Documentação de Processo

IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO

Tipo do Projeto
(Business Consulting,
Nome do Projeto CPI/Número do Projeto
Implementation, Upgrade,
Internal, other)
Bossa Nova 55655 / C060-185 Implementação

Nome do Cliente Número do Cliente Início/Fim Planejado

Louis Dreyfus Commodities 261818 01.08.06 / 10.05.07

Patrocinador do Projeto Gerente de Programa Gerente de Projeto (Cliente)

Marcelo Bacci - Fernando Jank

Gerente de Projeto (SAP) Parceiro de Serviço Gerente de Projeto (Parceiro)

Anderson Meira Polics -

1.0. Cenário Contabilidade Financeira........................................................................................ 2

1.1. Processo : Lançamentos Manuais.................................................................................2
1.1.1. Explicações Gerais (Descrição Geral do Processo)..................................................2
Objetivos.............................................................................................................................. 2
Etapas do Processo (com funções/áreas e transações)......................................................2
1.1.2. Fluxo do Processo de Negócio (Visão Macro do Processo)......................................2
1.1.3. Premissas e Pré-Requisitos do Processo.................................................................3
1.1.4. Explicações de Funcionalidades e Eventos (Detalhamento).....................................3
1.1.5. Detalhamento Fiscal (Implicações/Cálculos fiscais)..................................................8
1.1.6. Entradas (Eventos Disparadores).............................................................................8
1.1.7. Saídas (Produtos).................................................................................................... 8
1.1.8. Ligação de processos / Pontos de integração...........................................................9
1.1.9. Considerações sobre a Estrutura Organizacional.....................................................9
Unidades Organizacionais................................................................................................... 9
Dados Mestre....................................................................................................................... 9
Impactos Organizacionais.................................................................................................... 9
Procedimentos afetados...................................................................................................... 9
1.1.10. Benefícios / Expectativas......................................................................................9
Benefícios............................................................................................................................ 9
Expectativas......................................................................................................................... 9
1.1.11. Estrutura funcional e procedimentos...................................................................10
Descrição dos procedimentos............................................................................................ 10
Indicadores de Desempenho............................................................................................. 14
Pontos de Controle............................................................................................................ 14
ANÁLISE DE GAP’S.............................................................................................................. 14
1.1.12. Descrição de deficiências de funcionalidades.....................................................14
1.1.13. Formas para cobrir as deficiências funcionais....................................................14
1.1.14. Relatórios............................................................................................................ 14
1.1.15. Adaptadores........................................................................................................ 14
1.1.16. Interfaces............................................................................................................ 14
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1.1.17. Conversões......................................................................................................... 14
1.1.18. Desenvolvimentos............................................................................................... 14
1.1.19. Formulários......................................................................................................... 14
1.1.20. Requisitos de Workflow.......................................................................................15
1.1.21. Considerações sobre Treinamento.....................................................................15
1.1.22. Melhorias Futuras............................................................................................... 15

CENÁRIO CONTABILIDADE GERAL

.1. Processo Lançamentos Manuais

Autor: Mauro Berto / Roberta

Data: 30/08/2006
Versão: V.1.0

.1.1. Explicações Gerais (Descrição Geral do Processo)

Objetivos

Identificar os lançamentos manuais que serão registrados periodicamente no FI/GL.

Etapas do Processo (com funções/áreas e transações)

Etapas no SAP
Criar lançamento contábil
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.1.2. Fluxo do Processo de Negócio (Visão Macro do Processo)

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.1.3. Premissas e Pré-Requisitos do Processo

Diminuir consideravelmente a geração de lançamentos manuais os quais serão substituídos por

interfaces e/ou sistemas legados, conforme serão descritos no FI-GL-BBP-Lançamentos
automáticos.

.1.4. Explicações de Funcionalidades e Eventos (Detalhamento)

Lançamentos contábeis no SAP:

Por meio dos lançamentos contábeis, é possível entrar com operações no Razão e nos livros
auxiliares. O sistema cria documentos contábeis e grava os dados no banco de dados. O
sistema executa verificação de consistência antes de gravar os dados. Se existirem erros, os
dados não serão gravados e o sistema irá propor ajustes. Não é possível criar documento
contábil sem que os valores de débito e crédito estejam balanceados.

Assim como a operação standard para lançamento de documentos, o sistema também oferece
as seguintes opções:

Lançamentos periódicos
Lançamentos com documentos modelo

Lançamentos periódicos

Os lançamentos periódicos são operações repetidas regularmente, como aluguel ou seguro. Os

dados a seguir nunca mudam nos lançamentos periódicos:

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      Conta
      Montantes

Os dados são cadastrados em um documento específico. O programa de lançamento periódico

utiliza esse documento como base para a criação de documentos contábeis.

Lançamentos de documentos modelo

Os documentos modelo são utilizados como fonte de dados para um documento contábil. Ao
contrário de um documento contábil, os documentos modelo não atualizam movimentações no
período. A vantagem é que podem ser modificados ou ampliados.

Deve-se usar um documento modelo, ao invés de um documento contábil, se necessitar de um

documento de referência para estruturá-lo a seu próprio modo.

Por exemplo, quando a atribuição de um lançamento para mais de um centro de custo está
definida e se repete periodicamente.

Os lançamentos manuais efetuados diretamente pela Contabilidade estão listados abaixo. Estes
lançamentos podem ser feitos através de um documento contábil normal, através de um
lançamento periódico ou através de documentos modelo, conforme a melhor prática para cada
caso.
.
Estão listados também lançamentos que atualmente, são manuais, mas a partir da
implementação do SAP serão lançados automaticamente. O detalhamento destes processos
está no FI-GL-BBP-Lançamentos automáticos ou nos respectivos BBPs quando for o caso.

1 - Apropriação

1.1 Apropriação de aluguel

Apropriação–mensal de pagamento antecipado do contrato.

Criar documento para lançamento periódico ou efetuar um lançamento contábil normal no

SAP FI-GL. O lançamento deve ser feito por empresa e área de negócios. Deve ser utilizado
o centro de custo “Aluguel”. A distribuição/rateio entre os centros de custo tomadores do
serviço será feita através de ciclo de rateio definido no CO.

Débito – Despesas com aluguel

Crédito – Despesas aluguel a apropriar

1.2 Apropriação de seguro

Apropriação –mensal
Mesmo processo que apropriação de aluguel.

Débito – Despesas com seguros

Crédito – Prêmio Seguro Apropriar

2- Provisão

2.1.1 Provisão para devedores duvidosos - contas a receber

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Lançamento contábil anual.

Criar um lançamento contábil com base em relatório de clientes devedores gerado no FI-AR.

2.1.2 Provisão para devedores duvidosos - adiantamento a fornecedores

inadimplentes

Criar um lançamento contábil no SAP FI-GL com base em relatório gerado no sistema
Originação para os demais sistemas com exceção da originação da soja, café e pluma.

Para a originação do AS400 (Soja) as informações serão tratadas no FI-GL-BBP-entradas de

automáticas, para as demais sistemas de originação os registros utilizará dessa modalidade
de lançamento manual.

Lançamento contábil:
Débito - despesas - provisão para contingência
Crédito – provisão para contingência

2.2.1 – Provisão de ajuste do custo da matéria-prima

Criar um lançamento contábil SAP FI-GL de provisão associado a uma ordem interna
previamente criada em CO. A associação à ordem interna é necessária para que o
lançamento da provisão seja efetuado diretamente no produto (matéria-prima). Dentro do
conceito do SAP não são permitidos lançamentos contábeis diretamente na conta contábil de
estoque. A contabilização na conta contábil de estoque ocorre automaticamente quando a
ordem apropria a provisão no produto.
A reversão da provisão será feita da mesma forma que a provisão, mas como um
lançamento invertido.
A Nota Fiscal ou recibo, bem como o seu complemento, ao final do processo, serão criados
no SAP através de interface com o sistema Originação (ver FI-GL-BBP-lançamento
automático).

Exemplo:

Provisão:
D- Estoque 5,00
C- Fornecedor 5,00

Reversão da Provisão
D Fornecedor 5,00
C Estoque 5,00

3- Lançamentos Fiscais

3.1 – Apuração e contabilização dos créditos de PIS e Cofins sobre compras –

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Criar lançamento contábil no SAP FI-GL com base em análise das contas contábeis de
impostos a recolher e a recuperar.

3.2– Apuração e contabilização dos tributos federais – IRPJ e Contribuição Social

sobre Lucro Líquido.

Criar lançamento contábil no SAP FI-GL de acordo com os valores apurados.

4 – Overhead

As despesas com overhead serão lançadas no SAP FI-GL, primeiramente, na área de negócio
Administrativa e no centro de custo Administrativo.
Posteriormente, estas despesas serão distribuídas entre as áreas de negócio e entre os seus
respectivos centros de custo.
A distribuição/rateio entre os centros de custo será feita utilizando-se ferramentas do SAP CO.
Será analisada a possibilidade de se utilizar funcionalidade de reconciliação automática entre FI
e CO com o objetivo de distribuir automaticamente as despesas entre as áreas de negócio, no
momento da distribuição/rateio entre os centros de custo. Na impossibilidade de adequar o uso
desta ferramenta aos propósitos da empresa, a distribuição entre áreas de negócios deverá ser
feita, manualmente, pela contabilidade, antes da distribuição/rateio entre os centros de custo
pelo CO.
Será detalhado no CO-BBP-Ciclo de Rateio.

5 – Rateio de despesas administrativas ( Assistência Médica, Ticket Alimentação/

Refeição, Telefone )

5.1 – Assistência Médica, Ticket Alimentação / Refeição

Não haverá mais necessidade da contabilidade realizar lançamentos manuais, uma vez que,
a proposta com a implementação do SAP é lançar a fatura já distribuída pelas áreas de
negócios.
Posteriormente, a distruibuição/rateio por centro de custo será feita no SAP CO.
Esse tipo de despesa deverá vir do MM devidamente identificado e distribuido por área de
negócio.
Vide item 23 LDCommoditiies-planilha-de-pendências

5.2 Telefone
As despesas de telefone serão tratadas da mesma forma que o Overhead, conforme item 4.

Fatura:
Débito – Despesas com telefone – área de negócios Administrativa
Crédito –Fornecedores - País

Rateio para as áreas de negócios

Área Negócio Administrativa

Débito - inter soja

Débito - inter café
Crédito Despesas com telefone – área de negócios Administrativa

Área Negócio Soja

Débito Despesas com telefone – área de negócios soja

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Crédito – inter financeiro

Área Negócio Café

Débito Despesas com telefone – área de negócios café

Crédito – inter financeiro

6 Cálculo de Juros

6.1 Apropriação de Despesas Financeiras – Nota de Produto Rural NPR

Não haverá mais necessidade da contabilidade realizar lançamentos manuais.

Maiores detalhes sobre esse lançamento automático no FI-GL-BBP-Lançamentos-
Automáticos

Lançamento contábil

Débito - juros passivo terceiros

Crédito - despesas financeiras a apropriar

6.2 Aplicação Financeira

Não haverá mais necessidade da contabilidade realizar lançamentos manuais.

Maiores detalhes sobre esse lançamento automático no FI-GL-BBP-Lançamentos-
Automáticos

Lançamento contábil

Débito –Tits Vinc Merc Aberto

Crédito – Rendas s/Tit Merc Aberto

6.3 Financiamento ( BNDES Automático )

Não haverá mais necessidade da contabilidade realizar lançamentos manuais.

Maiores detalhes sobre esse lançamento automático no FI-GL-BBP-Lançamentos-
Automáticos

Lançamento contábil

Débito - juros passivo terceiros

Crédito - Empréstimo moeda local

6.4 Capitalização de Juros sobre adiantamento a fornecedores

Não haverá mais necessidade da contabilidade realizar lançamentos manuais.

Maiores detalhes sobre esse lançamento automático no FI-GL-BBP-Lançamentos-
Automáticos

Lançamento contábil

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Débito - FORNECEDORES C/ ADTOS

Crédito - Juros Ativos-Terc
Crédito -Variacoes Cambiais At

6.5 Financiamento – Nota Crédito de Exportação –NCE

Não haverá mais necessidade da contabilidade realizar lançamentos manuais

Maiores detalhes sobre esse lançamento automático no FI-GL-BBP-Lançamentos-
Automáticos

Lançamento contábil

Débito - juros passivo terceiros

Crédito - Empréstimo moeda local

7– Boletos Internos

7.1 – Hedge comercial e Hedge Recevibeis

Para criação do lançamento contábil a controladoria, com base nas informações do legado
(Trading Financeiro), trabalha os números em planilhas de excel adicionando outras
variantes que não estão no legado tais como: (planilha da posição de risco, relatório de
créditos fiscais, custo fixo) calculando o valor efetivo a ser distribuído paras as áreas de
negócios.

Diante da necessidade de reprocessamento das informações advindas do legado conforme

acima descrito, teremos que manter o lançamento contábil de forma manual.

Lançamento contábil Manual:

Área de Negócio Financeiro

Débito – Conta Inter / Resultado 35330121
Crédito – inter – área de negócio 11150005

Área de negócio - Soja

Débito – inter – financeiro 11150009
Crédito – Conta Inter / Resultado 35330121

7.2 – Bolsa / BMF

Não haverá mais necessidade da contabilidade realizar lançamentos manuais.

Maiores detalhes sobre esse lançamento automático no FI-GL-BBP-Lançamentos-
Automáticos

.1.5. Detalhamento Fiscal (Implicações/Cálculos fiscais)

Não se aplica.

.1.6. Entradas (Eventos Disparadores)

Eventos disparadores: Legados (originação, trading financeiro, pópulis )

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Entradas: manuais

.1.7. Saídas (Produtos)

SAP-CO, Contabilidade

.1.8. Ligação de processos / Pontos de integração

Os interfaces dos legados e o sistema integrado SAP serão de suma importância para o sucesso
na diminuição considerável de lançamentos manuais na contabilidade, para aqueles que serão
tratados no lançamento automático.

CO-BBP-Ciclo de Rateio e FI-GL-BBP lançamentos-automático

.1.9. Considerações sobre a Estrutura Organizacional

Os lançamentos manuais dependerão das definições sobre a estrutura organizacional no que

tange a contabilização entre as áreas de negócios, principalmente para o processo de apuração
e contabilização do Overhead.
Unidades Organizacionais

Contabilidade
Dados Mestre

Plano de Contas
Impactos Organizacionais

Não se aplica.
Procedimentos afetados

Mudança do rateio no lançamento da fatura para gerar a obrigação no sistema SAP e não mais o
lançamento quando do vencimento da obrigação.
Automação das integrações dos processos financeiros.
Alteração de critério de rateio para apuração do Overhead.
Alteração dos procedimentos de alocação de despesas do RH (benefícios assistência médica,
ticket alimentação).
Alteração no procedimento de contabilização do ajuste do custo da matéria-prima. Tópico 1.1.4
item 2.2.1.

.1.10. Benefícios / Expectativas

Benefícios

Ganhar mais agilidade e confiabilidade no processo de classificação contábil e rateio entre as

áreas de negócios.
Ampliação da automação de processos referente a movimentações financeiras descritas nos
itens 6 e 7 do tópico 1.1.4.

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Expectativas

Eliminar trabalhos em duplicidade na contabilidade, ter maior transparência e detalhamento dos

lançamentos contábeis e dos respectivos rateios.

.1.11. Estrutura funcional e procedimentos

Etapas no SAP Área Responsável

Gerar lançamentos (itens de 1 a 4 do tópico Contabilidade
1.1.4)
passar informações para o sistema de custo Controladoria
SAP-CO

Descrição dos procedimentos

1 - Apropriação

1.1 Apropriação de aluguel

A contabilidade recebe cópia do contrato de locação devidamente assinado pelas partes e
prepara uma planilha de amortização (em excel) dos aluguéis, gera mensalmente um
lançamento contábil para apropriação da despesa, e faz a conciliação da conta contábil de
apropriação.

No recebimento da fatura
Débito.- 1950.002* - Despesas Alugueis Apropriar
Crédito- 4110.001* – Fornecedores no País

No pagamento da fatura
Débito – 4110.001* – Fornecedores no País
Crédito –1120.xxx* – Banco c/ movimento

Na apropriação -mensal
Débito – 8180.031* – Despesas com aluguel
Crédito –1950.002 *– Despesas aluguel a apropriar

1.2 apropriação de seguro

A contabilidade recebe uma planilha contendo as contratações de seguros (Depto de
Seguros) e os respectivos rateios por área de negócio, cada área de posse dessa planilha
efetua o controle em planilha e mensalmente gera um lançamento contábil para apropriação
da despesa , e faz também a conciliação da conta contábil de apropriação.

No recebimento da fatura
Débito.- 1950.001* - Prêmio Seguro Apropriar
Crédito- 4110.001* – Fornecedores no Pais

No pagamento da fatura
Débito – 4110.001* – Fornecedores no País

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Crédito –1120.xxx *– Banco c/ movimento

Na apropriação -mensal
Débito – 8180.136* – Despesas com seguros
Crédito – 1950.001* – Prêmio Seguro Apropriar

2- Provisão

2.1.1 Provisão para devedores duvidosos - contas a receber

A contabilidade recebe da área de contas a receber uma planilha com a informação sobre o
aging list do setor de contas a receber, com base nessa planilha prepara um lançamento
contábil de provisão.
Lançamento contábil anualmente.

Lançamento contábil:
A informar.

2.1.2 Provisão para devedores duvidosos - adiantamento a fornecedores

inadimplentes

A contabilidade com base no relatório de fornecedores inadimplentes com adiantamento,

extraído do legado de originação, prepara e contabiliza a provisão para devedores
duvidosos.

Lançamento contábil:

Débito 8305.186* – despesas provisão para contingência

Crédito 4420.030* – provisão para contingência

2.2.1 – Provisão de ajuste do custo da matéria-prima

A contabilidade mensalmente tem que fazer o ajuste do preço da matéria-prima, temos

operações de compra de preço fixo e a fixar, sendo que em algumas divisões se faz o
faturamento com preço provisório para regularização quando da liquidação da safra e
obtenção do preço final da matéria-prima.

Lançamento contábil:

Débito – 1630.002* – provisão para valorização do estoque

Crédito – 4110.002* – fornecedores no país a fixar

Exemplo:
Compra de matéria-prima – preço provisório

D- Estoque -Nota Fiscal 10,00

C- Fornecedor - Nota Fiscal 10,00

D- Adiantamento - Pagamento 15.00

C –Banco 15,00

Provisão:
D- Estoque 5,00
C- Fornecedor 5,00

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Liquidação da safra preço definitivo (20,00)

D – Adiantamento 5,00
C – Banco 5,00

Reversão da Provisão
D Fornecedor 5,00
C Estoque 5,00

D- Estoque -NF-Complemento 10,00

C- Fornecedor 10,00

3- Lançamentos Fiscais

3.1 – Apuração e contabilização dos créditos de PIS e Cofins sobre compras –

A contabilidade gera mensalmente os relatórios de compras, conta gráfica de ICMS s/

compras de materiais secundários e razão contábil das contas que dão direito ao crédito de
Pis e Cofins. Com base nessas informações a contabilidade elabora a planilha de
composição dos créditos e envia para o departamento fiscal efetuar as análises necessárias
e proceder com a contabilização dos créditos e também das compensações.

3.2– Apuração e contabilização dos tributos federais – IRPJ e Contribuição Social

sobre Lucro Líquido.

A controladoria faz o encerramento do balancete societário mensalmente e apura e

contabilização a provisão de IRPJ e CSLL, e envia para o Depto de tributos proceder com a
análise e apurar se existe créditos a compensar, se houver créditos, procede com a
compensação e contabilização dos créditos a compensar, se não houver crédito é efetuada a
liquidação financeira.

4 – Overhead
Os gastos do escritório central em São Paulo são alocados na área de negócios Administrativa,
sendo que temos nessa área de negócio valores alocados para os seguintes centros de custo:

Diretoria
Administração Geral
Jurídico
Recursos Humanos
IT- suporte
IT- desenvolvimento
Pesquisa
Comunicações
Tributos
Seguro
Auditoria
Gerente de Risco
Controladoria – Adm
Back office

Com base no critério de rateio, que para alguns centros de custo é fixo o ano inteiro e para
outros são as horas efetivamente trabalhadas para cada centro de lucro ( área de negócio), a

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controladoria ( depto administrativo) prepara a planilha do overhead do valor a ser repassado

para as demais centros de lucro (áreas de negócios).

Os valores são apurados e registrados no centro de lucro administrativo e a forma de transferir

os valores para cada área de negócio é através da conta de recuperação inter.

Débito - 8180.061* ( em cada área de negócio )

Crédito - 8180.061* ( no centro de lucro administrativo)

Os valores são transitados pelas contas interdepartamentais e contabilizados na conta de

recuperação inter, que não tem impacto no balanço societário, os valores são zerados quando
da consolidação.

5 – Rateio de despesas administrativas ( Assistência Médica, Ticket Alimentação/

Refeição, Telefone )

5.1 – Assistência Médica, Ticket Alimentação / Refeição

Lançamentos tratados automaticamente.

Lançamento contábil

No recebimento da fatura
Débito – 8180.xxx* ticket refeição ou assistência médica
Crédito – 4110.001* – fornecedores no país

5.2 Telefone
Quando do pagamento da conta de telefone o contas a pagar classifica na conta contábil de
despesas com telefone na área de negócio adminstrativa para posterior reclassificação.
O depto administrativo ( controladoria ) recebe do departamento de telefonia o relatório
mensal de consumo por área de negócio, com base nesse relatório o depto administrativo
alimenta uma planilha padrão que irá fazer o repasse para as demais áreas de negócio via
lançamento manual.

O ideal é que no ato do pagamento da conta de telefone pudéssemos proceder com o

rateio de acordo com o consumo de cada área de negócio, com isso evitaríamos o re-
trabalho no final de cada mês.

Lançamento contábil

Fatura:
Débito – 8180.046* – Despesas com telefone – centro de lucro Administrativo
Crédito –4110.001* Fornecedores - País

Rateio para as áreas de negócios

C.L. Administrativo

Débito -1150.005 *– inter soja

Débito -1150.007* – inter café
Crédito - 8180.046 *– despesa com telefone – centro de lucro administrativo

C.L. Soja

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Débito 8180.046* – despesa com telefone – soja

Crédito 1150.009* – inter financeiro

C.L. Café

Débito 8180.046* – despesa com telefone – café

Crédito 1150.009 *– inter financeiro

Indicadores de Desempenho

Não se aplica.

Pontos de Controle

Não se aplica.

ANÁLISE DE GAP’S

.1.12. Descrição de deficiências de funcionalidades

Não se aplica.

.1.13. Formas para cobrir as deficiências funcionais

Não se aplica.

.1.14. Relatórios

Não se aplica.

.1.15. Adaptadores

Não se aplica.

.1.16. Interfaces

Não se aplica.

.1.17. Conversões

Não se aplica.

.1.18. Desenvolvimentos

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 Business Blueprint

Não se aplica.

.1.19. Formulários

Não se aplica.

.1.20. Requisitos de Workflow

Não se aplica.

.1.21. Considerações sobre Treinamento

Não se aplica.

.1.22. Melhorias Futuras

Não se aplica.

APROVAÇÃO

Nome Título Data Aprovação

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