PROCEDIMENTO PARA RELATÓRIO DE DESPESAS – VIAGENS

SUMÁRIO

1. OBJETIVO
2. ESTRUTURA / PROCEDIMENTOS
3. CONSIDERAÇÕES

1. OBJETIVO

Regulamentar a conduta dos funcionários com relação à Solicitação de Adiantamento e Prestação de Contas de
despesas, referente a Viagens.

2. ESTRUTURA / PROCEDIMENTOS

O setor responsável por viagens é o Administrativo da sede.

E-mail: viagens@vetortecnologia.com.br e gilsen.venturin@vetormathias.com.br.

 Requisitante emite Solicitação de Adiantamento para Viagens e envia para aprovação do Gerente e/ou
Diretor imediato.

- Nenhum Adiantamento poderá ser efetuado sem que a Solicitação de Adiantamento esteja devidamente
aprovada.

- A Solicitação de adiantamento deverá levar em consideração as despesas previstas durante toda a viagem.

- Em nenhuma hipótese esses recursos poderão ser utilizados para a compra de materiais destinados a obra.

 Gerente e/ou Diretor imediato decide ou não pela aprovação.

- Em caso de não aprovação, o gerente imediato comunica o requisitante sobre o cancelamento do

Adiantamento.

 Após aprovado o funcionário encaminha a Solicitação de Adiantamento, para o departamento

administrativo, através do e-mail viagens@vetortecnologia.com.br.

 Departamento administrativo, responsável pelas viagens, verifica se o requisitante possui

Adiantamentos pendentes de regularização e, caso não possua, envia a solicitação de adiantamento ao
financeiro.

- Nos casos em que existirem Adiantamentos ainda pendentes de regularização o novo adiantamento ficará
bloqueado até a finalização do acerto pendente.

 Departamento Financeiro fará a transferência para o cartão empresa, ou transferência na conta

corrente do funcionário.
  Após o retorno da viagem, funcionário preenche o formulário “RELATÓRIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
- OBRAS”, anexa comprovantes, assina e envia para o Departamento Financeiro
(financeiro@vetormathias.com.br e isabela.gabardo@vetormathias.com.br).

 Departamento Financeiro analisa a Prestação de Contas e verifica se está de acordo com as normas:

- A prestação de contas deverá ser realizada até o final do mês estipulado. Caso não seja entregue nesse prazo, o
Adiantamento concedido será considerado “pendente”, não permitindo a solicitação de novos valores e ficando
passível a desconto em folha de pagamento.

- Para fins de prestação de contas dos adiantamentos, serão considerados os documentos comprobatórios das
despesas as Notas Fiscais de Venda ao Consumidor, Notas Fiscais de Serviços, Cupons Fiscais nos quais constem a
data de emissão, discriminação dos gastos e o valor, de forma legível, sem rasuras, emendas ou borrões. Não
serão aceitos recibos genéricos, sem o nome da empresa/estabelecimento, apenas com dados do
serviço/funcionário.

- Para os casos em que os valores considerados indevidos e/ou abusivos na prestação de contas, os mesmos serão
descontados da Folha de pagamento do funcionário responsável pelo mesmo.

3. CONSIDERAÇÕES:

Tabela de valores para adiantamentos e reembolsos (em viagens de períodos curtos):

SP/RJ Demais
Hospedagem R$ 200,00 R$ 200,00
Locação de Carro R$ 170,00 R$ 170,00
Café da manhã R$ 15,00 R$ 15,00
Almoço R$25,00 R$ 25,00

Jantar R$ 35,00 R$ 30,00

Tabela de valores para adiantamentos e reembolsos (em obra/viagens de períodos maiores):

Café da manhã R$ 6,00 R$6,00

Almoço R$18,00 R$ 18,00

Jantar R$25,00 R$25,00

 PASSAGENS, HOSPEDAGENS E LOCAÇÃO DE CARROS

- As despesas com passagens, hospedagens e locação de carros deverão ser realizadas pela empresa. O setor
administrativo (viagens@vetortecnologia.com.br e gilsen.venturin@vetormathias.com.br) poderão dar o suporte
necessário.

- Todas as solicitações devem ser realizadas com antecedência, caso não seja, a data da viagem pode ser
alterada, devido os custos.

- Solicitação de passagens para folga de campo com no mínimo 15 dias de antecedência e solicitação de
passagens para viagens com no mínimo 3 dias de antecedência.
- Será sempre comprado com menor valor, independente do modal de transporte.

- Se o funcionário optar por outro meio de transporte (exemplo: carro próprio) o reembolso será no valor da
passagem de menor valor.

- Perder o voo por responsabilidade própria: será descontado o valor de remarcação e/ou nova emissão de
passagem.

- Todas as reservas devem ser solicitadas para o departamento de viagens (se não for solicitada a despesa será
por conta do funcionário).

- Somente será aprovado para quando tiver pernoite e tiver necessidade.

- Todas as locações de veículo devem ser solicitadas para o departamento de viagens (se não for solicitada a
despesa será por conta do funcionário).

 REFEIÇÕES

- As despesas com refeições serão limitadas conforme tabela de valores.

OBS: Quando o funcionário receber o vale refeição diário no cartão ticket, o valor do reembolso será a diferença
desse valor, ou seja, pagamento de R$18,00 no ticket, reembolso de R$7,00.

- Caso a cidade/estabelecimento não aceite o cartão ticket refeição, o reembolso será realizado no valor integral,
porém esse dia já ganho de ticket refeição será descontado na próxima recarga.

- Desconto de vale refeição e vale transporte: informar o RH (Angel/Celso) da viagem e tempo (quando retornar
antes do período informado ou ficar em Curitiba períodos entre viagem, será feito o reembolso do valor do VT
diário para transporte).

- Descriminar na nota a quantidade/nome de pessoas por refeição (respeitando o limite de valor previsto).

 UBER

- Utilização de Uber apenas pelo “Uber for Business”, não será reembolsado uso de táxi (apenas perante
justificativa anterior ao uso).

- Procedimento: dia 01 do mês, é enviado uma planilha com os usos para o usuário e superior, direto para
preencher o campo justificativa e ter o “ok” do gestor.

 TÁXIS

- A utilização de táxis deve ocorrer exclusivamente para suprir necessidades inadiáveis, não devendo constituir-se
em regra.

- O itinerário coberto pelo táxi deve ser claramente especificado. O documento a ser apresentado deve,
obrigatoriamente, ser emitido pelo taxista e conter itinerário resumido (saída e destinos), preço e a placa do
veículo.

- Nos deslocamentos com veículo próprio, a serviço da empresa, as despesas serão reembolsadas pelo valor de R$
0,77 por km rodado e deverá ser solicitado através do Formulário de Prestação de Contas.
  Para todos os casos:

- Se a Gerência Administrativo-Financeira constatar abusos, será cobrado explicações formais do funcionário, a

qual será repassada para a Diretoria.

- Vale salientar que a configuração de “abusos” mostrará que o funcionário não tem comprometimento e nem
cuidado com a empresa, ficando o mesmo sujeito a arcar com despesas extras.