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TÍTULO:

1.0

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TÍTULO:

ÍNDICE DE REVISÕES

REV. DESCRIÇÃO E/OU FOLHAS REVISADAS

0 PRIMEIRA EMISSÃO

REV. 0 REV. 1 REV. 2 REV. 3 REV. 4 REV. 5 REV. 7

DATA
ELABOR
VERIFIC
APROVA

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TÍTULO:

SUMÁRIO
SUMÁRIO.................................................................................................................3

1.0 - OBJETIVO.......................................................................................................3

2.0 – LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS........................................................5

3.0 – LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS........................................................6

4.0 – RELATÓRIO DE INSPEÇÃO DE SERVIÇO:............................................7

5.0 – ENTRADA DAS NF’S NO SETOR FISCAL:.............................................7

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1.0 - OBJETIVO

O objetivo de lançamento de notas em uma empresa é registrar e

documentar todas as transações financeiras realizadas pela organização de
maneira precisa e sistemática. Essas notas, também conhecidas como
lançamentos contábeis, são essenciais para acompanhar e analisar a saúde
financeira da empresa, preparar relatórios financeiros, cumprir obrigações
fiscais e tomar decisões estratégicas.
O processo de lançamento de notas envolve várias etapas técnicas que são
seguidas para garantir a integridade e a precisão dos registros contábeis. A
seguir, apresento uma narrativa técnica descrevendo esse processo:
1 - Identificação da transação: O primeiro passo é identificar a transação
financeira que precisa ser registrada. Pode ser uma venda de produtos ou
serviços, uma compra de suprimentos, pagamento de despesas, entre outras.
2 - Documentação de suporte: É importante ter documentos que comprovem a
transação, como notas fiscais, recibos, contratos ou outros registros relevantes.
Esses documentos fornecem informações detalhadas sobre a transação, como
data, valor, partes envolvidas e descrição dos itens ou serviços adquiridos.
3 - Classificação contábil: Com base na natureza da transação, ela deve ser
classificada em categorias contábeis apropriadas. Isso é feito de acordo com o
plano de contas da empresa, que estabelece as contas contábeis específicas
para cada tipo de transação. Por exemplo, uma venda de produtos pode ser
classificada como "Receita de Vendas" e uma compra de suprimentos como
"Despesa de Compras".
4 - Lançamento contábil: Agora é o momento de efetuar o lançamento contábil.
Isso envolve registrar a transação nos livros contábeis da empresa, usando um
sistema contábil adequado. O lançamento é feito em forma de débito e crédito,
seguindo o princípio da partida dobrada. Por exemplo, ao registrar uma venda,
a conta "Receita de Vendas" seria creditada, enquanto a conta "Contas a
Receber" seria debitada.
5 - Conciliação e verificação: Após o lançamento, é necessário conciliar os
saldos das contas contábeis para garantir que estejam corretos e não haja
erros ou discrepâncias. Isso pode ser feito por meio da reconciliação bancária,
comparando os registros contábeis com os extratos bancários, por exemplo.
6 - Fechamento e relatórios: Ao final do período contábil, normalmente mensal
ou anual, é necessário fechar os livros contábeis e preparar relatórios

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financeiros, como o balanço patrimonial, demonstração de resultados e fluxo de

caixa. Esses relatórios fornecem uma visão clara da posição financeira da
empresa e são essenciais para tomar decisões informadas.
Em resumo, o objetivo do lançamento de notas em uma empresa é
registrar e documentar todas as transações financeiras de forma precisa e
sistemática, seguindo um processo contábil estruturado. Isso permite
acompanhar a saúde financeira da empresa, cumprir obrigações fiscais,
preparar relatórios financeiros e tomar decisões estratégicas com base em
informações confiáveis.

2.0 – LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS

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A situação atual na empresa é que as Notas Fiscais são recebidas por e-

mail e encaminhadas para tratativas por fornecedores, líderes, gestores e setor
de suprimentos. No entanto, há um problema significativo, pois o endereço de
e-mail designado para receber as notas fiscais, nfe@katrium.com.br, não está
acessível para nós. Isso tem gerado uma série de dificuldades no processo,
resultando em atrasos nos pagamentos.
A origem desse impasse está no fato de que o Pedido de Compras, que
é a autorização de fornecimento emitida pela empresa, instrui explicitamente os
fornecedores a enviarem suas Notas Fiscais para o endereço de e-mail
inacessível. Essa situação tem impossibilitado que possamos dar continuidade
ao fluxo normal das NF's e, consequentemente, ocasionado os atrasos nos
pagamentos.
Nesse contexto, é essencial que tomemos medidas para solucionar esse
problema e evitar quaisquer consequências negativas. Uma ação recomendada
é entrar em contato com o setor de suprimentos, líderes ou gestores
responsáveis pelo processo. É fundamental comunicar claramente a
inviabilidade de acessar o endereço de e-mail nfe@katrium.com.br e
demonstrar os impactos adversos que essa situação tem acarretado nos
pagamentos aos fornecedores.
É importante frisar a necessidade de obter acesso ao endereço de e-mail
para garantir a continuidade das tratativas das Notas Fiscais, possibilitando a
análise e verificação adequadas das informações contidas nelas. Somente
assim será possível seguir com o fluxo de pagamento de forma regular e sem
atrasos.

3.0 – LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS

Após o recebimento das Notas Fiscais, é realizada a etapa de conferência

dos Pedidos de Compras, que envolve verificar se as informações contidas nas
notas estão em conformidade com as solicitações feitas aos fornecedores,
incluindo fornecedor, solicitação e valores.
No entanto, é importante ressaltar que múltiplas Notas Fiscais ainda estão
sendo enviadas sem o correspondente Pedido de Compras. Essa prática,
inclusive para as notas que não são emergenciais, tem gerado dificuldades no
processo inicial de encaminhamento para pagamento.

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Essa falta de correspondência entre Notas Fiscais e Pedidos de Compras

pode ocasionar diversos problemas, como a impossibilidade de verificar se os
produtos ou serviços foram de fato solicitados e se os valores cobrados estão
corretos. Além disso, sem o Pedido de Compras como referência, pode ser
difícil identificar qual departamento ou responsável na empresa requisitou os
produtos ou serviços.
Para agilizar o trâmite de pagamento e evitar atrasos, é fundamental que os
solicitantes, sejam orientados a enviar as Notas Fiscais juntamente com o
Pedido de Compras correspondente, mesmo para aquelas que não são
consideradas emergenciais. Dessa forma, será possível estabelecer uma
relação clara e direta entre os itens solicitados, os valores acordados e as
faturas recebidas.
Essa prática contribuirá para otimizar o processo de conferência das Notas
Fiscais, garantindo a conformidade das transações, a correta alocação dos
custos e a agilidade no pagamento aos fornecedores. Além disso, fornecerá
uma documentação adequada e completa, facilitando a rastreabilidade das
transações e contribuindo para um controle financeiro eficiente dentro da
empresa.

4.0 – RELATÓRIO DE INSPEÇÃO DE SERVIÇO:

Após a conferência dos Pedidos de Compras e das Notas Fiscais, é

realizado o Relatório de inspeção. Esse relatório documenta os resultados da
verificação realizada e deve ser elaborado com a ciência do líder ou gestor
responsável pelo processo.
Os Relatórios de inspeção, juntamente com as respectivas Notas Fiscais, são
anexados na pasta específica denominada "Barreira fiscal" dentro do diretório
"NF recebidas" no caminho I:\NF recebidas.
Essa organização em pastas facilita o arquivamento e o acesso às Notas
Fiscais recebidas, bem como aos relatórios que comprovam a inspeção
realizada. O caminho I:\NF recebidas é o diretório ou o local no sistema de
arquivos onde essas pastas são armazenadas.

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5.0 – ENTRADA DAS NF’S NO SETOR FISCAL:

Após as Notas Fiscais e os Relatórios serem alocados no setor fiscal, é

possível identificar se as notas foram lançadas corretamente no sistema
PROTHEUS, acessando o módulo 2 de Compras. O processo de verificação
envolve os seguintes passos:
1 - Acesse o sistema PROTHEUS e navegue até o módulo de Compras.
2 - Digite o número do Pedido de Compras (PC) correspondente à nota que
deseja verificar.
3 - Utilize a opção "Visualizar" ou "Consultar" para acessar os detalhes do
Pedido de Compras.
4 - Na tela de detalhes do Pedido de Compras, encontre a opção "Outras
Ações" ou um menu similar.
5 - Selecione a opção "Tracker" ou "Rastrear" para acessar informações
adicionais sobre o status da nota.
Esses passos permitirão verificar se as Notas Fiscais foram lançadas
corretamente no sistema PROTHEUS e estão associadas ao Pedido de
Compras correspondente.
No entanto, é importante destacar algumas dificuldades enfrentadas no
processo. Primeiramente, não são recebidos e-mails automatizados de
confirmação do recebimento das Notas Fiscais de serviço. Isso pode gerar
atrasos no processamento dessas notas e dificultar o monitoramento do status
das mesmas.
Além disso, a ciência de que as Notas Fiscais foram lançadas é obtida
apenas por meio da pesquisa e acompanhamento no módulo de Compras do
sistema PROTHEUS. Não há um mecanismo automatizado de notificação ou
alerta para informar sobre o lançamento das notas.
Para suprir essa lacuna e ter um controle interno adequado, é
necessário atualizar uma planilha específica de prosseguimento das Notas
Fiscais de serviço. Essa planilha servirá como um registro centralizado para
acompanhar o progresso das notas e identificar possíveis atrasos ou
pendências.
Dessa forma, mesmo diante dos desafios mencionados, a abordagem
técnica adotada permite verificar o lançamento das Notas Fiscais no sistema
PROTHEUS e acompanhar seu progresso por meio do módulo de Compras. A
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TÍTULO:

atualização da planilha de prosseguimento das Notas Fiscais de serviço auxilia

no controle interno e na mitigação de atrasos ou pendências.