Microsoft PPM:

saiba como gerenciar

seus projetos
O Microsoft PPM (Project Portfolio Management ou
Gerenciamento de Portfólio de Projetos) é a solução
de gestão de projetos e portfólio da Microsoft, também
conhecida de Project Online.

A ferramenta possibilita que as empresas idealizem,

planejem e executem as estratégias traçadas visando o
alcance dos objetivos organizacionais.

Este eBook é um manual completo para você conhecer o

Microsoft PPM e as principais vantagens de sua aplicação
na sua empresa.

Aqui, você conhecerá as principais funcionalidades da

ferramenta e descobrirá como ela pode ser útil para
analisar e gerir seus projetos.

Além disso, acompanhe as melhores práticas do mercado

para a seleção e gestão de projetos, e como o Microsoft
PPM é uma solução adequada para o seu negócio,
integrando-se à nossa solução Teams Ideas Projects.

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O que é o Microsoft PPM?
O Microsoft PPM (Project and Portfolio Management)
é uma solução que visa facilitar as etapas de gestão de
projetos e portfólios. O sistema auxilia na idealização, no
planejamento e na execução das estratégias para que
os objetivos da empresa se tornem atingíveis.

Além disso, é importante destacar também que o sistema

conta com funcionalidades que favorecem a integração
e a colaboração entre os membros da equipe. Ainda
fornece insights valiosos que ajudam os gestores a
tomarem melhores decisões.

A utilização da solução ajuda a estruturar o processo e,

com isso, tornar confiáveis as informações disponíveis.
Por isso, os gestores terão segurança no momento de
tomar decisões importantes e que possam definir o
futuro da empresa.

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 Acompanhar o andamento de atividades,
riscos e questões dos seus projetos

Melhorar a colocação do time

Selecionar os projetos que têm maior
potencial de retorno para o seu negócio

Como a ferramenta
pode otimizar os
Com a ferramenta, torna-se possível uma visão global
de todas as atividades, facilitando a visualização do

processos de gestão?
andamento do portfólio.

Também é possível transformar os dados do projeto

em informações que o auxiliam a ter insights valiosos e
O Microsoft PPM conta com diversas funcionalidades
que podem fazer a diferença para sua empresa inovar
que ajudarão a aperfeiçoar os processos de gestão.
no mercado.
A plataforma contribui para aperfeiçoar o gerenciamento
Com dados confiáveis, você tem a segurança de tomar
de portfólio de projetos. Com ela, é possível:
decisões importantes na companhia.

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Quais os benefícios da ferramenta?
A plataforma conta com diversos benefícios e, por esse motivo, é indispensável para os
negócios, especialmente às organizações de grande porte.

Planejamento
O planejamento possibilita
projeções realistas para início
e término das atividades dos
projetos e planos de ação,
assim como das dependências
e das entregas previstas.

Nesse momento também são

previstos os esforços a serem
direcionados para o alcance
dos objetivos organizacionais.

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Colaboração entre equipes Trabalho em projetos
A plataforma permite uma maior colaboração entre
diferentes
as equipes, possibilitando o compartilhamento de
As funcionalidades do Microsoft PPM facilitam
arquivos, e conta com painéis que permitem uma
o trabalho dos gerentes de projeto em
visão geral da execução da iniciativa estratégicas
diversos projetos simultaneamente.
da companhia.
Isso facilita na construção de uma visão global
Esses dados facilitam na construção de gráficos,
das atividades em andamento na empresa.
tabelas e apresentações. Além disso, auxiliam na
otimização da alocação de equipes.

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Qual a importância da
automatização de projetos?
A automatização dos projetos tem demonstrado ser
cada vez mais indispensável nos negócios, especialmente
quando há um grande número de projetos, dados
e informações.
É necessário organizar todos esses dados para que
eles sejam analisados da melhor forma possível.
Quando as informações estão bem organizadas, os
gestores tendem a tomar decisões mais assertivas
em relação ao futuro da empresa.
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Por que essa prática
é uma tendência Por que investir
no mercado? na automação
A evolução constante das ferramentas tecnológicas faz da sua empresa?
com que a automatização seja uma tendência natural em
atividades de diversos setores de uma empresa. Por isso, é A automação apresenta diversos benefícios
importante saber aplicar o conceito da melhor forma possível. para as organizações. Entre eles estão:

Nesse momento, é fundamental identificar as tarefas de

gestão que possam ser otimizados por meio de tecnologia, Relatórios e controles
visando ganhos de produtividade para que os gestores
da companhia possam focar sua atenção nas atividades
A possibilidade de os recursos do projeto
estratégicas da sua empresa, ganhando agilidade na remoção
poderem visualizar e atualizar suas tarefas
de impedimentos e nas mudanças de rumo.
em uma ferramenta como o Microsoft
Este deve ser o foco também nas atividades de gestão Project Online permite ao sistema
de projetos, pois possibilita que a organização tenha um oferecer relatórios e controles gerenciais
conhecimento sobre o panorama geral e também de cada padronizados e atualizados.
projeto específico.

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Eles são muito úteis, pois ajudam as empresas a
economizarem tempo em reuniões, planilhas ou
apresentações de status de projeto.

Algumas informações gerenciais relevantes são

geradas automaticamente com os dados inseridos
pelos recursos, como gráficos de desempenho e
saúde, controle de horas gastas em cada projeto
e atividade, quando os recursos estão livres
para uma próxima tarefa, e outras informações
importantes para a tomada de decisão no projeto.

Essa facilidade possibilita os gestores a terem

conhecimento sobre a performance de diferentes
projetos, ou seja, auxilia no controle de resultados.

Por meio dessa prática, torna-se possível a adoção

de medidas que visam otimizar a produtividade e
os resultados dos empreendimentos.

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Decisões assertivas
Como o Microsoft PPM apresenta vários
relatórios e análises das atividades, os
gestores têm acesso a uma grande variedade
de informações, que os ajudam a tomar
decisões assertivas.
Há um grande número de dados gerados
neste processo. Ferramentas de análise
e geração de relatórios e dashboards
conectam esses dados e permitem aos
gestores, de forma autônoma, explorarem
as informações e tomarem decisões mais
assertivas a respeito do andamento dos
projetos e dos impactos para o negócio.
Diminuição de gastos
Além de otimizar a produtividade, a automação contribui
para a redução dos gastos nas organizações.
Essa prática auxilia os gestores a ter controle em relação
às ações executadas pelo time e, dessa forma, torna-se
possível investir melhor o tempo da equipe ao focar nas
atividades que mais contribuem para atingir os objetivos
do projeto.
Com isso, a organização consegue aproveitar melhor os
recursos disponíveis e reduzir gastos desnecessários na
alocação de recursos em tarefas manuais e repetitivas,
como gerar relatórios, levantar informações de progresso,
elaborar apresentações, etc.
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A automação das informações dos
projetos é essencial, pois reduz o trabalho
manual, a redundância de informações, os
erros e permite ao gestor focar em definir
prioridades e fazer o monitoramento e
acompanhamento efetivo dos resultados.

Há várias ferramentas que podem ser

utilizadas com esse sentido. Entre elas
estão o Microsoft Project, Microsoft
Power BI e Teams Ideas.

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O que é um portfólio
de projetos?
O portfólio de projetos faz referência ao conjunto de
projetos, programas e operações gerenciadas em grupo
com a intenção de atingir objetivos estratégicos.
Esse conceito é apresentado na última edição do Guia
PMBOK, uma das principais referências mundiais na
gestão de projetos.
De forma simplificada, o portfólio funciona como se fosse
uma “carteira” responsável por organizar as iniciativas.
Ela contribui para melhorar a visão dos gestores em
relação às iniciativas implementadas na organização.
Vale destacar que os portfólios podem ser
organizados por departamentos ou por afinidades.
Não há uma receita exata sobre qual é a melhor
forma de organizar, pois depende das necessidades
de cada negócio.
A gestão de portfólio, portanto, pode reunir vários
portfólios com a intenção de facilitar e otimizar o
gerenciamento. Essa prática está relacionada ao
desenvolvimento da empresa a longo prazo e visa
realizar os projetos certos, no momento certo.
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Qual a importância dessa prática?
A análise e seleção de portfólio de projetos proporcionam inúmeros benefícios para as empresas. Entre eles estão:
Alinhamento estratégico: a seleção de portfólio envolve a
escolha e a priorização das iniciativas de uma empresa. Com
isso, asseguramos que os recursos humanos, financeiros e
materiais sejam investidos em projetos estratégicos, ou seja,
aqueles que tragam mais retorno para o negócio e entreguem
valor às partes interessadas;
Decisões ágeis: uma das atividades da seleção de portfólio
é a coleta de dados periódicos em relação às iniciativas
em andamento nas empresas. Devido a esse trabalho
de acompanhamento, os gestores têm acesso a várias
informações quando precisam tomar decisões. Como os
dados são organizados e qualificados, o procedimento
decisório tornará ágil e assertivo;
Diminuição dos riscos: com o monitoramento
do portfólio, ficará mais fácil acompanhar as
iniciativas. Esse controle favorece a percepção
rápida dos desvios e contribui para uma atuação
mais rápida nas situações de incerteza, reduzindo
os riscos para a organização;
Comunicação otimizada: a gestão do portfólio
também envolve enviar os dados coletados
aos interessados. Com isso, os gestores terão
um panorama preciso sobre os projetos em
andamento e poderão pensar em novas iniciativas
para resolver problemas ou criar novos produtos
ou serviços para o mercado.
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Quais as melhores
práticas de gestão
do portfólio?
A gestão de portfólio é uma prática abrangente e
envolve várias áreas da empresa. Por esse motivo
é fundamental saber como otimizar esse processo.

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 1 Identificação de ideias
Para fazer uma boa gestão do portfólio, é importante realizar um
levantamento de todas as ideias e iniciativas existentes na empresa.
Geralmente, inicia-se solicitando aos departamentos que encaminhem as
propostas de projetos previstas para o próximo período.
É fundamental também cuidar para que as propostas sejam estruturadas
com informações mínimas e que permitam a comparação entre elas.
É necessário que as diversas áreas envolvidas possam contribuir na
construção dos Estudos de Viabilidade Técnica e Econômica (EVTE), para
evitar a priorização de projetos tecnicamente inviáveis, ou com problemas,
como restrições legais ou ambientais.
Essa prática é de grande importância, pois auxilia os gestores a verificarem
se uma determinada ideia é viável ou não, ou seja, se ela pode realmente
ser implementada na empresa.
2 Seleção de projetos
Depois de identificar as ideias, chega o momento
de selecionar os melhores projetos e implementá-
los. Nessa fase é importante definir quais serão
os critérios de seleção e classificá-los, montando
um ranking com as melhores iniciativas.
Um dos fatores críticos de sucesso é garantir o
alinhamento entre os projetos priorizados e os
objetivos estratégicos da organização.
Os critérios de priorização e a sua importância
tendem a variar de empresa para empresa,
somente o conhecimento do negócio poderá
auxiliar na escolha dos critérios mais relevantes
para cada contexto.
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 3 Balanceamento de projetos
Após a definição de quais ideias serão priorizadas, é necessário
fazer o balanceamento dos projetos.
Essa prática tem como objetivo equilibrar o investimento e verificar
se uma determinada empresa está priorizando propostas de um
tema específico em detrimento de outros.
Se essa situação ocorrer, pode ocasionar um desajuste no
planejamento estratégico, pois algumas áreas da sua companhia
podem ficar com o desempenho comprometido.
Além desse balanceamento, para garantir maior eficiência é
necessário avaliar ainda a sua capacidade de atender os projetos
com os recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis.
Por meio dessa visão precisa da disponibilidade e consumo dos
recursos, torna-se possível decidir qual é a melhor sequência para
a execução do portfólio.
4 Implementação e
avaliação dos resultados
Após decidir quais ideias serão executadas, é necessário
ficar atento na implementação de todas essas iniciativas.
Verifique a evolução dos projetos e, se ocorrer algum desvio
(pode ser nos custos, prazo ou escopo), é necessário tomar
ações corretivas com a intenção de resolver o problema.
Nesse momento, também é fundamental avaliar os
resultados dos projetos implementados. Por meio dessa
prática é possível verificar quais projetos mantêm seus
resultados alinhados com as propostas, ou business case,
e quais não atingiram os resultados esperados.
Com essa prática, as organizações aproveitam melhor
os recursos, podem garantir o alinhamento dos projetos
com a estratégia da empresa e tomar decisões sobre a
continuidade ou suspensão de projetos.
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O Teams Ideas é uma solução que incorpora novas
funcionalidades ao Microsoft PPM, tornando o conjunto
uma ferramenta ainda mais poderosa. Foi desenvolvida
pela Prosperi, empresa dedicada a ajudar as organizações
a melhorarem a vida das pessoas por meio de inovação e
soluções colaborativas de gerenciamento.

Mais de 850 projetos entregues com sucesso;

Mais de 28 anos fornecendo soluções inteligentes de ponta a ponta;

5 prêmios LATAM como a melhor parceira Microsoft na categoria

Project Portfolio Management;

Prêmio Microsoft Partner of the Year LATAM 2020 na categoria

Apps and Solutions for Microsoft Teams;

Prêmio GPTW como uma das melhores empresas para se trabalhar

no ES;

Mais de 15 anos como parceira Gold da Microsoft em Project and

Portfolio Management;

4 escritórios distribuídos no Brasil e nos Estados Unidos.

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