Introdução

Saber identificar não conformidades e resolver as falhas encontradas são

competências fundamentais para empresas que desejam obter eficiência
operacional, afinal, a criação e a execução de planos de ação estão
diretamente relacionadas ao desenvolvimento de projetos de sucesso e ao
atingimento de objetivos.

Entretanto, esta tarefa nem sempre é fácil de ser executada, principalmente

se a sua empresa não conta com as ferramentas corretas para realizar o
processo. E é neste momento que, mais uma vez, a tecnologia aparece como
parte fundamental da sua rotina.

Para falar sobre essa relação — que, atualmente, já é uma necessidade

iminente para empresas que desejam se manter competitivas —, criamos
este material e iremos abordar como a tecnologia presente no Checklist Fácil
pode auxiliar a criação de planos de ação eficientes e quais são as vantagens
dessa atuação conjunta para o seu negócio. Boa leitura!

www.checklistfacil.com 2
A evolução da tecnologia e os
seus impactos nas empresas

Nos últimos tempos, a evolução da tecnologia vem acontecendo em uma

velocidade cada vez maior, e não é novidade que os impactos destas
mudanças são significativos e decisivos para qualquer empresa que almeja
ser bem sucedida dentro do seu segmento.

Para se ter ideia da importância deste tópico, segundo a pesquisa Agenda

2022*, realizada pela Deloitte, 96% das empresas entrevistadas declararam
que irão priorizar o investimento em tecnologia como aplicativos, sistemas e
ferramentas de gestão durante o ano de 2022.

Ou seja, estar inserido neste novo contexto e na inovação digital,

independentemente da área que ela será aplicada, deixou de ser um
diferencial para tornar-se fundamental e imprescindível para organizações
que visam a competitividade.

A pesquisa foi realizada com 491 organizações que, juntas, faturaram cerca de 35% de todo
o Produto Interno Bruto (PIB) nacional acumulado em 12 meses até o 3° trimestre de 2021.

www.checklistfacil.com 3
Quais os benefícios da utilização da
tecnologia nos processos operacionais?

A transformação digital pode ser considerada uma das maiores aliadas

na criação e na gestão de processos que visam a melhoria contínua ou o
tratamento de não conformidades — como os planos de ação. Isso porque ela
agrega inteligência e otimiza o desempenho das ações do negócio, além de
ser extremamente útil na rotina de qualquer operação.

Ao contar com softwares como o Checklist Fácil — líder na América Latina

em aplicações de checklists digitais — a empresa se insere em uma cultura
tech e pode se beneficiar de diversas vantagens, como por exemplo:

Redução de custos
A automatização de processos reduz gastos uma vez que diminui a
execução de trabalhos com procedimentos considerados complexos e
repetitivos até então realizados manualmente.

Desta forma, evita-se erros humanos e, consequentemente, reduz-se a

necessidade de retrabalhos que custariam investimentos monetário e de
tempo.

www.checklistfacil.com 4
 Otimização do tempo
Tão relevante quanto a redução de gastos, a otimização do tempo é
um dos benefícios mais importantes obtidos pela automatização dos
processos. As tarefas consideradas básicas passam a ser executadas de
forma mais ágil e simplificada e, a longo prazo, essa diferença mantém-se
ainda mais perceptível.

Aumento da produtividade
A tecnologia torna a realização de atividades mais rápida, assertiva e
produtiva, principalmente daquelas consideradas repetitivas.

Com a automatização de tarefas operacionais, os profissionais que antes

investiam o seu tempo realizando ações recorrentes, agora, passam a ter
mais tempo para se dedicar a outras atividades que exigem um olhar mais
estratégico.

Agilidade nas entregas

A inteligência operacional proporcionada pelo uso da tecnologia influencia
diretamente no tempo de execução dos processos e, consequentemente,
nos prazos de entrega destas demandas, sejam elas de necessidade
interna ou externa.

www.checklistfacil.com 5
 Confiabilidade das informações
Tarefas automatizadas são mais eficientes que tarefas manuais e
possibilitam análises e tomadas de decisões mais ágeis.

Por reduzir a necessidade de interferência humana na coleta de dados,

por exemplo, reduz-se as chances de erros e aumenta-se a confiabilidade
e assertividade das informações coletadas, garantindo maior eficácia e
segurança.

Controle sobre resultados

A digitalização de processos permite não somente a coleta de
informações, como o armazenamento e o fácil acesso a esses dados
sempre que necessário e em tempo real. Isso permite o monitoramento
completo e a avaliação de cenários e resultados por meio de dashboards
e relatórios, bem como garante insumos para a tomada de decisão.

Agora que você já conhece os benefícios de utilizar o Checklist Fácil em

processos operacionais, que tal descobrir como o sistema, através das
suas funcionalidades, pode ajudar na gestão dos planos de ação da sua
empresa? Continue a leitura e confira!

www.checklistfacil.com 6
Planilhas x Software

PLANILHAS
Na busca pela automatização de processos como os planos de ação,
muitas empresas apostam na troca dos obsoletos papel e caneta pelas
planilhas de edição. Para um primeiro passo em direção à digitalização dos
procedimentos operacionais, essa prática pode ser considerada uma boa
ideia, mas ainda não é a solução mais indicada, principalmente se a sua
organização pretende manter-se competitiva no mercado.

Isso porque a aplicação via tabelas eletrônicas exige a manutenção manual

dos dados, bem como a configuração do modelo em programas de edição
que podem exigir determinados conhecimentos e um tempo de criação
maior do que se fosse realizado por meio de um software.

Outra desvantagem das planilhas é a necessidade de conceder permissão

de edição a todas as pessoas que a usarão para a aplicação do plano de
ação. Essa mesma autorização concede a qualquer editor a possibilidade
de alterar os dados inseridos — reduzindo a confiabilidade das informações
ali introduzidas — assim como a formatação do documento. A longo
prazo, o alto volume de planilhas se transformará em um acumulado de
documentos digitais e, dependendo da quantidade, gerará custos adicionais
de armazenamento em nuvem à sua empresa.

Se os documentos necessitarem de aprovação e/ou uma assinatura formal,

eles também precisarão ser impressos, o que adicionará mais um custo à
operação e irá contra qualquer prática que vise a sustentabilidade e a boa
práticas relacionadas ao meio ambiente.
www.checklistfacil.com 7
SOFTWARE

Contrário a isso, a utilização de um sistema digital, como o Checklist Fácil,

no lugar de uma planilha, possibilitará que todas as etapas do processo
de criação, aplicação ou gestão de planos de ação sejam realizadas
sem custos adicionais e de forma totalmente digital e pensada na
sustentabilidade.

Você poderá conceder autorização apenas a usuários e etapas específicas,

terá acesso fácil e rápido a todas as informações já coletadas, conseguirá
uma visualização dinâmica que facilitará a tomada de decisão assertiva e
ágil e poderá acompanhar a execução das tarefas em tempo real.

www.checklistfacil.com 8
Como o Checklist Fácil te ajuda
na gestão de planos de ação?

O Checklist Fácil é um software completo e com uma interface intuitiva

desenvolvida para que todas as pessoas usuárias tenham a melhor
experiência, seja na aplicação via web ou por aplicativos (Android e iOS).

Por isso, ao utilizar o sistema para criar e aplicar planos de ação — sejam eles
para tratar não conformidades ou realizar melhoria contínua — sua empresa
conta com funcionalidades pensadas para tornar o processo mais ágil,
facilitado, confiável, personalizado e eficiente.

Confira os principais recursos da ferramenta:

1. Modelos de plano de ação dentro do sistema

O sistema conta com um modelo de plano de ação pronto, no formato
5W2H, para você poder aplicar sem a necessidade de criar um modelo
para seguir.

Nele, as 7 perguntas da metodologia (O que será feito?// Por que será

feito?// Onde será feito?// Quando será feito?// Por quem será feito?//
Como será feito?// Quanto custará?) já estão listadas nos campos do
plano de ação e só precisam ser escolhidas para serem aplicadas.

www.checklistfacil.com 9
 Esta opção garante mais praticidade na criação do plano de ação e reduz
o tempo aplicado na vistoria.

Além deste formato denominado como padrão, é possível definir campos

personalizados de acordo com cada necessidade.

www.checklistfacil.com 10
2. Plano de ação por item
Esta opção permite resolver cada não conformidade detectada com uma
solução específica e personalizada para ela.

Além de ser uma forma de tratar cada caso com a sua particularidade,
esta funcionalidade evita a criação de planos de ação sem necessidade,
uma vez que possibilita a correção somente da não conformidade
detectada.

É importante lembrar que nem toda não conformidade

necessita de um plano de ação formal. Para casos de
não conformidades simples como, por exemplo, algo
fora do lugar, recomenda-se a realização da correção
imediata durante a própria auditoria, a fim de evitar a
criação de um plano de ação desnecessário para algo
que pode ser resolvido rapidamente.

Planos de ação exigem planejamento e engajamento

de profissionais, portanto, devem ser muito bem
planejados para não interferirem na produtividade de
suas equipes e não terem a sua finalidade banalizada.
 3. Data limite de aprovação
Por meio desta funcionalidade é possível definir uma data de vencimento
para a realização das soluções. Assim, nenhum plano de ação corre o
risco de ser esquecido ou de permanecer em execução por mais tempo do
que deveria.

www.checklistfacil.com 12
 Devido à expectativa por gerar resultados, muitos planos de
ação acabam recebendo um prazo curto para a sua execução e
isso pode gerar diversos problemas, como causar desconforto e
desmotivação nas pessoas colaboradoras envolvidas no projeto,
uma vez que as expectativas e os objetivos planejados serão
impossíveis de serem alcançados.

Para que isso não ocorra, o ideal é que as demandas integrantes do

plano estejam bem estruturadas e que o tempo direcionado para a
execução da demanda considere a complexidade da sua realização
e o esforço que cada profissional envolvido precisará dedicar.

Para definir a data de vencimento de um plano de ação,

recomenda-se, se for necessário, sempre optar por prazos maiores
em vez de definir um tempo de realização menor, pois o último
poderá não ser suficiente e resultar em redefinições de prazos ao
longo da execução do plano de ação.

www.checklistfacil.com 13
 4. Relatório de Reincidência
O relatório de reincidências sinaliza os pontos identificados mais de uma
vez como não conformes. Por meio desta sinalização é possível atuar com
maior assertividade na busca pelas causas raiz deste problema.

Conceito de reincidência no sistema:

após a primeira ocorrência negativa em determinado item, todas as
próximas vezes que ele voltar a ser avaliado como não conforme na
mesma unidade, será contabilizada a reincidência.

5. Fluxo de aprovação
Esta opção permite sujeitar as soluções executadas à aprovação de
supervisores para que as resoluções sejam aceitas (ou ajustadas) e o
plano de ação concluído.

Ao utilizar um fluxo de aprovação, todas as pessoas envolvidas na

execução do plano de ação têm acesso às atividades que já foram
realizadas, o que proporciona clareza e transparência sobre o processo,
além de informação sobre as responsabilidades de cada integrante da
equipe.

www.checklistfacil.com 14
 Outro benefício da utilização da funcionalidade é que ela proporciona
agilidade e segurança aos processos e ordena etapas de maneira
eficiente.

www.checklistfacil.com 15
 6. Alteração de responsável
Uma das mais novas atualizações do Checklist Fácil, essa funcionalidade
permite a alteração do responsável — ou uma alteração em massa — pelo
plano de ação após a configuração das suas permissões.

www.checklistfacil.com 16
 Esta opção é muito útil para evitar um dos erros mais comuns cometidos
durante a criação de um plano de ação: a definição de mais de um
responsável por um mesmo plano de ação.

Ao delegar a responsabilidade do projeto para mais de um profissional,

é provável que haja conflito de informações ou até mesmo que alguma
atividade deixe de ser realizada porque cada pessoa previu que a outra
fosse realizá-la.

A solução para este problema é escolher apenas uma pessoa para

ser responsável pelo plano de ação e, caso seja necessário solicitar
informações sobre o andamento das ações, todas as pessoas
interessadas saberão a quem perguntar.

Uma dica importante para definir o profissional responsável pelo plano

de ação é escolher alguém que possua experiência na área cujo plano
será aplicado e as habilidades necessárias para supervisionar ou
executar as atividades.

Caso seja feita a escolha por um determinado profissional e depois

entenda-se que esta pessoa não era a mais indicada para realizar a
ação, o Checklist Fácil permite a troca de responsabilidade após o plano
ter sido criado.

www.checklistfacil.com 17
7. Emissão de alertas
A opção alertas permite que você configure o recebimento de notificações
para informar o status de um plano de ação.

Exemplo:

Plano de ação não preenchido, avisar a cada: nesta opção é possível

definir o intervalo de dias que o endereço cadastrado na unidade do
plano de ação receberá a informação sobre quais planos de ação estão
pendentes de preenchimento.

Plano de ação pendente, avisar antes do vencimento: esta opção permite

configurar o intervalo de dias que o endereço cadastrado na unidade do
plano de ação será notificado antes do vencimento com a listagem dos
planos de ação que estão pendentes.

Plano de ação vencido, avisar depois do vencimento a cada: a última

opção autoriza que você defina o intervalo de dias que unidade será
notificada quando um plano de ação já estiver vencido.
 8. Status da solução
Os planos de ação podem ser acompanhados de acordo com os seus
status e a partir de filtros que mostram todas as etapas existentes.

A pessoa usuária também pode visualizar as informações sobre o

andamento dos seus planos de ação pelo dashboard.

Tão importante quanto acompanhar os

planos de ação por status, é realizar o
acompanhamento das atividades de forma
mais aprofundada e em conjunto com todos
os profissionais envolvidos na tarefa.

Por isso, também invista em um cronograma

de envios de relatórios e de reuniões
periódicas — semanais ou quinzenais —
para que os responsáveis por cada etapa
apresentem os seus resultados e, assim,
seja possível ter um panorama geral do
andamento do projeto.

www.checklistfacil.com 19
 A partir das informações obtidas será possível detectar se algo não
está ocorrendo conforme o planejado e visualizar as dificuldades
encontradas pelas pessoas colaboradoras durante a execução do
projeto, assim como apresentar soluções para estes problemas
e tomar as medidas necessárias para corrigi-los e garantir o
andamento do plano de ação.

Essa ação também ajudará a manter todas as pessoas envolvidas

informadas, engajadas e em sintonia.

9. Pré-preenchimento
Diferente das funcionalidades, o preenchimento prévio de informações
é uma opção de configuração que facilita a criação dos planos de ação
devido à agilidade e à praticidade que oferece.

Outro aspecto positivo relacionado a esta característica é a função de

orientação que ela pode fornecer quando utilizada para indicar o que
deve ser inserido em cada campo do plano de ação. Além de auxiliar
no trabalho de quem irá aplicar o plano de ação, esta opção ajuda a
reduzir o número de retrabalhos, uma vez que direciona corretamente o
preenchimento das informações.

www.checklistfacil.com 20
Conclusão

Tão importante quanto inserir a tecnologia na rotina da sua operação para

auxiliar a execução de planos de ação eficientes, é fundamental escolher
uma solução que seja customizável e atenda a todas as necessidades do seu
negócio.

Com o Checklist Fácil, além da sua empresa contar com funcionalidades

específicas para o tratamento de não conformidades, a ferramenta também
auxilia na criação e na aplicação de checklists inteligentes e no controle da
operação em tempo real. São mais de 150 funcionalidades para ajudar você a
alcançar a eficiência operacional da sua empresa, independentemente do seu
segmento de atuação.

Mais de 1.000 empresas já escolheram o Checklist Fácil para digitalizar os

seus processos e aumentar a sua eficiência operacional. Juntamente com a
marca de mais de 30 milhões de checklists aplicados, este número comprova
a expertise do nosso software em ações de checagens e inspeções e na
aplicação de planos de ação em auditorias ou inspeções de processos, lojas,
fábricas, veículos, pessoas, equipamentos e ambientes, consolidando a nossa
empresa como líder na América Latina em aplicação de checklists digitais.

www.checklistfacil.com 21
Faça como estas empresas e transforme digitalmente a sua operação.

Estamos à disposição para oferecer soluções tecnológicas e inovadoras

e mudar a realidade operacional do seu negócio.

FAÇA UM TESTE GRÁTIS

www.checklistfacil.com