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Auditoria de Fornecedores

1. INTRODUO
O tema apresentado diz respeito auditoria de fornecedores, onde se deseja averiguar a relevncia dos
documentos, das formalidades, do controle de caixa, dos recibos, entradas, especificaes e possveis
erros e fraudes que possam ter ocorrido nos acontecimentos dirios de uma empresa.
O interesse explorar contas a pagar no que se refere auditoria, onde na verdade o que se busca a
garantia da segurana por evidncias documentais, em que nenhuma conta deve ser paga sem a
ocorrncia de um passivo.
A rea de contas a pagar compreende os esforos que a empresa tem para receber as notas fiscais e
outros documentos que notifiquem os pagamentos, program-los para serem pagos sempre de
confrontao com os fluxos de caixa da empresa, e reconhecendo tais obrigaes em tempo hbil.
Segundo Fernandes (1976, p.122), as contas a pagar representam responsabilidades para liquidao
futura, em contrapartida ao recebimento atual de bens, direitos e/ou servios. Para Crepaldi (2004,
pg.423) as obrigaes representam fontes de recursos e reivindicaes de terceiros contra os ativos da
empresa e esto contabilmente classificadas no Passivo Circulante. As contas do passivo circulante
apresentam os valores que explicam a origem dos investimentos e de vencimento em curto prazo, inclui
todas aquelas dvidas e operaes de compras efetuadas para atingir o objeto social do negcio.
Normalmente, so registradas em outras contas a pagar, aquelas obrigaes que no so relacionadas
com os fornecedores de bens e servios que so necessrios para a operao do negcio.
Uma das reas favoritas para constantes fraudes sempre foi a do sistema de Contas a pagar e seus
procedimentos. Em quase todos os casos, a fraude possibilitada pela violao do controle interno.

2. AUDITORIA
Auditoria pode ser definida como levantamento, estudo e avaliao sistemtica das transaes,
procedimentos, rotinas e das demonstraes financeiras de uma entidade. Consistindo em controlar as
reas-chaves nas empresas, a fim de evitar situaes que propiciem fraudes, desfalques e subornos, por
meios de testes regulares nos controles internos e especficos de cada organizao. (CREPALDI, 2000)
A auditoria envolve uma anlise de documentos, livros e registros, verificao e obteno de informaes
e aprovaes internas e externas, em relao ao controle do patrimnio da empresa, com o intuito de
mensurar a preciso desses registros e das demonstraes contbeis decorrentes.
2.1 OBJETIVOS DA AUDITORIA
Para Imoniana, (2001, p.210) os objetivos da auditoria de compras e contas a pagar so os seguintes:

Determinar se os controles internos sobre as compras existem e se eles so efetivos;


Determinar se as transaes econmicas e financeiras so realizadas de conformidade com
interesses, necessidades e dentro das rotinas estabelecidas e as polticas da empresa;
Certificar-se de que as compras e pagamentos so reais, e provenientes de operaes normais da
empresa;
Determinar se as mesmas estejam corretamente contabilizadas, e ainda, que tais operaes
esto devidamente registradas nos livros contbeis corretos;
Se as contas a pagar provenientes de fornecedores ou outros passivos devidos por bens e
servios esto corretamente valorizadas nos registros contbeis;
Determinar se as mesmas estejam corretamente tratadas de conformidade com os princpios
contbeis geralmente aceitos;
Determinar se estes princpios foram aplicados uniformemente em relao ao exerccio anterior;
Determinar se o reconhecimento das provises que resultam das possveis perdas derivadas dos
compromissos de compra e outros pagamentos foram feitos corretamente.

O exame de auditoria visa averiguar a exatido e correta classificao das contas. Os principais erros no
passivo circulante decorrem da sub-avaliao, valores fictcios, omisses, acrscimos falsos e simulaes.
Esses erros tambm so destinados a verificar fins diversos, tais como: falncias, concordatas, desvios de
numerrios, entre outros. Exemplos dos principais erros possveis no passivo circulante (CREPALDI, 2004):
2.1.1 Sub-avaliao do passivo
Objetivo: esconder situao de dificuldade financeira, fraudar o fisco, ludibriar credores e scios.
Efeitos: Falso quociente de liquidez, melhora a aparncia da empresa junto a credores.
2.1.2 Super-avaliao do passivo
Objetivo: aumentar o capital de terceiros visando prejudicar credores e scios com inteno pseudoruinosa.
Efeitos: aparecimentos de juros falsos em virtude de falsas dvidas.
2.1.3 Valores Fictcios
So valores hipotticos sem qualquer substncia, so dvidas inexistentes.
Objetivos: aumentar o volume das obrigaes a fim de iludir credores e scios ou para justificar
sonegaes fiscais.
Efeitos: Falso quociente de liquidez interfere no clculo do imposto de renda.
2.1.4 Valores Ocultos
Objetivo: Beneficiar a situao financeira visa tambm omitir compras realizadas e, por conseguinte atingir
o grupo de resultados, afetando o clculo do imposto de renda.
Efeitos: afeta o Imposto de Renda.
2.1.5 Simulao
Classificao errada das dvidas em curto prazo como sendo de longo prazo.
Objetivo: influenciar no quociente de liquidez de curto prazo, dando melhor aparncia empresa para
credores.
Efeito: falso quociente de liquidez.

3. CONTAS A PAGAR
Contas a pagar so dvidas ou compromissos de qualquer espcie ou natureza, assumidos perante
terceiros ou bens de terceiros que se encontra em nosso domnio. Controla os pagamentos que a empresa
tem a fazer, usando a conta de custo, ou seja, diferenciando o que tem a pagar para fornecedores e
custos com a folha de pagamento. Representam fontes de recursos e exigncia de terceiros, contrrio
aos ativos da empresa.
As contas do passivo so examinadas e ajustadas, numa verificao de estarem todas anotadas na
contabilidade. Na auditoria, as contas de obrigaes se administram atravs das contas do ativo, despesas
e receitas; resultados de exerccios futuros e patrimnio lquido. (ALMEIDA, 2003).
Estas obrigaes abrangem os seguintes grupos de contas:

Emprstimos a pagar;
Fornecedores a pagar;
Imposto de renda e contribuio social a pagar;
Outros impostos a pagar;
Salrios a pagar e descontos e encargos sociais a recolher;
Outras obrigaes; e,
Provises.

Tratando-se de fornecedores, so contabilizados segundo sua aquisio, por bens e servios. A obrigao
verificada quando h o recebimento da prestao de servios ou o ativo passa para sua propriedade,
quando da aceitao do mesmo. H tambm os bens de trnsito por papel de qualidade comercial, sendo
esta aquisio nacional ou internacional.
As atividades de compras so to importantes quanto qualquer outra do ciclo operacional das empresas
industriais, comerciais, prestadoras de servios ou entidades sem fins lucrativos e englobam um conjunto
de tarefas que geram informaes contabilidade e aes a outros departamentos.
A funo de compras est normalmente subordinada produo e relaciona-se com vrias funes do
sistema produtivo e financeiro dentro da empresa. Alm das operaes de compras de insumos para a
produo, tambm executa as funes de compras de equipamentos, materiais de consumo interno, peas
de reposio e servios de manuteno. O fluxo normal das operaes da funo de compras pode ser
assim descrito:

Recebimento da requisio e de compras aprovada;


Tomada de preos junto aos fornecedores do cadastrados;
Preparao e aprovao da ordem de compra; e
Envio da ordem de compra para: fornecedor, departamento requisitante, departamento de
recepo e departamento de contas a pagar.

Os documentos e registros, com as suas principais caractersticas, gerados normalmente nas operaes de
compra so:
Requisio de compra: consiste em uma requisio de bens ou servios emitida por um funcionrio
autorizado.
Ordem de compra: documento enviado ao fornecedor, onde so registradas as descries, as quantidades
e demais informaes relacionadas com os bens ou servios que a empresa pretende adquirir;
Relatrio de recebimento: documento preparado pelo departamento de recepo, que contm a descrio,
quantidade, data do recebimento e outras informaes relacionadas aos bens adquiridos pela empresa.

4. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DE CONTAS A PAGAR


As decises tomadas no decorrer do processo de compra, baseiam-se no sistema de controle interno como
j citamos acima, existente e implantado. Assim, quanto melhor for a rotina de controle, mais seguras
sero as decises tomadas. Para um bom sistema de controle interno o departamento de compras no
deve envolver-se no processo de recebimento de mercadorias.
O departamento de recepo responsvel por determinar se as quantidades e a qualidade das
mercadorias esto de acordo com a ordem de compra, verificar se as mercadorias esto danificadas ou
defeituosas, preparar o relatrio de recebimento e transferir as mercadorias recebidas para o
almoxarifado.
O sistema de contas a pagar deve garantir a segurana de que nenhum pagamento seja efetuado sem a
evidncia documental da existncia de um passivo, evitando tambm pagamentos em duplicidade. O
departamento de contas a pagar, tem como uma de suas responsabilidades a verificao adequada da
compra. Assim, para aprovao de uma fatura e o seu registro no sistema de contas a pagar, devem ser
observados os seguintes aspectos:

Os bens ou servios ali descritos foram contratados, autorizados e recebidos;


As quantidades e condies dos bens estavam de acordo com as especificaes;
Os preos, condies de crdito e valor do frete conferem com o acordo original; e
As multiplicaes, somas e dedues de descontos esto aritmeticamente corretas.

Para que o sistema de controle interno seja eficiente e eficaz, necessrio manter a prtica de conciliao
peridica dos registros auxiliares do sistema de contas a pagar com os registros mantidos pelo
departamento de contabilidade. O sistema de controle sobre o departamento de contas a pagar
completado com a emisso de relatrios peridicos, com informaes sobre:

Pagamentos efetuados;
Ingressos de novos compromissos a pagar;
Classificao dos compromissos por data de vencimento;
Duplicatas vencidas;
Saldos de adiantamentos a fornecedores;
Quantidades devidas aos principais fornecedores; e
Saldos remanescentes de relatrios anteriores.

Um adequado sistema de controle interno, nas reas de compras e contas a pagar, deve fornecer
administrao de uma empresa a segurana de que nenhuma compra fictcia foi registrada, todos os
pagamentos efetuados decorreram de uma compra autorizada, todas as compras autorizadas foram
efetuadas e registradas e todos os pagamentos efetuados foram registrados.
Existindo um sistema de controle interno adequado, a administrao da empresa e o contador tero maior
segurana de que os estoques no esto acrescidos de compras fictcias e a situao financeira no est
comprometida por pagamentos indevidos.

5. PRODECIMENTOS DE CONTROLES INTERNOS


Antes de iniciar qualquer trabalho de auditoria relacionada com as compras e contas a pagar o auditor
deve familiarizar-se com o ciclo, os controles internos, as normas e procedimentos mantidos pela
empresa. Nos controles fundamentais, os seguintes pontos so preocupantes, segundo Imoniana (2001,
p. 210):
Definio de responsabilidades e de autoridade s pessoas apropriadas atendendo seus perfis de acesso
s informaes e de acordo com, as polticas estabelecidas com o objetivo de:

Selecionar os fornecedores e acertar as condies quanto a preos, descontos por volume,


crdito e disponibilidades para as entregas. importante que exista uma verificao peridica por
uma pessoa externa e independente do ciclo, de que os fornecedores selecionados sos os
autorizados. Isto evita a compra junto a fornecedores no autorizados e que se paguem os
produtos ou servio, mais caros do que os acordados.
Determinar os tipos de produtos a adquirir, os limites e as especificaes de qualidade das
mesmas. Todas as ordens de compra estaro aprovadas pelo responsvel pelas compras e se
evitar os excessos de estoques quanto ao estabelecido, salvo os expressamente autorizados
pela Diretoria da empresa. Com isso se tem a segurana de solicitar o produto que se necessita,
evitar as compras antecipadas com demasiada antecedncia e que as mercadorias renem as
especificaes de qualidade definidas pela empresa.
Preparar pedidos, aceitar ou no a entrada das mercadorias, emitir nota de recebimento e
aprovar as faturas recebidas.
Autorizar os pagamentos aps conferncia dos pedidos com as notas fiscais atestando as
qualidades solicitadas e condies de pagamento.

Segregao de funes incompatveis nas diferentes fases da solicitao e execuo dos pedidos,
recebimentos, pagamentos e registros na contabilidade:

Separar as funes de compra com pagamentos e contabilidade.


Separar a preparao, assinatura e entrega dos cheques.

Registro de ordens de compra unicamente quando se tem a devida aprovao. So necessrios os


seguintes controles:

Reviso e aprovao das solicitaes e as ordens por pessoas autorizadas.


Controle dos documentos previamente numerados se for pr-impressos ou devidamente
controlados nos sistemas quando gerados automaticamente.
Inspeo peridica para comprovar que as ordens de compra esto completas e autorizadas
(cdigos do produto, quantidade, cdigo do fornecedor, etc.).
Acompanhamento de ordens autorizado no recebido atravs de um registro.

Emisso de Notas de Recebimentos e aceitao de mercadorias recebidas com conferencia com ordem de
compras previamente autorizada. Deve-se levar em conta:

Confeco de um registro de entrada de mercadorias atribuindo uma numerao a cada


documento recebido
Comprovao das mercadorias recebidas com ordens de compras correspondentes autorizadas
Atualizao do registro de entrada de mercadorias pendentes de faturamento (controle de
inventrios e de contas a pagar).
Superviso de responsvel pela recepo e evidencia constatada de aprovao dos documentos
que a geraram

Registro dos passivos devidos a fornecedores uma vez comprovados os mesmos, assim como as faturas
correspondentes. So controlados:

Verificao das quantidades, preos e condies das faturas recebidas com as ordens de compra
autorizadas, partes da entrada e documentos de entradas aprovados. Aprovao das faturas
recebidas.
Conferencia de somas e clculos.
Utilizao de registros cronolgicos de recepo e seu reconhecimento dentro do perodo contbil
correto.
Reviso peridica das contas a pagar e confirmao e conciliao com os fornecedores das
mesmas para confirmar os saldos.
Observar as mercadorias em trnsito.
Verificao da utilizao de cdigos de fornecedores e nmeros das contas contbeis corretas.

Verificao do inventario permanente. So considerados:

Contagens parciais base de amostras aleatrias


Recontagem total uma vez por ano, no mnimo.
Analise das diferenas entre os inventrios fsicos e os registros contbeis
Superviso das verificaes por pessoal designado para tal.
Inspeo do correto funcionamento dos ajustes positivos e negativos para o controle fsico.

Realizao dos pagamentos por mercadorias recebidas autorizadas, controladas e baseadas em um


passivo reconhecido, classificado e contabilizado corretamente. Os controles das contas so:

Numerao e controle dos documentos que se vo gerando (seqencial sem interrupes)


Comprovao do montante pago com as contas a pagar e verificao da exatido com os
documentos de suporte devidamente autorizados por pessoas que possuem alada no
departamento que originou a contratao da obrigao.
Reviso dos documentos recebidos sem comprovao e autorizao.
Conciliao peridica dos saldos bancrios dos livros contbeis e das contas bancaria.
Conciliao do total de cheques assinados com as autorizaes correspondentes.
Poltica de assinaturas em conjunto, mesmo com assinatura emisso de cheques.
Dificultar acessos aos talonrios de cheques.
Verificao peridica dos registros contbeis com os documentos de suporte.

O arquivo dos registros de compras, entradas de mercadorias e pagamentos assim como toda
documentao gerada. Para tanto sero mantidos:

Os arquivos da documentao em locais adequados, com segurana e proteo necessria.


Copias de segurana dos arquivos informatizados e restries ao seu acesso.
Guarda pr-numerada dos documentos.
Superviso do responsvel designado.

6. PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA DE CONTAS A PAGAR


A parcela do setor de contas a pagar que merece maior observao nos exames comeando em
fornecedores e em seguida os prestadores de servio ou os adiantamentos de numerrio. Obtida a
listagem de todas as demais Obrigaes a pagar, devem ser feitas as verificaes de rotina. Como o fluxo
de estoque imprescindvel para melhor exame, a observao aqui deve se basear, tambm nas
recomendaes feitas quanto ao controle interno da empresa quanto s rotinas de processamento de
compras e despesas, controles de pagamento etc.
Verificaes:

A existncia de rotinas fixando a responsabilidade e autoridade para aprovao de compras e


gastos;
O registro das compras to logo criadas as responsabilidades, e se o responsvel pelo registro
esta desvinculado do setor de compras;
Se os comprovantes pagos so anotados de tal forma que no se permita um segundo
pagamento;
Se os documentos de pagamento so revisados;
Se os pedidos a fornecedores a cargo do setor de compras so transmitidos por cpias ao setor
de contas a pagar;
Se h independncia entre os setores de compras e de contas a pagar;
Se existe acompanhamento cronolgico das contas a pagar;
Se a forma de arquivamento ou guarda dos ttulos pagos adequada;
Se as notas de devoluo emitidas so encaminhadas ao setor de contas a pagar, e se h
controle deste encaminhamento;
Se existem fichrios extras contbeis das contas a pagar, por fornecedor;
Se nas fichas esto consignados os descontos para pagamentos antecipados;
Se h informaes peridicas sobre as contas vencidas e no pagas.

6.1 Exames de Contas a Pagar


Apresentamos a seguir alguns exames importantes a serem efetuados na auditoria de contas a pagar.
6.1.1 Volume atual das obrigaes a pagar

Levantar os saldos de todas as contas no dia da auditoria;


Relacionar as obrigaes agrupadas por natureza de operao;
Separar, dentro de grupos de operaes grupos por vencimento;
Reconciliar o levantamento dos saldos com os registros contbeis.

A finalidade destes exames a recomposio atual das exigibilidades para preparar outros exames.
6.1.2 Documentao contbil

Confrontar as obrigaes levantadas com os documentos de origem;


Conferir os lanamentos contbeis dos documentos de origem;
Examinar, por amostragem notas fiscais, faturas, duplicatas, contratos de emprstimos, clusulas
de juros e de despesas de obrigaes liquidadas antes do balano.

Tem como finalidade testar a legitimidade das obrigaes contradas, no s as existentes at a data da
auditoria, como as liquidadas.
6.1.3 Obrigaes vencidas

Examinar as causas da existncia de obrigaes vencidas na data da auditoria;


Obter confirmao dos credores por dbitos vencidos;
Estender os mesmos exames aos casos vincendos que contenham expressivos descontos para
pagamentos antecipados;
Obter, por amostragem, confirmao geral de credores por dbitos vincendos.
Comprova se existem contas pagas sem a escriturao do pagamento e testar, ainda que por
amostragem, a veracidade dos dbitos em obrigaes a vencer.

6.1.4 Saldos de obrigaes do ltimo balano

Levantar as obrigaes que figuram no balano, pagas at a data do exame;


Verificar a idoneidade dos comprovantes de quitao;
Conferir os registros contbeis das operaes de pagamento;
Confrontar as datas das quitaes com as datas dos registros contbeis dos pagamentos.

Identifica o "passivo fictcio": pagamentos de obrigaes feitos antes do balano e contabilizados aps.
6.1.5 Emprstimos com garantias reais

Examinar as escrituraes de hipoteca, registros e obrigaes contradas;


Examinar se as obrigaes esto sendo cumpridas;
Examinar se existe registro contbil da hipoteca em contas de compensao.

Previne possveis inadimplementos de obrigaes contratuais hipotecrios que possam facilitar a execuo
da hipoteca, em prejuzo do patrimnio da empresa.
6.1.6 Emprstimos com garantias pessoais

Examinar os contratos ou ttulos das operaes;


Conferir o registro contbil da operao;
Examinar avais;
Examinar o cumprimento das obrigaes

Certifica que os acertos de contas consignados na escrita no acobertam fraudes.


6.1.7 Acertos de contas

Pesquisar, por exame superficial no Dirio ou auxiliares, se existem casos de liquidao da


obrigao por encontro de contas;
Examinar a procedncia do crdito que eliminou a obrigao;
Conferir toda a documentao referente operao;
Obter confirmao da parte contrria;

Certifica que os acertos de contas consignados na escrita no acobertam fraudes.


6.1.8 Devoluo de compras

Levantar, pelos documentrios fiscais, as devolues feitas no perodo sob exame;


Conferir a contabilizao dessas devolues;
Pesquisar, pelos registros de contas a pagar, os pagamentos feitos a fornecedores aos quais
foram feitas devolues;

Comprova se h pagamentos indevidos feitos a compras devolvidas.


6.1.9 Impostos e contribuies a pagar

Examinar se as obrigaes constantes dos balanos no esto vencidas.


Observar se as obrigaes, pagas aps balano, o foram dentro dos prazos legais.

Avalia possveis gravames arcados pela empresa em razo de atrasos nos pagamentos de obrigaes
fiscais ou parafiscais.
6.1.10 Receitas diferidas

Relacionar, por origem, as receitas diferidas no ltimo balano;


Verificar o motivo da pendncia;
Confirmar as antecipaes de clientes;
Examinar a liquidao da pendncia aps o balano;

Comprova a perfeita classificao contbil das receitas diferidas e sua autenticidade.


6.1.11 Pedidos em aberto na data do balano

Relacionar os pedidos em aberto;


Verificar a subseqente realizao da compra;
Conferir as datas de efetivao;

Investiga a possibilidade de existirem passivos no relacionados no balano.


6.1.12 Debntures
Examinar emisso: srie; valor; taxa de juros e outras vantagens; conversibilidade; prazo; clusula de
correo monetria; garantias; valor das emisses em relao ao capital social.
A finalidade a comprovao da correta emisso de debntures.

6. CONCLUSO
A auditoria de contas a pagar um processo minucioso e de grande importncia para a empresa.
Discutido por verificar toda a praticidade do uso do controle interno de uma empresa, analisando os seus
trabalhadores por suas funes, no exerccio de suas atividades, efetuando um acerto da contabilidade,
atualizando dados, nmeros, evidncias e notas na exatido de seus clculos e principalmente certificar-se
de que nenhum pagamento foi efetuado sem documento que comprove a existncia de um passivo,
verificando, portanto, que no houve pagamentos em duplicidade e que no ocorreram venda de produtos
comprados irregularmente.
Com o exposto acima conclui-se que a auditoria de contas a pagar/fornecedores envolve vrios setores ou
departamentos de uma empresa, bem como seus funcionrios, analisa uma srie de documentos, livros,
normas internas, procedimentos tomados desde a compra, estoque, caixa, fornecedores, autorizaes,
pagamentos, etc. Exige do auditor uma ateno minuciosa a todas as operaes ocorridas e tambm toma
conhecimento dos controles internos que so de fundamental importncia para que a auditoria tenha
sucesso e se necessrio sugerir, aps auditada , mudanas que seriam necessrias para a segurana e
melhor rentabilidade da mesma.

7. REFERNCIAS
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 6 ed. So Paulo: Atlas, 2003.

CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contbil: teoria e prtica. 3 ed. So Paulo: Atlas, 2004.
FERNANDES, Joo Teordorico F. S., Auditoria interna. 2 ed. So Paulo: Atlas, 1976.
IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria abordagem contempornea. So Paulo: Associao de Ensino
Itapetininga, 2001.