COMO ESCOLHER A MELHOR

FERRAMENTA DE GESTÃO PARA SUA EMPRESA?

DEVELOPMENT
Introdução................................................................................................................................................................................................................ 3
Alinhando as expectativas.................................................................................................................................................................................6
Conhecendo o software.....................................................................................................................................................................................9
Considerando as mudanças............................................................................................................................................................................ 16
Avaliando os requisitos....................................................................................................................................................................................20
Conclusão...............................................................................................................................................................................................................25
Sobre a ADV Tecnologia...................................................................................................................................................................................27
INTRODUÇÃO
Introdução

As constantes variações do mercado, as inovações e estratégias da concorrência, além dos produtos e serviços que
surgem a cada instante: tudo isso impacta, direta ou indiretamente, no curso de qualquer empreendimento. Por essas e
outras é que administrar uma empresa fica mais e mais complexo com o passar do tempo. Mas será que não é mesmo
possível garantir um lugar mais à frente na corrida pelo sucesso? Nada disso. E uma boa gestão já é um excelente começo.

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Introdução

E quando falamos em gestão de empresas no mundo corporativo moderno, é simplesmente impossível dispensar o uso
de ferramentas para melhorar a performance. Afinal, com esses recursos fica mais fácil superar os obstáculos para ganhar
destaque no mercado. Logo, é exatamente aqui que entra o tema deste e-book: como escolher a melhor ferramenta de
gestão para sua empresa.

Quais são as etapas a vencer antes de implementar com sucesso um software de gestão e colher os
frutos que ele pode trazer? E quais são as características a considerar no momento dessa escolha tão
importante? Se essas e tantas outras perguntas não cansam de passar por sua cabeça, é sinal de que
chegou a hora de descobrir as respostas. Pronto para começar a agir a fim de ver sua empresa com um
melhor desempenho em breve? Então acompanhe os próximos tópicos e escolha seu software de gestão!

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ALINHANDO AS EXPECTATIVAS
Alinhando as expectativas

Uma ferramenta de gestão deve ser funcional para toda a empresa, integrando departamentos, melhorando o fluxo de
informações, otimizando tarefas e tornando os processos mais ágeis e eficientes. Para que isso aconteça, porém, é preciso
saber quais são as reais necessidades de cada setor e como a ferramenta de gestão poderá contribuir para melhorar o
desempenho da equipe. A esse processo de descoberta de necessidades e desenho das funcionalidades requeridas para
cada área pode-se dar o nome de alinhamento de expectativas.

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Alinhando as expectativas

A intenção é comparar o que cada setor e colaborador impactado pela implementação da ferramenta
espera que ela possa fazer com o que a ferramenta efetivamente faz. Alinhar tais expectativas ajudará
o time a internalizar melhor de que forma o novo recurso será útil no dia a dia da empresa, bem como
evitará qualquer tipo de frustração posterior pela eventual descoberta que funcionalidades esperadas
na verdade não existem.

Muitas vezes, a adoção de um software de gestão é vista como a salvação para todos os males do negócio. Mas a verdade
é que, se as pessoas envolvidas não estiverem preparadas para tais mudanças, tampouco comprometidas, a ferramenta
por si só não fará milagre. Por essa razão, torna-se fundamental reunir a equipe para debater sobre as expectativas de
cada um no que se refere à solução, sempre deixando claro o que pode e o que não pode ser feito.

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CONHECENDO O SOFTWARE
Conhecendo o software

Um software de gestão é uma

ferramenta tecnológica que tem
como principal objetivo apoiar
as decisões da empresa ao
promover o confronto de dados
estratégicos, gerando insights que
melhorem o entendimento não só
sobre suas especificidades como
sobre o ambiente de negócios em
geral. Confira como esse recurso
pode contribuir para a gestão de
uma empresa:

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Conhecendo o software

CENTRALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES

O armazenamento de dados é uma das funções primordiais de um software de gestão, centralizando todo o conhecimento
organizacional em um único lugar. Pode-se dizer inclusive que ele é o cérebro da empresa, já que guarda todos os dados
necessários para o processo de tomada de decisão. Ao centralizar as informações em um sistema de gestão, tanto a
eficiência como a eficácia do negócio dão um salto, uma vez que a empresa passa a dispor de informações seguras e
atualizadas a qualquer momento.

OTIMIZAÇÃO DE TRABALHOS

A implementação de uma ferramenta de gestão também proporciona a otimização dos processos, agilizando as atividades
realizadas pela equipe. Isso acontece porque, ao inserir uma informação qualquer no sistema, todos os setores que
necessitam desse dado são imediatamente alimentados, dispensando aquelas infinitas trocas de relatórios impressos,
a demora na obtenção de respostas, os improdutivos retrabalhos e até a digitação de documentos.

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Conhecendo o software

PADRONIZAÇÃO
DE PROCESSOS

Além de otimizar os processos, deixando-

os mais ágeis, uma ferramenta de gestão
também ajuda na padronização, fazendo
com que todos os setores trabalhem
de forma alinhada. A requisição de
materiais, quando realizada via sistema,
por exemplo, passa a ser a mesma para
todos os departamentos, evitando que
um pedido seja feito por e-mail, outro
por telefone e outro pessoalmente, o que
dificulta enormemente a gestão assertiva
dos estoques.

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Conhecendo o software

ELEVAÇÃO DA PRODUTIVIDADE

Com processos mais ágeis e informações disponíveis em tempo real, a equipe consegue trabalhar em ritmo acelerado,
aproveitando o tempo poupado para realizar atividades que contribuam verdadeiramente para alavancar os resultados da
empresa. Além disso, com tamanha agilidade, será possível manter uma equipe mais enxuta, já que as tarefas repetitivas
passam a ser automatizadas.

REDUÇÃO DE CUSTOS

Ao automatizar processos, consequentemente se deixa de consumir alguns recursos, como papel, impressões e telefonemas,
por exemplo. Fora que essa mudança também reduz a necessidade de novas contratações, pois muitas das tarefas passam
a ser realizadas de forma automática. E a diminuição do consumo desses recursos impacta diretamente na redução de
custos operacionais, tornando a empresa mais lucrativa.

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Conhecendo o software

INTEGRAÇÃO DAS ÁREAS

Um sistema de gestão permite que toda a empresa funcione perfeitamente, como uma engrenagem bem montada, com
um setor alimentando o outro com informações estratégicas. Essa integração facilita não só a análise de dados como de
indicadores de desempenho, bem como o processo de tomada de decisões. Além disso, oferece um panorama geral do
contexto em que o negócio está inserido, permitindo que se promova o direcionamento da empresa rumo a um futuro
de sucesso.

GESTÃO DO CONHECIMENTO

Quando os dados e as informações são registrados em um sistema de gestão, o capital intelectual não se perde. Muito
pelo contrário, ele fica armazenado independentemente da saída de colaboradores, permitindo assim que se faça uma
boa gestão do conhecimento organizacional.

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Conhecendo o software

INFORMAÇÃO COM SEGURANÇA

Por mais que a informação seja o principal insumo para a tomada de decisões, ainda são muitas as empresas que mantêm
seus dados em planilhas eletrônicas e documentos de texto. E esse processo antiquado coloca em risco seu capital.
Com um sistema de gestão, entretanto, esse risco é reduzido a praticamente zero, pois a tecnologia empregada oferece
backups constantes e ferramentas que evitam invasões de hackers, vírus e outros perigos inerentes ao uso da tecnologia.

A verdade é que poderíamos estender bastante essa lista, incluindo muitos outros itens, mas o importante
é que você conheça as principais vantagens de contar com um software de gestão em sua empresa. À
medida que for usando a ferramenta, certamente descobrirá outros benefícios que um bom software
pode trazer para o empreendimento.

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CONSIDERANDO AS MUDANÇAS
Considerando as mudanças

É preciso ter em mente que a implementação

de uma ferramenta de gestão traz mudanças
significativas para o dia a dia da empresa.
Algumas tarefas são automatizadas, deixando de
ser feitas pela equipe, reestruturações internas
são realizadas, os colaboradores precisam ser
educados sobre a tecnologia e a insegurança com
relação a demissões é praticamente inevitável.
Por esses e tantos outros motivos é que o ideal é
preparar o terreno antes de colocar a solução para
funcionar. Veja o que fazer:

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Considerando as mudanças

ADERÊNCIA

De fato, o mercado está repleto de softwares de gestão. Alguns são baratos, outros já demandam um investimento maior.
Alguns são mais simples, enquanto outros se mostram bastante complexos. Mas então qual deles será melhor para sua
empresa? Isso vai depender de suas necessidades. Se o negócio é pequeno, tem poucos funcionários e atividades, é
possível contratar um software mais simples. Em contrapartida, se a organização está crescendo e você ainda tem previsão
de acrescentar novas atividades em breve, o melhor é contar com uma solução mais robusta. O segredo está, portanto,
na avaliação das reais necessidades em relação ao software de gestão para apostar naquele que estiver mais alinhado
ao negócio e às demandas da equipe.

CONSCIENTIZAÇÃO

Uma vez que toda mudança traz medo e insegurança para a equipe, é fundamental conscientizar os colaboradores sobre
a necessidade de adoção de um sistema de gestão para o bem de todos. Para tanto, trabalhe a comunicação interna a
fim de mostrar a relevância de se contar com uma ferramenta desse porte na empresa, apontando para as melhorias
que ela trará e como as pessoas se beneficiarão dessa novidade.

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Considerando as mudanças

TREINAMENTO

Também é preciso levar em conta a aplicação de treinamentos para que os funcionários saibam operar o novo sistema
e se sintam suficientemente confortáveis com a ferramenta. Lembrando que o treinamento inicial deve ser reforçado
periodicamente com atualizações, para que as melhores práticas não sejam perdidas e os novos colaboradores também
tenham a oportunidade de aprender a operar adequadamente a ferramenta de trabalho.

MONITORAMENTO

Para saber se a implantação está ocorrendo conforme o esperado, deve-se definir indicadores de desempenho relevantes
(como taxa de utilização, percentual de erros e nível de satisfação dos usuários, entre outros). Por meio desses indicadores
é que se consegue realizar os ajustes necessários e, com isso, garantir a completa adesão dos colaboradores à nova
ferramenta.

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AVALIANDO OS REQUISITOS
Avaliando os requisitos

Em primeiro lugar, um bom software de gestão deve conter

todos os módulos de que uma empresa precisa: financeiro,
compras, vendas, estoque, faturamento, produção, serviços e
assim por diante. Essa é a premissa básica para que o negócio
esteja de fato integrado e opere como uma engrenagem. Mas
existem também outros atributos que não podem faltar na
hora da escolha, como:

RECOMENDAÇÕES

Se você quer ter um software realmente confiável, precisa

conhecer quem já usa a solução e a aprova. Caso contrário,
estará arriscando seu investimento em algo que pode ou
não atender às suas necessidades. Nesse sentido, peça aos
fornecedores que participam da concorrência os contatos de
alguns clientes que possam recomendar a tecnologia utilizada.

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Avaliando os requisitos

INTERFACE

Para que os colaboradores se sintam confortáveis no emprego do software, devem entender o funcionamento da ferramenta
e operá-la de forma intuitiva, sem precisar consultar um manual o tempo todo. O software precisa, portanto, de uma
interface amigável. Para conferir esse requisito, peça para o fornecedor uma demonstração gratuita, selecionando
alguns de seus colaboradores para a participarem desta reunião. Depois, colete os respectivos feedbacks para ter dados
consistentes como base para tomar sua decisão.

FERRAMENTAS GERENCIAIS

Existem alguns softwares que são muito competentes no que diz respeito aos controles operacionais, mas deixam a
desejar quando o assunto são informações gerenciais. Então além de avaliar o software do ponto de vista operacional,
verifique também se ele está apto a oferecer todos os relatórios, gráficos e visões que você precisará ter nas mãos para
tomar as decisões mais estratégicas para a sua empresa.

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Avaliando os requisitos

Existem por exemplo softwares que são pró-ativos neste sentido, analisam automaticamente os dados armazenados e
enviam informações para o e-mail ou celular do gestor, sempre que identificam algum risco ou oportunidade na operação.
Este tipo de inteligência agrega muito mais dinamismo ao negócio, e tornam as decisões do dia a dia muito mais precisas.

INTEGRAÇÃO

Na prática, um software de gestão é apenas uma das diversas ferramentas que as empresas podem utilizar para melhorar
sua performance. Existem várias outras que podem ser agregadas para potencializar os resultados, indo desde plataformas
de gerenciamento de projetos a recursos de automação de marketing. Com isso em mente, confira se as ferramentas que
está avaliando permitem a integração com outras soluções tecnológicas, quanto isso custa e o tempo que leva para ser feito.

ESCALABILIDADE

Conforme sua empresa cresce, aumenta também a quantidade de dados e informações a serem armazenados na ferramenta
de gestão, certo? Da mesma forma, o número de usuários também se eleva. Nesse sentido, é preciso avaliar se o software
considerado tem capacidade de escalar essa quantidade de dados e informações e quanto isso custará à empresa.

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Avaliando os requisitos

CUSTO-BENEFÍCIO

É claro que o custo é um importante fator de decisão na compra de uma ferramenta de gestão, mas deve ser levado em
consideração juntamente com outros fatores. Avaliar e relação entre custo e benefício ajuda a escolher a melhor solução
para o momento atual da empresa. Assim prós e contras são equilibrados, de modo a não permitir que você escolha o
mais barato só para economizar, nem opte pelo mais caro pensando que só por isso será melhor.

PÓS-VENDA

Já imaginou comprar um software de gestão, ter dúvidas e não ter como nem com quem saná-las? Pois isso acontece
com mais frequência do que se pode imaginar. Sabendo disso, certifique-se de que vai adquirir um sistema de gestão
de uma empresa confiável, que tenha um bom suporte de pós-venda. Dessa maneira, terá tranquilidade suficiente para
implementar essa nova ferramenta com todo o apoio necessário.

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CONCLUSÃO
Conclusão

Uma ferramenta de gestão é um investimento

de longo prazo que consegue gerar resultados
perceptíveis em muito pouco tempo. Por isso,
por mais que você esteja afoito em colocar um
sistema de gestão para funcionar logo na sua
empresa, é importante que não pule etapas. Para
tanto, avalie as necessidades do negócio, procure
soluções compatíveis no mercado e planeje a
implementação considerando as mudanças que
ela trará para o ambiente de trabalho. Uma seleção
bem feita desde o início desse processo garantirá o
sucesso que você tanto deseja para a empresa, uma
vez que a ferramenta escolhida refletirá exatamente
aquilo de que o negócio precisa e proporcionará
os resultados almejados.

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SOBRE A ADV TECNOLOGIA

No mercado desde 1994, a ADV Tecnologia é especialista

em oferecer soluções tecnológicas para melhorar a gestão
e a competitividade de empresas de pequeno porte. Dessa
experiência surgiu o Software Advanced Business ERP, um
sistema ERP de gestão empresarial focado em otimizar
processos e prover informações gerenciais que permitem
decisões mais rápidas e assertivas. Outro diferencial da ADV
Tecnologia é sua atuação nacional, por meio de atendimento
presencial ou remoto, simultaneamente sem complicações e
sem grandes investimentos. Fique por dentro das novidades
em nosso blog e aproveite para nos acompanhar também no
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