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TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO

Contas a receber
Cada empresa tem uma política de crédito própria. Ou seja, além da
possibilidade de vender à vista, que é sempre a melhor opção para a empresa, é
costume a permissão para a comercialização de outras formas, com prazos
posteriores de pagamento.

Isso pode aumentar substancialmente o volume das vendas, visto que,

muitas vezes, o cliente não está disposto a pagar à vista, mas se sente tentado a
realizar a compra diante da possibilidade de levar o produto naquele momento e
efetuar o pagamento depois e de forma parcelada, em duas, três ou mais vezes.
Em muitos casos, essa possibilidade funciona como um atrativo para a finalização
do negócio.

A concessão do crédito é uma atividade muito importante da administração

financeira. Se mal estruturada, pode trazer enormes prejuízos à empresa. Por
outro lado, não conceder crédito (possibilidade de se comprar a prazo) pode
reduzir a entrada de recursos, em função de uma provável diminuição de vendas.

Portanto, neste capitulo, vamos abordar o funcionamento do setor de contas

a receber, que é o responsável pelo controle de crédito, recebimento, emissão e
envio de notas fiscais, verificação de recebimento e cobrança de inadimplentes.

Fluxo e processos

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O setor de contas a receber é o responsável pela administração da conta

“clientes a receber”, do ativo da empresa. A sua importância possibilita benefícios
para os gestores financeiros, entre eles:

Conhecer clientes que pagam em dia.

Conhecer o montante a receber em um determinado período,

possibilitando comprometer estes valores em algum compromisso
financeiro da empresa.

Ajuda a programar cobranças.

Conhecer o perfil de cada um dos seus clientes e saber quais são os

responsáveis pela maior parte do faturamento.

Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa da empresa.

Mas, para a efetivação desses benefícios, é necessário que se conheça os

processos padrões desse setor, adotados pela maioria das empresas.

Para a melhor compreensão do fluxo do setor de contas a receber, vamos

utilizar um exemplo prático.

Digamos que sua empresa, a GYS Maquinários, venda máquinas para produção de uma peça
exclusiva. O Sr. Fulano, dono da empresa XY, quer comprar uma de suas máquinas, no valor
de R$ 200.000,00, porém de forma parcelada, em seis vezes no boleto. Nesse caso, o
vendedor da sua empresa manda um pedido, com os detalhes da negociação, para o setor de
contas a receber realizar a:

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Análise de crédito

Nessa etapa serão analisadas as informações financeiras da

empresa XY, para poder liberar a negociação, conforme
normas pré-estabelecidas pela GYS Maquinários. Caso seja
negado, o setor irá sugerir outra forma de negociação do pagamento; ao
invés, por exemplo, de seis parcelas, que sejam efetuadas quatro. Se o
cliente não aceitar, encerra-se a negociação, podendo arquivar ou cancelar o
pedido. Caso seja aprovado, a próxima etapa contemplará o: Processo de
recebimento.

Processo de recebimento

Nessa fase, deve-se realizar o pagamento, à vista ou a prazo,

negociado no pedido aprovado anteriormente. No nosso
exemplo, deve-se emitir os boletos bancários acordados,
sendo estes encaminhados antes ou juntamente com a: Nota fiscal emitida.

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Nota fiscal emitida

Com o processo de recebimento, a nota fiscal da venda do

produto ou de serviço prestado é emitida, com todas as
informações do pedido e dos comprovantes de recebimento de
pagamento, sendo, então, encaminhada para o cliente. Depois disso, é
importante que o setor de contas a receber faça um acompanhamento das
contas de recebimento a prazo para saber se foram pagas ou não. No nosso
exemplo, a XY não pagou a terceira parcela do boleto bancário dentro do
prazo. Dessa forma, deve-se acionar os procedimentos de: Cobrança e
negociação..

Cobrança e negociação

Essa etapa é feita caso não haja pagamento do cliente dentro

do prazo estipulado, aplicando os procedimentos padrões. Se
não houver pagamento ou acordo, a cobrança precisará ser
feita de forma judicial. Caso haja o recebimento, encerra-se o procedimento
do fluxo..

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Figura 1 - Fluxograma dos processos do setor de contas a receber

Com essas informações compartilhadas, vamos, agora, detalhar alguns

procedimentos. Vamos começar com a análise de crédito.

Análise de crédito
Nessa etapa, primeiramente, é necessário conhecer a política de crédito
adotada pela empresa, para que se possa fazer a análise adequada da concessão
de crédito ao cliente.

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A política de crédito de uma empresa define formas de concessão de crédito

com base nas condições presentes e expectativas futuras da situação econômico-
financeira da empresa, das condições da economia e do mercado em que a
empresa atua. Na maioria dos estabelecimentos, elas são aplicadas quando a
venda não for feita à vista ou em cartão de crédito ou débito, mas sim quando for a
prazo, conforme veremos no tópico “processo de recebimento”.

Segundo critérios, geralmente utilizados no mercado, o estabelecimento de uma política de

crédito envolve o estudo de três elementos básicos, a saber: seleção de cliente, prazos de
crédito e limites de créditos.

Seleção de clientes

Trata-se de uma avaliação do risco que o potencial cliente gera, em face do aumento das
vendas e lucros que ele pode proporcionar. Normalmente, as empresas atribuem pontuações
para cada critério apresentado. Essa pontuação depende de cada empresa, de acordo com
critérios que ela julga mais adequados para análise. No dia a dia, podemos ilustrar esses
critérios, por exemplo: consultas a entidades como o Serasa e SPC, comprovação de renda,
tempo mínimo de conta bancária, referências, entre outras. Todos esses itens, certamente,
fazem parte da seleção dos clientes, de acordo com a política de crédito da empresa.

Prazo de crédito

Depois de selecionados os clientes, para os quais a empresa concederá crédito, ela deverá
informar o prazo para o pagamento das vendas. Trata-se de delimitar quanto tempo o cliente
terá para efetuar o pagamento. Quanto maior o prazo para o efetivo recebimento das vendas,
maior tenderá a ser o montante investido em contas a receber. Lembre-se de que os períodos
de recebimento das vendas devem estar sincronizados com os períodos de pagamentos, para
evitar o desequilíbrio do fluxo de caixa empresarial.

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Limite de crédito

Após a definição de quem poderá obter crédito na empresa e quanto tempo disporá para o
efetivo pagamento, os gestores devem definir qual é o montante que será cedido, ou seja, “até
quanto”. Essa decisão deve considerar o risco de perda do valor que a empresa assume ao
ceder crédito, em face da probabilidade de não pagamento. Trata-se de comparar o que a
empresa ganha com o montante cedido ao cliente e o risco que ela corre por ceder esse valor.

Para ilustrar esses critérios, digamos que uma empresa adote uma política
de crédito, a partir de uma pontuação de 0 a 100 pontos, os padrões de crédito da
empresa recomendam aceitar todos os solicitantes com 80 pontos ou mais;
conceder créditos limitados, numa base experimental, a solicitantes com
classificação entre 70 e 80 pontos e rejeitar os solicitantes com menos de 70
pontos, com base em algumas características de pontuação, com os respectivos
pesos.

Em certo período, três solicitações apareceram e geraram os seguintes

resultados:

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Solicitante

Características financeiras e A B C
creditícias
(De 0 a 100
pontos)

Referência de crédito 15 22,5 20

Nível de escolaridade 10,5 10,5 12

Casa própria 10 9 6

Nível de renda 7,5 8 8

Histórico de pagamento 18 25,5 21

Tempo de emprego 5 6 9

Total 66 81,5 76

A empresa pode conceder crédito ao solicitante B;

crédito limitado, ao solicitante C e rejeitar o solicitante
A.

Um ponto que deve ser considerado é a necessidade de agilidade na

operação de concessão de crédito, pois não se pode aplicar muito tempo no
levantamento e análise das informações, sob pena de o cliente desistir ou do custo
para esse procedimento tornar-se muito elevado em relação ao valor do crédito.

Procedimento de recebimento
Sendo aprovado o pedido, deve ser feito o procedimento de recebimento - ou
pagamento - do produto, mercadoria ou serviço oferecido. O pagamento é a
principal forma de extinção das obrigações, pois é um procedimento muito comum

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e ocorre com grande frequência na sociedade, pois toda obrigação deve ser
cumprida.

As formas de pagamentos mais comuns encontradas no mercado são: à

vista e a prazo.

Pagamento à vista

É o pagamento feito no ato da compra. É débito quitado de imediato e sem

parcelas adicionais. Quando se diz que determinado produto foi pago à vista,
significa que a totalidade do seu valor foi descontada de uma só vez, em um
prazo inferior a 30 dias.

Os principais tipos de pagamento à vista são:

Pagamento em dinheiro

Depósito bancário

Boleto bancário

Cartão de débito

Cheque a vista

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Pagamento a prazo

O pagamento pode ser efetuado, futuramente, por meio de prestações (a

crédito).
Representa a parcela do valor total de um produto, fazendo com que o
comprador pague em frações, usualmente mensais.

Alguns tipos de pagamento a prazo são:

Cartão de crédito

Nota promissória

Letra de cambio

Duplicatas

Cheques pré-datados

Como vimos anteriormente, a principal preocupação de verificação do setor

de contas a receber está no pagamento a prazo, pois está diretamente relacionado
com crédito disponibilizado ao cliente. Porém, em operações com cartão de
crédito, esse tipo de preocupação não existe, pois o pagamento da venda é
garantido para a empresa (com um desconto de percentual estabelecido em
contrato) e todo o processo de cobrança fica a cargo da instituição financeira
responsável pelo cartão.

No entanto, nos demais tipos, deve-se ter atenção à verificação e emissão dos devidos
documentos não fiscais, conforme visto nos conteúdos abordados anteriormente. Alguns
exemplos de cuidados que precisam ser observados:
Os vencimentos, para pagamento das parcelas, devem estar de
acordo com a negociação aprovada pela análise de crédito.

Os valores de cada parcela precisam estar de acordo com o total

estabelecido na venda.

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Após a confirmação do pagamento, é fundamental que:

Seja encaminhado para o setor responsável o pedido e, dependendo

da negociação, o comprovante de quitação, como o recibo da
máquina de cartão de débito/crédito, comprovante de depósito, entre
outros, para que possa ser feita a emissão da nota fiscal para o
cliente.

Se o modo de pagamento acontecer por meio de documento não

fiscal, como duplicatas, é preciso o encaminhamento das devidas
parcelas antes ou juntamente com as notas fiscais.

Nota fiscal: conferência, emissão e encaminhamento

O próximo passo, após a confirmação de recebimento ou aprovação do
crédito, é a realização da conferência ou emissão da nota fiscal (NF), para que ela
seja encaminhada ao cliente.

Geralmente, nas empresas a emissão é feita pelo setor de faturamento,

ficando, para o setor de contas a receber, a responsabilidade de conferir e enviar a
NF. Entretanto, a emissão também pode ser feita por este setor, pois ele é o
responsável por encaminhar ao cliente os documentos não fiscais, como as
duplicatas, por exemplo.

Vimos anteriormente os tipos de notas fiscais, bem como as noções fiscais,

sendo essas informações fundamentais para os cuidados na emissão e/ou
conferência das NF de venda do produto, mercadoria ou serviço.

Pelo motivo da maioria dos estabelecimentos utilizarem Nota Fiscal

Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), vamos conferir
quais são as informações que devem aparecer na emissão e conferência delas.

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Figura 2 - Nota Fiscal Eletrônica

Fonte: Adaptado de: <http://www.concrecity.empresascity.com.br​/upload_pic/​
images/CONCRECITY​-Imagem-DANFE-19-10.jpg>

1. Data de emissão: corresponde à data de concretização da venda do

pedido, ou seja, pelo reconhecimento do recebimento do pagamento à vista ou da
confirmação de crédito, feita para pagamentos a prazo. Nas NF-e, os campos
“data de entrada” e “hora de saída” devem ser preenchidos de forma eletrônica ou
escrita à mão pela expedição, quando o cliente receber o produto.

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2. Dados do destinatário: serão preenchidos os dados do cliente, como CPF

ou CNPJ, nome completo, endereço, telefone, e-mail, entre outros dados. Duas
preocupações devem ser verificadas nesse campo:
- Os dados descritos na Nota Fiscal devem estar de acordo com o do pedido
aprovado.
- Deve ser informado o máximo de dados possíveis, para que haja integridade na
informação do cliente.

3. Dados do produto/serviço: também conhecido nas NFS-e como

“discriminação dos serviços”, nesse campo deve constar o produto, a mercadoria
ou o serviço vendido, com suas especificações técnicas (nome do produto,
quantidade, peso etc.) e fiscais (CFOP, impostos incidentes, entre outros), de
acordo com a região da empresa.

4. Cálculo dos impostos: nessa parte os cálculos dos impostos devem

aparecer e devem ser informados nos dados do produto/serviços, constando as
bases de cálculos e os valores de impostos gerados, como ICMS, IPI e ISSQN.
Caso haja algum valor errado, procure verificar o erro e corrigir ou nos dados do
produto ou com o responsável pela área fiscal de sua empresa.

5. Outras informações: também conhecido como campo de “dados

adicionais” na NF-e, pode constar:
- Informação a ser escrita, correspondente à parte fiscal do produto, mercadoria ou
serviço (como no caso de isenção de produto previsto em lei específica).
- Os dados do tipo de recebimento feito ou a ser realizado pelo cliente, como
cartão de crédito, cheque, entre outros, EXCETO os que forem feitos por
duplicatas.

6. Fatura (exclusiva das NF-e): nesse campo, os vencimentos e os valores a

serem pagos nas duplicatas encaminhadas ao cliente serão descritos.

7. Transportador (exclusiva de NF-e): deve ser informada a forma de envio

do produto ou mercadoria para o cliente: pela expedição, transportadora própria ou
terceirizada. Nessas duas últimas modalidades, é preciso completar com o

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máximo de informações da transportadora, do veículo que irá transportar a

mercadoria, dentre outros dados.

Figura 3 - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

Fonte: Adaptada de
https://barramansa.nfe.com.br/nfse/App_Themes/PMBM/images/nota_exemplo.jpg

1. Data de emissão: corresponde à data de concretização da venda do

pedido, ou seja, pelo reconhecimento do recebimento do pagamento à vista ou da
confirmação de crédito, feita para pagamentos a prazo. Nas NF-e, os campos
“data de entrada” e “hora de saída” devem ser preenchidos de forma eletrônica ou
escrita à mão pela expedição, quando o cliente receber o produto.

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2. Dados do destinatário: serão preenchidos os dados do cliente, como CPF

ou CNPJ, nome completo, endereço, telefone, e-mail, entre outros dados. Duas
preocupações devem ser verificadas nesse campo:
- Os dados descritos na Nota Fiscal devem estar de acordo com o do pedido
aprovado.
- Deve ser informado o máximo de dados possíveis, para que haja integridade na
informação do cliente.

3. Dados do produto/serviço: também conhecido nas NFS-e como

“discriminação dos serviços”, nesse campo deve constar o produto, a mercadoria
ou o serviço vendido, com suas especificações técnicas (nome do produto,
quantidade, peso etc.) e fiscais (CFOP, impostos incidentes, entre outros), de
acordo com a região da empresa.

4. Cálculo dos impostos: nessa parte os cálculos dos impostos devem

aparecer e devem ser informados nos dados do produto/serviços, constando as
bases de cálculos e os valores de impostos gerados, como ICMS, IPI e ISSQN.
Caso haja algum valor errado, procure verificar o erro e corrigir ou nos dados do
produto ou com o responsável pela área fiscal de sua empresa.

5. Outras informações: também conhecido como campo de “dados

adicionais” na NF-e, pode constar:
- Informação a ser escrita, correspondente à parte fiscal do produto, mercadoria ou
serviço (como no caso de isenção de produto previsto em lei específica).
- Os dados do tipo de recebimento feito ou a ser realizado pelo cliente, como
cartão de crédito, cheque, entre outros, EXCETO os que forem feitos por
duplicatas.

Para emitir a Nota Fiscal, as empresas usualmente possuem programas que

estão integrados com outras áreas, como a tesouraria e contabilidade. Entretanto,
caso a entidade não possua um programa integrado, é preciso emitir a NF e
depois fazer os lançamentos da venda e dos recebimentos nos sistemas, planilhas
ou outros documentos disponibilizados pela empresa.

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Cobranças e negociações
Após a realização da emissão da Nota Fiscal, o próximo passo é receber
pela venda efetivada, quando for venda a prazo.

É importante que os que trabalham no setor de contas a pagar façam um

controle periódico (por semana, quinzena ou mês) dos recebimentos efetivos das
parcelas pagas, de acordo com os respectivos vencimentos acordados. Desta
forma, três tipos de clientes podem ser encontrados:

Adimplentes: os que pagam antecipadamente ou em dia.

Inadimplentes: os que pagam com atraso de até 30 dias.

Insolventes: os que estão em fase de negociação ou que não

pagaram.

A preocupação das empresas está diretamente relacionada com os clientes

insolventes, visto que os outros pagam suas contas. Para isso, o setor de contas a
receber deve ter uma sólida política de cobrança, de acordo com a estratégia da
empresa, para o efetivo recebimento das vendas a prazo, já concretizadas.

Uma política rígida pode inibir as vendas de uma empresa. Por outro lado,
organizações que possuem sistemas agressivos de cobrança obtêm mais sucesso
nas negociações.

Nos casos em que o crédito está vencido, os contatos com o cliente devem
levar em consideração o histórico de relacionamento e podem seguir o seguinte
roteiro:

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Telefonema: informando o cliente sobre o esquecimento do pagamento.

Carta e/ou e-mail: se por telefone a situação não foi resolvida, uma
correspondência física e/ou virtual, contendo informações sobre o vencimento da
dívida, pode ser enviada. Posteriormente, uma renegociação pode ser proposta.
Terceirização: caso a carta e/ou e-mail falharem, a contratação de escritório de
cobrança pode ser uma alternativa. Negativação: não ocorrendo recebimento, faz-
se o envio do nome do cliente para os serviços de informação. Cobrança judicial:
última alterativa, a cobrança pode ser feita por via judicial.

Lembre-se de que o sistema de cobrança das empresas gera custos, e,

portanto, devemos garantir que o gasto com a cobrança não seja maior que o
montante devido pelo cliente.

Agora que concluímos o estudo desse conteúdo, é a sua vez de pesquisar!

Na empresa que você trabalha, ou pretende trabalhar, procure saber como
funciona o setor de contas a receber, como ele está estruturado, quais são as

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atividades e sistemas utilizados, pois você poderá encontrar algumas diferenças

entre o que foi apresentado no conteúdo e a realidade da empresa. Nesse caso,
informe-se sobre as normas internas ou faça treinamentos que lhe ajudem a
entender os procedimentos legitimados pela empresa.

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