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Régua de
Cobrança:
como profissionalizar a
comunicação com seus
clientes.

asaas.com
Sumário

03 Introdução

06 O que é a régua de cobrança?

09 Como a régua de cobrança pode ajudar a

reduzir a inadimplência dos clientes?

12 Como elaborar uma régua de cobrança

eficiente?

15 Qual é a importância de uma boa relação

com o cliente?

19 Conclusão
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ASAAS . Régua de cobrança

Introdução
 Introdução

Para quem é autônomo, ter processos e estratégias eficazes

para o controle e redução da inadimplência é uma tarefa
constante e nada fácil.

Aliás, ainda é preciso planejar todos os pagamentos e ter um bom

relacionamento com os clientes, de modo que esses pagamentos
em atraso não se tornem um problema grave para o seu caixa. Nessa
árdua tentativa, a régua de cobrança vem sendo utilizada como uma
ferramenta eficaz.

As micro e pequenas empresas são aquelas que mais sofrem com o não
pagamento de parcelas que foram acordadas no momento da venda.
Afinal, nem sempre o caixa tem recursos ou capital de giro suficiente
para arcar com as inadimplências.

Todo esse cenário dificulta o controle financeiro e a gestão de crédito, já

que o rombo nos recebimentos influencia diretamente na sua tratativa
com os consumidores, o que acaba inviabilizando a satisfação de ambos.
ASAAS . Régua de cobrança

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 No entanto, ao mesmo tempo em que você precisa receber o seu
dinheiro, é importante que tenha boas práticas de cobrança, pois,
caso contrário, correrá o risco de perder o seu cliente e ainda sair com
uma péssima imagem dessa situação, por mais que esteja na postura
de credor. Nesse aspecto, a régua de cobrança também se torna uma
grande e fundamental ajuda.

Pensando em casos como esses, elaboramos este guia, para que entenda
do que se trata essa régua, como desenvolvê-la na sua empresa. Por fim,
falaremos sobre a importância da sua relação de parceria com os clientes
e de que maneira essa ferramenta pode ajudar.
ASAAS . Régua de cobrança

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 O que é a
régua de
cobrança?
ASAAS . Régua de cobrança

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 O que é a régua de
cobrança?

A rotina de qualquer empresa, não importa o porte nem mesmo o

segmento, é repleta de processos e estratégias, que visam o melhor
gerenciamento de departamentos e dos recursos disponíveis. Afinal, uma
gestão inadequada, inclusive de inadimplentes, pode levar negócios à
falência.

Para ajudar nessa tarefa, destacamos a régua de cobrança.

Essa ferramenta é uma estratégia que objetiva a redução de
clientes devedores no seu empreendimento, por meio da
definição de quando e como cada etapa da cobrança será
feita.

Em outras palavras, você fará um mapeamento sobre os valores que

estão em aberto e a maneira com que eles serão cobrados, antes mesmo
do pagamento se tornar atrasado.

Para isso, você utilizará ferramentas, de preferência aquelas que fazem

uso da tecnologia, para que envie alertas e lembretes antes da data de
vencimento, no dia e após o vencimento. Um bom exemplo disso são
os serviços de crédito para celular, isto é, aqueles planos pré-pagos. Os
clientes sempre recebem mensagem dos tipo “Faltam x dias para a
expiração de seus créditos”.
ASAAS . Régua de cobrança

Para usar a régua da inadimplência, indicamos que você tenha um

sistema ou utilize uma plataforma para cobranças. Tendo isso disponível
na sua empresa, ao fechar uma venda e cadastrar os dados do
comprador, a régua deve cumprir os seguintes passos:

• enviar a fatura de venda;

• enviar um lembrete sobre a data de vencimento;

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 Esses dois passos são padrões para qualquer tipo de acordo e cliente.
Então, se o consumidor efetuou o pagamento da fatura antes da data
estipulada ou no dia do vencimento, está tudo certo. O processo termina
por aí. No entanto, se o recebimento do valor não foi identificado, a régua
de cobrança fará:

• uma cobrança amigável até uma semana após a data de vencimento;

• alerta de pagamento pendente entre uma e três semanas de atraso;
• notificação de inadimplência após três semanas de atraso.

É muito comum que a régua de cobrança auxilie na redução dos

pagamentos em atraso, pois clientes costumam esquecer as datas e
não necessariamente deixam de fazer o pagamento de propósito. Sendo
assim, os alertas antes do vencimento são de grande eficácia, mas,
infelizmente, os consumidores inadimplentes são uma realidade.
ASAAS . Régua de cobrança

A régua de cobrança também pode ser aplicada por meio de alertas, que
podem ser enviados via SMS ou e-mail, da seguinte maneira:

• cinco dias antes da data de vencimento;

• no dia acordado para vencimento;
• seis dias após a data de vencimento;

08 • de 10 a 12 dias após o vencimento, com notificação de inadimplência.

 Como a régua
de cobrança
pode ajudar
a reduzir a
inadimplência
dos clientes?
ASAAS . Régua de cobrança

09
 Como a régua de cobrança
pode ajudar a reduzir a
inadimplência dos clientes?

Além de ser uma ferramenta simples de utilizar e de fácil

acompanhamento, a régua de cobrança não só auxilia no
recebimento de valores em aberto, mas também diminui
consideravelmente a sua taxa de devedores.

Quando o seu negócio tem muitos clientes inadimplentes ou que

somente efetuam o pagamento das vendas em atraso, surgem diversos
custos e desfalques no seu caixa. O primeiro impacto que destacamos é
o comprometimento do seu lucro, já que a inadimplência é um fator que
custa caro para você.

A falta de pagamentos cria um buraco na sua lucratividade, sendo que,

se isso for recorrente ou em níveis expressivos, você terá que recorrer a
fontes financeiras externas para cobrir o rombo, como empréstimos. Isso
implica em mais gastos desnecessários, porém, se nada for feito para
contornar a falta de pagamentos, é bem possível que você termine o mês
com o caixa no vermelho.
ASAAS . Régua de cobrança

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 Em segundo lugar, a inadimplência resulta na impossibilidade de
fazer previsões financeiras. Sem esse aspecto será difícil, para não
dizer impossível, planejar o seu caixa e compras maiores, de modo que
possa ter um bom controle de estoque e oferecer preços competitivos.
Sem falar na dificuldade que os débitos em aberto causam ao tentar
estabelecer um bom relacionamento entre empresa e comprador.

Considerando esse cenário, a régua de cobrança age na prevenção

dos famosos esquecimentos, que são muito comuns entre os clientes,
pois, como citamos, é recorrente a falta de pagamentos simplesmente
porque o comprador se perdeu na data de pagamento, e não pela falta
de dinheiro.

Outro resultado dessa ferramenta é a imagem madura e profissional

que você passa ao cliente sobre a sua empresa. Afinal, terá uma tratativa
mais delicada, direta e eficiente, sendo que isso é possível em razão do
mapeamento que é feito.

Além disso, é preciso ter um acompanhamento eficaz e detalhado

sobre os clientes que não estão efetuando os pagamentos. Somente
dessa maneira será possível oferecer saídas que beneficiem tanto o
seu recebimento quanto facilitem o pagamento por parte do cliente.
Para isso, indicamos que a régua de cobrança seja alinhada a um bom
sistema, pois assim poderá acompanhar os boletos de cada comprador,
bem como as datas.
ASAAS . Régua de cobrança

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 Como elaborar
uma régua
de cobrança
eficiente?
ASAAS . Régua de cobrança

12
 Como elaborar uma régua
de cobrança eficiente?

Apesar de a régua de cobrança ser uma técnica muito

simples de utilizar, é preciso que tenha atenção. O principal
desafio dessa ferramenta surge quando o empreendedor não
tem um bom controle de suas cobranças, do seu faturamento
ou do seu caixa.

Tendo isso em mente, o primeiro passo para desenvolver a sua régua é

definindo a sua estratégia de cobrança, ou seja, o meio pelo qual entrará
em contato com o comprador e em quais momentos fará isso. À vista
disso, comece estabelecendo:

• enviará lembretes antes da data de vencimento? Se sim, quantos dias

antes?
• enviará que tipo de abordagem e alerta no dia de vencimento?
• serão emitidas mensagens confirmando e agradecendo o pagamento
em dia?
• se o boleto não for pago na data certa, até quanto tempo enviará
alertas de inadimplência antes de tentar contato direto (ligação)?

Após isso, é necessário que você defina os canais pelos quais esses
alertas e mensagens serão enviados. Em relação ao meio de cobrança,
o mais barato é o e-mail, que, apesar de ter sido esquecido por muitos
empreendedores, ainda é uma ferramenta valiosa.
ASAAS . Régua de cobrança

Outra possibilidade é o envio de SMS, porém é um método mais invasivo,

já que a mensagem chegará no celular. Após a sua escolha, é o momento
de definir a periodicidade dos alertas. Veja, a seguir, como você pode
fazer isso por e-mail.

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 • E-mail antes do vencimento
Uma boa prática para que a sua régua de cobrança auxilie na redução
de devedores é enviar alertas antes da data combinada para vencimento
do boleto, pois, como dito, isso evita esquecimentos. Então, sendo essa a
primeira comunicação, a faça em tempo hábil. Por exemplo, cinco dias
antes da data limite para efetuar o pagamento.

• E-mail na data de vencimento

Se o pagamento não foi identificado antes da data determinada, o
próximo passo da sua régua de cobrança é enviar outra mensagem,
lembrando o cliente de que a fatura está vencendo. Para acelerar o
processo de recebimento, uma boa dica é enviar o boleto novamente
nesse tipo de alerta.

• E-mail após o vencimento

Se com todos esses alertas, o comprador ainda não fez o pagamento, há
algo errado. Nessa fase do processo de cobrança, que é bem delicada,
envie dois tipos de e-mail, sendo um alguns poucos dias após o
vencimento – em média de três dias úteis – e outro, caso o pagamento
não seja identificado, mais tempo após a data – normalmente, de 10 a
12 dias. Aqui, também indicamos que já adiante todo o procedimento
de cobrança e já envie os boletos com a correção, ou seja, com os juros
e multas atualizados. Assim, além de facilitar o pagamento, você induz
o cliente a verificar que o vencimento está encarecendo a compra dele,
pois as taxas pesam no bolso.
ASAAS . Régua de cobrança

14
 Qual é a
importância
de uma boa relação
com o cliente?
ASAAS . Régua de cobrança

15
 Qual é a importância de uma
boa relação com o cliente?

Manter um bom relacionamento com os clientes devedores

não é algo fácil, mas extremamente necessário. O modo com
que um consumidor é tratado desde o primeiro contato com
a sua empresa é decisivo para a satisfação e fidelização, bem
como para o recebimento amigável de valores em aberto.

Enxergue o bom relacionamento sempre como uma oportunidade de

manter a sua empresa como primeira opção para o comprador, e ainda
para tentar identificar pontos de insatisfação. Afinal, feedbacks são
essenciais para o crescimento dos negócios.
ASAAS . Régua de cobrança

De acordo com um levantamento feito pela Pesquisa de Endividamento

e Inadimplência do Consumidor (PEIC), somente em janeiro de 2019, a
taxa de brasileiros devedores atingiu a marca de 60,1%. Portanto, é preciso
criar maneiras eficientes e adequadas de lidar com essa realidade, que
atinge empresas de todos os segmentos e portes.
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 Sendo assim, o seu principal objetivo com uma boa tratativa é chegar
a um acordo, ou seja, em uma condição que atenda tanto às suas
necessidades quanto às condições do consumidor. Afinal, é essencial
levar em consideração que uma dívida afeta ambos os lados – empresa e
comprador – por mais que o seu interesse seja receber.

Também é importante ressaltar que, quando você consegue chegar em

um acordo amigável com o cliente, são altas as chances dele se manter
na sua lista de fidelizados, pois o consumidor verá que você entende o
lado dele, que se preocupa com o relacionamento, e não só em cobrar de
maneira agressiva.

Dito isso, para que possa ter uma régua de cobrança eficiente e nada
invasiva, sempre adote tons adequados de linguagem em seus meios de
comunicação, sejam eles indiretos (e-mail, mensagens) sejam eles diretos
(ligação, por exemplo).

Outro ponto importante é sempre manter a lista de e-mails dos clientes

atualizada. Isso evita que você cometa erros de cobrança, como, por
exemplo, enviar notificações de cobrança vencida para clientes que não
estejam devendo. Lembre-se de manter o cadastro dos consumidores
sempre atualizado.
ASAAS . Régua de cobrança

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ASAAS . Régua de cobrança

Conclusão
 Conclusão
A régua de cobrança é uma técnica que pode, e deve, ser facilmente
implantada na sua rotina de gestão, pois somente é necessário que
faça o seu mapeamento, tenha cadastros atualizados e eficientes
meios de disparo de e-mails ou mensagens. Com isso, além de evitar
inadimplências por mero esquecimento e desorganização por parte do
cliente, torna o processo de cobrança mais rápido.

Além disso, é fundamental que tenha um eficaz controle de emissão,

envio e recebimento de boletos, afinal, será a partir dessas informações
e dados que a régua será aplicada. Por fim, sempre preze por uma
linguagem adequada e um relacionamento amigável, pois isso vai ajudar
a manter a satisfação e a fidelização dos clientes.

Sobre o Asaas
Com sede em Joinville (SC), a fintech Asaas oferece serviços financeiros
para pessoas físicas, autônomos, MEIs, médias e grandes empresas,
com soluções completas para gestão de cobranças, pagamentos e
antecipação de recebíveis. Desde o seu lançamento, em 2013, a startup
já recebeu investimentos de mais de R$ 45 milhões. Atualmente
possui 54 mil clientes em todo o Brasil e mais de R$ 3 bilhões já foram
transacionados pela plataforma. Os bons resultados levaram a empresa
a ser escolhida uma das 100 Startups to Watch 2020, pelas revistas
Pequenas Empresas & Grandes Negócios e Época Negócios, estar entre
as 100 mais inovadoras da América Latina pela Innovation Awards Latam
Ranking em 2019 e a figurar nas listas das fintechs para ficar de olho
em 2019 da Fisher, publicada pela Forbes, e do Fintech Mining Report.
ASAAS . Régua de cobrança

Em 2020, o Asaas também recebeu o Prêmio ReclameAQUI 2020 na

categoria de Empresa que mais evoluiu no atendimento.

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