SISTEMA DE GESTÃO

INTEGRADA: TUDO O QUE

VOCÊ PRECISA SABER PARA
SUA IMPLANTAÇÃO
SUMÁRIO INTRODUÇÃO.............................................................................................................................................................................3

O QUE É UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?........................................................................................................5

QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA A SUA IMPLANTAÇÃO?.........................................................7

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA? ..............................................................10

COMO REDUZIR CUSTOS COM O SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?.............................................................15

COMO ENCONTRAR O MELHOR SISTEMA PARA A SUA EMPRESA?..................................................................18

CONCLUSÃO.............................................................................................................................................................................21

SOBRE A PROCENGE.............................................................................................................................................................23
INTRODUÇÃO

INTRODUÇÃO
Cada vez mais, a chave para o sucesso das empresas é
baseada em informação. Hoje, estar ciente de tudo que se
passa dentro da companhia, mesmo quando se está muito
distante ou em outra filial é vital para garantir o melhor
funcionamento dos fluxos de trabalho.
O desafio, porém, é reunir essas informações de forma
eficiente e compreensível, facilitando ao máximo a
tomada de decisões. É justamente por isso que tantos
gestores utilizam um sistema de gestão integrada para
coordenar seus negócios.
E esse é um método de alta eficiência, que precisa ser bem
compreendido e bem implantado para ser aproveitado
plenamente. Por isso, separamos neste e-book alguns
cuidados, conceitos e benefícios do uso dessa ferramenta.
Acompanhe e descubra tudo que precisa saber!
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O QUE É UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?
 Contudo, estamos aqui nos referindo especificamente às
ferramentas ou softwares ERPs, que fazem uma integração
eletrônica de todos os processos contábeis, financeiros e
administrativos, tornando seu acesso mais fácil de qualquer
local. É com esse tipo de ferramenta que os gestores podem
avaliar com mais clareza a eficiência da empresa.

Nesse sentido, um sistema de gestão integrada pode incluir

os seguintes itens:

»» fornecimento de materiais;

»» processos de trabalho;
O QUE É UM
»» questões de regulamentação fiscal;
SISTEMA DE GESTÃO
»»  ados comparativos entre locais e períodos de
d
INTEGRADA? tempo;

»» análise de desempenho;
Abreviado pelas siglas SGI ou ERP (Enterprise Resource
Planning), esse sistema é a combinação de todos os »» registros de clientes;
procedimentos e práticas adotados dentro da empresa, a
fim de garantir sua maior eficiência como um todo. »» informações financeiras em geral e outros

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QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA A SUA IMPLANTAÇÃO?

QUAIS SÃO OS
CUIDADOS
NECESSÁRIOS
PARA A SUA
IMPLANTAÇÃO?
Como qualquer sistema, um ERP demanda certas precauções
para que possa ser implantado de forma eficiente. Se não
forem tomados os devidos cuidados ao longo do processo, é
provável que o investimento não dê o retorno esperado, ou
até que as informações reunidas não estejam corretas. Então,
antes de aplicar o sistema de gestão integrada ao seu dia a
dia, lembre-se de verificar os seguintes pontos:
VERIFIQUE SE O SISTEMA COBRE OS
PROCESSOS MAIS RELEVANTES
Antes de contratar um fornecedor de ERP é importante
verificar se a solução cobre todas as áreas que precisam
ser monitoradas e integradas. O coração do sistema é a
contabilidade, que consolida os resultados da empresa
como um todo, reunindo informações das demais áreas.
Porém, para organizações que fazem sua contabilidade
externa, existem opções no mercado mais enxutas, sem
controle contábil.
TREINE AS EQUIPES PARA UTILIZÁ-LO
Mais uma vez, esse sistema pode ser autônomo uma
vez depois de configurado, mas não será independente.
Os funcionários envolvidos diretamente nos processos
ainda precisam inserir os dados no sistema de gestão
integrada para que possam ser registrados e utilizados
posteriormente.
Logo, se os membros da equipe não souberem registrar
os dados de maneira correta, haverá várias falhas nas
informações, tornando suas estimativas menos precisas.
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QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA A SUA IMPLANTAÇÃO?
GARANTA A
INFRAESTRUTURA
ADEQUADA
Um erro comum ao instalar qualquer
software em um computador é não
considerar se a máquina possui os
requisitos para executar o programa
adequadamente.
E esse erro costuma gerar várias
reclamações quanto à qualidade do
software, sendo apenas, muitas vezes, um
caso de incompatibilidade entre o sistema
de gestão integrada e o seu hardware.
Uma conversa rápida com o fornecedor do
sistema geralmente resolve esse problema.
CONTE COM PROFISSIONAIS
CAPACITADOS PARA SUA
MANUTENÇÃO
Normalmente, as empresas possuem um
setor de TI (Tecnologia da Informação) que
pode manter a informática da empresa
funcionando, ou então buscar parcerias
que deem conta desse tipo de tarefa. E o
mesmo vale para o ERP.
Por ser um sistema, é recomendado
já ter uma equipe ou estabelecer
um fornecedor para reunir dados,
manter a sua proteção ou fazer
atualizações de maneira eficiente.
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QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?

QUAIS SÃO OS
BENEFÍCIOS DO
SISTEMA DE GESTÃO
INTEGRADA?
O ERP se tornou uma ferramenta vital para empresas de
todos os portes devido à sua enorme gama de benefícios.
Assim, com essa ferramenta, a tomada de decisões e o
controle dos processos ficam muito mais práticos.
Veja, a seguir, algumas dessas vantagens:
CONTROLE DE QUALIDADE DO
PRODUTO E SERVIÇO
Como cada passo executado dentro do sistema fica
registrado e pode ser acessado, é possível verificar
alguns aspectos que estão prejudicando a qualidade do
serviço do ponto de vista da logística ou da produção, por
exemplo.
Seja como for, o sistema de gestão integrada pode
ajudar a encontrar essas respostas.
ECONOMIA DO TEMPO DEDICADO
AO REGISTRO
Algo que sempre causa enorme perda de recursos,
tempo e, consequentemente, de lucro é um ter sistema
de registro de dados manual. Afinal, preencher planilhas
ou tomar notas em infinidades de cadernos pode
demandar muito tempo de um funcionário, desde 10%
para funções simples até 60% ou mais em algumas
áreas mais exigentes.
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QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?
Mesmo que haja apenas um funcionário
dedicado a todos os registros, ainda é
menos uma pessoa para se dedicar ao
cliente e às atividades mais estratégias.
Portanto, ao implantar um sistema de
gestão integrada, é possível eliminar boa
parte desse trabalho operacional.
MAIOR TRANSPARÊNCIA DE
DADOS E PROCESSOS
Outro problema com maneiras tradicionais
de registro é a falta de precisão: erros
de anotação podem ser bem frequentes
quando alguém lida com muitas
tarefas durante o dia. Além disso, é
difícil acompanhar se alguém está
deliberadamente infringindo alguma lei.
Com um ERP, ambos os problemas
são resolvidos.
FACILITAÇÃO DO CONTROLE
DE RISCOS PARA VÁRIAS
AÇÕES
As informações desse sistema também
são muito utilizadas na área de risco de
qualquer empresa. Com os dados reunidos,
é possível traçar uma probabilidade
razoável e realista de que alguma ação
traga resultados positivos ou negativos.
A partir disso, fica mais fácil saber se
determinado risco vale o benefício.
SOLUÇÃO DE
INCONSISTÊNCIAS ENTRE
OS DADOS DE DIFERENTES
DEPARTAMENTOS
Quando vários setores medem os mesmos
dados, um problema comum é que parte
deles pode não coincidir.
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QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?
Mas, com a implantação de um sistema de gestão
integrada, o registro independe de cada setor, o que
evita problemas de discrepância por erro humano,
ou proporciona uma visão sobre outros problemas no
processo, como não conformidades ou inconsistências.
OPORTUNIDADE DE POUPAR GASTOS
COM RECURSOS, ENERGIA E TEMPO
NÃO ÚTIL
Outra dificuldade que algumas empresas podem ter é de
acompanhar a eficiência de seus recursos. Nesse caso,
o sistema de gestão integrada permite medir com muito
mais precisão a quantidade de investimento feito no início
do processo, e o tamanho do valor gerado ao final.
Assim, é possível determinar se o procedimento atual já
está otimizado ou se existe a chance de poupar mais uma
porcentagem do custo.
POSSIBILIDADE DE GERAR
RELATÓRIOS RÁPIDOS, PRECISOS E
ORGANIZADOS
Sabemos que uma dificuldade geral da maioria dos
colaboradores é criar um relatório para a gestão. E isso
acontece por vários motivos, como, por exemplo, por
falta de tempo para detalhar os dados ou dificuldade em
apontar quais informações precisam constar no registro.
Assim, ao implantar um sistema de gestão integrada,
esse problema é automaticamente resolvido, pois os
relatórios podem ser gerados instantaneamente pelo
próprio software.
MAIOR COMPETITIVIDADE DIANTE
DO MERCADO
Por fim, considerando todos os benefícios citados, você
já deve ter concluído que um ERP permite reduzir o preço
para o cliente final, acelerar o processo de produção, evitar
desgaste excessivo para a equipe e otimizar o atendimento
ao cliente.
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QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?

Com tudo isso, obviamente, a empresa também terá uma

enorme vantagem competitiva diante da concorrência.

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COMO REDUZIR CUSTOS COM O SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?

COMO REDUZIR
CUSTOS COM O
SISTEMA DE GESTÃO
INTEGRADA?
Já mencionamos que, com mais informações sobre as
origens dos custos da empresa, mais fácil é cortar os
gastos desnecessários. Agora, veremos como um ERP
pode ajudar especificamente a reduzir o custo total da
empresa e a aumentar a margem de lucro:
IDENTIFICAÇÃO DE DESPERDÍCIOS
A forma mais simples de cortar despesas é desperdiçando o
mínimo possível. Uma avaliação geral de como anda o consumo
de recursos por área, a análise de contratos com fornecedores,
ou até mesmo o entendimento quanto à uma variação de gastos,
comparando um período com outro, já possibilitam reduções.
Portanto, um passo inicial deve ser identificar esses desperdícios
e encontrar maneiras de eliminá-los, o que pode ser feito
perfeitamente com a gestão via ERP.
OTIMIZAÇÃO DO TEMPO
De fato, um dos recursos mais preciosos para qualquer
profissional é o tempo. Logo, saber em que investi-lo é a melhor
forma de aumentar o próprio rendimento.
E, com o auxílio do sistema de gestão integrada, é possível
ver quais tarefas consomem mais tempo e analisar se o que
é disposto é mesmo necessário para sua execução. Como
exemplo disso, já vimos a adoção de um ERP, que otimiza
o tempo de registro e consulta, com o processo sendo
completamente automatizado.
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COMO REDUZIR CUSTOS COM O SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?

PREESTABELECIMENTO
DE CORTES
EMERGENCIAIS

Quando alguma adversidade

ocorre, como a quebra de algum
mercado consumidor, a inflação
ou algo similar, é necessário ter
um plano de contingência para
evitar que toda a companhia
venha a falir.

Nesse caso, com o auxílio do

sistema de gestão integrada, é
possível avaliar com clareza quais
gastos podem ser cortados com
o mínimo de prejuízo, poupando
o necessário para manter o
orçamento equilibrado.

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COMO ENCONTRAR O MELHOR SISTEMA PARA A SUA EMPRESA?

COMO ENCONTRAR
O MELHOR SISTEMA
PARA A SUA
EMPRESA?
A escolha de um software de gestão integrada pode ser
bem desafiadora para muitas pessoas. Existem diversos
recursos que não são considerados de início, outros que
não são necessários ao contexto específico da empresa,
e ainda alguns problemas de compatibilidade que podem
levar a mais gastos.
Então, para evitar que você se perca, considere os
tópicos abaixo na hora de escolher o seu sistema
de gestão integrada:
VERIFIQUE SE OS RECURSOS SE
ENCAIXAM EM SUA DEMANDA
Comprar muito mais do que o necessário é um grande
erro. Afinal, um pequeno excedente pode evitar problemas
com alguma emergência, mas um grande excedente
certamente levará ao desperdício.
Então, na hora de escolher o sistema, busque algo que
atenda à sua demanda a curto e médio prazos. Assim que
sua lucratividade aumentar, ou o nível de maturidade da
gestão elevar, você poderá ampliar o escopo de cobertura
do software para atender a essa nova demanda.
AVALIE A RELAÇÃO CUSTO/BENEFÍCIO
Mais ferramentas não significam, necessariamente, mais
lucro. Por isso, tente estimar quanto a sua lucratividade
vai aumentar após a utilização do sistema e compare esse
aumento ao custo do software.
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COMO ENCONTRAR O MELHOR SISTEMA PARA A SUA EMPRESA?

Será necessário fazer alguma mudança

na estrutura da empresa? O que
ganhamos em controle e produtividade
compensa o investimento feito em
licenças de uso do software? Quanto
melhor for a proporção, mais rentável
será o investimento.

VEJA SE A REPUTAÇÃO
DO FORNECEDOR É BOA

Para evitar cair em alguma armadilha ao

comprar um sistema de gestão integrada,
consulte empresas que já utilizam o
sistema e faça uma avaliação.

Inclusive, na internet já existem dezenas

de fontes confiáveis que mostram
quais fornecedores cumprem o que é
prometido, como o site Reclame Aqui.
Nesse sentido, os usuários são o melhor
parâmetro de custo-benefício disponível.

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CONCLUSÃO
CONCLUSÃO
Enfim, o uso da tecnologia tornou a administração de
informações muito mais fácil e eficiente em todos os
níveis. Desde a coleta de dados até sua organização e
análise, todos os processos exigem muito menos esforço,
e o resultado é bem mais preciso, com menor risco de
erro humano.
Com a implantação de um sistema de gestão integrada,
é muito mais fácil para os gestores da empresa
tomarem decisões benéficas para toda a companhia,
uma vez que o software dará total base para a
excelência administrativa, financeira e operacional.
Basta, então, utilizá-lo de forma correta e ter algumas
precauções em mente.
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A Procenge é especializada em soluções de gestão integradas, abrangendo
desenvolvimento, implantação, consultoria e treinamento. Os seus principais
softwares são voltados para gestão administrativa, financeira e operacional,
além de aplicações móveis e soluções de BI, automação e integração de
processos. Todas as ferramentas oferecidas são customizadas para cada cliente
e o principal valor agregado é o impulso na performance do negócio.