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Tipo: NORMAS & PROCEDIMENTOS

Doc No. DAF-FIN01 01/01/09 1 De 24 30/10/09

Ttulo: Prestao de Contas de Despesas de Viagens e Reembolsos Diversos

Verso Pg. Data

Elaborao: Ncleo Financeiro AAPG Verso 1.1 Descrio das Alteraes Atualizao do documento original. Data 30/10/09

Aprovao:DAF
ORIGINAL ASSINADO REPRODUO PROIBIDA DISTRIBUIO CONTROLADA Projeto Guri AAPG

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1. Objetivo
A Prestao de Contas tem como objetivo o controle dos processos de viagens, at mesmo para processos internos (trabalhos fora da empresa) que necessitam algum tipo de reembolso. Tem como funo controlar reservas de viagens (roteiro de viagens), adiantamentos e seus respectivos acertos de contas .

2. Responsabilidade

Ncleo Financeiro AAPG controlar e auditar adiantamentos e prestaes de contas. Tel. (11) 3874-3355 ramais 429/430/474, ou e-mail financeiro@projetoguri.org.br . Gestor AAPG - repassar todas as informaes e explicaes destes procedimentos para todos os seus funcionrios e enviar o Termo de Cincia por funcionrio para o Ncleo Financeiro.

3. Abrangncia
Todo funcionrio que viaja e/ou utiliza-se de recursos da AAPG responsvel pelo cumprimento das normas e procedimentos de viagens/ prestaes de contas, bem como pelos documentos e/ou comprovantes apresentados.

4. Definies
Gestor AAPG gerente, administrador, coordenador ou diretor Prestao de Contas acerto final de saldos receber ou devolver resultantes da operao de adiantamento de verba para atividades inerentes ao cargo do empregado AAPG. Documentos / Documentos Comprobatrios - Notas Fiscais, Notas Fiscais de Prestao de Servio, Recibo e outros

5. Descrio de Procedimentos 5.1. Procedimentos para Aes Preventivas

Todos os empregados da AAPG, no exerccio de suas atribuies, podero vir a necessitar de adiantamentos de verbas e realizar reembolsos. Portanto, de extrema importncia o pleno conhecimento de todas as normas e procedimentos descritas neste documento. 5.2. Procedimentos para Aes Regulares 5.2.1. Solicitaes de Recursos
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As solicitaes de adiantamentos devero ser preenchidas nos seguintes formulrios: SOLICITAO DE ADIANTAMENTO PARA VIAGENS PERIDICAS (Supervisores e Tcnicos) - Anexo 1; AUTORIZAO DE ADIANTAMENTO PARA VIAGENS ESPORDICAS Anexo 2. As solicitaes devero ser efetuadas pelo Gestor do Ncleo e podero ser enviadas para o e-mail: financeiro@projetoguri.org.br; com antecedncia mnima de 3 (trs) dias teis. Para solicitaes com prazo inferior dever ser solicitada aprovao da Diretoria Administrativo-Financeira (DAF). O limite de valor para adiantamento para viagens / despesas espordicas esta condicionado a Tabela de Aladas abaixo, sendo: Atividade Liberao de Adiantamento para viagens espordicas Limites (R$ - Por Adiantamento) At R$600,00 Acima de R$601,00 Alada Gestor do Ncleo Diretorias

A periodicidade das solicitaes quinzenal para os supervisores ou tcnicos e para os demais funcionrios medida que houver a necessidade da viagem. O repasse do numerrio ser disponibilizado por meio das Regionais ( para TI's / Supervisores , ou em espcie na sede da AAPG ( funcionrios da Sede ), em conformidade com as datas previstas na solicitao (anexos 1 e 2). OBSERVAO IMPORTANTE: No sero efetuados adiantamentos quando houver dois adiantamentos pendentes. O Ncleo Financeiro devolver a requisio ao solicitante at que seja providenciada a regularizao dos adiantamentos pendente, formalizando via e-mail com cpia para Diretorias envolvidas.

5.2.2.

Despesas Cobertas pela Associao

A Associao Amigos do Projeto Guri ,por fora das obrigaes contidas no contrato de Gesto que mantm com o Governo do Estado de So Paulo, bem como pela sua poltica oramentria, tem por obrigao trabalhar utilizando sempre o princpio da economicidade. Desta forma solicitamos uma ateno especial com os gastos a serem praticados. As despesas abaixo relacionadas podem ser reportadas no RELATRIO DE PRESTAES DE CONTAS (Anexo 3):

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Tipo de Despesa nibus Intermunicipal

Documento Comprobatrio Observao Gerais Passagem. Seguro obrigatrio preenchido com os dados do funcionrio que utilizou a passagem. Caso no preenchimento ser desconsiderado o seguro. Relatrio de Despesa sem Comprovantes.(Anexo4) Recibo.(Sem rasuras) Recibo preenchido com os seguintes dados: Associao Amigos do Projeto Guri ou AAPG Itinerrio Placa do Carro Assinatura do emissor do recibo. Distncia a ser percorrida dividida pela mdia de 8 quilmetros (Km) por litro e multiplicada pelo valor do combustvel (preencher anexo5). Tipos de Combustveis aceitos:lcool e/ou Gasolina Comum, no sero reembolsados os gastos com Gasolina Aditivada. OBSERVAO: A quilometragem informada poder ser alvo de auditoria, com base nas informaes dos site: www.apontador.com.br. S sero reembolsados despesas com alimentao, no caso do funcionrio trabalhar nos finais de semana e feriados, mediante autorizao do seu Gestor/Administrador. Se precisar pernoitar em outra cidade, ser reembolsado o jantar. O valor do reembolso ser de R$11,55 para refeies e no caso do caf da manh (para aqueles que saem da sua cidade a noite e chegam na sede de manh)R$5,75.

- Transporte urbano -Pedgio Txi

Combustvel

Alimentao

Telefonia

Sero reembolsados os gastos com celulares, devidamente comprovados pela cpia da conta de telefone e conforme os critrios elencados no item 5.2.4 .

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Tipo de Despesa Hospedagem

Documento Comprobatrio Observao Gerais Despesa previamente definida na organizao do percurso ou em caso de emergncia(Despesas no frigobar no sero aceitas) Se houver alguma atividade na sede, que precise pernoitar, a gerencia/administrador dever entrar em contato com o Ncleo de Eventos para que se providencie a reserva.

ATENO !! S sero aceitas reservas mediante autorizao da Diretoria, e que tenham sido efetuadas pelo Ncleo de Eventos da AAPG. Caso contrario no ser reembolsado. Fax Cpias Sedex Passagens Areas Nota/Cupom.

ATENO !! S sero aceitas passagens areas mediante autorizao da Diretoria, e que tenham sido adquiridas pelo Ncleo de Eventos da AAPG. Caso contrario no ser reembolsado

As despesas abaixo relacionadas podem ser reportadas no RELATRIO DE DESPESAS SEM COMPROVANTES (Anexo 4): Tipo de Despesa nibus Urbano Metr Trem Balsa Barca

5.2.3.

Formas de Deslocamentos

Todos os funcionrios devero utilizar sempre que possvel o nibus para a locomoo at os plos e at a sede. No caso de idas s Regionais , s ser reembolsada a despesa com o transporte rodovirio para aquele que residir em outra cidade que no seja a da Regional. Caso o deslocamento seja por carro, a despesa correr por conta do empregado. Aqueles que residem na mesma cidade na qual a Regional esta instalada no tero direito a reembolso de despesa de locomoo.

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Casos de exceo so os considerados nos Comunicados Internos AAPG CI 0078/09 & CI 0079/09, disponveis no endereo http://www.gurionline.com.br/comunicados/ . Passagens Rodovirias (ida e volta): sero utilizados nibus convencional, conforme o trajeto a ser percorrido e os horrios disponveis nas empresas rodovirias. Para os deslocamentos acima de 500 km em cada trajeto, poder utilizar, no perodo noturno, passagem de nibus leito. Passagens areas (ida e volta): sero em avies de carreira, obedecendo aos horrios e condies disponveis nas empresas areas classe econmica, mediante aprovao da Diretoria e seguindo o cronograma previamente definido, caso sejam viagens de rotina. ATENO!! A compra de bilhetes areos dever ser obrigatoriamente efetuada pelo Ncleo de Eventos da AAPG. Quando da impossibilidade de utilizar nibus o funcionrio poder fazer uso do seu prprio automvel devendo comprovar com a nota fiscal o valor gasto com o combustvel. (aps aprovao do Gestor responsvel, quando da definio dos percursos a serem executados). Sero aceitas as despesas com combustvel que estiverem devidamente discriminadas no RELATRIO DE PRESTAO DE CONTAS (Anexo 3) e no RELATRIO REEMBOLSO DE COMBUSTVEL (Anexo 5): quantidade de quilmetros rodados e o trecho percorrido, de acordo com o site www.apontador.com.br ATENO: o usurio do adiantamento poder se valer de apenas uma Nota Fiscal para diversos trechos percorridos (Plos visitados), respeitando-se o limite de litros que couber em um tanque de combustvel. Para os usurios que utilizam mais de um tanque dever ser colocado outra Nota Fiscal / Cupom fiscal, sendo que o total em Litros das Notas Fiscais / Cupons Fiscais estejam de acordo com a quilometragem informada no Relatrio Reembolso de Combustvel (anexo 5) - (1 litro para 8 Km rodados). Tipo de Combustveis aceitos: Gasolina Comum e/ou lcool OBS.: Gasolina Aditivada no ser reembolsada. Auditoria (Ncleo Financeiro): para esta anlise o Ncleo Financeiro ir utilizar como parmetro a informao do site (www.apontador.com.br) Sempre que possvel, os funcionrios que estiverem viajando para um mesmo local devero compartilhar o transporte, cabendo aos Gestores envolvidos o planejamento para que esta otimizao ocorra, inclusive com a realizao de um planejamento conjunto do cronograma da viagem.

5.2.4.

Despesas com Telefonia

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Sero reembolsados os gastos com a utilizao de Celulares seguindo os critrios abaixo: 1o.) Limite para reembolso mensal R$ 40,00 (quarenta reais) 2o.) Limite de minutos por ligao 05 minutos 3o.) Comprovao do gasto atravs do envio da conta telefnica (cpia) 4o.) Para a efetivao deste reembolso os Supervisores / TIs devero encaminhar previamente para o seu Administrador Regional e para o Ncleo Financeiro uma listagem com os ns telefnicos, bem como o nome/ instituio de comunicao. 5o.) As ligaes sero reembolsadas sempre no ms subseqente. (Vencimento na quinzena correspondente caso contrario no ser considerado). Para celulares pr-pagos o usurio dever verificar na sua operadora como obter o extrato das ligaes efetuadas.

5.2.5.

Despesas no Cobertas por esta Poltica


Cada funcionrio dever obter aprovao da Diretoria por intermdio de seu Gestor quando da prestao de contas, para reembolso de qualquer despesa que no esteja especificamente coberta por esta poltica e respectivos procedimentos.

5.2.6.

Prestando Contas dos Adiantamentos


Todos os adiantamentos devero ser regularizados, atravs da apresentao do Relatrio de Prestao de Contas (anexo 3) ao Ncleo Financeiro. Para os Supervisores e TIs o envio dos comprovantes e do Relatrio de Prestao de Contas referentes aos adiantamentos recebidos na primeira quinzena dever ser encaminhado ao Administrador Regional, logo aps o encerramento da quinzena. O Administrador Regional ir enviar ao Ncleo Financeiro devidamente aprovado (em conformidade com este manual) em at 02 (dois) dias aps o recebimento. As viagens espordicas devero ser prestadas contas dos adiantamentos concedidos no 1 dia til aps o retorno das viagens, com as devidas aprovaes do Gestor. Se o total das Despesas for superior ao valor do adiantamento, a diferena ser devolvida ao funcionrio em at 5 (quatro) dias teis, aps o recebimento do Relatrio de Prestao de Contas pelo Ncleo Financeiro, com a devida aprovao do Gestor do Ncleo.

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Existindo saldo a devolver a favor da AAPG, o funcionrio dever acertar juntamente com o seu Gestor, devolver ao Ncleo Financeiro. Para os Supervisores e TIs, existindo saldo a devolver o encontro de contas dever ser processado junto ao Administrador Regional no ato do fechamento da PRESTAO DE CONTAS. A no apresentao da prestao de contas pelo funcionrio, dentro do prazo estipulado, implicar no desconto, em folha de pagamento, do adiantamento recebido, pelo valor integral adiantado, em uma nica parcela. Auditoria Interna AAPG: de responsabilidade do Ncleo Financeiro, a cada adiantamento solicitado, a anlise sobre os valores realizados dos ltimos trs meses, tendo como parmetro a realizao de no mnimo 80% do valor solicitado, cabendo ao Ncleo Financeiro determinar o valor do adiantamento com base no histrico, caso o ndice no seja atingido, comunicar ao Gestor responsvel os novos valores de adiantamento. Caso o Gestor considere necessria a manuteno do valor originalmente solicitado dever encaminhar justificativa formal aprovado pela sua diretoria Diretoria Administrativa e Financeira para correo do valor.

5.2.7.

Instrues Gerais Para Prestao de Contas


O RELATRIO DE PRESTAO DE CONTAS (Anexo 3) dever ser corretamente preenchido sem conter rasuras e/ou corretivos, garantindo a no adulterao de relatrios. A prestao de contas dever ser comprovada com o preenchimento do RELATRIO DE PRESTAES DE CONTAS (Anexo 3), sendo um relatrio para Valor Adiantado (Supervisores e os Tcnicos de Monitoramento), no caso de visitas para mais de um Plo por adiantamento obrigatrio mencionar: (i) No campo das Linhas de Despesas mencionar o valor total gasto (independente do nmero de Plos visitados); (ii) No campo Obs.: desta Linha de Despesa, mencionar a frase: Plos Diversos e; (iii) No verso de todos os documentos correspondente despesa realizada. o Centro de Custo

Todos os documentos comprobatrios, como Notas Fiscais, Notas Fiscais de Prestao de Servio, Recibo e outros, devero estar em nome da AAPG. Razo Social para emisso da Nota Fiscal: ASSOCIAO AMIGOS DO PROJETO GURI

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CNPJ 01.891.025/0001-95 INSCRIO ESTADUAL 117.155.411.110 AV. FRANCISCO MATARAZZO, 682 GUA BRANCA CEP 05001-000 SO PAULO SP Em casos de despesas que envolvam mais de um funcionrio/participante, dever ser informado no campo observaes (anexo 3) os respectivos nomes e despesas compartilhadas. Recibos de Estacionamento devero estar preenchidos com os seguintes dados: Associao Amigos do Projeto Guri ou AAPG Placa do Carro Assinatura do emissor do recibo Os recibos de txi devero estar devidamente preenchidos com os seguintes dados: Associao Amigos do Projeto Guri ou AAPG Itinerrio Placa do Carro Assinatura do emissor do recibo

O seguro obrigatrio, apresentado junto com as passagens de nibus intermunicipais utilizadas, dever estar devidamente preenchido com os dados do funcionrio que a utilizou. Caso no esteja preenchido, a despesa ser desconsiderada. As despesas com Cpias devero ser justificadas em relao a quantidade produzida no campo observaes. (ex.: 50 partituras) Para as despesas sem comprovao (nibus urbano, metr, trem, balsa), dever ser preenchido pelo funcionrio o Relatrio de Despesas sem Comprovantes (anexo 4) e dever ser aprovado pelo Gestor do Ncleo. No sero aceitas notas fiscais ou recibos contendo rasuras, preenchidas com duas cores de caneta e/ou tonalidades, bem como letras diferentes. As Despesas apresentadas fora dos padres acima correro por conta do responsvel pela despesa. No sero aceitas despesas de alimentao como sobremesas (bebidas alcolicas, sorvetes,balas, chicletes, chocolates e etc....) No sero consideradas duas (2) notas de jantar no mesmo dia. Visando a um melhor entendimento apresentamos no Anexo 6 diversos modelos de comprovantes de despesas para o correto entendimento das necessidades legais que a AAPG tem que comprovar junto ao Tribunal de Contas. Projeto Guri AAPG

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5.3.

Procedimentos para Aes Corretivas

No caso de incorrees e necessidade de ajustes de qualquer natureza no mencionados neste documento a diretoria competente dever ser acionada, sendo a aprovao final da alada da Diretoria Administrativo-Financeira.. 6. Referncias N/A 7. Anexos ANEXO 1 formulrio Solicitao de Adiantamento para Viagens Peridicas ANEXO 2 Formulrio Autorizao de Adiantamento para Viagens Espordicas ANEXO 3 Relatrio de Prestao de Contas ANEXO 4 Relatrio de Prestao de Contas para Despesas Sem Comprovantes ANEXO 5 Relatrio para Reembolso de Combustvel ANEXO 6 Exemplos de Documentos Fiscais vlidos

8. Documentos Complementares
Comunicado Interno AAPG 0078/09 (http://www.gurionline.com.br/comunicados/) Comunicado Interno AAPG 0079/09 (http://www.gurionline.com.br/comunicados/)

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ANEXO 1
Formulrio Solicitao de Adiantamento para Viagens Peridicas

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FORMULRIO PARA SOLICITAO DE ADIANTAMENTO PARA VIAGENS PERIDICAS


- SUPERVI SORES & TCNI COS NCLEO FINANCEIRO - AAPG

Ncleo Solicitante: Solicitante: Data da Solicitao: ___/___/___ Data para liberao: ___/___/___

Perodo:

Assinatura do solicitante

Valor Total R$ -

NOTA IMPORTA NTE: A Prestao de conta deste adiantamento dever ser efetuada nos termos previstos nas NORMAS & PROCEDIMENTOS PARA PRESTAO DE CONTAS DE DESPESAS DE VI AGEM E REEMBOLSOS DIVERSOS
Aprovao do Gestor do Ncleo (Carimbo e Assinatura) Data da Aprovao pelo Gestor Aprovao da Diretoria Dt da Aprovao Diretoria

___/___/___
Observaes/ Justificativas

___/___/___

Nome

Banc o

A genc ia

Conta

V alo r a Ser Depositado

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 TOTAL A SER DEPOSITADO R$ -

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ANEXO 2
Formulrio Autorizao de Adiantamento para Viagens Espordicas

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AUTORIZAO DE ADIANTAMENTO PARA VIAGENS OU DESPESAS ESPORDICAS


NCLEO FINANCEIRO

Nome do Solicitante:

Solicitao preenchida por:

Adiantamento: ( ) Em Espcie na Sede da AAPG ( R$ ) Destino e objetivo da viagem:

) Depsito Bancrio

Local

Perodo

Data para liberao

Banco

Agncia

Conta-corrente

Valor R$

NOTA:Em caso de solicitao do numerrio em espcie favor informar no Recebido por o nome de quem retirou o dinheiro no Ncleo Financeiro. A Prestao de Contas deste adiantamento dever ser efetuada logo aps o retorno das viagens e/ ou evento, com as devidas aprovaes da gerncia e em conformidade com as Normas e Procedimentos de Viagens e Prestaes de Contas. Data Assinatura do solicitante Aprovado por Autorizado por

Dados a serem preenchidos pelo Ncleo Financeiro Data do crdito em conta-corrente Valor liberado R$

Liberao efetuada por

Recebido por

Observaes:

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ANEXO 3
Relatrio de Prestao de Contas

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RELATRIO DE PRESTAO DE CONTAS


Nome do solicitante: Recebimento do recurso: Perodo Utilizado: De: / Cargo e Ncleo do solicitante: Plo Visitado: / / /

Local da viagem:

Valor adiantado: R$____________

Total das despesas: R$ ______________ Centro de Custo

Saldo: R$_____________

( ) Saldo a reembolsar ( ) Saldo a ser Restitudo AAPG Data do reembolso do solicitante: ____/____/______

Despesas Comprovadas Passagens Intermunicipais: Txi: Combustvel: Pedgios : Alimentao: Hospedagem: Fax/Cpias/Sedex: Outros:

Total das Despesas com comprovantes: R$ __________________ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ Obs: Obs: Km: _________ (Preencher anexo 6 reembolso de combustvel ) Obs: Obs: Obs: Obs: Obs:

Despesas sem Comprovantes nibus/Metr/Trem/Balsa/ Barca:

Centro de Custo R$

Total das Despesas sem comprovantes : R$ ______________________ Obs: Preencher Relatrio de Despesas sem Comprovantes

TOTAL GERAL DAS DESPESAS ( inclusas despesas com comprovantes e sem comprovantes )

Aprovado em : ___/___/___

Aprovado em: ___/___/____ _______________________


Assinatura Ncleo Financeiro ( nome legvel/carimbo )

________________________ ____________________________
Assinatura do Solicitante (nome legvel ) Assinatura da Gerncia do Solicitante ( Nome legvel/carimbo )

Observaes:

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ANEXO 4
Relatrio de Prestao de Contas para Despesas Sem Comprovantes

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RELATRIO DE PRESTAO DE CONTAS SEM COMPROVANTES


Nome do solicitante: Recebimento do recurso: De: Cargo e Ncleo do solicitante: Valor adiantado: R$____________ Total das despesas: R$ ______________ Plo Visitado: Saldo: R$_____________ / Perodo Utilizado: / / /

Local da viagem: ( ) Saldo a reembolsar ( ) Saldo a ser Restitudo AAPG Data do reembolso do solicitante: ____/____/______

Tipo de Despesas: VLIDO SOMENTE PARA nibus/Metr/Trem/Balsa/Barca Data Local / Plo

Total das Despesas sem comprovantes: R$ ________________________ Tipo de Despesas R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ Valor

Recebi da Associao Amigos do projeto Guri com sede a Av. Francisco Matarazzo, 682 gua Branca SP, o valor de R$_______________________

___________________________________
Assinatura do Solicitante ( nome legvel ) RG:______________________ CPF:______________________

___________________________________
Assinatura do Administrador/Gerncia do Ncleo ( Nome Legvel / Carimbo )

Observaes :

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ANEXO 5
Relatrio para Reembolso de Combustvel

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RELATRIO PARA REEMBOLSO DE COMBUSTVEL


Nome do Funcionrio: Destino e objetivo da viagem e/ ou deslocamento: Valor a ser reembolsado:

Itinerrio:
Data Plo Sada ( Preencher o endereo ) Chegada ( preencher o endereo ) KM

Assinatura:

TOTAL:

A quilometragem mencionada dever estar em ACORDO com o site www.apontador.com.br . Anexar a este relatrio a(s) NF(s) / Cupom(ns) Fiscal(is) do(s) reabastecimento(s) do veculo, sendo calculado a 1 litro para cada 8KM ( pode ser apenas um documento fiscal para diversos plos visitados em dias diferentes ).

Observaes:

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ANEXO 6
Exemplos de Documentos Fiscais vlidos

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Ateno !! Os documentos fiscais devem OBRIGATORIAMENTE conter dados do estabelecimento emissor

Ateno !!
Exemplos de documentos fiscais que NO SERO ACEITOS PELA AAPG

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Para esclarecimentos de dvidas ou informaes adicionais favor contatar o Ncleo Financeiro AAPG Tel.: (11)3874- 3355 Ramais: 429, 430 e 474. e-mail: financeiro@projetoguri.org.br

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