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Sistemas integrados de gesto ERP em pequenas empresas: um confronto entre o referencial terico e a prtica empresarial

Por: Juliana Veiga MendesI; Edmundo Escrivo FilhoII No incio da dcada de 90, os sistemas integrados de gesto ou ERPs (Enterprise Resource Planning) passaram a ser largamente utilizados pelas empresas. Nessa poca, eram extremamente caros, viveis somente para empresas de grande porte. No transcorrer dessa dcada, as grandes corporaes fizeram suas escolhas sobre os sistemas a serem adquiridos e implantados, saturando assim o mercado das grandes empresas e reduzindo as possibilidades de negcio para os fornecedores de ERPs nesse segmento empresarial (Corra, 1998). Restou ento o mercado intermedirio formado pelas pequenas e mdias empresas (PMEs); nesse novo contexto, diversas empresas fornecedoras de ERPs, at ento direcionadas para o segmento das grandes organizaes, lanaram estratgias de atuao diferenciadas para competir nesse mercado. As PMEs ficaram sob intensa campanha mercadolgica das empresas fornecedoras dos ERPs e, muitas vezes, sem referencial para avaliar a aquisio. Dentro desse contexto, este artigo tem por objetivo relatar o resultado de uma pesquisa sobre a adoo de sistemas ERPs por pequenas empresas, confrontando o referencial terico e a prtica empresarial e revelando, de forma imparcial, o comportamento dessas empresas no processo de adoo de ERPs. A anlise terica se concentrou em livros, publicaes acadmicas e revistas especializadas e de negcios que discorriam sobre os sistemas ERPs. importante ressaltar que a maioria dessas publicaes no se baseou no ambiente das PMEs, mas das grandes empresas. So poucas as publicaes existentes que relacionam sistemas ERPs e PMEs. Essas publicaes so realizadas pela mdia de negcios e semanrios e, em geral, enfatizam que o mercado de sistemas ERPs se voltou para esse segmento, mas no discutem o assunto e as possveis implicaes dessa situao. Os dados empricos foram levantados a partir de um estudo em dez pequenas empresas situadas na Grande So Paulo e classificadas nos setores industrial e de servios.

1. Referencial terico A anlise das publicaes permitiu estruturar o tema pesquisado em quatro aspectos bsicos. So eles: 1. caracterizao dos sistemas ERPs; 2. aspectos relevantes ao sucesso na implantao; 3. resultados esperados com a adoo dos ERPs; e 4. barreiras e dificuldades com a implantao de ERPs. 1.1 Caracterizao dos sistemas ERPs Para Lima et al. (2000), a adoo de um ERP afeta a empresa em todas as suas dimenses, culturais, organizacionais ou tecnolgicas. Esses sistemas controlam toda a empresa, da produo s finanas, registrando e processando cada fato novo na engrenagem corporativa e distribuindo a informao de maneira clara e segura, em tempo real. Ao adotar um ERP, o objetivo bsico no colocar o software em produo, mas melhorar os processos de negcios

usando tecnologia da informao. Mais do que uma mudana de tecnologia, a adoo desses sistemas implica um processo de mudana organizacional. Souza & Zwicker (2000) definem como sistemas de informao integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais, para suportar a maioria das operaes de uma empresa. Procuram atender a requisitos genricos do maior nmero possvel de empresas, incorporando modelos de processos de negcio obtidos pela experincia acumulada de fornecedores, consultorias e pesquisa em processos de benchmarking. A integrao possvel pelo compartilhamento de informaes comuns entre os diversos mdulos, armazenadas em um nico banco de dados centralizado. De acordo com Buckhout et al. (1999), um ERP um software de planejamento dos recursos empresariais que integra as diferentes funes da empresa para criar operaes mais eficientes. Integra os dados-chave e a comunicao entre as reas da empresa, fornecendo informaes detalhadas sobre as operaes da mesma. Para Centola & Zabeu (1999), o ERP fornece informaes geradas a partir do processo operacional, para otimizar o dia-a-dia da empresa, permitir um planejamento estratgico mais seguro e garantir a flexibilidade para evoluir. Segundo Corra et al. (1997), um ERP constitudo por mdulos que atendem s necessidades de informao de apoio tomada de deciso de todos os setores da empresa, todos integrados entre si, a partir de uma base de dados nica e no redundante. Podem ser entendidos como evoluo do MRP II na medida em que controlam tanto os recursos diretamente utilizados na manufatura quanto os demais recursos da empresa. Segundo Dempsey (1999), o ERP dispe de um conjunto de programas capazes de interligar os aspectos da manufatura e incorporar os procedimentos contbeis ou dados gerados por outros aplicativos. Embora a definio seja atraente, muitas empresas desconhecem os problemas e cuidados relacionados a esses sistemas. Hehn (1999) apresenta o ERP como uma evoluo expandida do MRP II. Eles representam uma coleo integrada de sistemas que atendem a todas as necessidades de um negcio: contabilidade, finanas, controle de produo, compras e outros. Todos os sistemas esto integrados e partilham os mesmos dados. Trazem embutidos em si processos de trabalho padronizados, procurando representar as melhores prticas mundiais de cada funo. A adoo desses sistemas exige disciplina e os usurios devem mant-los atualizados. Segundo Miltello (1999), o ERP controla a empresa, manuseando e processando suas informaes. Todos os processos so documentados e contabilizados, gerando regras de negcio bem definidas e permitindo maior controle sobre alguns pontos vulnerveis do negcio, como a administrao de custos, controle fiscal e estoques. A adoo desses sistemas pe fim aos vrios sistemas que funcionavam de forma isolada na empresa, com informaes redundantes e no confiveis. Para Cunha (1998), o ERP um modelo de gesto baseado em sistemas corporativos de informao que visam integrar os processos de negcio da empresa e apoiar decises estratgicas. O modelo desse sistema tem uma abrangncia de atuao que envolve as vrias entidades de negcios, integrando a cadeia de suprimentos de fornecedores a clientes e buscando enderear as questes de competitividade das organizaes empresariais. Representa uma evoluo do MRP II.

Em relao base de dados nica, esta caracterstica permite que a mesma informao seja compartilhada por toda a empresa, reduzindo os problemas de inconsistncia e duplicidade e conferindo confiabilidade s informaes do sistema. O ERP armazena as informaes da empresa em um banco de dados corporativo, solucionando o problema de ter a mesma informao com valores distintos em diferentes relatrios. O ERP constitudo por vrios "mdulos" que suportam todas as reas de uma empresa. Por se tratar de sistema genrico, independe do fato de a empresa que vai adot-lo ser de manufatura ou prestadora de servios. A abrangncia do sistema limitada pela empresa, podendo estar atrelada a vrios motivos, como: custo de implantao dos mdulos, possibilidade de integrao de sistemas menores ao ERP, entre outros. O suporte necessidade de informao viabilizado pela disponibilidade e integridade das informaes armazenadas no ERP, na base nica e centralizada. Como o sistema permeia toda a empresa, as informaes que por ela circulam podem ser acessadas em tempo real, por qualquer rea.

ERP, ele no deve ser encarado como um projeto de implantao de sistema de informao, mas como um projeto de mudana organizacional. Por mudana organizacional compreende-se o processo de transformao do comportamento de um indivduo ou de uma organizao, podendo ser sistemtica e planejada ou, ainda, implementada de forma aleatria. Gerenciar uma mudana em um ambiente organizacional implica mudar os hbitos, os modelos de comportamento e, s vezes, as atitudes das pessoas em relao ao modo de execuo das funes, observam Daft (1999) e Montana & Charnov (1999). Para Kruglianskas (1996), quando uma empresa introduz um novo mtodo em atividades de manufatura, de servios ou gerencial, est implantando uma mudana. 1.3 Resultados esperados com a adoo do ERP Segundo Lima et al. (2000), a documentao e contabilizao dos processos por intermdio do ERP geram regras de negcios bem definidas e permitem controle mais rgido sobre pontos vulnerveis do negcio. Para as empresas de mdio porte, a adoo de ERP constitui excelente oportunidade para modernizao tecnolgica. Para Souza & Zwicker (2000), os resultados so percebidos aps certo tempo de uso do sistema. As vantagens so: possibilidade de integrar os departamentos, permitir atualizao da base tecnolgica e reduzir custos de informtica decorrentes da terceirizao do desenvolvimento do sistema. O ERP tem sido utilizado como infra-estrutura tecnolgica para suporte s operaes. Para obter os benefcios preciso encar-lo como um projeto em evoluo contnua e tomar as medidas gerenciais necessrias. De acordo com Stamford (2000), o ERP contribui para aumentar a eficincia da empresa, otimizando a capacidade para fazer negcios em qualquer lugar do mundo. Como vantagens podem ser citados: aumento de valor percebido pelos investidores e pelo mercado; agilidade nas oportunidades de negcios; visibilidade; base nica; informao em tempo real; atendimento a requerimentos globais, regionais e locais em um nico sistema; e suporte estratgia de e-business. O ERP considerado a porta de entrada para a integrao entre as empresas da cadeia de fornecedores e est se tornando uma plataforma para aplicaes de data mining, gerenciamento da cadeia e sistemas de informao para executivos. De acordo com Lopes et al. (1999), a vantagem do ERP a integrao de mdulos informatizados que antes rodavam separadamente. Assim, a empresa deixa de operar como se existissem vrias ilhas informatizadas e independentes. Alm da integrao, ele melhora a utilizao dos recursos internos e traz economia para a empresa. Para Miltello (1999), com o ERP, os processos so documentados e contabilizados, gerando regras de negcio bem definidas e permitindo que os pontos crticos do negcio possam ser controlados com mais rigor. Esse sistema pe fim colcha de retalhos que caracteriza muitos sistemas corporativos, com programas redundantes, sem integrao, tornando a consolidao dos dados demorada e ineficiente. Para Taurion (1999), a adoo do ERP, principalmente para empresas de mdio porte, uma oportunidade de subir na escala tecnolgica. A implantao sem a reviso dos processos resulta em ganhos de pouco alcance. As atividades dos funcionrios se tornam mais abrangentes e complexas quando a empresa se reestrutura por processos. Por isso o treinamento no pode ser negligenciado.

Uma pesquisa realizada por Wood Jr. (1999) revela que, de modo geral, a implantao trouxe melhorias para a empresa, porm no se pode falar em unanimidade. Dentre as melhorias observadas, 60% das empresas analisadas afirmaram ter havido integrao efetiva das funes e processos, 45% apontaram melhoria na utilizao de recursos do sistema ou da tecnologia e 40% disseram ter melhorado o desenho e controle dos processos. Cunha (1998) destaca que a opo por um ERP representa a criao de uma infra-estrutura de aplicativos fundamentada na tecnologia do sistema escolhido. As decises futuras, relacionadas modelagem dos processos de negcio e implantao de novas solues, devero considerar a tecnologia estabelecida pelo sistema. Davenport (1998) revela que o ERP permite o acesso informao em tempo real e contribui para a reduo de estruturas gerenciais. Por outro lado, centraliza o controle sobre a informao, padroniza processos e procura unificar a cultura e o comando sobre a empresa. Muitas empresas tm aproveitado esses sistemas para introduzir mais disciplina. O ERP auxilia a padronizar prticas administrativas para empresas distantes geograficamente. Segundo pesquisa da Deloitte Consulting (1998), os benefcios de um ERP s podem ser obtidos na etapa de utilizao se aps a implantao o foco for mantido concentrando os esforos na obteno dos resultados. A pesquisa revelou que as empresas sentiram os benefcios do sistema aps algum tempo de uso, medida que perceberam suas potencialidades de uso. Segundo a revista Informtica Exame (1997), com o ERP, os sistemas de informao deixaram de registrar o fluxo de informaes e passaram a ajudar na gesto. Algumas empresas mediram os benefcios pela queda nos custos em informtica. Para Hehn (1999), organizaes orientadas para processos, com forte rede de relacionamentos, integradas por um sistema, conseguem ser significativamente mais eficientes e eficazes que organizaes departamentais tradicionais. A empresa, ao adotar um ERP, cria uma base tecnolgica fundada na tecnologia desse sistema. Assim, suas prximas aquisies tecnolgicas devero considerar o sistema implantado. A Tabela 3 destaca os resultados ressaltados pelos autores na adoo de um ERP.

tempo real, torna-se mais fcil o acesso, para clientes e fornecedores, a informaes necessrias para a realizao de um negcio pela Internet. 1.4 Barreiras e dificuldades com a implantao do ERP Para Lima et al. (2000), muitas empresas calculam de forma errada os custos relativos implantao de um ERP. Os custos devem incluir: licenas do software; hardware; servios de consultoria e treinamento; e ajustes aps a implantao. Segundo Souza & Zwicker (2000), as principais dificuldades se referem atualizao constante do sistema e gerenciamento das verses. Mesmo aps a implantao, o sistema mantm-se em evoluo contnua, a fim de refletir os processos da empresa. Os fornecedores incorporam novos recursos e novas formas de executar processos e corrigem problemas. Muitas alteraes podem ser consideradas novas implementaes. A adoo de um ERP um processo de mudana organizacional envolvendo alteraes nas tarefas e responsabilidades de indivduos, departamentos e relaes entre os departamentos. Para Stamford (2000), os problemas se referem escala de reengenharia de processos, s tarefas de customizao durante a implantao, inexperincia da equipe de suporte, implantao longa, ao alto custo relacionado consultoria e treinamento, complexidade na customizao e aos benefcios que nem sempre se concretizam. A implantao e os servios associados custam at sete vezes mais do que a compra do software. Outro problema referese premissa de que os modelos de referncia do sistema incorporam as melhores prticas de negcios. Pode haver desencontros entre, por exemplo, tipo de indstria e melhores prticas desse segmento e os modelos de referncia do sistema. Segundo Dempsey (1999), como o projeto amplo, muitas empresas perdem de vista as motivaes originais e naufragam diante das dificuldades encontradas. Muitos sistemas tm uma interface ruim com o usurio. Para solucionar esse problema, elas adotam outro sistema com a interface grfica mais atraente, que facilite o uso pelo usurio. De acordo com Miltello (1999), nem tudo fcil no mundo do ERP. A implantao cara e demorada, sendo preciso submeter todos os processos a uma verificao geral. Na prtica, a corporao necessita repensar toda sua estrutura, o que a leva a buscar ajuda de profissionais especializados, elevando o investimento. Taurion (1999) afirma que o redesenho de processos e as mudanas organizacionais so essenciais para alcanar os objetivos. A empresa deve abandonar a estrutura organizacional hierarquizada e se basear em estruturas ancoradas em processos. A implantao no pode ser encarada como mudana de tecnologia e, sim, como um processo de mudana organizacional. Aps a implantao, ainda so necessrios ajustes no sistema para solucionar os problemas de desempenho e falhas ocasionadas pela pouca familiaridade dos usurios. A interface do ERP com outros sistemas no fcil. Pesquisa realizada por Wood Jr. (1999) revela que a deciso sobre a adoo de ERP tem sido tomada de forma apressada, alimentada pelo marketing dos fornecedores. Muitas empresas no perceberam a amplitude e a profundidade das questes envolvidas. preciso avaliar a estratgia e a viso de futuro da empresa e identificar as necessidades de informao. Quando questionadas sobre as desvantagens, foram obtidas as seguintes respostas: no atendimento das necessidades especficas dos negcios, perda de algumas funes essenciais dos negcios, viso superficial dos processos, dependncia de um nico fornecedor, excesso de controles, falta de envolvimento da alta administrao, planejamento inadequado, perda de histrico durante a converso, baixa adequao entre o sistema e o contexto empresarial do Pas e falta

de suporte adequado. A Tabela 4 disponibiliza as barreiras e dificuldades mencionadas pelos autores estudados.

A adoo de ERP consiste em um projeto de mudana organizacional e no de informtica. H grande despreparo e desconhecimento das empresas em relao profundidade das mudanas que esto "por trs" da implantao do sistema. Para obter resultados significativos necessrio rever a forma de operao atual e propor modificaes visando potencialidade da tecnologia que ser instalada, sempre em consonncia com a viso estratgica. Quanto equipe responsvel pela implantao, deve ser experiente e ter bons conhecimentos sobre negcios. A contratao de profissionais com esse perfil um aspecto crtico, principalmente para empresas de mdio porte, pois o custo extremamente alto, principalmente por se tratar de um projeto longo e complexo. A anlise dos processos uma atividade fundamental na adoo de um ERP e nem sempre realizada. uma etapa demorada que necessita de profissionais com conhecimento do negcio e dos objetivos da empresa. O resultado da anlise pode ser a modificao do processo ou a adequao da empresa ao sistema. Em muitas implantaes os processos so completamente modificados e a empresa pode ter dificuldade em se adaptar s mudanas do novo sistema e dos novos processos.

objeto em questo: os ERPs. O melhor foi observar a classificao utilizada pelas empresas que desenvolvem e comercializam esses sistemas. Uma publicao da revista Computerworld (1999) procurava sistematizar as estratgias adotadas pelas empresas fornecedoras de solues ERPs e os mercados-alvo. Os autores deste artigo verificavam que se tratava de critrios razoveis para o setor por meio de entrevistas com algumas dessas empresas fornecedoras. Assim, este artigo adotou um critrio de classificao de empresas segundo o utilizado pelas empresas fornecedoras de sistemas ERPs, apresentado pela Tabela 5. Montou-se uma amostra com dez empresas que permitiu analisar diferentes setores industriais, como pode ser observado na Tabela 6. O faturamento anual das empresas analisadas estava entre R$ 8 milhes e 40 milhes de reais, podendo ser consideradas pequenas empresas.

2.2 A concepo empresarial sobre o ERP O segmento das pequenas empresas caracteriza o ERP com a seguinte perspectiva: Possui um banco de dados nico. Permite integrao entre os setores da empresa. Permite o acesso fcil e imediato s informaes.

De modo geral, as pequenas empresas no realizam anlise de retorno sobre o investimento. Quando feito algum tipo de estudo, superficial, considerando os benefcios com a atualizao do parque tecnolgico e da possvel reduo do quadro de funcionrios. Algumas alegaram no ter tempo suficiente para conduzir um estudo mais aprofundado, e que a contratao de uma consultoria invivel. Os recursos disponveis no so suficientes para uma anlise de retorno e para a aquisio e a implantao da tecnologia. Embora os investimentos sejam altos, as empresas tomam as decises de forma apressada, impulsionadas por uma onda, sem a realizao de estudo mais criterioso. Na seleo dos sistemas foram poucas as empresas que mencionaram realizar a adequao de funcionalidades. Neste segmento, o primeiro critrio de seleo o preo. Depois, conduzida breve verificao das funcionalidades do sistema. Entre as dez entrevistadas somente uma realizou estudo de aderncia em vrios sistemas, envolvendo pessoas da rea tcnica e de negcio. Essa empresa j passou por uma experincia malsucedida na implantao de um sistema de informao. Ao confrontar os pontos citados pelos autores na implantao de ERP, observa-se que a perspectiva da pequena empresa um pouco distinta. Elas reconhecem a implantao como uma etapa crtica e esto extremamente preocupadas com o aspecto financeiro. No mencionaram, ou desconhecem, a profundidade das mudanas pelas quais a empresa passar e no citam a importncia do envolvimento e participao da alta gerncia e dos usurios na implantao do sistema, da anlise dos processos e da gerncia do projeto. O trabalho de campo revelou que o processo de seleo foi conduzido por pessoas ligadas rea de informtica. 2.4 Resultados obtidos com a implantao do ERP O trabalho de campo revelou que a pequena empresa cita um amplo espectro de melhorias obtidas com a adoo de ERP. Essas melhorias podem ser agrupadas em: 1. Evoluo da base tecnolgica que permite: reduo obteno no tempo das de processamento em tempo

das informa real;

informaes tarefas

agilidade internos.

nas

da

empresa, pela cedimentos

otim

2. Integrao entre as diversas reas da empresa: auxiliada auxilia o permite a pela adoo controle e reduo papis. do de um nico sistema em das

integridade fluxo de

informa

3. Impacto no controle e gesto da empresa que pode ser percebido por: diminuio no retrabalho de tarefas

administr

pesquisa, como inexistncia de informaes imparciais sobre o assunto, amostra reduzida e perspectiva somente dos profissionais de informtica, os autores apenas conseguiram observar uma tendncia no comportamento dessas empresas e tecer algumas consideraes. A tabela 8 sumariza os aspectos comuns e discordantes citados pelos autores e pelas empresas. possvel observar muitos pontos discordantes ou que passam despercebidos tanto para os autores quanto para as empresas. A seguir faz-se uma rpida discusso sobre esses pontos, especialmente para aqueles considerados relevantes, a saber: mudana organizacional, orientao a processos e treinamento.

Embora os autores analisados definam o sistema ERP como um projeto de mudana organizacional, com reflexos na forma de operao da empresa, na estrutura e nos aspectos culturais, no isso que vem acontecendo nas pequenas empresas. Essas empresas reconhecem os benefcios, principalmente os relacionados confiabilidade das informaes e

porte pode estar na reviso de seus processos, sem a necessidade de um investimento to alto em um ERP. A partir das reflexes realizadas so apresentadas as seguintes consideraes sobre a adoo de ERPs por pequenas empresas: A pequena empresa obtidos com a adoo de ERP ao analis-lo sob conhece os benefcios re a perspectiva de um sistema que possui uma base de dados nica e centralizada, o que facilita a integridade dos dados. Porm, ela minimiza as potencialidades do ERP ao encar-lo como um sistema de informao, delegando toda a responsabilidade da adoo para a rea de informtica. O perfil tcnico da rea de informtica ERP na empresa. Por exemplo, a importncia do treinamento para os usurios: sob a tica da rea de informtica, o sistema intuitivo. Para os usurios se torna imprescindvel o treinamento. Sua falta ou sua realizao inadequada inibe a utilizao do ERP pelo usurio com menos familiaridade com a informtica e pode ser o grande responsvel pela resistncia observada nas empresas estudadas. Observaaquisio do ERP nas pequenas empresas sugerida pela rea de -se que a informtica para solucionar as dificuldades decorrentes de vrios sistemas de informaes que trabalham isoladamente. A maior dificuldade reside na falta de confiabilidade nas informaes armazenadas pelo sistema. Diante das anlises realizadas, observa-se que os principais fatores que induzem as pequenas empresas a utilizarem os sistemas ERPs podem ser sintetizados em: permitir que todas as reas trabalhem com um nico sistema, integrado, de fcil manuseio e garantir a integridade e a confiabilidade nas informaes armazenadas, facilitando as atividades de controle sobre as operaes da empresa.

incor

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Artigo cedido pelos autores: Juliana Veiga MendesI; Edmundo Escrivo Filho
II

Departamento de Cincia da Computao, Centro Universitrio da FEI, UNIFEI, Rua Tamandar, 688, Campus SP, CEP 01525-000, So Paulo, SP II Departamento de Engenharia de Produo, Escola de Engenharia de So Carlos, USP, Av. Trabalhador Sancarlense, 400, CEP 13566-590, So Carlos, SP Leia mais: MENDES, Juliana Veiga and ESCRIVAO FILHO, Edmundo. Sistemas integrados de gesto ERP em pequenas empresas: um confronto entre o referencial terico e a prtica empresarial. Gest. Prod. [online]. 2002, vol.9, n.3 [cited 2011-09-29], pp. 277-296 . Available from: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104530X2002000300006&lng=en&nrm=iso>. ISSN 0104-530X. http://dx.doi.org/10.1590/S0104530X2002000300006.