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Guilhermina Notiço 1

MEDIDAS DE CONTROLO
INTERNO
03-04-2015 M. C. I. Disponibilidades
Medidas de Controlo Interno
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Tipificação dos recebimentos e pagamentos


Recebimentos
n Recebimentos em dinheiro
n Recebimentos em cheque
n Recebimentos por transferência bancária
n Letra
Pagamentos
n Pagamentos em numerário
n Pagamentos por cheque
n Pagamentos por transferência bancária
Guilhermina Notiço 03-04-2015
Medidas de Controlo Interno
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¨Objectivo de Auditoria: ver se o saldo da


conta reflecte o que devia de facto ser
escriturado na conta; confirmar a existência
dos bens; confirmar se o valor está ou não
correcto.
Procedimentos de Auditoria: o que é preciso
fazer para confirmar a existência dos bens, a
confirmação dos valores. Por outras palavras,
o que é preciso fazer para se alcançar o
objectivo de auditoria.Guilhermina Notiço 03-04-2015
Medidas de Controlo Interno
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¨ Disponibilidades (Caixa e Bancos): são os


meios mais vulneráveis a ponto de,
eventualmente, serem objecto de utilização
não apropriada por parte das pessoas que, a
qualquer nível trabalhem nessa empresa.

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Medidas de Controlo Interno
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O sistema de controlo a implementar deve ter


em conta o seguinte:
¨ A dimensão da empresa

¨ A segregação de funções entre as pessoas que

manuseiam os valores (Caixas, Tesoureiros,


Cobradores) e as que têm a seu cargo os
registos contabilísticos desses mesmos valores
(escriturários, contabilistas).

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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Conta Caixa
¨ Incluído nos meios líquidos de pagamento que
pertencem à empresa (moedas, notas, cheques,
vales postais nacionais e estrangeiros).
¨ Toda a receita do dia deve ser depositado no

Banco na totalidade.

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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¨ Não devem fazer parte do caixa:


¤ Vales dos trabalhadores, de membros de
órgãos sociais e de sócios relacionados com
adiantamento de qualquer espécie.
¤ Cheque pré-datados
¤ Cheques devolvidos pelo Banco por alguma
anomalia qualquer

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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Não devem fazer parte do caixa:


¤ Senhas de refeição ou de combustível
¤ Selos fiscais e postais (excepto se o valor for
materialmente relevante)
¤ Documentos justificativos de despesas
efectuadas.

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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¨ As empresa só devem efectuar pequenos


pagamentos (despesas miúdas) em dinheiro,
devendo os pagamentos normais a terceiros
serem realizados através de Bancos.

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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¨ Deve se constituir um Fundo Fixo de Caixa


para fazer face à pequenas despesas o qual
deve ser reposto periodicamente quando o
numerário em caixa atingir um limite que se
considere mínimo e, obrigatoriamente, no
último dia útil de cada mês de modo a que,
àquela data, não sejam considerados em
disponibilidades custos já incorridos.

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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¨ O valor do fundo fixo depende do movimento


de cada empresa e da sensibilidade da sua
direcção.
¨ A reposição do fundo fixo é feita pelo total
das despesas efectuadas e após a conferência
dos documentos.

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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¨ O cheque da reposição do fundo fixo de


caixa deve ser nominativo, à ordem do
respectivo responsável e pelo valor
correspondente aos documentos pagos. É nesta
data que os documentos são contabilizados
nas respectivas contas de custos.

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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¨ As contagens físicas de caixa devem ser feitas


de surpresa e na presença do tesoureiro e
após o início das contagens, este não pode
abandonar a sessão. Têm como objectivo
evitar as irregularidades. Quando existem
muitos caixas, a contagem física deve ser feita
em simultâneo.

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Procedimentos de Auditoria para Caixa
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¨ Após a contagem, as pessoas envolvidas no


trabalho devem assinar o documento para
evitar fugas de responsabilidade.

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Vantagens do uso do Fundo Fixo de Caixa
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¨ Limita a um determinado valor o máximo do


numerário existente em Caixa.
¨ Facilita as contagens de surpresa à caixa
dado que, a qualquer momento, o somatório
do numerário existente com os documentos
pagos e não registados terá de ser,
forçosamente, igual ao limite estabelecido.

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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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Pagamentos por cheques


¨ As empresas devem efectuar pagamentos
normais a terceiros através de cheques,
transferências bancárias ou ordens de
pagamento permanentes.
¨ Todos os cheques devem ser nominativos,

cruzados e assinados por duas pessoas com


funções diferentes.

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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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¨ Os cheques só devem ser assinados na


presença dos respectivos documentos de
suporte e devidamente conferidos.
¨ Os cheques em branco devem estar à guarda
de um responsável e em lugar seguro
¨ No caso de assinatura de um cheque em

branco, sempre que possível, cruzá-lo e


escrever o nome do respectivo beneficiário.

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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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Pagamentos por transferência bancária


¨ A ordem de transferência é feita através de

uma carta onde a empresa dá instruções ao


seu banco para transferir, por débito da sua
conta e para crédito da conta do beneficiário,
a quantia mencionada. A ordem de
transferência pode ser colectiva quando a
mesma carta dá instruções para creditar
contas de vários beneficiários.
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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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¨ O lançamento à credito na conta Deposito à


Ordem é feito uma única vez pelo total da
transferência.
¨ Na ordem de transferência os assinantes da
conta só assinam uma única vez, ao contrário
do que acontece quando os pagamentos são
feitos por cheque.
¨ Facilita as reconciliações bancárias pelo
número reduzido de lançamentos á crédito da
conta Bancos.

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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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¨ A ordem de transferência só deve ser assinada


se tiver os respectivos documentos de suporte.
¨ A ordem de transferência tem como
desvantagem a demora na disponibilização do
valor quando a empresa beneficiária tiver a
sua conta num banco ou numa praça diferentes
dos da empresa ordenante.

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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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Ordens Permanentes de Pagamento


¨ Existe uma ordem permanente de pagamento
quando a empresa dá instruções precisas ao
seu banco para pagar determinados serviços
e em simultâneo avisa as respectivas empresas
prestadoras de serviços desse facto. Neste
caso, é aconselhável que a empresa tenha uma
conta específica para efectuar este tipo de
pagamentos.

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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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¨ O controlo deste tipo de pagamentos é feito


mensalmente através das reconciliações
bancárias e há que ter em conta o período
entre a data do débito na conta da empresa e
a data de recepção do respectivo recibo.

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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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Recepção de valores
¨ Valores recebidos directamente na Tesouraria

¨ Valores recebidos por via das VD

¨ Valores recebidos dos vendedores/cobradores

¨ Valores recebidos pelo correio

¤ Depósito diário e integral dos valores


recebidos.

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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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Elaboração das reconciliações bancárias


¨ As reconciliações bancárias devem ser
elaboradas todos os meses (confrontação entre
os registos efectuados pela empresa e os
efectuados pelo banco).
¨ As reconciliações bancárias devem ser
efectuadas por uma pessoa que não está
afecta à Tesouraria e que na Contabilidade
não tenha acesso às contas correntes.
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Procedimentos de Auditoria para Bancos
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¨ As divergências encontradas durante as


reconciliações devem ser devidamente
esclarecidas.
¨ As reconciliações bancárias poderão
evidenciar movimentos muitos antigos. No caso
de um cheque emitido há vários meses e
continuar em circulação, o ideal é cancelá-lo e
comunicar o banco para não proceder ao seu
pagamento. Se mais tarde o beneficiário vier
reclamar, emitir-se-á um novo cheque.
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Objectivos de Auditoria para Disponibilidades
26

¨ Verificar se os procedimentos contabilísticos e


as medidas de controlo interno relacionados
com as disponibilidades estão a ser aplicados
e se são os mais adequados.
¨ Verificar se o saldo de Caixa apresentado no
Balanço representa de facto meios líquidos de
pagamento e de propriedade da empresa .

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Objectivos de Auditoria para Disponibilidades
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¨ Verificar se os saldos das Contas bancárias


apresentados no balanço representam de
facto meios líquidos de pagamento existentes
em instituições bancárias em nome da
empresa.
¨ Verificar se os valores à crédito representam
de facto o pagamento das dívidas contraídas
pela empresa na sua relação com terceiros ou
mesmo despesas.
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Objectivos de Auditoria para Disponibilidades
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¨ Verificar se todas as informações pertinentes


estão adequadamente divulgadas nas Notas
Explicativas.

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