Fechamento Financeiro Mensal

Procedimento Operacional Padrão

SUMÁRIO

1. Introdução ..................................................................................................... 3

2. Pré-requisitos ................................................................................................ 3

3. Documentos necessários ............................................................................... 3

4. Organização da documentação para contabilidade ...................................... 4

5. Conciliação bancária ...................................................................................... 5

6. Saldo do mês ................................................................................................. 6

7. Dicas para ter melhor qualidade nos relatórios gerenciais e encontrar

diferenças no sistema .................................................................................... 6

2
 1. Introdução
1.1. Objetivo

Descrever o procedimento padrão para o fechamento financeiro mensal.

1.2. Responsabilidades

É de responsabilidade do setor ou pessoa encarregada do financeiro fazer o

fechamento financeiro mensal, bem como todos os lançamentos e ajustes necessários.
A documentação deve ser enviada a contabilidade do 5º dia útil do mês até dia 10.

É de responsabilidade do gestor/sócio entregar toda a documentação e informações

necessárias em tempo hábil para quem irá realizar o fechamento mensal.

2. Pré-requisitos
Ter a documentação física e lançamentos realizados no sistema gerencial:

a) Notas fiscais de saída emitidas;

b) Todas as saídas de dinheiro lançadas (recibos, notas fiscais, tarifas bancárias,
etc) dos bancos e caixa interno;
c) Todas as entradas de dinheiro lançadas;
d) Transferências entre as contas bancárias e caixa interno lançadas;
e) Extratos bancários de todas as contas correntes e aplicações/fundos;

3. Documentos a serem enviados à contabilidade

1) Extratos bancários do mês inteiro;
2) Extrato mensal da poupança;
3) Extrato mensal dos investimentos e aplicações (Aplicação Auto Mais, FIC Giro,
Fundos, CDB, Conta Garantida, etc);
4) Relatório de despesas de viagens (se for o caso);
5) Notas fiscais emitidas de serviços prestados e/ou vendas;
6) Borderôs de cobrança (se for o caso);
3
 7) Notas fiscais de entrada, boletos, faturas, fatura do cartão de crédito
detalhada, recibos, cupons fiscais, guias de impostos e contribuições do mês;
8) Holerites, cartões ponto, RPA’s, férias, rescisões, atestados, devidamente
assinados (caso a contabilidade preste o serviço de RH);
9) Comprovantes de pagamento;
10) Relatório do sistema de contas a pagar/receber (se houver).

OBS:

 Todo documento fiscal deve ser enviado à contabilidade no mês da data de

aquisição da mercadoria (data de emissão da nota fiscal) e não apenas aqueles
que foram pagos no mês;
 Todas as compras efetuadas pela empresa, ou serviços tomados, deverão ter a
nota fiscal ou cupom fiscal. Não tem valor contábil os pedidos, orçamentos,
recibos e outros documentos que não possuam autorização de impressão pelos
órgãos competentes. Esses documentos podem ser enviados para a
contabilidade, mas não serão contabilizados como despesa;
 Caso sejam feitos contratos de seguros, empréstimos, financiamentos etc.,
enviar uma cópia do contrato à contabilidade.

4. Organização da documentação para contabilidade

Caso a contabilidade não tenha sugerido como deve ser feita a separação dos
documentos, a seguir uma sugestão para organização:

Separar a documentação por contas bancárias (exemplo: Itaú e Caixa Interno) e por
‘Contas a Receber’ e ‘Contas a Pagar’, conforme exemplo a seguir:

1) Banco X:
a. Contas Recebidas Banco X: São todas as duplicatas, depósitos, etc.
recebidas no Banco X;
b. Contas Pagas Banco X: São todas as notas fiscais, boletos, faturas, fatura
do cartão de crédito, guias de impostos e contribuições pagos no mês
com o Banco X.
4
 2) Caixa Interno:
a. Contas Recebidas Caixa Interno: São os recebimentos em dinheiro no
Caixa Interno;
b. Contas Pagas Caixa Interno: São todas as notas fiscais, boletos, faturas,
fatura do cartão de crédito, guias de impostos e contribuições pagos no
mês com dinheiro do Caixa Interno.

3) Poupança e aplicações: Extratos de poupança e aplicações;

4) Após a conciliação bancária, imprimir os relatórios de ‘Contas a Receber’ e

‘Contas a Pagar’ do sistema gerencial e separar por contas bancárias no seu
respectivo bloco;

5) Se houver mais de uma empresa (2 ou mais CNPJs), a documentação deverá

seguir a mesma lógica acima, mas separando tudo de acordo com seu
respectivo CNPJ ou filias.

5. Conciliação bancária
A conciliação bancária é o processo de fazer um comparativo entre as movimentações
existentes em uma conta bancária e as existentes no controle financeiro (sistema
gerencial ou contábil). Para o Caixa Interno, a conciliação é feita comparando a
documentação física com o sistema.

Depois de toda a documentação organizada, verificar se todos os lançamentos de

Contas a Receber, Contas a Pagar e Transferências estão corretamente lançados.

5
 6. Saldo do mês
Após realizar a conciliação, o saldo final do mês deve ser igual ao saldo do sistema,
para todas as contas bancárias e caixa interno.

Verifique sempre se o Saldo inicial e o Saldo Final estão iguais aos saldos dos extratos.
No caso do Caixa Interno, o Saldo final deve ser o valor em dinheiro do caixinha da
empresa no final do mês.

7. Dicas para ter melhor qualidade nos relatórios

gerenciais e encontrar diferenças no sistema
 Verificar se há algum lançamento feito sem plano de contas (ou categoria);
 Verificar se há algum lançamento feito sem conta bancária;
 Imprimir ou colocar o extrato no Excel para marcar os itens já conciliados;
 Os itens que não estiverem conciliados devem ser revisados;
 Observe se existem valores de rendimento automático no banco e se ele foi
lançado;
 Se o saldo final do sistema não bater com o saldo do banco, conferir se o
saldo inicial está correto, pois a diferença pode estar em meses anteriores;
 Verifique se foi lançado o saldo inicial da conta na migração do sistema.

Fim do procedimento.