Introdução aos

procedimentos de
controlo interno das
contas a pagar
As contas a pagar são um aspecto crucial da gestão financeira de qualquer
organização. Para garantir a integridade e a precisão deste processo, é
fundamental estabelecer procedimentos de controlo interno robustos e
eficazes. Estes procedimentos devem abranger desde a receção de
faturas e ordens de compra até ao registo contabilístico e o pagamento
final aos fornecedores.

Nesta secção, abordaremos os principais elementos destes

procedimentos de controlo interno, com o objetivo de assegurar que as
contas a pagar sejam geridas de forma transparente, responsável e
alinhada com as melhores práticas contabilísticas. Iremos explorar tópicos
como a segregação de funções, a aprovação de despesas, os
procedimentos de verificação e a conciliação de saldos, entre outros, de
modo a garantir a eficácia e a solidez dos controlos internos relacionados
com as contas a pagar.

PA by Pedro Tuendy
Definição de contas a pagar
As contas a pagar representam as obrigações financeiras que uma empresa tem com terceiros, como
fornecedores, prestadores de serviços e outros credores. Essas contas são registradas no passivo do
balanço patrimonial da empresa e devem ser pagas dentro de um determinado prazo, geralmente 30,
60 ou 90 dias.

As contas a pagar incluem faturas de compra de matérias-primas, serviços contratados, aluguéis,

impostos, entre outros. O controlo eficaz das contas a pagar é essencial para a saúde financeira da
empresa, pois permite gerenciar os fluxos de caixa, evitar atrasos nos pagamentos e manter boas
relações com os fornecedores.

Além disso, um sistema de controlo interno robusto das contas a pagar ajuda a prevenir erros, fraudes e
desvios de dinheiro, garantindo a integridade das informações financeiras da empresa. Esse processo
envolve desde a entrada da fatura até o efectivo pagamento, passando por etapas como aprovação,
classificação, registro e conciliação.
Objetivos do controlo interno das contas
a pagar
O controlo interno das contas a pagar tem como principais objetivos garantir a eficácia, eficiência e
confiabilidade dos processos relacionados ao pagamento de fornecedores e demais obrigações da
empresa. Através de procedimentos bem definidos e de uma equipe capacitada, busca-se alcançar os
seguintes objetivos:

1. Exatidão e confiabilidade dos registros contábeis: Assegurar que todas as transações relacionadas
a contas a pagar sejam devidamente registradas, classificadas e documentadas de acordo com os
princípios contábeis e as políticas da organização.

2. Proteção do património da empresa: Evitar e/ou identificar pagamentos indevidos, duplicados ou

fraudulentos, garantindo a salvaguarda dos recursos financeiros da empresa.

3. Cumprimento das obrigações legais e fiscais: Cumprir com os prazos e valores devidos a
fornecedores, colaboradores, autoridades governamentais e demais partes interessadas, evitando
multas, juros e outros encargos por atrasos ou inadimplência.
4. Otimização dos fluxos de caixa: Gerir de forma eficiente os prazos de pagamento, de modo a
aproveitar os descontos por antecipação, manter o fluxo de caixa equilibrado e evitar o pagamento
de juros por atrasos.
5. Melhoria contínua dos processos: Identificar oportunidades de aprimoramento nos
procedimentos, implementar controles adicionais e promover a capacitação da equipe, a fim de
aperfeiçoar continuamente a gestão das contas a pagar.
Responsabilidades da equipa de contas
a pagar
A equipa de contas a pagar desempenha um papel fundamental na gestão financeira de uma
organização. Além de garantir o pagamento pontual de faturas, esta equipa é responsável por uma
série de tarefas essenciais para manter o fluxo de caixa e a credibilidade da empresa junto aos
fornecedores. Algumas das principais responsabilidades da equipa de contas a pagar incluem:

1. Processamento de faturas - Receber, validar e registar todas as faturas recebidas, garantindo a

exatidão dos valores e a conformidade com os termos contratuais.

2. Aprovação de pagamentos - Obter as aprovações necessárias para efetuar os pagamentos, de

acordo com as políticas e procedimentos internos da empresa.

3. Gestão de prazos de pagamento - Controlar os prazos de vencimento das faturas e efetuar os

pagamentos dentro dos prazos negociados com os fornecedores.

4. Reconciliação de contas - Conferir regularmente os saldos das contas a pagar com os registos
contabilísticos, de forma a manter um controlo rigoroso sobre as dívidas da empresa.

5. Comunicação com fornecedores - Atender e resolver quaisquer dúvidas ou reclamações dos

fornecedores relacionadas com os pagamentos.

6. Reporte e análise - Gerar relatórios e análises sobre o estado das contas a pagar, visando apoiar a
tomada de decisões financeiras.

Ao desempenhar estas responsabilidades com eficiência e profissionalismo, a equipa de contas a pagar

contribui para a solidez financeira da organização e para a manutenção de boas relações com os
fornecedores. A sua atuação é fundamental para garantir o cumprimento de prazos, a minimização de
riscos e a otimização do fluxo de caixa.
Políticas e procedimentos de aprovação
de faturas
Um sólido sistema de aprovação de faturas é fundamental para garantir a eficiência e o controlo dos
pagamentos efetuados pela empresa. As políticas e procedimentos de aprovação devem ser
claramente definidos e comunicados a toda a equipa, de modo a assegurar a uniformidade e a
transparência do processo. Todas as faturas devem ser devidamente autorizadas por responsáveis
designados, de acordo com os limites de aprovação estabelecidos.

O processo de aprovação deve incluir a verificação da fatura quanto à conformidade com os termos do
contrato, a exatidão dos valores, a classificação contabilística adequada e a disponibilidade de verba
orçamental. Além disso, é importante que a documentação de suporte, como encomendas, guias de
remessa e relatórios de receção, seja devidamente arquivada para futura consulta. Apenas após a
validação de todos estes requisitos é que a fatura deve ser aprovada e autorizada para pagamento.

As políticas de aprovação de faturas devem ainda estabelecer os níveis de alçada, definindo as

competências de aprovação de cada responsável com base no valor da fatura e na natureza da despesa.
Este sistema de aprovação escalonada garante a supervisão adequada dos gastos e a salvaguarda dos
interesses da empresa. Adicionalmente, devem existir procedimentos claros para situações
excecionais, como faturas urgentes ou com valores fora do comum, de modo a assegurar um processo
ágil e controlado.
Processo de registo e classificação das
contas a pagar
O processo de registo e classificação das contas a pagar é uma etapa crucial no controlo interno das
despesas da empresa. Após a aprovação das faturas, é necessário garantir que todos os pagamentos
sejam devidamente registados no sistema contabilístico, com a devida classificação por categoria,
centro de custo e projeto. Isso permite um acompanhamento preciso dos gastos da empresa,
facilitando a análise e a tomada de decisões.

O registo das contas a pagar deve ser realizado de forma padronizada e organizada, com informações
como data de emissão, data de vencimento, fornecedor, valor, número da nota fiscal, centro de custo e
projeto associado. Essa classificação detalhada permite uma melhor compreensão dos gastos e uma
análise mais aprofundada dos padrões de despesa da empresa.

Além do registo, a equipa de contas a pagar deve garantir que a classificação contabilística seja correta,
de acordo com o plano de contas e as políticas internas da empresa. Isso envolve a identificação
adequada dos tipos de despesa, como compras de materiais, serviços, aluguéis, entre outros. Uma
classificação precisa é fundamental para a geração de relatórios financeiros confiáveis e a tomada de
decisões estratégicas.
Reconciliação de contas a pagar
A reconciliação das contas a pagar é um processo essencial para garantir a precisão e integridade dos
registos financeiros da empresa. Esta etapa envolve a verificação e conciliação dos valores devidos a
fornecedores com os valores contabilizados nos livros da empresa. Esse processo permite identificar
quaisquer discrepâncias, erros ou pagamentos pendentes, garantindo que a informação sobre as
contas a pagar esteja sempre atualizada e correta.

A reconciliação de contas a pagar deve ser realizada periodicamente, geralmente de forma mensal.
Neste processo, a equipa responsável pelas contas a pagar compara os valores das faturas recebidas
com os registos contabilísticos, verificando se os pagamentos foram devidamente efetuados e
registados. Qualquer diferença identificada deve ser investigada e corrigida, de modo a assegurar que
os saldos das contas a pagar estejam em concordância com os valores reais devidos aos fornecedores.

Além da verificação dos valores, a reconciliação de contas a pagar também inclui

a análise do cumprimento dos prazos de pagamento. Essa etapa permite
identificar faturas pendentes de pagamento e tomar as medidas necessárias para
evitar atrasos e possíveis penalizações. A reconciliação regular das contas a
pagar contribui ainda para a melhoria da gestão de tesouraria, uma vez que
permite antever e planear com maior precisão os fluxos de caixa da empresa.

O processo de reconciliação das contas a pagar deve ser realizado de forma metódica e documentada,
com a criação de relatórios e registos que comprovem a exatidão dos valores e a conformidade dos
procedimentos. Essa documentação é essencial para fins de auditoria e para demonstrar a eficácia dos
controlos internos implementados pela organização.
Gestão de prazos de pagamento
Uma gestão eficaz dos prazos de pagamento é fundamental para o controlo interno das contas a pagar.
É importante garantir que todas as faturas sejam pagas dentro dos prazos estipulados com os
fornecedores, evitando atrasos que possam gerar juros ou encargos adicionais. Para tal, a equipa de
contas a pagar deve ter um processo estruturado de acompanhamento e monitorização dos
vencimentos.

Esse processo deve incluir a elaboração de um calendário de vencimentos, que permita visualizar com
antecedência as datas em que os pagamentos devem ser efetuados. Além disso, é crucial manter um
registo atualizado de todas as contas a pagar, com informações sobre os prazos, valores e
fornecedores. Desta forma, é possível priorizar os pagamentos de acordo com as datas de vencimento
e evitar o pagamento de multas ou juros.

Outra medida importante é a negociação dos prazos de pagamento com os fornecedores. Sempre que
possível, deve-se tentar obter condições mais favoráveis, como prazos mais longos ou descontos por
antecipação de pagamentos. Essa prática ajuda a otimizar a gestão de fluxo de caixa e a melhorar as
relações comerciais com os parceiros.
Monitorização e reporte de contas a
pagar
A monitorização e reporte eficaz das contas a pagar é essencial para garantir o controlo interno e a
transparência financeira da organização. Esta etapa envolve a análise constante dos saldos, prazos e
tendências nas contas a pagar, bem como a elaboração de relatórios periódicos para as partes
interessadas.

Em primeiro lugar, a equipa de contas a pagar deve acompanhar de perto o estado de todas as faturas,
desde a sua receção até o efetivo pagamento. Isto inclui o registo do vencimento, do valor, do
fornecedor, do responsável pela aprovação e de quaisquer pendências ou atrasos. Estes dados devem
ser consolidados em dashboards e relatórios gerenciais, que permitirão identificar oportunidades de
melhoria e potenciais riscos.

1. Acompanhamento diário dos saldos e prazos das contas a pagar

2. Elaboração de relatórios periódicos (semanais, mensais, trimestrais) para a gestão
3. Análise de tendências, tais como fornecedores com maior volume de faturas, faturas com atrasos,
etc.
4. Identificação de oportunidades de desconto por pagamento antecipado ou renegociação de prazos

5. Monitorização de indicadores-chave, como o prazo médio de pagamento

Estes relatórios e análises servem de base para a tomada de decisões estratégicas, permitindo à gestão
mitigar riscos, otimizar os fluxos de caixa e negociar melhores termos com os fornecedores. Através
deste acompanhamento contínuo, a empresa pode aprimorar constantemente seus procedimentos de
controlo interno das contas a pagar.
Melhoria contínua
dos procedimentos
de controlo interno
A melhoria contínua dos procedimentos de controlo interno das contas a
pagar é fundamental para garantir a eficácia e eficiência dos processos
financeiros da empresa. Essa melhoria deve ser um esforço constante,
com a equipa de contas a pagar envolvida na identificação de
oportunidades de aprimoramento e na implementação de soluções
inovadoras.