ESCALA CONSTRUÇÕES E EMPREENDIMENTOS LTDA.

PROCEDIMENTOS
OPERACIONAIS
FINANCEIRO

FI 01 CONTAS A
PAGAR

CÓPIA Nº:
CONTROLADA 02
 Nº: REVISÃO: DATA: PÁGINA:
PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS: FI 01 02 05/02/15 1/5

CONTAS A PAGAR
ELABORADO E FORMATADO POR: REVISADO E CONFERIDO POR: ANALISADO CRITICAMENTE E APROVADO POR:
Adimilson Ângelo de Moura Camila Roberta Fernandes Eliza Cristina Alves de Souza
ANÁLISE CRÍTICA:
Documento analisado criticamente e aprovado quanto à sua adequação ASSINATURA APROVAÇÃO:

1. OBJETIVO:
Padronizar o processo de pagamentos à vista e a prazo.

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA:
NBR ISO 9001:2008.
PBQP-H

3. DEFINIÇÕES E SIGLAS:
3.1. OC: Ordem de Compra.
3.2. NF: Nota Fiscal.
3.3. CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.
3.4. Razão Social: Nome registrado no cadastro de Pessoa Jurídica.
3.5. Compra emergencial: Compras em regime de urgência que não podem aguardar os prazos definidos no processo de
compra.
3.6. SCP: Sociedade por Cota de Participação.

4. RESULTADOS ESPERADOS:
Garantir a eficácia no cumprimento do fluxo de caixa;
Garantir a satisfação direta e indireta dos fornecedores e prestadores de serviço.

5. RECURSOS / MATERIAIS:
• Acesso ao módulo Financeiro do Mastermaq;
• Acesso aos módulos do Sistema TOTVS – RM FLUXUS e RM NUCLEUS
• Microcomputador;
• Talões de Cheques;
• Internet banking;

6. PROCEDIMENTOS:
6.1. PAGAMENTOS FORNECEDORES / MATERIAL PADRONIZADO.

PASSO RESPONSAVEL AÇÃO

O Setor de Suprimentos monta o processo de compra, conforme PO específico do setor. Para
o pagamento ser aceito pelo Setor Financeiro deverá conter:
Sistema Mastermaq
Nota Fiscal e Ordem de Compra devidamente preenchida e autorizada pelo gerente
Suprimentos/
01 do setor.
Contabilidade
Sistema TOTVS – (SCP´S)
Além das especificações acima, a Nota Fiscal deverá estar lançada no RM
NUCLEUS e carimbada com o número do Identificador. E deverá ser entregue ao
financeiro por meio de protocolo.
Valida os dados e, quando efetivo:
Mastermaq
Cadastra no sistema Mastermaq em contas a pagar.
a. Movimento> Lançamentos Financeiros> Compras>
Assitente
02 “Incluir”>Preenche com os dados dos Documentos>Salvar> modifica as
Financeiro
datas de vencimento> Salvar.
b. Carimbar o documento com “LANÇADO” e escrever o nº do movimento
incluído no carimbo.

CÓPIA Nº:
CONTROLADA 02
 TOTVS
Confere no sistema RM FLUXUS em contas a pagar se a data de vencimento está correta,
valor do documento com suas respectivas parcelas, impostos devidamente calculados.
Cadastro> Lançamentos> Contas a Pagar> Ref. Movimento

1. Arquivo de Documentações
a. A Nota Fiscal deverá ser arquivada na pasta de títulos a pagar conforme
data de vencimento junto com o seu respectivo boleto bancário.
a. Após o pagamento do boleto bancário, o comprovante deve ser anexado
no documento para baixa no sistema e arquivo.

Para os casos de estar contrário ao procedimento devolver ao setor contábil.

Os pagamentos devem ser cadastrados com, no mínimo, 10 (dez)dias de antecedência ao

seu vencimento, caso contrário o setor solicitante deverá requisitar autorização do Gerente
Financeiro.
Para adiantamento de pagamento a fornecedor deverá:
1. Justificativa do Setor Solicitante
a. O setor solicitante deverá entregar a justificativa junto com a OC do
adiantamento ao seu gerente. Após a autorização, o documento deverá
Gerente ser entregue ao supervisor financeiro com os dados bancários
Financeiro / devidamente preenchidos no documento.
03
Supervisor b. Após a validação do gerente financeiro, o documento é entregue ao
Financeiro auxiliar financeiro que lançará no sistema Mastermaq ou TOTVS o
adiantamento do fornecedor.
c. Depois de efetuado o pagamento, o setor solicitante tem no máximo sete
dias para entregar ao setor financeiro o documento formal.

Diariamente pela manhã são retirados os relatórios de contas a pagar.

1. Retirada do Relatório Mastermaq
a. Relatórios> Financeiro>Contas a Pagar> Analíticos > Contas a pagar.
b. Campos:
Vencimento: “colocar a data do dia”
Mostrar: Marcar a opção “Diário”
Modelos: Marcar opção “1”
Assistente Filtrar Unidade: Marcar esta opção “filtrar unidade” > selecionar a unidade
04
Financeiro administrativa que deseja.
c. Clicar em Imprimir > visualizar em vídeo.
2. Retirada do Relatório TOTVS
a. Cadastro> Lançamentos> A pagar com vencimento hoje> Ok.
b. Clicar em Imprimir> Visualizar em vídeo> Imprimir.
Depois da retirada dos relatórios, os mesmos são conferidos de acordo com seus respectivos
títulos/ documentos físicos e entregues a supervisorfinanceiro.

Avalia as contas a pagar e juntamente com os dados das contas a receber, valida ou orienta
Supervisor
05 ao assistente e auxiliar financeiro a tomar as providências necessárias.
Financeiro

Fecha diariamente pela manhã, os processos de pagamentos.

Importante: verificar o banco e contapara pagamento de cada título.
Faz a programação do pagamento e cadastra no sistema bancário.
Auxiliar Financeiro Encaminha juntamente com os outros compromissos diários ao Supervisor Financeiro.
06 / Assistente 1. Cadastro no sistema Bancário Santander, Itaú, BB ou CEF
Financeiro a. Site: www.santanderempresarial.com.br, www.itau.com.br,
www.bb.com.brou www.cef.com.br
b. Colocar os dados da agência e conta.
c. Entre com login e senha.
Dentro do sistema inclui os pagamentos de acordo com cada banco.

CÓPIA Nº:
CONTROLADA 02
 Para os pagamentos na sede da empresa em cheque ou dinheiro, os mesmos serão
liberados a partir das 15h00.

1. Pagamentos em Cheques:
Os cheques deverão ser nominais e com as devidas cópias.

No ato do pagamento o fornecedor deverá assinar comprovante de recebimento do cheque.

Após a emissão do cheque o documento e a cópia do cheque ficarão em uma pasta
aguardando sua compensação para ser baixado no sistema mastermaq ou TOTVS.

2. Pagamentos em Dinheiro:
No ato do pagamento o fornecedor deverá assinar comprovante de recebimento do dinheiro
conforme modelo recibo no servidor, pasta financeiro, modelo recibo.

Supervisor Valida os pagamentos lançados no banco, por meio de senha ou assinatura eletrônica.
07
Financeiro
Recebe os títulos pagos no dia anterior e dá baixa, informando no sistema Mastermaq ou
TOTVS o local (banco) do pagamento, conforme procedimento:
1. Baixa dos Pagamentos no sistema Mastermaq.
a. Com o documento e comprovante em mão ir em:
Movimento>lançamento>Financeiro: Compras.
b. Digitar o nº do movimento que está anotado no carimbo de “lançado” no
documento>Consultar.
c. Lado Direito do computador > Baixar> Conta para baixar (selecione a
conta de origem do pagamento) > Data da Baixa (deve ser a data em que
o documento foi pago)
d. Lado esquerdo do computador> Baixar a Duplicata.

Assistente 2.Baixa dos Pagamentos no sistema TOTVS

08
Financeiro a. Com o documento e comprovante em mãos ir em: Cadastro>
lançamento> contas a pagar> ok.
b. Selecionar a coluna Movimento ou Ref. Movimento> Digitar o nº do
identificador que estará anotado no carimbo.
c. Selecionar o lançamento> ícone baixar> opção sim> Conta para baixar,
data de vencimento, valor pago, se teve imposto verificar se o calculo está
de acordo> Ok.
Importante: Caso o valor do pagamento do título seja diferente do valor do titulo original (ex.:
descontos, juros, multas), deve-se alterar o valor no campo “valor pago” no momento da
baixa.
Após a baixa dos títulos, os mesmos são entregues ao auxiliarfinanceiro para conciliação
bancária.

Supervisor Diariamente pela manhã retiram-se os extratos bancários do que foi pago no dia anterior.
Financeiro/ É feita uma conferência de tudo que foi pago, por meio de análise dos títulos com os extratos
09 bancários, conforme procedimento interno de Conciliação bancária.
Assistente
Envia os documentos para arquivo pela Contabilidade.
Financeiro
Realiza conciliação contábil conforme procedimento interno e arquiva os documentos.
10 Contabilidade Localiza documento e comprovante de pagamento no arquivo físico para entrega quando
requisitado por outro setor.

6.2. PAGAMENTOS DE METRISTAS E PRESTADORES DE SERVIÇOS:

PASSO RESPONSAVEL AÇÃO

Oresponsável pela operação deveránegociar com os prestadores de serviços
um prazo de no mínimo 10 dias para pagamento.
Planejamento/
01 Todas as medições de metristas e empreiteiros passarão pelo setor de
AssistenteFinanceiro
planejamento para sua devida validação e acompanhamento do contrato.
1. Empreiteiros/ Metristas:

CÓPIA Nº:
CONTROLADA 02
 As medições de empreiteiros com o valor superior a R$ 500,00 deverão ser
retido 10% sobre o valor do pagamento. Estes valores deverão ser pagos na
ultima medição conforme acordado no contrato.
Os valores retidos deverão ser totalizados e documentados pelo setor de
planejamento.
Para efetivar os pagamentos dos metristas e empreiteiros é necessário que os
documentos estejam devidamente preenchidos com todos os dados
necessários e assinado/autorizada pelo setor de planejamento. A nota fiscal
referente à medição deverá ser lançada no Nucleus pelo setor de
Contabilidade conforme procedimento de Nota Fiscal.

Para lançamentos das medições:

Condomínios:
a. Cadastra no sistema Mastermaq em contas a pagar,
conforme dados enviados e validados pelo planejamento.
SCP´S:
b. As medições são validadas pelo setor de planejamento e
Assistente Financeiro lançadas pelo setor de Contabilidade.
02

Os pagamentos devem ser cadastrados conforme as datas descritas no item 1

deste procedimento.
Os pagamentos serão feitos em cheques nominais, dinheiro ou transferência
bancária conforme descritos em contrato conforme item 06 do procedimento
acima.

6.3. PAGAMENTO FÉRIAS/ RESCISÕES/ VALE TRANSPORTE/ FOLHA DE PAGAMENTO/ CONSIGNADO/

PENSÃO ALIMENTICIA/ CONTRIBUICAO SINDICAL/ MENSALIDADE SINDICAL:
PASSO RESPONSAVEL AÇÃO
Os documentos/recibos deverão vir com as seguintes informações:

Nome do Fornecedor/ Funcionário, CNPJ/CPF, Centro de Custo, Tarefa e Código do

Departamento De Produto para lançamento do Sistema TOTVS.
01
Pessoal /RH
Se documento for lançado via integração Labore X Fluxus entregar com o numero do
lançamento e previsão para pagamento.

Prazos para entrega dos documentos:

1. FOLHA DE PAGAMENTO/PENSÃO
1.1. Adiantamento: 3 dias úteis antes do pagamento
1.2. Pagamento: 3 dias úteis antes do pagamento

2. FGTS
2.1. Entrega: 2 dias úteis antes do vencimento
2.2. Previsão: Fazer 3 dias úteis do vencimento
Departamento De
02 3. INSS/IRRF
Pessoal /RH
3.1. Entrega: 5 dias úteis

4. CONTRIBUIÇÃO SINDICAL
4.1. Entrega: 5 dias úteis

5. BOLETOS DIVERSOS
5.1. Entrega: 7 dias antes

6. FÉRIAS
6.1. Entrega: 4 dias úteis

CÓPIA Nº:
CONTROLADA 02
 7. RESCISÃO/GRRF
7.1. Aviso Trabalhado
7.1.1. Previsão de pagamento: todo dia 25 do mês anterior
7.1.2. Entrega da guia de rescisão: 2 dia antes
7.2. Pedido de Demissão/Aviso Indenizado
7.2.1. Entrega da guia: 7 dias antes
7.3. Termino de Contrato/Antecipação do termino de contrato
7.3.1. Entrega da guia: 1 dia antes

8. VALE TRANSPORTE
8.1. VT e VA
8.1.1. Entrega: 4 dias úteis antes do 16º dia do mês
8.2. VT Carga avulsa
8.2.1. Previsão: 6 dias antes
8.2.2. Entrega: 4 dias antes

9. RECIBOS
9.1. Funcionários: 3 dias úteis (Prioridade)
9.2. Fornecedores: 7 dias antes do pagamento

- DADOS BANCÁRIOS DE FUNCIONÁRIOS

O RH será responsável por atualizar sempre que preciso.

- PREVISÃO DE PAGAMENTO
O RH deverá encaminhar a previsão de pagamento

Recebe os documentos e registra no sistema quando Mastermaq. Se TOTVS,confere

03 Assistente Financeiro
o lançamento para controle do fluxo de caixa.
04 Supervisor Financeiro Valida e envia documentos para a efetivação do pagamento.
05 Assistente Financeiro Conforme passo 04 do item 6.1.
06 Assistente Financeiro Importante: Realizar cópia dos documentos (FGTS, GRRF, Rescisões) e
comprovantes de pagamentos dos mesmos e enviar para o departamento de pessoal.

6.4. CAIXA INTERNO

PASSO RESPONSAVEL AÇÃO

Previsão
A previsão deverá acontecer pelo responsável do setor no mínimo três dias
Auxiliar Financeiro/
01 antes da retirada do dinheiro, e o mesmo será liberado das 14hs às 16hs.
Supervisor Financeiro
OBS.: Situações de exceção deverão ser autorizadas pelo Supervisor
Financeiro
Caixa Interno Engenheiros
É liberado um valor X de acordo com o pré-estabelecido pelo engenheiro
02 Auxiliar Financeiro responsável (Amiro). O acerto deverá ocorrer até o 1º dia do mês seguinte para
que as notas fiscais sejam aceitas pela contabilidade.

Acerto de Contas
O acerto deverá acontecer no máximo sete dias após o adiantamento. O
03 Auxiliar Financeiro mesmo deverá ter os documentos deverão ser devidamente preenchidos com
o carimbo para lançamento contábil..
Não será feito outro adiantamento antes de acertar algum pendente.

Reembolso
04 Auxiliar Financeiro Será realizado três dias após a entrega do documento (recibo, NF),
devidamente preenchido com o carimbo de autorização das 14hs às 16hs.

CÓPIA Nº:
CONTROLADA 02
7. CONSIDERAÇÕES:

Todos os cheques serão emitidos nominais.

Qualquer pagamento deverá seguir este fluxo, caso contrário será aberto uma FO para tratamento do não
cumprimento do procedimento.

CONTROLE DE REVISÃO
DATA REVISÃO HISTÓRICO
22/01/2014 01 Revisão geral do documento.
05/02/2015 02 Alterado os responsáveis pelas atividades e adequação geral do PO.

CÓPIA Nº:
CONTROLADA 02