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Procedimento Operacional - PO Data: 11/02/2021
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Título
CONTAS A PAGAR
Sugestor Responsável Aprovação
Grupo de Trabalho Gerson Santolin
Objetivo Usuário
Este procedimento visa definir e estabelecer o processo de contas a pagar, Financeiro
sendo a responsável pelo recebimento dos documentos e notas físicas
para o pagamento, conferência das informações e processamento do
pagamento seguindo o processo aqui estabelecido, prezando pela
conformidade, transparência e confiabilidade das informações.

QUADRO DE CONTROLE DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO

RESPONSÁVEL PELA
VERSÃO MOTIVO DA ALTERAÇÃO DATA
ALTERAÇÃO
000 Versão Inicial 14/08/2020 Ariceli Rugilo
Incluir o IMP 390 e necessidade
001 11/02/2021 Gerson Santolin
de anexo das DARFS
Realizamos alteração na
rotina de antecipação de
002 04/07/2022 Mariane Fernandes
numerários para viagens ou
fundo fixo, item 5.4.1 ou 5.4.2.

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1. DEFINIÇÕES
O Procedimento de Contas a Pagar tem por objetivo estabelecer as normas para realizar os pagamentos
a fornecedores e colaboradores através do sistema Totvs, considerando tanto a geração automática ou
manual, caso necessário.

2. REGISTROS
IMP 001 – Solicitação de Numerários/Pagamentos
IMP 227 – Medição de Serviços
IMP 325 – Relatório de Despesas de Viagem
IMP 390 – Medição de Serviços - OBRA

3. RESPONSABILIDADE
Aplica-se a todos os pagamentos à fornecedores provenientes de um pedido de compra aprovado e
registrado no sistema Totvs. Para as demais despesas que não esteja vinculada a pedido de compra,
deve ser registrada através do IMP 001- Solicitação de Numerários / Pagamentos, que deve ser lançado
no sistema Totvs via contas a pagar.

4. PROCEDIMENTO
4.1. Todos os pagamentos (Folha de Pagamento, impostos, pró-labores, adiantamentos, notas fiscais,
fretes entre outros, devem ser conferidos, preparados para aprovação e pagamento através do sistema
Totvs em seus respectivos vencimentos.

4.2. Todas as Notas Fiscais (PDF) de aquisições de produtos e serviços deverão estar em conformidade com
o Pedido de Compra e devidamente registrada no sistema Totvs através do modulo de recebimentos. As
Notas Fiscais de serviços contratados devem estar acompanhadas do IMP 227 – Medição de serviço
contratados ou IMP 390 – Medição de serviços – OBRA. Para prestações conta das despesas de viagens,
colaborador deverá apresentado IMP 325 – Relatório de Despesas de Viagem no Contas a Pagar juntamente
com os comprovantes fiscais.

4.3. O Departamento Financeiro receberá as notas fiscais do Departamento de Contabilidade, sob protocolo,
a partir das 08h00min.

4.4. Os boletos bancários devem ser enviados diretamente para o Departamento Financeiro ou via DDA.

4.5. As Notas Fiscais deverão estar com prazo de vencimento superior a 5 (cinco) dias, a ser entregue no
Departamento Financeiro mediante protocolo. (consensar com contabilidade)

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NOTA:
a) Caso a nota fiscal esteja vencida ou incompleta com dados faltantes, o Departamento de Contabilidade
recusará o processo, devolvendo para o Gestor Responsável da área. Este deve repactuar com o
emissor as correções necessárias, inclusive a nova data de pagamento, devendo ser superior a 5
(cinco) dias.
b) As inserções de dados no sistema TOTVS deverão ocorrer imediatamente aos recebimentos de
documentos fiscais, para garantir a composição do Fluxo de Caixa.
c) Os pagamentos que estiver fora dos requisitos deste procedimento, deverão ser aprovados pelo
Diretor Financeiro, por escrito.

4.6. Do Pagamento
Deverá ser informado o meio de pagamento (boleto bancário ou depósito).
Em caso de depósito, os dados bancários deverão obrigatoriamente ser vinculados ao CNPJ do fornecedor e
fornecidos expressamente ao Grupo Philus através de:
1- Registro na nota fiscal ou fatura;
2- Contratos firmados entre as partes;
3- Envio de comprovante bancário (cópia de cheque, declaração ou extratos bancários).
A data de vencimento do título deve refletir exatamente o acordado previamente com o Grupo Philus, levando
em consideração os dias de pagamentos apontados no parágrafo abaixo.
Os pagamentos sempre ocorrem nos dias 05, 10, 15, 20, 25 e 30 de cada mês. Os títulos que não estiverem
de acordo com o calendário de pagamentos deverão ser reprogramados sem acréscimos de juros ou multas.
O Grupo Philus não autoriza os seus fornecedores negociarem créditos sacados contra as empresas do
Grupo com bancos ou factorings.

4.7. Todas as solicitações de numerários para fins de pagamentos, rescisões, férias, salários, impostos e
contribuições, deverão ser protocoladas no Departamento Financeiro com evidências emitidas pelo
sistema de folha de pagamento e devidamente assinadas pelo responsável da área, além da integração
via sistema com antecedência mínima de 5 (cinco) dias, através do IMP 001 – Solicitação de
Numerários/Pagamentos.

4.8. As solicitações de numerários para adiantamentos de viagens e fundo fixo deverão seguir as diretrizes
estabelecidas. As prestações de contas de viagens deverão ser realizadas no prazo máximo de 5 (cinco)
dias do retorno desta devendo ser considerado para casos de reembolsos, os seguintes prazos:
4.8.1. Análise documental, lançamento – 04 dias;
4.8.2. Aprovação – 01 dia;
4.8.3. Pagamento – De acordo com o calendário de pagamento, dependendo de fluxo de caixa;

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OBS.: Não serão realizados adiantamentos de numerários para colaboradores com prestações de contas
em aberto.

4.9. Solicitações de pagamentos de faturas, guias de impostos, licenças, IPVA/DPVAT e demais taxas
deverão ser protocoladas no Departamento Financeiro com antecedência mínima de 5 (cinco) dias do
vencimento, através do formulário “IMP 001 – Solicitação de Numerários/Pagamentos”.

4.10. Todos os cadastros de fornecedores deverão ser realizados pelo Departamento de Compras, devendo
ser incluído os dados financeiros, permitindo assim o pagamento.

5 PROCESSO DE LIBERAÇÃO DE PAGAMENTO

Os pagamentos devem ser efetuados através de arquivo eletrônico ou manual, e suas modalidades
são:

 Transferência bancária;
 DOC/TED
 Boletos Bancários
 DARF/GPS
 Outros tipos de impostos
 Transferência de arquivos

5.1. PAGAMENTO DE NOTAS FISCAIS

 Todos os pagamentos realizados através de Nota Fiscal têm a sua entrada no sistema
Totvs por meio do arquivo XML e conferidos pelo Departamento Contabilidade.
 Os pagamentos devem ser concentrados nas seguintes datas: 5-10-15-20-25 e 30. Ao
contratar serviços ou fazer uma compra, o vencimento deve estar programado para uma
dessas datas.
 Os processos de pagamentos de notas fiscais de serviços devem estar acompanhados do
IMP 227 – Medição de Serviços ou IMP 390 – Medição de Serviços - OBRA
 Solicitações de pagamento enviadas fora do prazo só serão processadas com a ciência da
diretoria, considerado como pagamento emergencial, caso contrário será programada
conforme o prazo de 05 dias úteis respeitando o calendário de pagamentos.
 As notas fiscais devem ser entregues no mesmo mês em que foram emitidas por conta dos
impostos, que têm recolhimento no início do mês seguinte à emissão da nota.
 Para pagamentos parcelados, a nota fiscal deverá ser emitida no valor total do serviço e ter
descrito em seu corpo as datas de pagamento de cada uma das parcelas. Caso os

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pagamentos sejam via boletos, todos devem ser entregues ao financeiro juntamente com o
processo de pagamento ou estar registrado em DDA (Débito Direto Autorizado). No caso de
depósito bancário, os dados devem estar descritos na nota fiscal bem como cadastrado no
sistema Totvs, e os mesmos devem estar vinculados ao CNPJ/CPF da nota fiscal.
 Deve-se pagar a última parcela somente depois do serviço finalizado e da compra entregue.
No caso de serviços, deve ser entregue o IMP-277, atestando a finalização do mesmo.

5.2 PRAZO DE ENTREGA DE NOTA FISCAL PARA PAGAMENTO

Os pagamentos a serem efetuados devem respeitar o seguinte prazo de lançamento para o

Financeiro:

 Todas as Notas Fiscais, deverão ser entregues ao financeiro, com no mínimo 5 (cinco) dias
que antecedem o vencimento (observar sempre datas do calendário de pagamentos da
empresa).

5.3 PAGAMENTOS RELACIONADOS AO DEPARTAMENTO PESSOAL (FOLHA DE PAGAMENTO,

OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS, ETC.)

a) Os lançamentos de valores referentes à Folha de Pagamento (FP, Férias, Rescisões) são

criados pelo Departamento Pessoal através de interface e agrupados por um montante total por
empresa/ filial para cada data de vencimento. Estes valores devem ser enviados ao
Departamento Financeiro por meio de arquivo eletrônico, o qual será transmitido ao banco e
também através do IMP-001 para fins de rastreabilidade e registros. Estes lançamentos devem
ser realizados com no mínimo 4 (quatro) dias que antecedem o vencimento.
b) Os demais lançamentos referentes ao Departamento Pessoal (FGTS, DARF, GPS, boletos de
sindicatos, Vale Transportes, Seguros de Vida, pensão alimentícia, etc.) devem ser criados no
sistema Datasul, através da interface que fica sob a responsabilidade do mesmo, e enviados ao
Departamento Financeiro para pagamento, através do IMP-001 Solicitação de
Numerários/Pagamentos, anexado aos relatórios comprovatórios e pertinentes, boletos e dados
bancários, DARFS (emitidas pelo site da receita federal), com no mínimo 4 (quatro) dias que
antecedem o vencimento.
c) Todos os pagamentos relacionados ao Departamento Pessoal, com entrada de Nota Fiscal pelo
departamento Fiscal, deverão seguir o fluxo conforme IT 062.

5.4 ADIANTAMENTO
As solicitações de adiantamentos devem ser efetuadas através IMP 001 – Solicitação de
Numerários/Pagamentos e assinadas pelo solicitante e gestor da área, justificando a finalidade do

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mesmo. Os pagamentos serão efetuados apenas em casos de viagens ou pagamentos de materiais

e serviços emergenciais, que sejam necessários para atender alguma necessidade da empresa.
A prestação de contas, deve ser entregue ao departamento financeiro, imediatamente após o
retorno à empresa, através do IMP- 325 Relatório de Despesas de Viagens, anexando todos os
comprovantes de despesas. Em caso de notas fiscais, deve ser anexada uma cópia da mesma junto
ao relatório, a via original enviada ao departamento fiscal e a SC ao departamento de compras para
que o processo seja regularizado, uma vez que o pagamento já foi concluído. Só será baixado o
valor da nota fiscal, quando o setor fiscal der entrada em sistema, desta nota.
5.4.1 Em caso de solicitação de adiantamento de viagens, onde o colaborador usa o valor recebido
como fundo fixo ( ou seja, usa e é reembolsado), o mesmo deve assinar o Termo de Compromisso
para Fundo Fixo.
5.4.2 Em caso de solicitação de adiantamento para pagamento de pequenas despesas da empresa
na Obra, também deve ser assinado o Termo de Compromisso para Fundo Fixo. A prestação de
contas deve ser entregue ao financeiro através do preenchimento do Controle de Fundo Fixo, com
documentos comprobatórios anexados, para que possa ser realizado o reembolso.

5.5 PAGAMENTOS DE TRIBUTOS

Os lançamentos dos tributos e impostos (PIS/COFINS/CSLL/IRPJ/ISS) são efetuados pelos
departamentos de Contabilidade e Fiscal enviados ao Financeiro para pagamento através do IMP 001
– Solicitação de Numerários/Pagamentos, com as guias de recolhimentos anexadas.
Os processos são lançados e conferidos pelo financeiro (Contas à Pagar) e liberados pelo
coordenador responsável pela aprovação dos mesmos, conforme os respectivos vencimentos.
Após as liberações, o setor de Contas a Pagar, efetua os pagamentos via sistema Bancário.

5.6 ARQUIVO
Todos os processos de pagamentos, são arquivados mensalmente em caixa box (verde) e alocados
no arquivo morto da empresa.

6 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

Identificação Proteção Recuperação Retenção Disposição
IMP 001 – Solicitação de
Físico Numerica 10 anos Arquivo Morto
Numerários/Pagamentos
IMP 227 – Planilha de Medição Físico Numerica 10 anos Arquivo Morto
IMP 325 – Relatório de Despesas de
Físico Numerica 10 anos Arquivo Morto
Viagem
IMP 390 – Medição de serviços - OBRA Físico Numerica 10 anos Arquivo Morto

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DECLARAÇÃO

Declaro para devidos fins, que recebi da (EMPRESA), o valor de R$............... (...........), numerário
para implantação e manutenção de caixa (Fundo Fixo), para pagamento de pequenas despesas da empresa

nas obras e viagens, assumindo total responsabilidade por tal quantia, qual prestarei contas através do
IMP325 (Relatório de despesas de Viagens) e Controle de Fundo Fixo (Obra) e comprovantes de despesas
pagos com verba hora recebida.

Por ser verdade, firmo a presente na presença de 2 (duas) testemunhas para dos devidos fins de
direito.

Ponta Grossa, ___ de _______ de 202...

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Nome
CPF

Testemunhas

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RG Nº
-------------------------------------
(Nome)
RG Nº

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