Book Sobre Gestão de Finanças

GESTÃO
FINANCEIRA
Passo a passo para implantar
uma rotina leve e eficiente
ROTINAS LEVES E EFICIENTES // GESTÃO VOLTADA A RESULTADOS
ÍNDICE
03 INTRODUÇÃO
04 OS PILARES DE UMA GESTÃO FINANCEIRA EFICIENTE
09 CONHECIMENTO BASE SOBRE FINANÇAS
25 ROTINAS NA PRÁTICA
42 OS PRINCIPAIS RELATÓRIOS MENSAIS
48 CONCLUSÃO
Ação sem filosofia é uma arma

letal; e filosofia sem ação não
tem valor algum."
Soichiro Honda
03
Introdução

Como bem afirmou William Edwards Deming, “o que não é medido, não é gerenciado”, o
que é totalmente coerente com a gestão financeira, seja pessoal ou empresarial.

É comum que administrar finanças seja um desafio para pequenas e médias empresas,
pois a operação, o core business, exige a maior parte do tempo e recursos da gestão. É
comum, mas não é normal, pois a gestão financeira é parte central e implacável da
longevidade da empresa.

O grande objetivo de qualquer entidade com fins lucrativos é o lucro, gerar riqueza, então
como saber se está sendo atingido? Como responder a algumas perguntas pertinentes na
vida do empreendedor como:

Quanto realmente posso ter de retirada de lucros mensal?
Quanto foi o resultado no mês passado?
Qual o valor posso reinvestir na empresa?
Posso aumentar a equipe?

Serão apresentados os pilares de uma Gestão Financeira eficiente, e tratadas as teorias
necessárias para que a prática seja efetiva.
Após isso, um exemplo prático de rotina e um passo a passo para a implantar em

qualquer empresa.

A sequência se dá da seguinte forma:

1) Apresentação dos Pilares de uma Gestão Financeira Eficiente;

2) Conceitos teóricos necessários para uma prática eficaz;

3) Exemplo prático de Rotina, com passo a passo de todos os processos;

4) Os dois principais relatórios para análise de desempenho financeiro mensal, que são
fruto da execução das rotinas.

Neste material, trazemos a teoria e a prática empresarial sobre gestão e controle
financeiro, sobre como medir o dinheiro da sua empresa e agir para que ela seja cada dia
mais competitiva e rentável.
04
OS PILARES DE UMA
GESTÃO FINANCEIRA
EFICIENTE
Uma gestão eficiente é baseada nos 3 pilares que
serão expostos. Uma base sólida transforma a
execução.
05
OS 3 PILARES
A gestão financeira segura e eficaz requer da empresa os
seguintes fatores para que alcance sucesso no seu propósito:
1 – TECNOLOGIA
2 – CONHECIMENTO TÉCNICO
3 – ROTINA DE EXECUÇÃO
A TECNOLOGIA possibilita que que o CONHECIMENTO seja

aplicado com a eficácia, segurança e agilidade necessários.
Porém o que determina realmente o êxito dos processos é a

ROTINA DE EXECUÇÃO, fazer, diariamente.
O financeiro deve ter também papel de destaque na agenda da

gestão da empresa, no caso das PMEs (Pequenas e Médias
Empresas), o empreendedor. Por mais que a rotina das
operações, do dia-a-dia, seja pesada e exija muita dedicação,
as finanças podem otimizar o resultado da empresa e seu
desempenho como um todo.
06
TECNOLOGIA (SOFTWARE)
É óbvio que um bom software é capital para que se tenha
gestão baseada em informações concretas e seguras. A questão
é que nos dias atuais, ainda existem empresas que apostam no
controle via planilhas ou outros recursos genéricos.
Como ter certeza se a origem dos dados é real e correta? Como

saber se não houve um erro de digitação qualquer? Como
saber se não houve erro intencional ou não?
Um software bem estruturado, além de levar mais informações

para a entidade, pois tem seus procedimentos baseados em
boas práticas (assim deve ser um bom software), é um
repositório único dos dados, que pode ser auditado a qualquer
momento, inibindo assim os ruídos que as informações podem
sofrer.
COMO ESCOLHER UM BOM SOFTWARE:
Referência em outras empresas do mesmo ramo;

Baseado em nuvem, com acesso remoto e integração a
outros softwares (PREFERENCIALMENTE);
Faz Conciliação Bancária;
Gera vários relatórios financeiros com riqueza de
informações, gráficos e estatísticas;
Flexibilidade e capacidade de personalização;
Bom e acessível suporte técnico;
Oferece treinamentos.
Estes são os requisitos básicos para a escolha mais correta de

um software para gestão financeira.
Lembrando que para empresas que já usam ERP para controle

da empresa como um todo, o módulo financeiro é
determinante no momento da escolha e implantação.
07
CONHECIMENTO TÉCNICO
Na gestão de uma entidade, é necessário que haja
conhecimento técnico em múltiplas áreas, não apenas nas
áreas operacionais do negócio, ou em comercial e vendas.
A área financeira é ponto de estudo e aprimoramento

constantes, não sendo necessário explicar aqui o seu impacto,
que pode ser devastador ou salvador.
PMEs devem saber gerir recursos na escassez e com a maior

potencialidade possível, pois nem sempre há sobra de caixa ou
mesmo caixa disponível, e o timing deve ser perfeito, tanto
nos recebimentos quanto nas alocações dos recursos.
A falta de conhecimento técnico sobre finanças leva a

ingerência e/ou a erros de gestão, que podem custar muito
caro para a empresa.
CONHECIMENTOS BASE
Entidade empresarial
Despesas e Custos
Receitas
Plano de Contas
Centro de Custos
Conciliação Bancária
Contas a pagar e a receber
Fluxo de Caixa
Margem de Contribuição
Ponto de Equilíbrio
Avaliação Vertical e Horizontal
São conceitos básicos de processos, rotinas, controles e

indicadores financeiros que devem ser usados nas entidades
para uma gestão eficaz.
08
ROTINAS DE EXECUÇÃO
Implantar uma boa tecnologia com um bom conjunto de
softwares, ter conhecimento na área financeira, tanto da parte
do gestor quanto da equipe, não é igual a um bom
desempenho.
Gestão Financeira Eficiente exige rotina, repetição, controle,

cultura, trabalho diário, semanal e mensal. Assim a empresa
terá informações concisas para decisões mais corretas
possíveis. As decisões não serão baseadas apenas em um viés
sentimental e feeling dos gestores, mas terá agregado a esses,
uma boa dose de números e segurança.
Empreendedores geralmente não se apaixonam pela rotina

financeira de seus negócios, o que não é mal, pois acima de
tudo está o operacional, o core business, os clientes, que
são preciosos.
O importante é saber que finanças são parte do alicerce de sua

operação, e que não cuidar disso é como – metaforicamente
falando – dirigir um carro a noite, com faróis apagados e com
o acelerador no máximo.

A gestão trará resultado e segurança para o negócio, e as
rotinas se tornarão cada vez mais leves, pois os processos
contidos nelas, entregam automaticamente controle, auditoria,
informações ricas. Um relatório rico não é construído de uma
hora para outra. Imagine fazer um fluxo de caixa de uma
empresa que fature $100.000,00 por mês e tem $80.000,00 de
gastos. Se não for feito diariamente, é impossível controlar o
fluxo ou confiar no relatório.
09
CONHECIMENTO
BASE SOBRE
FINANÇAS
Os conceitos abordados aqui compõem a base
necessária para gerir um departamento
financeiro. Se faz necessário também a evolução
do conhecimento dos gestores, sempre
atualizados a novas tecnologias e conceitos.
10
ENTIDADE EMPRESARIAL
O Princípio da ENTIDADE reconhece o Patrimônio como objeto
da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a
necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no
universo dos patrimônios existentes, independentemente de
pertencer a uma pessoa, um conjunto de pessoas, uma
sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade,
com ou sem fins lucrativos.
Por consequência, o Patrimônio da empresa não se confunde

com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de
sociedade ou instituição.
O empreendedor deve ter um pró-labore fixo, se tiver cargo e

função na empresa, e retirar lucro, quando possível.
É praticamente impossível controlar as finanças pessoais e da

empresa quando essas se confundem.
O dinheiro da empresa não é o dinheiro do empresário!

11
CONTAS MOVIMENTO
Existem 2 tipos de contas que devem ser cuidadas em um
software de gestão:
Tesouraria: dinheiro em espécie
Contas Bancárias: dinheiro em instituição bancária
Importante destacar que PDV (Ponto de Venda) não é tesouraria,

ou seja, não deve fazer pagamentos. Imagine um supermercado,
com aquela quantidade de caixas pagando fornecedores ou
salários dos colaboradores, impossível de controlar. O dinheiro
do PDV, do Caixa, deve ter apenas uma saída, que é uma
Sangria (retirada e envio) para a Tesouraria, que tem o gestor
financeiro ou o tesoureiro como responsável, e esse sim, pode
realizar pagamentos.
As movimentações financeiras acontecem nessas contas, sendo

que movimentações bancárias são sempre mais indicadas, pois
a própria instituição realiza o primeiro controle e permite uma
base histórica de consultas, diferente da movimentação
financeira com dinheiro em espécie, que apresenta mais perigos
de erros intencionais ou não, e exige um nível de controle e
observação muito maiores.
O ideal é que todo dinheiro em espécie seja depositado em

conta bancária e todos os gastos pagos por esse canal, tendo
assim um controle muito mais eficaz.
Exemplo em um software:
12
PLANO DE CONTAS
É a forma padronizada das contas a serem utilizadas para
registro dos movimentos financeiros, estabelecendo a função e
o funcionamento de uma delas.
O plano de contas é uma relação de códigos e/ou classificações

usados para o registro das entradas e saídas financeiras de uma
empresa. Ele não é, portanto, um relatório, mas sim a
padronização das categorias que serão usadas para elaborá-los.
“Em que foi gasto esse valor?”
“Referente a que ocorreu esse recebimento?”
Exemplos:
Despesas com Água;

CMV (Custo de Mercadoria Vendida)
Receita com Vendas
Despesas Bancárias
A maioria dos softwares de gestão já tem um Plano de Contas

pré definido, porém é importante levar em consideração dois
questões:
1. O Plano de Contas deve ser parecido com o que o contador

utiliza para elaborar as demonstrações contábeis, pois além
disso facilitar o trabalho da equipe contábil, o que é
essencial para a empresa, também ajuda no momento da
leitura das demonstrações e conferência com os relatórios
gerenciais;
2. Deve ser de acordo com o entendimento e solicitação do
gestor, pois será a base dos relatórios mais importantes,
como por exemplo Fluxo de Caixa e DRE (Demonstração do
Resultado do Exercício).
13
CENTROS DE CUSTOS
Centro de custos é uma forma resumida de uma expressão
maior: centro de custos e lucros.
Representa cada segmento principal de uma empresa que tem

uma relativa autonomia no que se refere à sua própria
administração financeira, isto é, às suas receitas e despesas. O
conjunto de todos os centros de custos representa a empresa
completa.
Representa “onde” ou “em qual área ou departamento da

empresa” aquela movimentação aconteceu.
Possibilita analisar o resultado de setores específicos da

empresa.
Exemplos (em um Restaurante):
Produção;
Entregas;
Administrativo.
Outro exemplo (em uma empresa com 1 matriz e 2 filiais):
Matriz
Filial 1
Filial 2
O importante é que, se o financeiro é centralizado, ou seja, as

receitas e despesas são direcionadas para apenas um dos locais,
se consiga classificar de onde veio aquela movimentação para
posteriormente ser possível avaliar o resultado operacional de
cada local. No exemplo acima, é necessário saber de onde vem
o melhor ou pior resultado, e buscar o nivelamento e
otimização das operações.
14
GASTOS FIXOS E VARIÁVEIS

Gastos Variáveis
Gasto relativo à bem ou serviço utilizado na produção de outros

bens ou serviços.
Gastos com produção ou fabricação de um produto ou na
execução de um serviço prestado pela empresa.
Exemplo:
Matéria-prima;
Impostos;
Folha de pagamento da equipe de produção.
Gastos Fixos
Bem ou serviço consumidos direta ou indiretamente para a

obtenção de receitas e administrativo.
Gastos na administração da empresa e vendas.
Exemplo:
Aluguel;
Folha de pagamento da equipe administrativa.
Importante saber discernir fixos e variáveis, pois impacta

diretamente na formação de preço e apuração de resultados e
indicadores, como Margem de Contribuição e Ponto de
Equilíbrio.
15
RECEITAS (FATURAMENTO)
A Receita corresponde, em geral, às vendas de mercadorias ou
prestações de serviços. Ela é refletida através da entrada de
dinheiro no caixa (Receita à vista) ou entrada em forma de
dinheiro a Receber (Receita a Prazo).
A Receita representa o desempenho da equipe comercial,

portanto deve ser observada e comparada em relação ao mesmo
mês no ano anterior e também ao mês imediatamente anterior.
Ter boa Receita não quer dizer ter dinheiro em caixa ou conta
bancária, pois a partir do momento da venda o financeiro
começa seu trabalho, controlando o recebimento, cobrança e
destino do valor da Receita.
É muito importante saber que Faturamento não é Lucro, e Lucro

não é Sobra de Caixa. Dinheiro paga contas e gera
investimentos.
Boa Receita (Faturamento), é essencial, e saber o destino dessa

entrada, é imprescindível.
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CONTAS A PAGAR E A RECEBER

Nesse processo constam as obrigações e direitos que a empresa
tem planejados para os próximos dias, semanas ou meses.
É a base do Fluxo de Caixa, mas não é ele. O Contas a Pagar e a

Receber é um controle, para que estejam planejados os
pagamentos e recebimentos, evitando o pagamento de juros ou
o esquecimento de cobrança, que é um dos principais
causadores de problemas no fluxo financeiro das empresas. Não
se pode deixar “dinheiro na rua” correto?
Aplicação Prática
Planejamento mensal para mensurar o fluxo de caixa;

Planejamento semanal, para contar com as alterações mais
recentes;
Controle e execução diário.
Mais explicações práticas são apresentadas no capítulo 3.

17
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO
Também conhecida como ganho bruto, a margem de
contribuição representa quanto o lucro da venda de cada
produto contribuirá para a empresa cobrir todos os seus custos
e despesas — chamados de custo de estrutura — e ainda gerar
lucro. Com base nisso, você pode calcular a lucratividade da
empresa e o peso dos custos fixos no resultado final.
Margem de Contribuição = Valor das Vendas – (Custos Variáveis

+ Despesas Variáveis).
Como forma de explicar em detalhes como encontrar esses

números, vamos apresentar um exemplo
para você:
Imagine que sua empresa planeja vender 100 unidades de um

determinado produto a R$ 50 cada unidade.
Para produzir cada unidade há um custo de R$ 20 e mais R$ 15

de despesas variáveis. Portanto, nossa margem de contribuição
ficaria:
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PONTO DE EQUILÍBRIO
No ponto de equilíbrio, também, break even point, ponto de
ruptura, ou, ainda, ponto crítico, o lucro da empresa é zero, ou
seja, é quando os produtos vendidos ou os serviços prestados,
pagam todos os custos e despesas fixas e variáveis, mas ainda
não sobra nada para o empresário e seus sócios.
É a partir deste ponto que os novas receitas (desde que com

margem de contribuição positiva) passarão a gerar lucro para a
empresa. Mesmo sendo um indicador muito simples e fácil de
calcular, esta é uma informação vital para a análise de
viabilidade de um empreendimento ou da adequação em relação
ao mercado.
Aplicação Prática
Acompanhar o Ponto de Equilíbrio para saber se o negócio é ou

está viável, e que dia do mês foi atingido, quanto mais cedo,
melhor.
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PONTO DE EQUILÍBRIO
Calculando o Ponto de Equilíbrio
Margem de Contribuição = Custos Fixos + Lucro

Custos variáveis = Custo da Mercadoria Vendida + outros
Exemplo prático:
A empresa XPTO tem os seguintes dados:

Custos fixos: R$ 6.000,00
Custos variáveis: 70% da Receita
1. Se 70% são Custos Variáveis, 30% são Margem de Contribuição

(Custos Fixos + Lucro);
2. No momento do Ponto de Equilíbrio, a empresa não tem Lucro,
então a Margem de Contribuição é composta apenas por Custos
Fixos;
3. Então os Custos Fixos no valor de R$ 6.000,00, representam 30%
do faturamento necessário para atingir o Ponto de Equilíbrio;
4. Se R$ 6.000,00 são 30%, quanto são 70%? Regra de 3!
20
CAPITAL DE GIRO
O Capital de Giro engloba todo o financeiro acessível da empresa.
Principalmente os ativos circulantes, como valores em caixa e
mercadorias a venda.
Ele serve para que o capital flua. Explico: quando se compra algo com
a ideia de vendê-lo, é colocado um valor mais alto.
Consequentemente, esse valor recebido com a venda desse produto
servirá para manter a empresa, e para a compra de outros produtos.
Isso para que esse ciclo continue.
O capital de giro mantém a empresa aberta e circulando. Por isso, é

preciso manter um cuidado sobre qual a necessidade de capital de
giro da sua empresa.
Exemplos:
Dinheiro em Caixa
Saldos em Contas Bancárias
Aplicações de Liquidez Imediata
Outras contas do Ativo Circulante
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NECESSIDADE DE CAPITAL DE GIRO

(EM DIAS)
A Necessidade de Capital de Giro (NCG) é o valor mínimo que uma
empresa precisa ter de dinheiro em seu caixa para garantir que sua
operação (compra, produção e venda de produtos ou serviços) não
pare por falta de recursos.
Para saber como calcular a necessidade de Capital de Giro (NCG) de

uma empresa, o primeiro passo é conhecer bem os Prazos Médios de
Pagamento e Recebimento:
Prazos Médios de Pagamento: é o tempo entre a data da

compra e o pagamento efetivo ao fornecedor. Por exemplo, se sua
empresa compra matérias-primas e paga seu fornecedor em duas
vezes (1+1), seu prazo médio de
pagamento vai ser de 50% a vista e 50% em 30 dias;
Prazos Médios de Recebimento: é o tempo entre a venda e efetivo

recebimento do dinheiro. Por exemplo, se sua empresa vende
parcelado em 3x sem entrada, seu prazo médio de recebimento vai ser
de 33% em 30 dias, 33% em 60 dias e 34% em 90 dias.
Fórmula do NCG
NCG = Prazos Médios de Recebimento – Prazos Médios de Pagamento

22

(EM DIAS)
Exemplo:
Empresa de venda de calçados compra do seu fornecedor com um

prazo médio de pagamento de 60 dias, sendo entrada e duas parcelas
mensais.
Prazo médio de Pagamento: 60 dias
Essa empresa vende a seus clientes em até 10 parcelas no cartão de

crédito.
Prazo médio de recebimento: 300 dias
NCG: 300-60 = 240 dias
Ou seja, a empresa precisa se financiar durante 240 dias. Quanto

maior o número de dias pior.
Nesse exemplo o indicado é que essa empresa atualize os termos com

os fornecedores, ou mude o modelo de negócios, em relação a prazo
de venda ou outras questões pontuais.
23

(EM R$)
Capital de giro é o valor que a empresa tem para custear e manter
suas despesas operacionais do dia a dia — valor esse que é o
resultado da diferença entre o dinheiro que você tem disponível e o
dinheiro que você deve.
Avaliar seu capital de giro, permite que você entenda não apenas a
sua atual situação financeira e a saúde de seu fluxo de caixa, como
também diz muito sobre a sua capacidade de crescimento.
A necessidade de capital de giro é igual a contas a pagar menos

contas a receber somada aos valores em estoque.
NCG: necessidade de capital de giro

CP: contas a pagar
CR: contas a receber
VE: valor em estoque
É importante entender que as necessidades de capital de giro variam

de setor para setor, especialmente considerando como indústrias
diferentes dependem de equipamentos caros, usam métodos
diferentes de contabilidade e abordam outros assuntos específicos
do setor.
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(EM R$)
Encontrar formas de suavizar os pagamentos em dinheiro para
manter estável o capital de giro é particularmente difícil para os
fabricantes e outras empresas que exigem muitos custos iniciais.
Por esses motivos, a comparação e a análise de exemplo de capital

de giro, é geralmente mais significativa entre empresas do mesmo
setor.
Exemplo:
A mesma empresa de venda de calçados tem os seguintes dados:
Contas a pagar (CP): 10.000,00

Contas a Receber (CR): 10.100,00
Estoque(E): 2.500
NCG = CP – (CR+E)
NCG = 10.000 – (10.100 – 2.500)
NCG = -2.600,00
Essa empresa demonstra NCG negativa, ou seja, não necessita de

capital externo e mostra equilíbrio financeiro.
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ROTINAS
NA PRÁTICA
Contempladas aqui estão as rotinas, diárias,

semanais e mensais, no formato de plano de ação.
A execução dessas rotinas culminam nas
informações necessárias para uma Gestão
Financeira Eficiente.
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ROTINAS PRÁTICAS
Imaginemos agora o exemplo de uma empresa, com problemas muito
reais. A realidade da gestão financeira em muitos casos é
extremamente parecida com a que será demonstrada, pois esse caso
é produto de mais de uma década de pesquisas e casos reais
solucionados em consultoria.

Empresa: Empresa prestadora de serviços
Faturamento mensal: 40.000,00

Equipe:
- Empreendedor (Gestor Geral)
- 1 Vendedor
- 2 Assistentes operacionais
- 1 Assistente Administrativo

Principais problemas apontados
pelo gestor:

Não sabe quanto ganha realmente, quanto pode ser a retirada para
sócio;
Não sabe qual o real resultado da empresa;
Sente certo desconforto e insegurança sobre o controle financeiro
da sua empresa;
Perde o sono algumas vezes pensando nas finanças e que poderia
ter um melhor controle;
Não tem previsibilidade dos resultados do negócio;
A empresa não tem uma rotina financeira estruturada, o que causa
insegurança das informações;
Não consegue se precaver em relação a erros, sejam eles não
intencionais, ou intencionais.
27
ROTINAS PRÁTICAS
A boa notícia é que os problemas estão alinhados com várias outras
empresas e são passíveis de soluções rápidas e eficazes, se
implantadas o mais rápido possível.

Existe um caminho para virar esse jogo, e dar uma base sólida e
segura de controle financeiro para que a empresa possa dedicar mais
tempo ainda em trazer vendas, melhorar produtos e serviços e
atendimento, enfim, tratar do seu core business e dos seus clientes.

O importante é que o dinheiro que esse core business traz, seja
tratado com extremo controle e segurança, e que a maior parte
possível, seja convertida em lucro, ou seja, riqueza para os sócios.

O CAMINHO

Para que haja controle e também informações fidedignas, uma rotina
deve ser implantada, afinal movimentações financeiras e econômicas
acontecem todos os dias, então devem ser acompanhadas e
classificadas todos os dias.

Uma rotina implantada e executada, culmina (isso mesmo, “culmina”)
nos seguintes resultados:

Segurança no controle e gestão financeira: pois quando existem
processos e rotinas, erros não intencionais (ou intencionais),
podem ser identificados rapidamente e, mais importante que isso,
os erros são inibidos!

Relatórios com informações vitais: a palavra “vital” é usada aqui,
pois algumas informações financeiras podem salvar a vida da
empresa, alargar a vida da empresa. Se algumas informações
forem negligenciadas ou se não forem nem vistas (pois a empresa
não as tem), a vida da entidade está em risco, e um risco alto.
28
ROTINAS PRÁTICAS
Para o controle e desenvolvimento efetivo das rotinas, é importante
que sejam tratadas como um plano de ação, descrevendo-se a tarefa,
por qual motivo deve ser executada, quando, quem é o responsável e
como a executar.
Sugere-se que seja utilizada uma ferramenta flexível e dinâmica,

onde possam ser anotados pontos importantes das rotinas e tarefas,
e também dividido entre o time responsável e gestão, por exemplo.
A ferramenta Trello cumpre esse papel como no exemplo abaixo,

onde será demonstrada a estrutura necessária para se obter o
controle e acompanhamento das rotinas. Pode ser também criada
uma planilha com a mesma estrutura.
Lembrando que está é apenas um software de controle das ROTINAS,

e não um software de gestão financeira.
EXEMPLO:
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ROTINAS PRÁTICAS
Abaixo um exemplo de como os quadros do software Trello estão
preenchidos. Sugere-se que todos os quadros sejam preenchidos com
a mesma estrutura. Os dados constam nas próximas páginas, e
servem para organizar as rotinas, padronizar os sistemas e treinar a
equipe do Departamento Financeiro, além de ser um controle para o
Gestor.
30
ROTINAS DIÁRIAS
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

O que é?
Conciliação bancária é conciliar os movimentos e o saldo das contas
bancárias com o saldo dessas no software.
Ninguém consegue entender o que está descrito no extrato do banco,
pois aquilo é um controle do próprio banco, que também não sabe
descrever o que, por exemplo, foi aquele gasto realizado com o
cartão de débito.

As contas bancárias e seus movimentos são lançados no software de
gestão financeira, para que possam ser classificados de acordo com o
controle da empresa, de acordo com seu Plano de Contas.

Por que fazer?
Para manter registros e controle atualizados, possibilitando assim
fechamento mensal e elaboração dos KPIs. Conciliando extrato e
software, o produto final será a classificação de todas as
movimentações financeiras em seus devidos Planos de Contas e
Centros de Custos (quando necessário), resultando assim,
automaticamente, na Demonstração de Resultado do Exercício e
outras informações importantes para Gestão.

Quando fazer?
Diariamente. Já imaginou ter que lembrar o que aconteceu a 16 dias
atrás: Que gasto foi aquele? Referente a que? É um trabalho muito
difícil, quando não for impossível!

Onde fazer?
Software de Gestão.
Quem fazer?
Gestor Financeiro ou Assistente

31
ROTINAS DIÁRIAS
EXECUÇÃO
1 – Download do extrato bancário
2 – Lançamento de cada movimento do extrato no software

financeiro, classificando Plano de Contas

3 - Conferência e conciliação dos saldos. Extrato e Software tem que
ter o mesmo saldo. Assim a conciliação está feita.

O que essa rotina gera?

Fazendo a conciliação de cada movimento, ao final do mês, o
relatório de Fluxo de Caixa ou qualquer outro, estará pronto. Pois
diariamente foi sendo construído. Então essa pequena rotina gera
controle absoluto e resultado em forma de informação.

Se a empresa movimenta dinheiro físico, a conta a ser conciliada é a
da tesouraria. Veremos um pouco mais na frente como deve
funcionar o fechamento de caixa e o controle de tesouraria.

32
ROTINAS DIÁRIAS
CONTAS A PAGAR
O que é?
É o controle diário de Contas a Pagar, tanto verificando as contas
que estão vencendo naquele dia, quanto realizando o lançamento das
contas que chegarem.

Por que fazer?
Primeiramente para possibilitar o planejamento do Fluxo de Caixa do
dia, da semana e do mês.
Segundo para que sejam geridos os pagamentos tempestivamente,
evitando despesas com juros e multas, que são descontados
diretamente do Lucro da empresa, pois são despesas não
operacionais.

Onde fazer?

Quem é o responsável?
Gestor Financeiro ou Assistente.

33
ROTINAS DIÁRIAS
EXECUÇÃO
1 – Lançar no software as contas a pagar e quais documentos as

baseiam;

2 – Definir um planejamento semanal para pagamentos;

3 – Verificar o sistema todos os dias no início da manhã;

4 – Realizar o cadastro no internet banking para que depois o gestor
possa aprovar;

5 – Efetuar a baixa no sistema no dia subsequente, no momento da
Conciliação Bancária.

Pagamentos devem ser feitos no período da manhã, pois se houver
qualquer imprevisto, como erro bancário, problemas operacionais,
ainda haver tempo para se buscar outra forma de pagar, evitando
multas e juros.

34
ROTINAS DIÁRIAS
CONTAS A RECEBER
O que é?
É o controle diário de Contas a Receber, lançando as contas que
forem passadas pelo comercial, os documentos fiscais emitidos ou
qualquer outra forma de contrato com o cliente que está comprando
a prazo.
Verificação diária das contas a receber vencidas, para que possa ser
realizado o processo de cobrança, que pode ser definido como
“Régua de Cobrança”.

Exemplo de Régua de Cobrança:
- 1 (um) dia de atraso: é realizada uma ligação para lembrete e
perguntar o que aconteceu, ou um email, depende da forma de
relacionamento com seu público;
- 5 (cinco) dias de atraso: cobrança mais forte e específica;
- 10 (dez) dias de atraso: carta cobrança, especificando as
complicações que o não pagamento podem gerar, como multas, juros
e cobranças judiciais, por exemplo.

Por que fazer?
Para que os recursos possam ser efetivamente controlados, e o fluxo
de caixa abastecido.
Criar e alimentar uma régua de cobrança específica para a empresa
evita que seja necessário o aumento do capital de giro ou recorrer a
capital de terceiros.

Onde fazer?

Assistente ou gerente financeiro.

35
ROTINAS DIÁRIAS
EXECUÇÃO
1 – Lançar no software as contas a receber e quais documentos as

baseiam;

2 – Definir um planejamento semanal para recebimentos, que vai
suprir os pagamentos;

3 – Verificar o sistema todos os dias no início da manhã;

4 – Efetuar a baixa no sistema no dia subsequente, no momento da
Conciliação Bancária.

Não é falta de educação cobrar o cliente, não é errado cobrar, e se
seu cliente é realmente um bom parceiro, ele vai entender e aceitar.
O feio é não avisar que vai atrasar a conta e ainda ficar bravo com
cobrança. Avalie bem seu cliente, ele pode não ser o público ideal,
ou o cliente ideal. Não se desgaste ou gaste o tempo precioso da sua
empresa com quem não paga.

Óbvio que podem existir situações adversas ou que tenham um
contexto diferente. Tenha EMPATIA, mas avalie RACIONALMENTE a
situação.

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ROTINAS SEMANAIS
CONTROLE DE FLUXO DE CAIXA SEMANAL
O que é?
O Controle de Fluxo de Caixa semanal, consiste em projetar os
pagamentos e recebimentos da semana, quais as contas a pagar e a
receber por dia, e o que isso vai impactar nos saldos das contas.

O gestor pode identificar que determinado dia, vai faltar dinheiro
para arcar com alguma despesa específica, e pode agir
antecipadamente, negociando um prazo com algum fornecedor ou
fazendo alguma campanha de recebimento de contas atrasadas, por
exemplo.
O importante é saber antecipadamente os movimentos futuros.

Por que fazer?
Projetar a semana e poder agir antecipadamente se necessário,
relembrando um cliente sobre uma conta a receber, combinando uma
nova data de pagamento de uma conta a pagar (antecipadamente),
forçando uma venda.

Tendo a previsão da semana, se houver desencaixe financeiro, o
gestor pode agir buscando impedir pagamento de juros e dissabores
com fornecedores ou outros stakeholders.

Onde fazer?


37
ROTINAS DIÁRIAS
Como fazer?

1 – Alimentar corretamente e tempestivamente o Contas a Pagar e a
Receber;

2 – Na segunda-feira, auditar a projeção da semana e apresentar ao
Gestor;

3 – Apresentar possíveis soluções para possíveis desencaixes
financeiros;

4 – Agir rápida e antecipadamente para ajustar qualquer possível
situação detectada.

38
ROTINAS MENSAIS
ROTINAS COM A CONTABILIDADE
O que é?
Não se trata apenas de enviar alguns documentos que a
contabilidade solicitar. Entenda que toda empresa tem um
departamento contábil, que na maioria dos casos é terceirizado,
porém ainda faz parte da empresa, e suas tarefas e responsabilidades
são de EXTREMA importância.

Deve acontecer mensalmente, além de todos os outros contatos
durante o mês, uma interação com a contabilidade e verificação de
alguns pontos cruciais, como por exemplo, verificar o memorial de
cálculo dos tributos que a empresa vai pagar. Mesmo que seja uma
verificação não técnica, ninguém conhece os dados da empresa
melhor que os gestores, então se algo passar desapercebido pelo
contador, existe a possibilidade de a empresa apontar. Um exemplo
prático é a contabilidade não lançar todas as notas fiscais emitidas
naquele mês, ou lançar duplicado. Com certeza o financeiro consegue
identificar se os valores estão mais altos ou mais baixos.

Não se trata de auditar o trabalho do contador, mas sim de um breve
controle, que faz muito bem para a empresa, evitando problemas e
gerando na contabilidade, um senso de responsabilidade maior com a
sua empresa, que é apenas uma dentro do universo de dezenas de
empresas clientes daquele escritório. Quando a empresa passa a
auditar, mesmo que de forma leve, o contador passa a se dedicar
mais.

39
ROTINAS MENSAIS
Por que fazer?
Subsidiar a contabilidade de toda informação necessária para
elaboração de demonstrações contábeis e obrigações acessórias para
com o fisco.

Possibilitar a apuração correta dos tributos e elaboração de
relatórios contábeis que podem apoiar a Gestão, como
Demonstrações de Resultado Econômico e Balancete Mensal.

Serve também para evitar problemas se a empresa necessitar
urgentemente de documentos como certidões e balanços. O que pode
prejudicar em licitações, bancos, cadastros, dentre outros.

Onde fazer?
Software de gestão, internet banking, arquivos físicos, outros.


Como fazer?
1 – Alinhar com a contabilidade todos os documentos necessários e
periodicidade de envio;

2 – Solicitar Memória de Cálculo dos impostos e analisar antes de
qualquer pagamento;

3 – Solicitar envio mensal dos relatórios abaixo:
3.1. Todas as certidões negativas;
3.2. DRE Mensal
3.3. Balancete Mensal
3.4. Evolução da Receita
3.5. Memorial de Cálculo dos Impostos
3.6. Provisão da folha de pagamento

40
ROTINAS MENSAIS
LIVRO FINANCEIRO (ANÁLISES MENSAIS)
O que é?
O LIVRO FINANCEIRO é um conjunto de relatórios base para que o
desempenho financeiro da empresa seja avaliado de forma a
contemplar o máximo de informações e basear qualquer decisão da
gestão.

Todas as rotinas anteriormente citadas resultarão em relatórios e
informações financeiras mensais sobre as finanças da empresa, pois
se a conciliação bancária vem sendo feita, o
relatório de fluxo de caixa por plano de contas já está pronto, é
necessário apenas o imprimir. Se o contas a pagar e a receber está
sendo feito diariamente, devem estar em dias, ou pelo menos
mapeados, entregando assim informações que vão compor o cálculo
da necessidade de capital de giro da empresa, ou seja, quanto há
para receber e quanto há para pagar, e quanto se faz necessário para
cobrir possíveis desencaixes ou mesmo investimentos.

É necessário um momento mensal, uma reunião normalmente, onde
se avalia todas informações pertinentes ao desempenho financeiro
da empresa no último mês e se avalia também as projeções para o
próximo mês.

Por que fazer?
Gestão financeira é um assunto vital, que é apontado por órgãos
governamentais de apoio a empresas, como uma das maiores razões
de falências de empresas. Merece momentos de total foco e atenção.

O mais importante é avaliar o que se passou no mês anterior e o que
há de projeção para os próximos meses. O que estará demonstrado
nos relatórios listados posteriormente.

41
ROTINAS MENSAIS
Onde fazer?
Software de Gestão, qualquer outra base de dados importantes para
análise.

Assistente ou gerente financeiro, e a apresentação é feita para os
gestores ou sócios.

Como fazer?
A seguir serão demonstrados os relatórios que compõem o Livro
Financeiro e uma forma básica de avaliar cada um e suas
informações.

Destaca-se que estes são uma base, que já entregarão as informações
que a gestão necessita para tratar de assuntos financeiros, porém
cada empresa pode ter alguns relatórios importantes para sua
gestão, como por exemplo, em um restaurante, o valor gasto com os
alimentos que perderão passaram o prazo de validade e tiveram que
ser desprezados para o lixo, é algo específico.

42
OS PRINCIPAIS
RELATÓRIOS
MENSAIS
Dois são os principais relatórios mensais, que são
base para que se possa calcular os indicadores
demonstrados previamente, como Ponto de
Equilíbrio, Margem de Contribuição e Necessidade
de Capital de Giro.
43
FLUXO DE CAIXA
POR PLANO DE CONTAS
Demonstra a movimentação financeira classificada por plano de
contas, conforme o exemplo a seguir:
Elementos que compõem o relatório acima:

Descrição: onde se demonstra o Plano de Contas onde os movimentos
foram classificados, ou seja, como foi usado aquele recurso.
Exemplo: o pagamento do aluguel está classificado na conta Aluguel.

Meta: valores que foram definidos no Fluxo de Caixa Projetado, são
definidos a fim de garantir o norte que garanta desempenho
satisfatório.

44
FLUXO DE CAIXA
POR PLANO DE CONTAS
Realizado: produto final da conciliação bancária, são os valores que
realmente aconteceram naquele mês.
A.V. (Avaliação Vertical): demonstra quanto cada gasto ou receita

representou do total da Receita. Quanto aquele movimento
comprometeu do valor que entrou na empresa.
A.H. (Avaliação Horizontal): demonstra quanto cada gasto ou receita

variou de acordo com o mês anterior.
Como avaliar:

Como foi o desempenho da empresa em termos de sobra de caixa,
resultado?
Quais despesas poderiam ter sido evitadas?
Quais despesas cresceram em relação ao mês passado e o motivo?
Quais despesas foram destaque na A.V. e o motivo?
Quais receitas poderiam ter sido aumentadas?
Quais receitas cresceram em relação ao mês passado e o motivo?
Quais receitas diminuíram e o motivo?

45
FLUXO DE CAIXA
POR PLANO DE CONTAS
Análise de alguns pontos importantes do relatório exemplo:
A meta de receitas foi ultrapassada em 2.500, o que demonstra que

as campanhas de vendas e recebimento estão configuradas de uma
forma eficiente. Se o cenário fosse o contrário, com o objetivo de
vendas não alcançado, deveria ser estudado o motivo, juntamente
com a equipe comercial e com o responsável por cobrança e
recebimentos.
Chama atenção o fato que a despesa com Telefone aumentou de

100,00 para 190,00, representando 2% do total da Receita, e
aumentou em 9% em relação ao mês anterior. Por qual motivo
ocorreu?
As despesas com Pessoal representam um alto valor percentual, no

total de 28%, o que gera atenção e deve ser avaliado
constantemente. Além disso, houve um aumento de 30% em
relação ao mês anterior, provavelmente por contratação de novo
colaborador, mas deve ser verificado.
Por fim, a empresa do exemplo, demonstrou um resultado acima do

esperado, o que demonstra que está sendo bem gerida e que “as
engrenagens estão funcionando muito bem”. Mas se os resultados
fossem negativos, o relatório demonstraria onde está sendo gasto
o dinheiro, e então, os motivos deveriam ser verificados para que
os gastos fossem alinhados.
46
FLUXO DE CAIXA
PROJETADO
Demonstra a movimentação financeira classificada por plano de
contas, e projetada para os próximos meses, conforme o exemplo a
seguir:
Os elementos que compõem o Fluxo de Caixa projetado são os

mesmos que compõem o Fluxo de Caixa, porém com uma projeção do
desempenho dos próximos meses.

Essa previsão possibilita enxergar se o modelo de negócios praticado
pela empresa terá bom desempenho operacional no médio e longo
prazo, e também define a direção e os anseios da empresa, em
relação a metas e resultados, afinal, não há como saber avaliar se
os resultados alcançados são bons, se os objetivos não foram
traçados.

47
FLUXO DE CAIXA
PROJETADO
Como avaliar:

Como será o movimento da empresa para o mês que vem?
Há momentos de desencaixe financeiro?
O que pode ser feito para melhorar o fluxo?
As metas definidas em relação a AV e AH são plausíveis e atingíveis?
O resultado que se projeta é satisfatório?

“Gerir” um negócio é muito diferente de “ter” um negócio. Gerir
implica em tomar decisões e liderar ações que transformam o futuro
da empresa e criam outros cenários. O Fluxo de Caixa Projetado
funciona como um norte, pois define todos os objetivos, e além
disso, evidencia cenários futuros que podem requerer alguma ação
para que sejam melhorados ou evitados.
O gestor deve usar todas as ferramentas necessárias para construir

um caminho melhor para a empresa, e deve lembrar que cada ação
sua se transforma em dinheiro, ou em perca de dinheiro!

48
CONCLUSÃO
"...FILOSOFIA SEM AÇÃO, NÃO TEM VALOR
ALGUM..."
Soichiro Honda, o autor dessa frase, foi o

fundador de uma das maiores empresas do ramo
do automobilismo, a Honda Motor Company.
Um fato interessante, é que durante a Segunda

Guerra Mundial conseguiu manter a empresa
vendendo peças desenvolvidas por ele para a
Toytota. Ao fim da guerra, sua cidade e sua
fábrica estavam destruídas. Ele reconstruiu a
empresa e um ano depois a vendeu para a Toyota.
Alguns anos depois iniciou um novo negócio, que
perdura com sucesso até os dias atuais.
Resiliência faz parte do perfil empreendedor!

Pense, planeje, treine, se capacite E EXECUTE!
Os resultados virão!

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GESTÃO

04 OS PILARES DE UMA GESTÃO FINANCEIRA EFICIENTE

09 CONHECIMENTO BASE SOBRE FINANÇAS

42 OS PRINCIPAIS RELATÓRIOS MENSAIS

Ação sem filosofia é uma arma

Após isso, um exemplo prático de rotina e um passo a passo para a implantar em

A TECNOLOGIA possibilita que que o CONHECIMENTO seja

Porém o que determina realmente o êxito dos processos é a

O financeiro deve ter também papel de destaque na agenda da

Como ter certeza se a origem dos dados é real e correta? Como

Um software bem estruturado, além de levar mais informações

COMO ESCOLHER UM BOM SOFTWARE:

Referência em outras empresas do mesmo ramo;

Estes são os requisitos básicos para a escolha mais correta de

Lembrando que para empresas que já usam ERP para controle

A área financeira é ponto de estudo e aprimoramento

PMEs devem saber gerir recursos na escassez e com a maior

A falta de conhecimento técnico sobre finanças leva a

São conceitos básicos de processos, rotinas, controles e

Gestão Financeira Eficiente exige rotina, repetição, controle,

Empreendedores geralmente não se apaixonam pela rotina

O importante é saber que finanças são parte do alicerce de sua

Por consequência, o Patrimônio da empresa não se confunde

O empreendedor deve ter um pró-labore fixo, se tiver cargo e

É praticamente impossível controlar as finanças pessoais e da

O dinheiro da empresa não é o dinheiro do empresário!

Tesouraria: dinheiro em espécie

Contas Bancárias: dinheiro em instituição bancária

Importante destacar que PDV (Ponto de Venda) não é tesouraria,

As movimentações financeiras acontecem nessas contas, sendo

O ideal é que todo dinheiro em espécie seja depositado em

O plano de contas é uma relação de códigos e/ou classificações

“Em que foi gasto esse valor?”

“Referente a que ocorreu esse recebimento?”

Despesas com Água;

A maioria dos softwares de gestão já tem um Plano de Contas

1. O Plano de Contas deve ser parecido com o que o contador

Representa cada segmento principal de uma empresa que tem

Representa “onde” ou “em qual área ou departamento da

Possibilita analisar o resultado de setores específicos da

Exemplos (em um Restaurante):

Outro exemplo (em uma empresa com 1 matriz e 2 filiais):

O importante é que, se o financeiro é centralizado, ou seja, as

GASTOS FIXOS E VARIÁVEIS

Gasto relativo à bem ou serviço utilizado na produção de outros

Bem ou serviço consumidos direta ou indiretamente para a

Importante saber discernir fixos e variáveis, pois impacta

A Receita representa o desempenho da equipe comercial,

É muito importante saber que Faturamento não é Lucro, e Lucro

Boa Receita (Faturamento), é essencial, e saber o destino dessa

CONTAS A PAGAR E A RECEBER

É a base do Fluxo de Caixa, mas não é ele. O Contas a Pagar e a

Planejamento mensal para mensurar o fluxo de caixa;

Mais explicações práticas são apresentadas no capítulo 3.

Margem de Contribuição = Valor das Vendas – (Custos Variáveis

Como forma de explicar em detalhes como encontrar esses

Imagine que sua empresa planeja vender 100 unidades de um

Para produzir cada unidade há um custo de R$ 20 e mais R$ 15

É a partir deste ponto que os novas receitas (desde que com

Acompanhar o Ponto de Equilíbrio para saber se o negócio é ou

Margem de Contribuição = Custos Fixos + Lucro

A empresa XPTO tem os seguintes dados: