MISSÃO

Implantar soluções que permitam a recuperação de ativos, atendendo aos clientes

com padrões elevados de eficiência, transparência e rapidez,efetuar os
recebimentos dos títulos em carteira/banco, bem como cheques devolvidos e
cobranças efetuadas por terceiros, com a maior agilidade possível.
 INTRODUÇÃO

A administração das Contas a Receber preocupa-se com o crédito concedido

aos compradores de produtos e serviços da empresa, interagindo com a área
de marketing, constitui importante elemento para a consecução dos
objetivos de venda, como instrumento de atração e procura para o que a empresa
oferece no mercado, além de influenciar o Fluxo de Caixa. Contas a Receber se
refere a contas correntes, crédito parcelado e contratos de venda a prazo e
condicional merecendo adoção de alguns critérios, tais como:

a) Fixação de prazo para pagamento pelos clientes: considerando entre

outros aspectos, os prazos das contas a pagar da empresa; uma vez que
prazos muito elásticos no contas a receber podem contribuir para uma maior
necessidade de capital de Giro.

b) Fixação dos critérios para seleção de clientes: a empresa deve manter um

cadastro de clientes contendo as informações básicas do mesmo do tipo
nome principal documento de identificação, endereços residencial e
comercial, referencia pessoais e comerciais, rendas etc. Além do cadastro, é
interessante que a empresa procure checar tais informações de tempos em
tempos (quanto à atualização dos dados pelo cliente no ato de uma compra)
junto à instituição de apóio a atividade comercial e de proteção ao crédito
como SPC, bancos, Serasa, cheque-cheque etc.

c) Estabelecimento de limites para concessão de créditos (valores máximos e

mínimos financiáveis pela empresa e cada cliente): a empresa cria limites
para financiamento a seus clientes com base na capacidade de pagamentos
de diferentes faixas de renda. Algumas instituições de crédito a algumas
empresas costumam se resguardar de possíveis prejuízos com a
inadimplência de seus clientes, limitando o crédito a 30% da renda
comprovada.

d) Definição dos instrumentos de garantia dos valores a receber do tipo

duplicatas, notas simples, etc.: não só um bom cadastro e uma boa consulta
ao SPC bastam. A empresa, sempre que possível, deve utilizar de um
instrumento legal que possa garantir o recebimento da dívida assumida pelo
cliente, mesmo que judicialmente. Entretanto, observa-se também, no caso
brasileiro, forte aceitação pelo chamado “cheque pré-datado”, não obstante
o cheque ser considerado pelo sistema financeiro como sendo uma ordem
de pagamento á vista e a notinha não tem nenhum valor legal jurídico sem
assinatura.

e) Formatação de política de cobrança incluindo métodos de cobrança a

adotar: muitas empresas negligenciam suas contas a receber, sobretudo as
de menor valor. Atualmente, são inúmeras as facilidades de se trabalhar com
uma cobrança bancária, que além de ágil e segura, dependendo do tipo,
proporciona maiores garantias no tocante ao recebimento dos valores
devidos pelos clientes, com a chamada cobrança em cartório.

Fonte: Apostila dominando sua empresa - IDE

1.0
RESPONSABILIDADES

1.1 Emissão e Envio de boletos conforme Nota Fiscal para expedição /e ou

cliente.

1.2 Encaminhar ao Serviço de Proteção ao Crédito (Protesto/Serasa) os maus

pagadores com a ciência expressa do responsável pelo departamento
financeiro.

1.3 Viabilizar meios para liquidação de recebíveis em atraso (negociação,

parcelamento, redução de juros, abatimentos, devolução de mercadorias,
dentre outros), de maneira satisfatória não ferindo o Código de Defesa do
Consumidor.

1.4 Acompanhamento diário dos Boletos vencidos remetendo informações

ao gerente financeiro.

1.5 Conferir juros e/ou encargos financeiros cobrados sobre os recebimentos

em atraso.

1.6 Análise, Liberação e Aumento de crédito para os clientes (novos e

antigos) dentro das normas estabelecidas pela empresa.

1.7 Elaborar demonstrativo mensal da cobrança, visando manter controle

dos boletos em aberto e o controle do número de clientes inadimplentes.

1.8 Controle atualizado dos índices econômico-financeiros mais utilizados

pela empresa.

1.9 Informar aos bancos os procedimentos em relação à cobrança de clientes

inadimplentes.

1.10 Acompanhar os casos de compensação de débitos com devolução de

mercadorias pelos clientes.

1.11 Verificar os casos de cobranças judiciais efetuadas por empresas

especializadas.
2.0 PROCEDIMENTOS

Ficha Cadastral – Concessão de Crédito

2.1 Manter controle físico numa pasta de A-Z (Análise de Crédito).

2.1.1 Este documento deverá está devidamente preenchido e assinado pelo

cliente, atentando a todos os requisitos e terá um prazo máximo de 48 horas
para aprovação do Crédito.

2.2 Enviar informação via email ao vendedor em relação aos orçamentos

aprovados para que o mesmo transforme-o em pedido.

2.2.1 O Analista de Crédito completará as informações do sistema através da

Ficha Cadastral e, concederá um Limite de Crédito conforme pontuação de
risco; atualizando o sistema de Cadastro de Clientes com esses dados para
que as vendas sejam realizadas dentro do perfil (parâmetros) do cliente;
marcar campo “bloquear cliente” após 10 (dez) dias de vencimento do título
sem comprovação de pagamento.

2.3 A Ficha Cadastral é um documento restrito do setor financeiro.

2.4 Caso não haja aprovação por restrições o vendedor deverá ser
informado somente que foi constatada irregularidades e/ou restrições (sem
detalhamento das restrições verificadas). Em seguida toda documentação
deverá ser devolvida para o vendedor para nova negociação ou
cancelamento definitivo do orçamento/pedido.

IMPORTANTE

 Para os clientes com pendências financeiras, não poderá ser emitido pedido de
venda ou de serviço até a regularização da dívida.

 Para uma ágil aprovação de venda a prazo o responsável pelas contas a receber
deverá atentar principalmente para verificação:

 CNPJ
 CPF’s
 Data de Constituição da Empresa
 Referências Bancárias e Comerciais
  Histórico da Empresa
3.0 ORÇAMENTOS & PEDIDOS

3.1 O vendedor envia o orçamento ao financeiro junto com a ficha cadastral em caso
de clientes novos, no caso de clientes ativos apenas o orçamento, após analise do
orçamento havendo aprovação o crediarista envia a informação via email, para o
vendedor informando que o cliente estar apto, este por sua vez converte o
orçamento em pedido e responde ao email do crediarista informando o numero do
pedido conforme orçamento número tal.

3.2 O crediarista escreve o numero do pedido no orçamento, carimba, assina e

devolve ao vendedor.

3.3 Havendo pagamento antecipado ou parte dele o crediarista anexar o

comprovante de pagamento no orçamento devidamente preenchido.

3.4 É de muita importância que no orçamento conste o número do pedido para

posterior rastreamento.

ATENÇÃO:
Horários de Recebimentos dos Orçamentos/Pedidos:
 Manhã das 11:00 às 12:00.
 Tarde das 16:00 às 17:00.
 Não serão aceitos Orçamento sem prévio acordo e assinatura do
cliente.
 Os boletos de entrada serão emitidos no faturamento com
vencimento para 10 dias, e será encaminhado ao cliente via email.
4.0 TITULOS EM ATRASOS

4.1 Protestar, incluir no Serviço de Proteção ao Crédito, Bloquear no Sistema

os clientes que tiverem títulos vencidos (sem pagamento) a partir do décimo
dia.

4.2 Clientes devedores estarão impossibilitados de efetuar compras à vista até

que os títulos em abertos sejam devidamente negociados e quitados junto ao
Setor Financeiro que autorizarar o desbloqueio do cadastro.

4.3 Depois de efetuados todos os meios e tentativas para recebimento dos

títulos em aberto, mediante:
Comunicação Formal, Notificação e aviso de cobrança
junto ao cliente devedor, deverá ser juntada toda
documentação comprobatória e comprovantes de
entregas (fax, emails, Correspondências),
encaminhando-as ao gerente financeiro para que seja
feita “cobrança judicial”.
4.4 Todas as despesas oriundas das retiradas do sistema de Protesto, Serasa e
Outros serão de inteira responsabilidade dos clientes.

4.5 Concessões de crédito e desbloqueio do cliente deverá ser feita através da

solicitação em anexo.

4.6 Emissões de cartas de anuência e exclusão no Serasa depois dos

recebimentos dos mesmos bem como todas as despesas originadas do
protesto/negativação de títulos.

4.7 Os títulos não deverão ser encaminhados para protesto ou Serasa sem
Aviso Prévio aos clientes e representantes (no caso de insucesso no contato
com o cliente).
5.0 FORMAS DE COBRANÇAS

5.1 Comunicar aos clientes com no mínimo 5 (cinco) dias de antecedência os

vencimentos dos títulos através de email ou fax (conforme anexo).

5.2 Dois dias após o vencimento que o título estará sujeito a protesto, (conforme
anexo).

5.3 A prorrogação de títulos obedecerá ao critério de solicitação pelo cliente com no

prazo mínimo 3 (três) dias antes do vencimento.

OBSERVAÇÃO: Utilizar o Sistema de Pós Venda (CRM) sempre que manter contato
com o cliente; é imprescindível que todo passo de cobrança esteja devidamente
registrada no sistema, tomando nota das pessoas com quem se teve o contato, bem
como anotações da data e horários, descrevendo o assunto abordado.

Atenção: Esses procedimentos deverão

ser feito via Comunicação registrada e
formal (nunca verbal), havendo
transtorno na falta de comprovação a
responsabilidade será inteiramente do
auxiliar financeiro – setor de contas a
receber.
6.0 BOLETOS E CARTÕES DE CRÉDITOS

6.1 Vendas nos Boletos e no Cartão de Crédito só poderão ser emitidas com base
nas Notas Fiscais, conforme instrução do faturamento – para que os procedimentos
legais sejam previamente cumpridos.

7.0 GESTÃO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER

7.1 Acompanhar diariamente os vencimentos dos recebimentos no sistema de

gestão financeira de Contas a Receber, de cobrança, nos extratos bancários dando
quitação assim que o título for baixado.

REFLEXÃO: “O acompanhamento e
controle dos recebíveis são de extrema
importância para tomada de decisão da
diretoria; diagnosticar, ter
conhecimento de toda situação
prestando informações aos Gestores da
Empresa e Parceiros Clientes,
antecipando e informando aos gestores
sobre a posição das movimentações
financeiras”.

7.2 As Vendas efetuadas com entradas têm PRIORIDADE no atendimento.

8.0 ARQUIVOS

8.1 Todos os documentos originados das vendas são de inteira responsabilidade do

auxiliar financeiro – contas a receber. Este por sua vez manterá devidamente
arquivados para futuras consultas em caso de necessidade destes documentos.
Guardar de forma ordenada facilitando o acesso (Nota Fiscal, Orçamentos, Pedidos,
Emails, Ficha Cadastral de Análise de Crédito {assinada pelo cliente}, Comprovantes
de Envio/Entrega ao Cliente).

8.1.1 Os clientes com títulos vencidos,

decorrendo o prazo de 30 (trinta) dias
as NF/NS deverão ser arquivados na
pasta de inadimplentes, por ordem
alfabética.
8.1.2 Havendo quitação, a nota deverá
ser retirada da pasta: Clientes
Inadimplentes imediatamente.
8.1.3 As notas de Amândio, Ruy e
Renato ficarão dentro de um envelope,
na letra inicial e todo final do mês o
contas a receber fará o fechamento das
contas.
8.1.4 Arquivar todos os pedidos de
compra em nome dos
funcionários/representantes e enviá-
los todo dia 24 ao Setor de Recursos
Humanos para lançamento na Folha de
Pagamento e Comissão.