CONTROLO DE TESOURARIA

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Módulo Controlo de Tesouraria Carga Horária: 25 horas

Objetivo
 Executar o controlo de tesouraria utilizando a folha de cálculo.

 Controlo de Tesouraria
- Objetivos
- Natureza do controlo
- Processos de controlo
 Sistema de Controlo
- Características
- Fases
- Condições de eficácia

Conteúdos  Instrumentos de Controlo

- Planeamento estratégico
- Planeamento operacional
- Análise dos desvios
 Tarefas de Tesouraria
- Recebimentos
- Cobranças
- Pagamentos
- Controlo
- Orçamento de tesouraria
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1 CONTROLO DE TESOURARIA

1.1 Objetivo

A Tesouraria é uma das componentes da área financeira e, como tal, é caracterizada

por ser uma função de cariz financeiro.
A função financeira de uma entidade consiste na preparação, execução e controlo
das
decisões financeiras da mesma, ou seja, das opções de detenção de diversos tipos de
ativos físicos ou monetários.
Gerir uma Tesouraria é controlar e prever todas as entradas e saídas de
meios monetários. Essa liquidez corresponde aos meios monetários líquidos ou quase
líquidos
que a entidade dispõe para fazer face aos compromissos assumidos ou resulta
da capacidade de converter ativos em meios líquidos durante o ciclo de exploração.
Gerar a liquidez não é mais do que conciliar dois tipos de riscos: o de
carência
(associado à escassez de liquidez num dado momento) e o de detenção (decorre do
excesso de liquidez em determinado
momento).
Em suma, a Tesouraria deve gerir de forma otimizada todos os pagamentos e
recebimentos de uma entidade, o que, no limite, corresponde à minimização dos
custos associados aos riscos de carência e de detenção de liquidez: os recursos
financeiros de Tesouraria devem, na medida do estritamente necessário, colmatar
as necessidades financeiras de Tesouraria.

1.2 Natureza do Controlo

Neste ponto apresentam-se alguns procedimentos e medidas de controlo interno

considerados essenciais na área da Tesouraria, suscetíveis de aplicação em qualquer
organização:

 Deve procurar-se uma adequada segregação de funções. As funções de

autorização, salvaguarda dos ativos, contabilização e controlo devem estar
afetas a pessoas diferentes;

 Todos os documentos externos, devem ser pré-numerados tipograficamente

ou numerados através de sistemas informáticos;

 O movimento de caixa deve ser reduzido ao indispensável, devendo a

 entidade dar prevalência ao movimento por Bancos (cheques, transferências
bancárias, ordens de pagamento, etc.). Os pagamentos a dinheiro devem
resumir-se a pequenas despesas;

 Sempre que possível, os cheques e as transferências bancárias efetuadas devem

ser registadas sequencialmente;

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 Para a realização de despesas de pequeno montante podem ser constituídos
fundos de maneio em nome dos respetivos responsáveis.

 O fundo de maneio deve funcionar em sistema de fundo fixo, devendo

a respetiva quantia ser definida em função do volume habitual de
pequenas despesas e do período considerado razoável para a sua reposição;

 O fundo de maneio deverá ser reposto no último dia útil de cada mês a fim
de que as despesas sejam contabilizadas como custo do período a que respeitam
e o IVA dedutível possa ser considerado na declaração do respetivo período;

 A reposição do fundo de maneio deve ser efetuada por meio de cheque, emitido
à ordem do responsável pelo fundo, e contra a entrega dos respetivos
documentos de despesa;

 Os documentos de despesa devem ser “validados” através de um carimbo de

PAGO e anexados ao mapa do fundo de maneio;

 O pagamento por meio de cheque deve obedecer aos seguintes princípios: -

cheques nominativos; - cheques cruzados; - assinatura dos cheques na
presença dos documentos a pagar, “validando-os” através de um carimbo de
PAGO, com indicação do meio de pagamento utilizado;

 Todos os cheques recebidos pelo correio devem ser imediatamente cruzados,

caso tal procedimento não tenha sido considerado pela entidade emitente;

 Os pagamentos não podem ser compensados com os recebimentos (os

recebimentos têm que ser integralmente depositados);

 Todos os valores recebidos devem ser diária e integralmente depositados,

sendo o movimento registado diretamente. Ao talão de depósito deverão ser
anexados cópias dos recibos emitidos;

 Nas vendas ao balcão deve ser emitido um documento (recibo) denominado

«V.D – Venda a Dinheiro» ou «Factura-recibo»;

 No caso de utilização de cartões de crédito, há que solicitar ao cliente que

assine o documento justificativo da despesa, confrontando também a
assinatura com a que consta no próprio cartão.

 A entidade deve dispor de um mapa de controlo diário das diferentes contas

bancárias, evidenciando o saldo disponível em cada Banco;

 O acesso aos meios de pagamento deve ser restrito aos responsáveis

pelos mesmos.

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1.3 Processos de Controlo

Regras gerais num processo de

controlo:

 Segregação de funções

Deve procurar-se uma adequada segregação de funções, sempre que possível;

 Saídas e entradas de valores

Todas as saídas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas

e serem devidamente contabilizadas;

 Pré-numeração de documentos

Devem-se numerar todos os documentos externos;

 Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro

Deve ser reduzido ao indispensável. Deve-se privilegiar o movimento por

bancos
(cheques, transferências, ordens de pagamento, etc.);

 Cheques em branco

Devem estar à guarda do tesoureiro, em lugar seguro;

 Cheques nulos

Devem os cheques anulados ser arquivados depois de se lhe destruírem as

assinaturas, no caso do mesmo já estar assinado, devendo ser escrito “anulado”;

 Saldos em banco

A tesouraria deve dispor de um mapa de controlo diário das diferentes contas

bancárias, evidenciando o saldo disponível em cada banco;
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2. SISTEMA DE CONTROLO

2.1 Características

Algumas das características que os sistemas de controlo devem ter em

conta:

 RELEVÂNCIA

A relevância deve ser entendida como a qualidade que a informação tem de

influenciar as decisões dos utilizadores, ao ajudá-los a avaliar os
acontecimentos passados, presentes e futuros, ou a confirmar ou corrigir as suas
avaliações.

 FIABILIDADE

A fiabilidade significa que a informação tem de estar liberta de erros materiais e de

juízos prévios, ao mostrar apropriadamente o que tem por finalidade apresentar ou
se espera que razoavelmente represente.

 COMPARABILIDADE

A divulgação e a quantificação dos efeitos financeiros de operações e de

outros acontecimentos devem ser registadas de forma consistente pela empresa e
durante a sua vida, para se identificarem tendências na sua posição financeira e nos
resultados das suas operações. Além disso, as empresas devem adotar os princípios de
normalização contabilística, a fim de se conseguir comparabilidade entre elas.

2.2 Fases

Os três grandes pilares sob os quais a componente Tesouraria está assente são:
Previsão, Controlo e Tomada de Decisão.

 PREVISÃO

A componente Tesouraria assenta sobre o princípio que uma correta e eficiente Gestão
de Tesouraria é Previsional.
A funcionalidade de Previsões tem como objetivo possibilitar a gestão de todos os
fluxos financeiros, através da montagem de cenários
previsionais.
Esta informação é tratada de acordo com regras, transformando e organizando a
mesma
em fluxos financeiros previsionais dinâmicos, através de uma ferramenta simples
como é a folha de cálculo.

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Esta gestão previsional permite às empresas a obtenção de uma posição previsional
de tesouraria a mais completa possível quanto ao comportamento estimado dos seus
fluxos.

 CONTROLO

Consiste na comparação dos fluxos presentes nos extratos bancários com as previsões
de tesouraria existentes, permitindo o controlo sobre, não apenas as condições
aplicadas pelos bancos, mas também sobre a qualidade e a fiabilidade da gestão
previsional.
Dada a necessidade de antecipar ao máximo a tomada de decisão, de modo a
usufruir
das melhores condições bancárias, é necessário que o processo de
Reconciliação Financeira tenha uma elevada automatização e rapidez, de modo a,
num curtíssimo espaço de tempo, obter a posição de tesouraria sobre a qual será
tomada a decisão.

 TOMADA DE DECISÃO

Com base na posição e previsão de tesouraria é possível na componente Tesouraria

otimizar a tomada de decisão financeira de curto prazo.
A Tomada de Decisão poderá ser efetuada utilizando diferentes instrumentos, desde o
balanceamento automático de contas, até à análise comparativa de
diferentes alternativas de financiamento ou aplicações de curto prazo.
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3. INSTRUMENTOS DE CONTROLO

3.1 Planeamento Estratégico

Mesmo que uma empresa esteja a gerar bons lucros económicos, deve prestar a
máxima atenção aos seus níveis de tesouraria, isto é, aos saldos das suas contas
bancárias e aos saldos de que dispõe nas suas caixas. Uma empresa que não tem
disponibilidades financeiras para pagar as suas contas, à medida que elas vão
surgindo, é uma empresa que vai ter certamente de enfrentar uma séria crise de
liquidez e deparar-se com problemas graves no seu funcionamento.
Os rácios de liquidez medem a razoabilidade dos níveis de tesouraria da empresa e
ajudam os gestores a antecipar problemas e a aproveitar oportunidades.

Rácio de liquidez geral

Pa
Como medida de curto prazo da liquidez da empresa, o rácio mais utilizado é o grau
de liquidez geral. Este rácio compara o ativo de curto prazo (numerador) com o
passivo de curto prazo (denominador) da empresa.
Este rácio dá-nos a relação entre os ativos em dinheiro (ou facilmente convertíveis em
dinheiro) com o montante que será exigível à empresa a curto prazo. A sua fórmula é
a seguinte:

Meios Financeiros Líquidos + Contas a receber + Inventários

Rácio de liquidez geral =
Passivos a Curto Prazo

Um valor normal para este rácio será superior à unidade. Se o valor for inferior a
um, salvo nalgumas situações específicas, a empresa deverá estar em dificuldades.
Para termos uma noção clara do que é normal, é necessário comparar o rácio de
liquidez da empresa com o das suas concorrentes e analisar a sua evolução histórica.

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Rácio de liquidez reduzida
Este rácio, também conhecido como "acid test", mede a liquidez de forma
mais restritiva, ou seja, usa uma fórmula exatamente igual mas exclui os
inventários do numerador. A sua utilização pode ser mais adequada nalguns sectores
em que a liquidez dos inventários é menor, como na construção civil, por exemplo,
onde a conversão dos artigos em stock (casas) em dinheiro poderá ser mais difícil. A
sua fórmula é a seguinte:

Meios Financeiros Líquidos + Contas a Receber

Rácio de liquidez reduzida =
Passivo a Curto Prazo

Um valor superior a um no rácio de liquidez reduzida é um valor interessante pois

significa que a empresa terá capacidade para pagar as suas dívidas de curto prazo
apenas com o dinheiro de que dispõe e com o valor que os clientes devem à empresa.

Rácio de liquidez imediata

O rácio de liquidez imediata compara o valor de meios financeiros líquidos com o
valor do passivo de curto prazo. A sua leitura é imediata: quanto é que o dinheiro
que a empresa dispõe no momento representa no total das suas dívidas de curto
prazo. A fórmula é a seguinte:

Meios Financeiros Líquidos

Rácio de liquidez imediata =
Passivo a Curto Prazo

Os valores do rácio de liquidez imediata costumam apresentar valores bastante

reduzidos, na ordem dos 10% ou menos, o que significa que as empresas não
costumam ter montantes de liquidez elevados. Tal deve-se ao facto de as empresas
reinvestirem os seus excessos de tesouraria em ativos financeiros a prazo ou
aproveitarem para reduzir o seu passivo.

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3.2 Planeamento Operacional

Para compreender o que são rácios de liquidez é fundamental compreender

como funciona o ciclo de tesouraria da empresa, isto é, como flui o dinheiro
dentro da empresa, de onde surge e como ele é gasto. Desde logo, podemos
analisar o ciclo operacional de tesouraria de uma empresa da seguinte forma:

Os influxos operacionais de tesouraria devem-se obviamente às vendas e prestações

de serviços da empresa, que são convertidos em dinheiro. Grande parte das vendas
não é recebida imediatamente, pelo que o seu valor é inicialmente considerado em
"contas a receber", que não é mais do que o saldo do valor que os clientes devem à
empresa, será mais tarde convertido em dinheiro.
É pois necessário analisar a evolução da faturação da empresa em conjunto com o
tempo que demora a receber o dinheiro dos seus clientes. Como qualquer pequeno
empresário sabe, atrasos nos recebimentos dos clientes são frequentemente a causa
de problemas de tesouraria.
Mas as empresas têm a possibilidade de compensar eventuais atrasos dos
recebimentos dos seus clientes, atrasando igualmente os seus pagamentos a
fornecedores (facto que leva ao efeito "bola de neve" muito característico nas
empresas portuguesas, em que toda a gente deve a toda a gente e todos têm problemas
de tesouraria).
Então as duas ferramentas de gestão que mais diretamente influenciam os níveis de
tesouraria são a política de pagamentos a fornecedores e a eficácia das suas
cobranças. Algumas empresas de sectores específicos, como a grande distribuição,
por exemplo, beneficiam simultaneamente de largos prazos de
pagamento concedidos por

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fornecedores e do facto de receberem imediatamente dos seus clientes, logo que
estes passam na linha de caixa. Estas empresas têm normalmente grandes
volumes de tesouraria. Outras empresas, pelo contrário, não têm grande poder
negocial com os seus fornecedores para negociar prazos de pagamento alargados e
têm dificuldades de cobrança, o que as leva a ter défices de tesouraria frequentes,
que podem paralisar o negócio.

3.3 Análise dos Desvios

Vamos supor uma empresa que comprou mercadoria para revenda. Hoje, no dia 0, a
mercadoria é-nos faturada e entra em armazém. Conforme as condições de pagamento
negociadas com os fornecedores, temos de pagar as mercadorias compradas daqui
por
30 dias. Como podemos ver na figura abaixo, a venda das mercadorias aos nossos
clientes só ocorre passados 45 dias após a sua entrada em armazém e os clientes só
as pagam no dia 120.

O impacto deste ciclo de tesouraria nas finanças da empresa é claro: a empresa tem
um défice de tesouraria de 90 dias, correspondente à soma do tempo que
guarda as mercadorias em armazém e ao tempo que demora a receber dos seus
clientes, deduzido do prazo de pagamentos aos seus fornecedores.
Se esta empresa crescer em termos de vendas, terá de se financiar em 90 dias de
tesouraria. Isto significa que, por exemplo, se num determinado ano as vendas
aumentarem €100 000, a empresa terá de dispor do equivalente a 90 dias de vendas
em disponibilidades financeiras para poder pagar aos seus fornecedores a 30
dias, armazenar as mercadorias durante 45 dias e dar um crédito aos seus clientes de
75 dias. Terá de dispor de 90/365 * 100 000 = €24 567.
As empresas em situação de défice de tesouraria enfrentam estas "dores de
crescimento". Para crescerem, têm necessariamente de dispor de tesouraria.
Este

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fenómeno explica porque algumas empresas deste género sofrem frequentemente de
crises de tesouraria ao mesmo tempo que apresentam lucro.
Pelo contrário, as empresas que têm um excedente de tesouraria, procuram formas
rentáveis de aplicar as suas disponibilidades financeiras. O reinvestimento
dessas disponibilidades no crescimento da própria empresa é muitas vezes a opção
tomada, uma vez que estas empresas beneficiam de mais liquidez com o aumento das
vendas.

Uma forma simples de calcular o tempo médio de recebimentos (medido em dias ou

meses), consiste em dividir o valor que os clientes devem à empresa num
determinado momento pelo valor das vendas anuais. Para obter o rácio em dias
multiplicamos o valor por 365; para obter o valor em meses multiplicamos por 12.

A fórmula deste rácio é a seguinte:

Prazo médio de pagamentos

Como vimos anteriormente, este rácio é de grande importância para o
bom funcionamento da empresa. Ele expressa o tempo que a empresa demora a
pagar aos seus fornecedores.

A fórmula de cálculo do prazo médio de pagamentos é a

seguinte:
Formador(a):Ana Raquel Rodrigues 13
4. TAREFAS DA TESOURARIA

As funções gerais da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores à sua

guarda, devendo o tesoureiro ter em atenção o seguinte:

 Validar a documentação de suporte;

 Identificar verbas depositadas por transferência bancária;

 Preparar os meios de pagamento;

 Recolher e verificar as assinaturas obrigatórias, designadamente nos cheques

e transferências bancárias;

 Efetuar os pagamentos autorizados;

 Garantir a boa cobrança das faturas;

 Registar todos os pagamentos efetuados;

 Verificar, conferir e arrecadar todos os recebimentos;

 Efetuar os depósitos diariamente;

 Registar todos os recebimentos;

 Elaborar o diário de caixa dos valores que entram e saiam;

 Administrar o fundo de maneio;

 Comunicar aos interessados as datas de pagamentos e elaborar o expediente geral;

 Fornecer informação atempada e atualizada aos serviços competentes das

entradas e saídas de valores;

 Arquivar a documentação de suporte das operações que correm pela tesouraria,

em conformidade com as normas institucionalizadas.
Formador(a): Ana Raquel Rodrigues 14
 ANEXOS

Formador(a): Ana Raquel 15

Rodrigues
 1. CONTROLO DE CAIXA

FOLHA DE CAIXA
CAIXA PRINCIPAL NÚMERO DATA

RECEITAS: PAGAMENTOS:
DESCRIÇÃO DOC. VALOR DESCRIÇÃO DOC. VALOR

SOMA DOS RECEBIMENTOS: 0,00 SOMA DOS PAGAMENTOS: 0,00

SALDO DO MOV.ANTERIOR: 0,00 O CAIXA: A GERÊNCIA:

VALOR DOS RECEBIMENTOS: 0,00
SOMA... 0,00

VALOR DOS PAGAMENTOS: 0,00

SALDO PARA A FOLHA SEGUINTE 0,00

Formador(a): Ana Raquel 16

Rodrigues
2. CONTROLO DE BANCO

EMPRESA

PERIODO

BANCO

DATA DESCRIÇÃO DEBITO CREDITO SALDO

Saldo Anterior

Saldo mês seguinte

Formador(a): Ana Raquel 17

Rodrigues