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Título
PROCEDIMENTO DE FATURAMENTO, CONTAS A RECEBER, CONCILIAÇÃO BANCÁRIA E COBRANÇAS.

Sugestor Responsável Aprovação

Grupo de Trabalho Gerson Santolin
Objetivo Usuário
Estabelecer um manual de procedimentos para auxiliar o usuário nas Financeiro
rotinas de faturamento, contas a receber, conciliação bancária e
cobrança no ERP TOTVS Datasul, Prefeitura Municipal e Bancos.

QUADRO DE CONTROLE DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO

MOTIVO DA RESPONSÁVEL
VERSÃO DATA
ALTERAÇÃO PELA ALTERAÇÃO
000 Versão Inicial 23/09/2020 Gerson Santolin
Revisão geral do procedimento e
unificação dos módulos
001 30/05/202205/07/2022 Gerson Santolin
Faturamento, Contas a Receber e
Caixa e Bancos

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FLUXOGRAMA
ENTRADA DE DADOS FATURAMENTO CONTAS A RECEBER CAIXA E BANCOS JURIDICO REGISTROS

Operacional
protocola a IMP 373
medição aprovada IMP 527
e implanta no IMP 458
Sistema ERP . IMP 436

Fatura na PMPG e
ERP / Gera NF-Es,
Atualiza o ACR e
Realiza os AVAs

Envia NF-e / Fatura

Juntamente com
boleto para o
Cliente

Atualizar o Contas
a Receber via
arquivo Retorno
Monitoramento
dos titulos
recebidos

Conciliaçaõ de
Créditos

Monitoramento da
Carteira
Inadimplente

Cobrança
Judicial/com
aprovação da
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1. OBJETIVO
1.1. Compreender e realizar todos os processos do setor financeiro desde o faturamento até a conciliação
dos títulos Liquidados/Recebidos.

2. REGISTROS
2.1. IMP 373 – Medição de Serviços CTR Vila Velha
2.2. IMP 527 – Medição de Serviço Zero Resíduos
2.3. IMP 458 - Protocolo de Recebimento de Medições para Faturamento
2.4. IMP 436 – Pedido de Venda de Produtos

3. RESPONSABILIDADE
3.1. Esse procedimento servirá de base para realizar faturamento automático via (FT4002) no sistema ERP
Datasul, faturamento manual via (FT4003) e para faturamento de produtos via (FT4001), bem como todo o
processo de cobrança de títulos, conciliações bancárias e cobrança judicial...

4. ENTRADA DE DADOS
4.1. Os dados estão disponíveis através do sistema ERP Datasul, via PD4000/PD4001 e protocolo de
medição de serviços prestados, via IMP_458/436

5. FATURAMENTO
5.1. O Faturamento se inicia com a geração do relatório do sistema ERP/Datasul Pedido x Faturamento, o
qual servirá de base para faturamento no site da Prefeitura do Município de referência. Após a geração do
relatório, acessar o site da Prefeitura da cidade onde a empresa do Grupo está cadastrada e emitir a nota
fiscal de serviço eletrônica conforme layout especifico de cada Prefeitura (Isso para itens de Serviço), toda
emissão gerará um número de controle (o qual deverá ser gravado/anotado, será a mesma sequência para
realizar o faturamento no ERP) e um arquivo XML o qual deverá ser encaminhado via e-mail diretamente do
sistema da Prefeitura emissora da NF-e para cliente o faturado.

5.1.2. Logo na sequência inicia o processo de emissão da Nota Fiscal no sistema ERP conforme notas fiscais
emitidas no site do Município.

5.1.3. No programa FT0114 será realizado o ajuste nos parâmetros de Série, estabelecimento e data de
faturamento, sendo que o número da Nota fiscal/Fatura será atualizado automaticamente conforme os
faturamentos já realizados.

5.1.4. Na tela abaixo segue os itens a serem informados e alterados:

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5.1.5. Realizado a manutenção das informações fiscais, será iniciado o faturamento através do programa
FT4002 (Faturamento por pedido de Venda) ou FT4003 (Faturamento Manual), a principio será demonstrado
o processo através do FT4002.

5.1.6. Na tela do programa FT 4002 clica em e digita o código e pedido do cliente a ser faturado, logo
em seguida será selecionado o item do pedido a ser faturado, nesse momento verifica-se todos os dados do
item e caso seja necessário realizar alguma alteração a mesma ocorrerá através do botão

5.1.7. Para alteração no cabeçalho da NF, se a modificação for no item deverá ser acionado o botão

modificar .

5.1.8. Realizado essa seleção, clicar em e em seguida clicar em

5.1.9. Para o cálculo da nota. Nesse momento verifica-se o valor Bruto e os impostos, esses valores
precisam estar conforme a nota fiscal emitida na Prefeitura, para que não haja problemas nos fechamentos
contábeis no final do mês. Estando tudo em conformidade, clicar em efetivar nota .

5.1.10. Ao final do processo será informado na tela o nº da nota fiscal gerada.

5.1.11. Abaixo a sequência de telas para a emissão da Nota no sistema ERP:

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5.1.12. Para o faturamento no ERP de Faturas de locação de equipamentos, o processo é basicamente o

mesmo, porém como não há a obrigatoriedade de emissão de notas na Prefeitura e ao fim do processo de
faturamento no FT4002 é necessário acessar o programa “CSFT001” em “Consultas” gerar a fatura e salvar
em pasta especifica para posterior envio aos clientes:

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5.1.13. Para o faturamento manual, acessa o programa FT4003 e clica em

5.1.14. Para gerar uma nova ocorrência, na tela FT4003A são preenchidos todos os campos e clica em
“OK”, na tela FT4003B, também é necessário informar todos os campos conforme os itens a ser faturados e
em seguida clica em “OK” para ser encaminhado para a tela FT 4004B, onde será completado com o item a
ser faturado e os valores. Seguindo o processo, será realizado o cálculo e efetivação da Nota conforme
processo já demonstrado acima (ver processo de emissão de NF pelo programa FT4002). Obs.: Para
faturamento de “Venda de Recicláveis” é necessário observar se há item lançado no estoque para liberar o
faturamento, caso contrário entrar em contato com o vendedor para esclarecimentos.

Abaixo, segue as telas do processo FT4003.

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5.1.15. Após o lançamento das Notas Fiscais e Faturas em sistema é necessário acessar o programa
FT0603 conforme demonstração de tela abaixo para a atualização das duplicatas em sistema.

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5.1.16. Para o faturamento de produtos via embarque, o colaborador deve acessar o programa FT4001 e

clica em para localizar o embarque informado pelo departamento de logística da empresa. Após

localizar o embarque deve-se confirmar o embarque para faturamento clicando em . Após a confirmação
do embarque deve-se verificar as condições acordadas no pedido de venda do cliente e realizar as
alterações e as informações complementares para cada embarque como condição de pagamento, endereço
de entrega e benefícios fiscais aplicáveis a cada tipo de produto.

5.1.17. Para alteração no cabeçalho da NF, se a modificação for no item deverá ser acionado o botão

modificar .

5.1.18. Realizado essa seleção, clicar em e em seguida clicar em

5.1.19. Para o cálculo da nota. Nesse momento verifica-se o valor Bruto e os valores dos impostos, esses

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valores precisam estar em conformidade com o pedido de venda do cliente para que
não haja problemas nos fechamentos contábeis no final do mês. Após a confirmação dos impostos e do valor
total, clicar em efetivar nota

5.1.20. Ao final do processo será informado na tela o nº da nota fiscal gerada.

5.2. CANCELAMENTO DE NOTAS FISCAIS – FT2200

5.2.1. Sendo necessário realizar o cancelamento de alguma nota Fiscal, será necessário seguir os passos
abaixo. O mesmo procedimento é válido para Faturamento de Pedidos de venda e Faturamento Manual no
sistema ERP.
5.2.2. Para iniciar o processo de cancelamento deverá haver uma solicitação formal do cliente ou do gestor
do contrato com a justificativa da solicitação do cancelamento. Após validação da necessidade de cancelar
alguma nota fiscal de Serviço deve-se acessar o sistema de emissão de nota fiscal da Prefeitura emissora da
NFE, buscar pelo número da nota fiscal e solicitar o cancelamento da NF informando o motivo do
cancelamento (Obs.: É necessário atentar-se ao período de emissão da NF e verificar se o período de
cancelamento ainda está em vigência, pois trata-se de documento fiscal).
5.2.3. Com o cancelamento realizado na Prefeitura, deve ser realizado o cancelamento no ERP através do
programa FT2200, porém antes é necessário desatualizar o período de emissão da NF no programa FT0605,
esse é um procedimento simples porém, porém necessário, que será mostrado na tela a seguir. Realizado a
desatualização é acessado o programa FT2200 e informar os campos solicitados e executar o pedido de
cancelamento. Abaixo, segue a sequência de telas para um melhor entendimento:

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5.2.4. CANCELAMENTO DE NOTAS FISCAIS DE PRODUTOS

Sendo necessário realizar o cancelamento de alguma nota Fiscal, será necessário seguir os passos abaixo.

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5.2.5. Para iniciar o processo de cancelamento deverá haver uma solicitação formal do cliente ou do gestor
do contrato com a justificativa da solicitação do cancelamento. Após validação da necessidade de cancelar
alguma nota fiscal de Serviço deve-se acessar o sistema de emissão de nota fiscal no programa FT0909,
localizar o número da Nota Fiscal, buscar pelo número da nota fiscal e solicitar o cancelamento da NF
informando o motivo do cancelamento (Obs.: É necessário atentar-se ao período de emissão da NF e
verificar se o período de cancelamento ainda está em vigência, pois trata-se de documento fiscal). Após
confirmar o cancelamento é preciso verificar se o cancelamento foi aceito pela SEFAZ autorizadora.

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5.3. ATUALIZAÇÕES DO MÓDULO FATURAMENTO

5.3.1. Ao término do faturamento diário e realizada a conferência entre os valores faturas no ERP e na
Prefeitura é necessário realizar as atualizações do módulo faturamento conforme os programas abaixo:
5.3.2. FT0605 – Fechamento Estatística Faturamento
5.3.3. FT0513 – Impressão das Notas Fiscais/Faturas
5.3.4. FT0604 – Atualização da Obrigações fiscais
5.3.5. FT0708 – Contabilização
5.3.6. FT2100 – Atualização de Estoque

5.3.7. Após todo esse processo é gerado o histórico de faturamento e encaminhado ao responsável pelo
Contas a Receber para sequência do processo.

6. COBRANÇA
6.1.1. Após atualização das Notas Fiscais e Faturas no ERP Datasul pelo departamento de faturamento, o
setor de cobrança deve ser notificado via e-mail ou relatório impresso sobre o faturamento diário para que

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seja enviado o arquivo de cobrança escritural para que os clientes recebam seus boletos via correios
conforme demonstração abaixo no atalho Envio Títulos Contas a Receber via escritural:

6.1.2. Após o envio do arquivo de cobrança escritural o colaborador acessará a pagina do BANCO SICREDI
com os dados pertinentes a empresa em operação para impressão dos boletos conforme abaixo:

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6.2. RETORNO BANCÁRIOS DE MOVIMENTAÇÕES

6.2.1. Uma das tarefas do responsável pelo Contas a Receber é a atualização da carteira de títulos,
esta atualização pode ocorrer de duas maneiras:
6.2.2. Via Arquivo de Retorno
6.3.3. Dentro do portal do Banco Sicredi, através da aba "Cobrança", onde então iremos para a pagina dos
"Arquivos De Retorno"

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6.3.4. Após a baixa dos arquivos, iremos então salva-los na pasta Sicredi, através do caminho C:\temp\
Sicredi
6.3.5. Antes do processo do recebimento do arquivos no sistema ERP Datasul, deve-se apenas converter o
arquivo .CRT para o formato de texto, e salva-lo na mesma pasta, conforme a imagem abaixo

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6.3.6. Após realizar a recepção dos arquivos de retorno e salvar em pasta especifica conforme mapeado no
sistema ERP Datasul, deve-se acionar o programa “rpt_item_lote_liquidac_acr_cobr_escr”. Já dentro do
programa, será necessário selecionar o banco (Portador) e clicar em “IMPRIME”, conforme tela abaixo:

6.3.7. Após esse procedimento será gerado um arquivo com todas as movimentações realizadas em títulos
com cobrança escritural e também informado ao sistema ERP os títulos baixados
(Liquidados/Estornados/Alterados)

6.3.8. Liquidação Manual de Títulos ACR

6.3.9. Para títulos que não estão em cobrança escritural e o cliente realiza o pagamento, seja através de
boleto bancário ou transferência bancária (Ted/Doc) é necessário realizar a liquidação manual dos títulos.
Para isso no programa “bas_lote_liquidac” – Liquidar Titulo do contas a Receber, deverá ser preenchido os
seguintes campos: Ao acessar o programa na primeira tela cliclar no icone marcado para iniciar um novo lote
de liquidação:

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6.3.10. Em seguida, será a vez de preencher os campos do estabelecimento e a data de geração (a mesma
data que o título foi liquidado) e clica em “OK” para validar as informaçõs:

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6.3.11. Na tela seguinte do programa irá clicar no icone “Movimentos”, para habilitar a entrada dos dados da
nota fiscal a ser liquidada. Nesse momento será informado o estabelecimento, espécie, série, o nº do título e
parcela, reconhecendo o título o sistema preencherá as demais informações, sendo o necessário validar o
portador e o valor Recebido, conferido todos os campos clica em “OK”, caso tenha mais de um título para
realizar a liquidação, pode cliclar em “SALVAR” e repitir o processo até fechar o lote de liquidação

7. CAIXA E BANCOS
7.1. Após realizadas todas as liquidações e baixas de títulos, é o momento de realizar a Conciliação de Conta
Corrente, onde os responsáveis pelo Contas a Receber e Contas a Pagar irão importar/digitar os extratos
bancários e então através do programa “bas_cta_corren_concil” – Conciliação Conta corrente"
serão conciliadas as liquidações/entradas (Lado empresa) com as informações baixadas no extrato bancário
(Lado Banco).Para isso devem ser observados se os valores de ambos os lados possuem a mesma soma, se
sim é somente validar clicando em:

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7.2. ANTECIPAÇÕES RECEBIDAS

7.2.1. Existirão casos em que o cliente irá realizar algum pagamento de forma antecipada.
7.2.2. O registro da antecipação então será feita da seguinte forma: Executar o programa
“bas_lote_impl_tit_ap” e gerar um novo lote cliclando em e em seguida, indica o estabelecimento e a data de
transação e clica em “OK”

7.2.3. Na tela seguinte irá cliclar no item “Movimentos” apresentado no símbolo ,

o qual habilitará para gerar o movimento de implantação do título, neste momento irá preencher o campo
“Cliente” com o código Datasul e os demais campos em destaque abaixo;
Espécie – Série – Título – Valor – Portador e Vencimento e depois cliclará em “Rateio Valor”.

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7.2.4. Na aba “rateio Valor” será preenchido os campos: Tipo de Fluxo e Conta Contábil e clicará em “OK”.

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7.2.5. Finalizando a implantação é só cliclar em para efetivar.

8. MONITORAMENTO E COBRANÇA DOS TÍTULOS PENDENTES NO CONTAS A RECEBER

8.1. Para geração de um relatório com todos clientes que possui títulos vencidos ou à vencer, deve ser
realizado através do programa “bas_tit_acr_em_aberto”

8.1.1. Na tela principal clicar em ,o qual retornará o relatório acima, para transformar o relatório em
excel deve acionar o conjunto de teclas Ctrl+Alt+E.
8.1.2. Para consultar os títulos liquidados deve ser através do programa “bas_tit_acr_con_liquidac”, cliclando

no ícone ,será possível ajustar os parâmetros necessários e conforme demandado, em seguida clica

em para geração do relatório.

9. DOS PROCEDIMENTOS DE COBRANÇA

9.1. Cobrança Via Mala Direta (Realizada de 1 a 9 dias após o vencimento do título)
9.1.2. Cobrança Via Mala Direta (Realizada de 1 a 9 dias após o vencimento do título)
9.1.3. Cobrança Via Telefone (Realizada nos casos em que não contato ou retorno do cliente através das
opções anteirores)
9.1.4. Cobrança Via Notificação Extrajudicial (Realizada após 30 dias do vencimento do título ou quando o

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cliente deixa acumular 3 ou mais títulos)

9.2. DA SUSPENSÃO DOS SERVIÇOS
9.1. A suspensão dos serviços ocorrerá através do envio do e-mail de suspensão por parte do responsável
pelo contas a receber, para os setores comercial e de operações.
9.1.1. Quando ocorrerá o comunicado de suspensão dos serviços:
9.1.2. Quando o cliente possuir um título vencido por mais de 90 dias (3 meses)
9.1.3. Quando o cliente acumular 3 títulos vencidos.
9.14. Casos específicos serão consensados com a Diretoria.

10. DA COBRANÇA JUDICIAL

10.1. Após realizadas as tentativas de adimplemento destacadas nas etapas anteriores, inicia-se a atuação
do Jurídico, da seguinte forma, nesta ordem:

10.1.2. Elaboração de Ofício;

10.1.3. Elaboração de Notificação Extrajudicial;
10.1.4. Ação de Cobrança ou Execução de Título Extrajudicial;

10.1.5. Em casos de até 40 (quarenta) salários mínimos (Justiça Estadual) podemos ingressar no Juizado
Especial, dessa forma, pagaremos apenas honorários advocatícios tanto para cobrança quanto para
execução.
10.1.6. Por conta disso,é recomendável entrar com ações com pendências acima de R$ 2.000,00 (dois mil
reais).

10.1.7. Vale salientar que o rito de cobrança, em casos com valor da causa acima de 40 S.M, é mais moroso
visto que é necessário passar por toda a fase de conhecimento do processo (inicial, contestação, audiência
de instrução, etc). Dessa forma, considerando todo o tempo despendido, custas processuais e honorários
advocatícios, casos com valores irrisórios acabam não compensando. Em contrapartida, a Execução de
Tíulo Extrajudicial é mais rápida e menos onerosa, mas é imprescindível haver um título, ou seja, um contrato
devidamente assinado pelas partes e por 2 testemunhas.

10.1.8. Quanto a valores, em casos de pendências superiores a 40 S.M e onde não possuímos título
extrajudicial (contrato), em decorrência de todos os custos, acredito que ações são viáveis apenas casos
com inadimplência acima de R$4.000,00. Em relação a Execução, na justiça comum, podem ser
considerados casos acima de R$3.000,00

10.1.9. Por conta da Lei Geral de Proteção de Dados, não há como juntarmos os modelos de Ofícios e

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Notificações Extrajudiciais. Portanto, quando for o caso, o jurídico poderá ser consultado.

11. OUTRAS INFORMAÇÕES

11.1. Acima foram demonstrados os passos básicos para realização do Faturamento, no entanto, o Sistema
Datasul, tem várias outras funcionalidades dentro do módulo Faturamento que possibilita gerar vários tipos
de relatórios e consultas para uma análise completa do Faturamento e dos pedidos de venda lançado no
sistema.

12. CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

Identificação Proteção Recuperação Retenção Disposição

IMP 373 – Medição de Serviços FISICO / PASTA Numérica

5 anos Descarte
CTR Vila Velha FICHÁRIO Crescente
IMP 527 – Medição de Serviço Data
FISICO / CAIXA BOX 5 anos Descarte
Zero Resíduos Crescente
ELETRONICO / Numérica No mínimo
Nota Fiscal Descarte
BACKUP crescente 5 anos
IMP 458 - Protocolo de
Recebimento de Medições para ELETRONICO / Data
5 anos Descarte
Faturamento BACKUP Crescente

Data
IMP 436 – Pedido de Venda de Crescente /
ELETRONICO / PPS 23 anos Descarte
Produtos Numerico
Crescente

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