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Política de Viagens

NOME DO DOCUMENTO Política de Viagens

VERSÃO 1

DATA 30 de novembro de 2022

AUTOR DO DOCUMENTO Rosangela Pontes

Isabelle Inhaquite e Luana Garcia

REVISADO POR

APROVADO POR Conselho de Administração

 SUMÁRIO
1.Objetivo ............................................................................ 3
2. Termos e definições.......................................................... 3
3. Aplicações ........................................................................ 4
4. Responsabilidade ............................................................. 9
5. Referência ...................................................................... 11

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1. Objetivo
Esta Política de Viagens tem por objetivo estabelecer as diretrizes para o
realização do processo de viagens corporativas adotadas pela Portocem
Geração de Energia S.A., pertencente ao Grupo Ceiba Energy (que será aqui
tratadas como “Companhia”), visando o controle de custos com viagens,
prevenção de erros em caráter contábil e auxílio na identificação de situações
que possam impactá-la.

2. Termos e definições

A seguir são listados os principais Termos e Definições considerados(as)

importantes para o entendimento deste procedimento pelos seus usuários:

(i) Adiantamento: Valor monetário disponibilizado ao viajante em período

antecedente ao início da viagem.
(ii) Fornecedor: Toda pessoa física ou jurídica que forneça insumos ou
materiais ou, ainda, preste serviços para a Companhia.
(iii) Colaboraborador: Todos os colaboradores da Companhia, sejam
empregados, estagiários, trainees ou administradores, em qualquer cargo ou
área.
(iv) Diretor: Membros da Diretoria Executiva, conforme definido no Estatuto
Social.
(v) Conselheiro: Membros do Conselho de Administração, conforme definido
no Estatuto Social.
(vi) Gestor Aprovador: Diretor, ou Gestor indicado pela companhia, para
aprovar via sistema a emissão de passagem, a reserva de hotel, a locação de
veículo ou os demais serviços solicitados por membros de sua equipe pela
mesma via.
(vii) Delegado: Qualquer funcionário indicado pelo Gestor Aprovador para
efetuar aprovações em seu nome, por tempo determinado ou indefinido, a
emissão de passagem, a reserva de hotel, a locação de veículo ou os demais
serviços solicitados por membros de sua equipe via sistema.
(viii) Viagem Corporativa: Qualquer deslocamento aéreo, aquático ou terrestre
que um Funcionário, Diretor ou Conselheiro necessite para desempenhar tarefas
específicas inerentes de sua função por interesses da Companhia.

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3. Aplicações

Estão incluídas nas despesas de viagens: as passagens aéreas, hospedagens,

alimentação, deslocamentos, locação de veículos, adiantamentos.

Esta Norma é aplicável a todos os colaboradores da Companhia.

3.1 Passagens aéreas:

(i) Todos os Funcionários, Diretores ou Conselheiros devem solicitar as

passagens aéreas por meio de agências de viagens através do sistema vigente
à época e seguir as orientações abaixo para escolha de voo.
(ii) Os pedidos inseridos no sistema serão aprovados pelo Diretor da área, ou
seu delegado, via sistema.
(iii) Para fins de organização e otimização orçamentária, o prazo limite para
solicitação de passagens é de 10 (dez) dias de antecedência da data da viagem.
Para prazos inferiores, o sistema e os agentes de viagem solicitarão uma
justificativa que será avaliada pelo gestor aprovador da emissão, ou seu
delegado.

3.2 Classe de Viagem

(i) Passagens Nacionais: As passagens aéreas oferecidas para voos

domésticos serão sempre em classe econômica.
(ii) É permitida a aquisição de assento conforto para todas as viagens acima
de 2 horas. A aquisição do assento conforto deve ser feita diretamente na
emissão da passagem, sendo discricionária para todos os Funcionário, Diretores
e Conselheiros.
(iii) É permitida a marcação de assentos antecipadamente em todos os voos
para garantir o conforto no trajeto. A marcação do assento deve ser feita no
momento da emissão da passagem, por intermédio da agência de viagem, ou na
realização do check-in com a companhia aérea, sendo, no segundo caso, o valor
reembolsado mediante solicitação de reembolso.

3.3 Passagens Internacionais

(i) Passagens internacionais devem ser previamente aprovadas pelo Diretor da

área e obrigatoriamente solicitadas à agência por e-mail, com a respectiva
diretoria em cópia.
(ii) Passagens solicitadas por um Diretor ou Conselheiro devem ser aprovadas
por outro Diretor ou seu delegado.

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3.4 Conferências / Treinamentos / Feiras

(i) As passagens aéreas internacionais de funcionários para conferências,

treinamentos ou feiras profissionais devem ser compradas em categoria
Econômica ou Classe Premium ou ainda em classe Econômica com
aquisição de assento conforto.
(ii) É permitida a chegada com 1 (um) dia de antecedência, sendo todas as
despesas com hospedagem e alimentação de responsabilidade da
Companhia, e é permitido um dia de descanso após retorno ao local de
residência (exceto para voo diurno).

3.5 Reuniões e Demais compromissos

(i) As passagens aéreas internacionais de funcionários para reuniões e

demais compromissos, devem ser compradas em categoria Econômica ou
Classe Premium ou ainda em classe Econômica com aquisição de assento
conforto.
(ii) É permitida a chegada com 1 (um) dia de antecedência, sendo todas as
despesas com hospedagem e alimentação de responsabilidade da
Companhia, e é permitido 1 (um) dia de descanso após retorno ao local
de residência (exceto para voo diurno). Em casos excepcionais, sobretudo
para voos de longa duração, acima de 5 (cinco) horas, a compra em
Classe Executiva pode ser avaliada e autorizada pelo Diretor da área.
(iii) Para Classe Executiva deve-se considerar os voos com e sem escala para
escolha e a preferência será pela de menor custo para a Companhia.

3.6 Alteração das Passagens

(i) Alterações de passagem por razões de trabalho serão reembolsadas

integralmente pela Companhia. Alterações de tarifas decorridas pela
perda do embarque somente serão reembolsáveis mediante aprovação do
Diretor da área.
3.7 Programas de fidelidade

(i) Créditos por milhagem e outros benefícios de programas de fidelidade

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 individuais podem ser acumulados, entretanto a passagem selecionada
deve ser considerada sem interesses pessoais.

3.8 Pessoal a bordo na mesma aeronave ou veículo

(i) Deve-se considerar, como medida de segurança, o máximo de 2 (dois)

Diretores ou Conselheiros no mesmo voo ou veículo e no caso dos demais
funcionários, no máximo metade de uma mesma equipe.

3.9 Hospedagem

(i) Todas as hospedagens devem ser feitas preferencialmente através de

agências de viagens contratadas. Deve-se seguir a tabela abaixo de valor
máximo de diária por cidade, dando preferência aos hotéis sugeridos,
quando houver disponibilidade:

Cidades e Hotéis Sugeridos Funcionários

Rio de Janeiro R$ 600,00 (seiscentos reais)

Novotel Botafogo
Mercure Copacabana
Praia Ipanema
Janeiro Leblon
São Paulo R$ 600,00 (seiscentos reais)
Wyndham Berrini
Radisson Paulista
Grand Mercure Itaim Bibi
Blue Tree Premiun Paulista
Grand Mercure Vila Olimpía
Manaus R$ 500,00 (quinhentos reais)
Adrianópolis
Blue Tree
Da Vinci Adrianópolis
Juma Opera
Fortaleza R$ 500,00 (quinhentos reais)
Blue Tree
Gran Marquise
Brasília R$ 500,00 (quinhentos reais)

(ii) Este procedimento não se aplica em casos de participação em evento

onde haja uma tarifa de hospedagem negociada pela organização do

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 evento com diferença significativa.
(iii) O Funcionário, Diretor ou Conselheiro é responsável por estar atento às
políticas de reserva e prazos de cancelamento ou alterações da reserva,
visando, sempre que possível evitar pagamento de multas.

3.10 Alimentação

(i) As refeições realizadas durante viagens domésticas de trabalho serão

reembolsadas de acordo com os seguintes critérios:
Uma refeição por dia para quem tem ticket refeição;
Duas refeições por dia para quem não tem ticket refeição;
Refeições em representação (com participação de parceiros) serão todas
reembolsadas, conforme previsão do Código de Ética e demais normativos
vigentes que tratem de refeições de negócios.
(ii) As refeições realizadas durante as viagens internacionais de trabalho
serão todas reembolsadas.

3.11 Locação de veículos

(i) A locação de veículos é autorizada para viagens em que o trajeto, o custo

ou a logística justifiquem a locação. A categoria que deve ser utilizada é
de veículos automáticos intermediários (com ar-condicionado, direção
hidráulica e motor 1.6, no mínimo).

3.12 Adiantamentos

(i) A solicitação de adiantamento de numerário para viagens poderá ocorrer

com um prazo de 10 (quinze) dias de antecedência da viagem para valores
em moeda corrente nacional ou moedas estrangeiras (sujeitas à consulta
prévia com o departamento financeiro).
(ii) O prazo para prestar conta de adiantamento de viagem é de 30 dias
após o retorno.
(iii) Não será concedido novo adiantamento para funcionários que tenham
prestação de contas em aberto.

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3.13 Seguro Viagem

(i) Todo Funcionário e Diretor da Portocem tem como benefício agregado ao

plano de saúde o seguro-viagem para viagens nacionais e internacionais,
o que lhes desobriga a contratação prévia. Porém, é de responsabilidade
do funcionário o acionamento do seguro em caso de necessidade. Para
acionar o seguro e solicitar envio da carta, o segurado precisará ter a data
da viagem, bem como local e a data de retorno. A viagem no Brasil ou no
exterior deve ter a duração inferior a 90 (noventa) dias e a distância
superior a 100 (cem) km da sua residência permanente.
Central de Relacionamento do Seguro Viagem (vigente na data de
aprovação desta Norma*):
Brasil (capitais e regiões metropolitanas): 4004-2700
Brasil (demais regiões): 0800 701 2700
Em caso de sinistro no Brasil: 0800 775 3415
Em caso de sinistro no exterior: 55 11 2664 4014 (ligue a cobrar), 24
horas, 7 dias por semana.
Para esclarecer dúvidas gerais:
E-mail: sac@zentaicorretora.com.br ou
atendimento@zentaicorretora.com.br
Chamadas ou WhatsApp: (92) 98416-9507 ou (92) 98428-0102 ou (92)
99141-7891
(*) Caso haja qualquer alteração nestas informações de contato, a Secretaria da
Diretoria Executiva se responsabilizará por informar as novas informações de
contato a todos os Funcionários e Diretores.

3.14 Vacinas

(i) É responsabilidade do Funcionário, Diretor ou Conselheiro a verificação e

realização das vacinas necessárias para acesso ao local da viagem.
Dúvidas podem ser sanadas com os responsáveis pelo Seguro Saúde nos
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 seguintes canais:
E-mail: sac@zentaicorretora.com.br ou
atendimento@zentaicorretora.com.br
Chamadas ou WhatsApp: (92) 98416-9507 ou (92) 98428-0102 ou (92)
99141-7891

3.15 Vistos

(i) Como regra geral é responsabilidade do Funcionário, Diretor ou Conselheiro

a obtenção dos vistos para acesso aos países a serem visitados. Caso por
uma necessidade específica do negócio, e exclusivamente para uma reunião
de trabalho, seja necessária autorização específica, o pedido deve ser
submetido ao Diretor Administrativo para autorização da realização do
processo e/ou reembolso de custos.

3.16 Emergências médicas

(i) Em caso de emergência médica o Funcionário, Diretor ou Conselheiro deverá

entrar em contato com a Central de Atendimento do seguro-viagem e cumprir
as orientações.

3.17 Aprovações

(i) Todas as solicitações de passagem aérea, reserva de hotel ou locação de

automóveis devem ser aprovadas pelo gestor aprovador, ou seu delegado,
via sistema da agência de viagens ou por e-mail, exceto as viagens
internacionais que devem ser solicitadas previamente por e-mail e aprovadas
pelo Diretor da área.

3.18 Despesas não reembolsáveis

(i) Embarque preferencial

(ii) Filmes pay-per-view em quarto de hotel
(iii) Taxas de programa de fidelidade ou clubes de companhias aéreas
(iv) Itens pessoais perdidos durante viagens corporativas
(v) SPA

4. Responsabilidade

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 Diretoria X

Secretaria Executiva X X X X

Funcionários X

Responsabilidades
Conhecer e seguir as diretrizes deste procedimento.
Conhecer e seguir as diretrizes dos documentos citados
Funcionários/Diretores
neste Procedimento de Trabalho.

Manter este procedimento atualizado. Elaborar, estabelecer

critérios e aplicar o plano de treinamentos relacionados a
Secretaria Executiva
este procedimento. Esclarecer dúvidas sobre este
procedimento e sua aplicação.

Estabelecer controles financeiros para registro e

contabilização das despesas de viagens. Criar e divulgar
políticas de concessão de adiantamento, reembolsos e
Área Financeira prestação de contas.
Garantir que o pagamento de adiantamentos e reembolsos
sejam feitos conforme previsto. Manter registros das
prestações de contas de viagens para rastreamento.

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5. Referência

Este procedimento faz referência aos seguintes procedimentos:

(i) Estatuto da Companhia.

(ii) Política de Governança Corporativa da Companhia
(iii) Política Contas a Pagar.
(iv) Política Cartão Corporativo.
(v) Formulario de solicitação de Adiatamento.
(vi) Formulário de solicitação de Reembolso.
(vii) Código de Ética da Companhia.

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ÍNDICE DE REVISÕES

REV. DESCRIÇÃO E/OU FOLHAS ATINGIDAS

1 Emissão inicial

REV. 01 REV. 02 REV. 03 REV. 04 REV. 05 REV. 06 REV. 07

DATA

ELABORAÇÃO Rosangela Pontes

APROVAÇÃO

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