas partes envolvidas.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros

NF-e
Fiscalização
A fiscalização da NF-e vem ficando
cada vez mais rígida. Além de verificar
as informações contidas na nota fiscal
em si, o governo vem cruzando essas
emissões com os dados contidos no
SPED Fiscal Contribuições, SPED
Fiscal, SPED Contábil e ECF.
A simples emissão da NF-e informa
a Receita sobre quem vendeu e quem
comprou o produto, identifica o
remetente e o destinatário, e fornece
informações sobre a mercadoria, como
quantidade, valor e tributos envolvidos.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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A informação de todos esses dados
precisa estar alinhada ao recolhimento
dos tributos e à todas as demais
entregas fiscais. Qualquer desencontro
ou incorreção pode gerar risco de
multa e até bloqueio da Inscrição
Estadual do contribuinte.
A utilização de um bom sistema ERP,
que tenha os módulos do SPED, incluindo
a NF-e, minimiza a possibilidade de erros
e consequentemente reduz as chances
de multas.
 08

Sped Fiscal
EFD: Escrituração
Fiscal Digital

O SPED Fiscal é o conjunto de

escriturações dos documentos
fiscais. Podemos destacar como
as informações mais importantes
contidas nesse documento:
• Registro de Entradas

• Registro de Saídas
• Registro de Inventário
• Registro de Apuração de IPI
• Registro de Apuração de ICMS
• Livro CIAP
• Bloco K
Essas informações devem ser
entregues em um único arquivo, em
regime mensal, digitalmente assinada
pelo informante da escrituração.
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Sped Fiscal
EFD: Escrituração
Fiscal Digital
OBRIGATORIEDADE
SPED FISCAL
1º de janeiro de 2012 foi a data
estabelecida para a obrigatoriedade
do SPED Fiscal para todas empresas
contribuintes.
Microempresas e Empresas
de Pequeno Porte segundo
previstas na Lei Complementar nº
123/06 de 14/12/2006, estão
isentas da prestação.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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Erros
Existem alguns erros principais
relacionados ao SPED Fiscal que
podem ser evitados de forma simples.
Destacamos entre os mais comuns:
Erros entre base de cálculo,
alíquota e impostos podem ser
interpretados pelo fisco como má
conduta fiscal e punidos.
Incoerências na totalização
da NF-e podem acontecer por
erros na alimentação do sistema ou
por consequência de um ERP com
parametrização inadequada.
Incoerência entre códigos
e itens, como informar itens
com códigos diferentes na mesma
descrição ou com códigos iguais
para descrições diferentes.
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Sped Fiscal
EFD: Escrituração
Fiscal Digital

Bloco k
O Bloco K faz parte do SPED Fiscal e
veio para substituir o Livro de Controle
de Produção e Estoque (Livro Modelo
3 do Estoque).

A prestação deve ser feita uma vez

por mês, na mesma entrega do SPED
Fiscal.

É importante ressaltar que, em

dezembro de 2016, o calendário das
entregas do Bloco K e as informações
dessa obrigação foram revisadas pelo
fisco, no AJUSTE SINIEF Nº25 DE
09/12/2016 - DOU de 15.12.2016.
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Sped Fiscal
EFD: Escrituração
Fiscal Digital

Obrigatoriedade bloco k
A agenda atual está escalonada de 1º de janeiro de 2019 Prazo
2017 a 2019, quando o Bloco K deverá de obrigatoriedade para demais
estar com a sua estrutura completa. estabelecimentos industriais ou
1º de janeiro de 2017 Prazo de equiparados a indústria, sem limite
obrigatoriedade para estabelecimentos de faturamento anual.
industriais classificados nas divisões 10 Investir em um sistema ERP que
a 32 da CNAE com faturamento anual contenha um módulo de Programação
igual ou superior a R$ 300 milhões. e Controle da Produção (PCP) é a
solução para evitar problemas com
1º de janeiro de 2018 Prazo de as entregas e ter um bom controle
obrigatoriedade para estabelecimentos dos dados de chão de fábrica.
industriais classificados nas divisões 10
a 32 da CNAE com faturamento anual
igual ou superior a R$ 78 milhões.
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Sped Fiscal
EFD: Escrituração
Fiscal Digital

POntos Importantes Bloco K

É importante lembrar que, em relação
às empresas sujeitas à entrega do
Bloco K, a obrigação que se iniciou
em janeiro de 2017 permanece para
aquelas com faturamento acima dos
R$ 300 milhões. Quanto aos registros,
é importante ressaltar que foram feitas
mudanças no escopo da obrigação:
Estoque mensal
passa a ser exigido apenas
por meio dos registros:
K200 Saldos de Inventário
K280 Ajustes de Inventário
Futuramente, a entrega do Bloco K
completo irá apurar quantidades
produzidas a partir das informações
do estoque das empresas, contemplando
os insumos adquiridos em cada
operação de produto acabado,
a projeção de estoque de matéria-
prima e de produto acabado, e ainda
informações de industrialização
efetuada por terceiros.

ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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Sped Fiscal
EFD
COntribuições
Conteúdo
O SPED Fiscal Contribuições tem como
objetivo geral unir a escrituração fiscal,
federal e estadual em um só documento
eletrônico com validade jurídica.
Devem ser declarados no SPED Fiscal
Contribuições:
• PIS/Pasep

• Cofins

• Contruibuições previdenciárias
sobre receitas vigente enquanto
o Beneficio da Desoneração da Folha
de Pagamento não for revogado.
O arquivo digital com essas informações
deve ser emitido mensalmente, e deve
ser embasado por todos os documentos
fiscais e operações referentes ao
período de declaração.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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Sped Fiscal
EFD
COntribuições

Obrigatoriedade
A prestação do SPED Fiscal Contribuições dos períodos atuais e anteriores
à sua criação é obrigatório para todas as pessoas jurídicas, com prazos
diferenciados para cada regime tributário.

Regime tributário:
REAL
PIS/Pasep e Confins referente a fatos geradores ocorridos
a partir de 1º de janeiro de 2012; Contribuições previdenciárias
a partir de 1º de abril de 2012.

PRESUMIDO e ARBITRADO
PIS/Pasep e Confins referente a fatos geradores ocorridos
a partir de 1º de janeiro de 2013; Contribuições previdenciárias
a partir de 1º de abril de 2012.

ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros

Sped Fiscal
EFD Fiscalização do Sped Fiscal
COntribuições Desde 2016 o governo tem
aumentado a fiscalização dos fiscos
incluídos no SPED Fiscal cada vez mais. estoque, pode reduzir para zero
O principal risco é a detecção de
incoerências entre as informações
prestadas na SPED Fiscal, ICMS/IPI,
notas fiscais e mais recentemente aos
registros já entregues do Bloco K,
já que o cruzamento desses dados
é parte importante da fiscalização.
É sempre necessário salientar que
a precisão na apuração e declaração
desses impostos é imprescindível para
que multas e penalidades não sejam
aplicadas.
Além disso, trabalhar de forma
integrada nunca foi tão importante:
Essas informações devem ser entregues
juntas, e calculadas em conjunto.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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Para isso, um sistema automatizado
do fisco, que inclua controle de
as chances desse tipo de problema.
Bloco K:
1% do valor de estoque é a multa
vigente para a não apresentação
ou apresentação incompleta.
SPED Fiscal
Contribuições:
R$500 por mês de atraso na entrega
do SPED Fiscal Contribuições
para pessoas jurídicas com regime
tributário presumido.
R$1.500 por mês de atraso na entrega
do SPED Fiscal Contribuições
para pessoas jurídicas com demais
regimes tributários.
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SPED
Contábil
ECD: Escrituração
Contábil Digital
Conteúdo
O SPED Contábil tem o objetivo É extremamente importante observar
de substituir os elementos da a precisão e coerência das informações
escrituração contábil por versões contidas na SPED Contábil, já que são
digitalizadas, prestadas anualmente. parte importante da construção da
Devem constar no SPED Contábil: ECF (Escritutração Contábil Fiscal),
• Livro Diário e seus auxiliares; e principal causa de erros na
composição desse fisco.
• Livro Razão e seus auxiliares;
• Livro Balancete Diários, Balanços
e fichas de lançamento;
• DRE – Demonstrativos de Resultado;
• DMPL – Demonstrativo de Mutação
do Patrimônio Liquido;
• DLPA – Demonstrativo de Lucros
e Prejuízos Acumulados;
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SPED
Contábil Plano de conta
como ferramenta importante para simplificar
ECD: Escrituração o vínculo das contas referenciais.

Contábil Digital Contas transitórias

Requerem cadastro no grupo de contas
patrimoniais ativo e passivo.

Nomeação de contas
mais descritiva: Evite usar a opção “outro”, usando
termoS como “Outras Obrigações – Circulante”
ou “Outros Créditos – Longo Prazo”.

Além disso, é necessário atualizar as tabelas dinâmicas referentes

aos planos de conta da RFB – L100, L300 (Lucro Real), P100, P150
(Lucro Presumido), a cada liberação de novo PVA da ECF.

A aplicação e uso do Centro de Custos deve ser bem avaliado e de

acordo com as regras de validação do SPED Contábil e da ECF.

Para garantir a precisão entre essas informações, a automação

adequada gerada por um sistema de gestão integrado é o processo
que garante maior precisão e menor incidência de erros.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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SPED
Contábil
ECD: Escrituração
Contábil Digital Erros
Desde 2016, as entregas do SPED
Contábil que foram enviadas não
poderão ser substituídas de maneira
simples. É possível, entretanto,
ingressar com um processo para
que seja feito o cancelamento
da autenticação por erros. Essa
autenticação torna a escrituração
inválida (Processo regulamentado pela
norma do DREI – Departamento de
Registro Empresarial e Integração).
3% do valor das transações
comerciais ou das operações
financeiras é a multa designada
para os casos de informação
omitida, inexata ou incompleta.
É importante notar que, uma vez
cancelado, o SPED Contábil é
considerado atrasado, e está
sujeito as mesmas multas por
atraso relacionados ao SPED Fiscal.

Desde fevereiro de 2016 toda entrega E atenção redobrada à entrega desse

de SPED Contábil é autenticada documento, já que sem sua entrega
automaticamente, no instante da o ECF não pode ser emitido.
transmissão, e o recibo dessa operação
assume o papel de comprovante de
autenticação.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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SPED
Contábil
ECD: Escrituração
Contábil Digital
Fiscalização
A palavra chave quanto a fiscalização
do SPED Contábil não pode ser outra:
Consistência – e não só entre as
declarações contábeis.

O SPED Contábil também passa

pelo processo de comparação de
informações que abrange SPED Fiscal,
NF-e e Bloco K, então, atenção às
incoerências e aos parâmetros do
sistema de gestão.

Vale lembrar que analisar e rever

o processo contábil tributário e as
ferramentas de cálculo e gestão deve
ser um processo de rotina.
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ECF
Escrituração
Contábil Fiscal

Conteúdo
A ECF substitui a Declaração de
informações Econômico-Fiscais,
com o objetivo de interligar os dados
contábeis e fiscais relacionados
à apuração do IRPJ e da CSLL,
facilitando o cruzamento de dados
por parte do fisco.

A ECF é composta por 14 módulos,

o que faz desta entrega uma obrigação
acessória bem mais extensa e
trabalhosa do que a DIPJ. Isso reforça
a necessidade de um bom sistema
ERP capaz de gerar as informações de
maneira correta e integrada com todas
as demais informações de origem.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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ECF
Escrituração
Contábil Fiscal

Pontos
Importantes
Dentre os pontos mais complexos e que merecem mais atenção, destacamos
Sociedade em Conta de Empresas com lucro presumido
Participação cada SCP deve devem ficar especialmente atentas aos
preencher e transmitir sua própria valores que compõe a base de cálculo
ECF, utilizando o CNPJ da pessoa da apuração, como IPI e ICMS ST.
jurídica que é sócia ostensiva e o
CNPJ/Código de SCP. Regulamento do Imposto de
Renda Ou RIR99, deve ser levado
Transfer Price para Empresas em conta para adições e exclusões.
Coligadas merece atenção, já que
é ferramenta para adequar as receitas
e custos de exportações e importações.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros

ECF
Escrituração
Contábil Fiscal
Dados e
fiscalização
Mais do que em qualquer outro fisco
que faça parte do SPED, a atenção ao
cruzamento de dados feito pela Receita
Federal em relação ao ECF deve ser
redobrada.
É indicado que, antes de emitir a
versão final, as adições e exclusões
sejam mapeadas e que os valores que
irão compor as bases para os impostos
como IRPJ e CSLL sejam identificados.
A composição das fichas da DIPJ
também deve ser analisada com
atenção para facilitar o processo
de verificação do registros presentes
na ECF.
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
22
Para esse tipo de processo também
é indicado um sistema de gestão
efetivo que possa lidar com essas
informações de forma adequada
e que leve em conta o mapeamento
dos dados. Esse procedimento diminui
bastante a chance de incoerências no
documento emitido.
É importante ter em mente que
a entrega da SPED Contábil é base
para o preenchimento da ECF, portanto
sempre valide a SPED Contábil junto
as regras da ECF antes da sua entrega
definitiva.
 23

ECF
Escrituração
Contábil Fiscal
Prazo ECF
O ECF deve ser prestado anualmente,
seguindo o layout que consta no
Manual de Orientação da declaração.

Último dia útil de julho a partir

do ano subsequente ao da escrituração
é a data estipulada para a entrega
da ECF.

ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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Resumo Geral
Bloco
emissão Prazo
do Sped

a cada deve ser emitida no

NF-e operação momento da operação

SPED mensal
observar de acordo com o calendário de cada
estado, a data de envio da SPED Fiscal e também
Fiscal a data de envio do SPED Fiscal Contribuições

SPED anual
último dia útil do mês de maio do ano
Contábil seguinte ao que se refira a escrituração

útimo dia útil de julho a partir do ano

ECF anual
subsequente ao da escrituração

ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
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Conclusão
Além de expor más condutas fiscais,
as medidas do SPED também
exigiram muito mais atenção à Sistema de Gestão Integrado
precisão das informações apuradas.
Muito mais do que uma obrigação, NF-e
essas informações proporcionam uma SPED Fiscal ECF e SPED Contábil
A cada
Mensal Anual
visão mais precisa sobre os processos operação
operacionais das empresas, e se
bem apuradas podem representar
potencial de informações estratégicas
de apoio a gestão das empresas.

De forma relevante, fica clara a FISCO

Análise e comparação
importância da exatidão e integração
de dados, não só quanto fisco, das informações apuradas
mas quanto à todos os processos
de gestão. Mais do que nunca é
necessário investir em qualidade
e confiabilidade, em um sistema Informações íntegras?
de gestão que possa lidar com multa NãO sim OK
informações de forma integrada:
ABC71 • [SPED] Sistema Público de Escrituração Digital: Seu guia para evitar erros
 Vamos nos conhecer melhor?
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