VIAGENS CORPORATIVAS

I. Objetivo

Esta diretriz se aplica a todos colaboradores e viajantes autorizados da Brasif Máquinas.

II. Aplicação

Esta política trata os temas relacionados às viagens incorridas por profissionais quando a serviço
da empresa.

Emissão de Bilhetes Aéreos- Cadastro Viajantes

O viajante deverá solicitar cadastro ao departamento Administrativo Corporativo Jundiaí através do

e-mail: administrativocorporativo@brasif.com.br, com as seguintes informações:

Colaboradores:

▪ Nome completo
▪ Email
▪ Empresa
▪ Centro de custo
▪ Departamento
▪ Endereço filial (Endereço Completo com CEP);
▪ Cargo
▪ Será solicitante: Sim ( ) não ( )

Prestadores de serviços/terceiros:

▪ Nome
▪ CPF
▪ E-mail
▪ Empresa
▪ Centro de custo
▪ Descrição da finalidade da solicitação

a) O Administrativo Corporativo Jundiaí terá até 24h úteis após recebimento da solicitação para
efetuar o cadastro.

b) Para os usuários solicitantes (comprar passagens/hospedagens para outros colaboradores)

é necessária a aprovação formal da Diretoria ou da Gerência da área de negócios no e-mail
de solicitação.
 Diretrizes Gerais

a. Hospedagem - Descrição das Despesas

a) Nesta conta devem ser lançadas exclusivamente, as despesas com hospedagem (diárias de
hotel e taxas, inclusive da agência);

b) Não devem ser alocados nesta conta gastos com hospedagens relativas a convenções e
eventos organizados pela empresa (que devem ser lançadas no pacote de "Vendas e
Marketing" na conta "Feiras e Eventos“);

c) Não devem ser alocados nesta conta gastos com hospedagens relativas a consultorias e
treinamentos (que devem ser lançadas nos pacotes de "Serviços de Terceiros" e "Pessoal
Indireto" respectivamente);

b. Hospedagem – Regras e Limites

a) Deve-se minimizar a utilização de hotéis tentando concentrar as atividades em viagens no

menor período possível. Para tanto, é válido ajustar os horários de reuniões evitando-se o
início e o final do dia, e, quando viável, cumprir todos os compromissos em um único dia.

b) A seleção do hotel será feita sempre pela agência contratada ou outra entidade que a Brasif
(Administrativo Corporativo Jundiaí) indicar.

• Nos casos em que a hospedagem for contratada diretamente pelo colaborador,

somente será possível o reembolso das despesas nas seguintes condições:

• Obrigatório a apresentação de Nota Fiscal em nome do empregado, período de

hospedagem e valor da diária;

• Obrigatória também aprovação anterior do gerente responsável pela área.

VALORES MÁXIMOS DE HOSPEDAGEM

Solicitação Limites
Via agência R$ 200,00

Via colaborador R$ 100,00

c) Gestores e subordinados, quando viajarem para o mesmo projeto, poderão se hospedar no

mesmo hotel, respeitando o limite do superior hierárquico de hospedagem.

d) Colaboradores e/ou Prestadores de Serviço de mesmo sexo que estejam viajando pela
empresa num mesmo projeto, devem efetuar a hospedagem em quarto duplo. A exceção a
esta regra só se aplica aos níveis de Gerência, Diretoria e Presidência.

e) A área Administrativa Corporativa Jundiaí manterá todos informados sobre os acordos e

descontos com as redes hoteleiras. Preferencialmente, os usuários deverão sempre optar
pelos valores dos acordos desde que representem o menor preço.
f) Despesas adicionais com hospedagem fora do padrão da companhia não serão
reembolsáveis.

g) Despesas com hospedagem além do período de trabalho para fins pessoais (ex.:
permanência na cidade destino no fim de semana) devem ser pagas pelo colaborador. No
entanto, em situações onde o retorno deste, para sua cidade base estiver programado para
sexta-feira e outra viagem para o mesmo destino estiver programada para segunda-feira, o
colaborador poderá trocar a passagem por hospedagem no fim de semana caso os custos
sejam equivalentes ou mais baixos.

h) As despesas com hospedagem devem ser lançadas no centro de custo do colaborador em

viagem, segundo seu registro da folha de pagamento.

i) Não será permitida solicitação de viagens com antecedência menor do que 7 (sete) dias à
data de ocorrência para viagens nacionais e 15 dias para viagens internacionais.

c. Locomoção em Viagem – Descrição das Despesas

a) Nessa conta devem ser lançados gastos relativos à locação de carros em viagens (diárias
de veículos e combustível, pedágios e estacionamentos), como também, gastos com táxi em
viagens (gastos com táxi referentes aos deslocamentos do hotel à dependência em que presta
o serviço e vice-versa, do aeroporto à dependência em que presta o serviço e vice- versa).
Para os traslados aos aeroportos, quando houver, devem ser utilizados os serviços das
Empresas credenciadas. O contato pode ser obtido no departamento Administrativo da filial.
(aplica-se às filiais de Jundiaí e Belo Horizonte).

b) Não devem ser alocadas nesta conta as seguintes despesas:

• Locomoção em viagens relativas a convenções e eventos organizados pela empresa

(que devem ser lançadas no pacote "Vendas e Marketing" na conta "Feiras e
Eventos").

• Locomoção em viagens relativas a consultorias e treinamentos (que devem ser

lançadas nos pacotes de Serviços de Terceiros e Pessoal Indiretos, respectivamente).

• Táxi que não seja utilizado em viagens (ex: táxi de horas extras), que devem ser
lançados na conta "Transportes Administrativo Corporativo" no pacote "Despesas
Gerais“.

d. Locomoção em Viagem – Regras e Limites

a) Sempre observar e utilizar os convênios com Empresas de táxis e de locação de

veículos (carros, vans etc).

b) Para os recibos de táxi, são obrigatórias as seguintes informações:

• Data / Itinerário

• Assinatura do usuário no verso do recibo com a explicação sobre a necessidade

daquele deslocamento.

c) A falta dessas informações implica na devolução da prestação de contas para

regularização.
 d) A locação de veículo está autorizada apenas para carros 1.0 com AR. Quaisquer outras
categorias superiores devem ter autorização formal e justificativa da Diretoria responsável,
por e-mail, a ser enviado a frotacorporativo@brasif.com.br. O veículo deve ser devolvido
à Locadora com o tanque cheio.

e) Para os recibos de estacionamento, são obrigatórias as seguintes informações:

• Explicação no verso da NF/Cupom fiscal/recibo da necessidade daquela despesa.

A falta dessas informações implica na devolução da prestação de contas para
regularização.

e. Refeição em Viagem – Descrição das Despesas

a) Nessa conta devem ser lançados gastos com as refeições em viagens.

b) Não devem ser lançados nessa conta os gastos com refeições de representação que devem
ser lançadas na conta “Representação Social“ e os gastos com lanches ocasionados por
Horas Extras, que devem ser lançadas na conta "Refeição em Hora Extra“.

c) As despesas de diária com alimentação – exceto gastos com bebidas alcoólicas que não são
reembolsáveis – serão reembolsadas mediante nota fiscal (ou recibo) e descrição do serviço
consumido, restrito ao limite estabelecido.

d) Para os viajantes que recebem VA (Vale Alimentação) ou VR (Vale Refeição) não haverá
reembolso de despesa para almoço em viagens de segunda à sexta feira.

LIMITES ESTABELECIDOS PARA REFEIÇÕES EM VIAGEM:

Almoço Jantar
Localidade

Valor facial diário da Filial

Limitado ao valor facial
Todas as Filiais +
diário da Filial
50 %

Saídas com retorno até às 18.00h não haverá reembolso de jantar, somente após este
horário,comprovados através do ticket/nota fiscal à ser apresentado em prestação de contas.

f. Passagens – Descrição das Despesas

a) Nessa conta devem ser lançadas despesas referentes a passagens aéreas ou rodoviárias
nacionais e internacionais, taxas da agência e de embarque e tarifas referentes a
remarcações de passagens (tanto variação de tarifa quanto para taxas adicionais).

b) Não devem ser alocados nesta conta os gastos com passagens aéreas relativas a
convenções e eventos organizados pela empresa, estas devem ser lançadas na conta "Feiras
e Eventos”.

c) Não devem ser alocados nesta conta os gastos com passagens aéreas relativas a
consultorias e treinamentos, estas devem ser lançadas na conta de “Treinamentos”.
 g. Passagens Aéreas – Regras e Limites

a) É permitida a utilização de classe executiva apenas para os diretores em voos internacionais

com duração superior a 4 horas. Exceções a esta regra devem ser justificadas e aprovadas
pela Diretoria responsável.

b) Não será permitida a emissão de bilhetes com trechos em aberto.

c) Compras de passagens feitas pelo próprio funcionário são reembolsáveis somente com
autorização anterior da Diretoria.

d) Não serão reembolsadas despesas relativas à compra de assentos-conforto, sendo o usuário

responsável pelo pagamento quando optar pelo uso.

e) Qualquer solicitação referente à aquisição/mudanças/cancelamentos de

passagens/hotéis/locações etc. que venham a violar as regras estabelecidas neste
procedimento - somente poderão ocorrer com autorização expressa anterior, via e-mail da
Diretoria da área de negócios solicitante ou em casos de Diretoria viajantes, somente com
autorização do CEO.

f) As exceções serão tratadas pelo Administrativo Corporativo Jundiaí.

g) A liberação do sistema, após a devida aprovação, deve ser encaminhada ao

administrativocorporativo@brasif.com.br até às 16h30min - para que seja efetuado o
desbloqueio do sistema ao solicitante. O desbloqueio ficará disponível por 30 minutos para
efetuar a reserva solicitada, sendo bloqueado automaticamente após este prazo.

h. Outros Gastos em Viagem

a) Nessa conta devem ser lançados gastos com lavanderia, comunicação nacional e
internacional (telefonia, internet etc.), vistos e demais taxas, excesso de bagagens, bem como
outros gastos relativos a viagens que não se encaixem nas demais contas do pacote de
Viagens.

i. Outros Gastos em Viagem – Regras e Limites

a) As despesas com lavanderia em viagem só poderão ocorrer por um período mínimo total de
5 (cinco) dias corridos sem retorno à sua cidade de origem, sendo passíveis de aprovação;
b) Reembolso de internet e telefone apenas para os colaboradores que não utilizam celular
empresarial com placa 3/4G da companhia: limitado a R$ 10,00 por dia.

Prestação de Contas

a) Em nenhuma hipótese serão aceitas prestações de contas sem o comprovante de despesas.

Caso ocorram, os valores não serão reembolsados.

b) O reembolso das prestações de contas pelo CAP acontecerá somente com o envio físico do
documento, devidamente assinado pelo Gestor imediato (supervisor, gerente ou diretor) do
colaborador.
c) Para prestar contas e solicitar novo adiantamento, o prazo para prestação final de contas é
de 15 (quinze) dias a partir da data do retorno da viagem. Não serão aceitas solicitações de
reembolso após este prazo, ficando o colaborador proibido de solicitar novo adiantamento.
Nas hipóteses de viagem à trabalho, serão devidos os reembolsos, desde que atendidas as
regras.

d) Não serão concedidos novos adiantamentos para colaboradores que possuam um

adiantamento em aberto há mais de 8 (oito) dias.

e) Todas as prestações de contas estão sujeitas a auditoria interna da Brasif Máquinas.

Prestação de Contas de Despesas – Outras Naturezas

a) É expressamente proibida a prestação de contas com despesas cuja natureza não seja
especificamente de viagem. A seguir, apresentamos alguns exemplos dessas despesas:

• Material de escritório
• Mochilas, Roupas
• Bebidas alcoólicas
• Doces/chocolates
• Acessórios de Informática (mouse, pen drive, webcam etc) ou ainda substituir a
refeição por outra despesa que não seja refeição.
b) As despesas desta natureza devem ser solicitadas por meio da requisição de compras ao
departamento Administrativo Corporativo ou as filiais. A ocorrência desta prática NÃO
permitirá reembolso em nenhuma hipótese. Os colaboradores que incorrerem nesta prática
estarão sujeitos às sanções cabíveis de acordo com a avaliação da administração.

c) Prestações de contas com representação social NÃO serão permitidas como diárias de
alimentação. Os colaboradores que incorrerem nesta prática estarão sujeitos às sanções
cabíveis de acordo com a avaliação da administração.

d) Compras efetuadas com recursos próprios com nota fiscal faturada às Empresas Brasif não
serão reembolsadas em hipótese alguma. Qualquer compra deve ser efetuada pelo
departamento de compras competente.

Recomendações para Redução dos Gastos em Viagens

a) Planejar as viagens com antecedência mínima de 7 (sete) dias.

b) Programar as viagens para as 3ª, 4ª e 5ª feiras, quando normalmente as tarifas sãomenores.

c) Evitar viagens em vésperas de feriados e finais de semana, pois as tarifas têm valores
elevados.

d) Priorizar sempre que possível o uso de conferências via telefone ou vídeo.

e) Sempre que possível, utilizar os serviços de táxi com outros colaboradores.

f) Para as viagens com finalidade de treinamento ou feiras/eventos, concentrar a coordenação

da compra de passagens e reserva de hotéis, respectivamente com os departamentos de
Treinamento e Marketing, para otimização dos custos (deslocamento para aeroporto e
hospedagens).
 RD

I. Objetivo

Estabelecer as diretrizes, responsabilidades e procedimentos relativos a prestação de contas em

despesas em viagens.

II. Aplicação

Esta diretriz se aplica a todos funcionários e viajantes autorizados da Brasif Máquinas.

1. Utilização ferramenta RD

O sistema RD fica restrito ao uso dos funcionários Brasif Máquinas através do link abaixo:

http://rd.brasif.com.br/rd/login.aspx?mensagem_titulo=Relat%f3rio+de+Despesas&mensagem_su
btitulo=Digite+seu+usu%e1rio+e+senha+para+entrar

2. Solicitação de acesso a ferramenta

Os novos colaboradores terão seus acessos solicitados pela gerência da área via formulário de
acessos que é fornecido pelo RH.

3. Adiantamentos

Nas viagens mais longas disponibiliza-se um valor de adiantamento solicitado antecipadamente pelo
colaborador, a fim de atender as despesas que ocorrerão durante o período de viagem.

a) Limites

Fica estabelecido o valor máximo de adiantamento de R$ 250,00 por solicitação. Valores

superiores somente serão pagos com autorização da diretoria responsável.

O colaborador não poderá ter dois adiantamentos no sistema. Para a solicitação de um novo
adiamento deverá ser efetuada a prestação de contas do adiantamento em aberto, no máximo
7(sete) dias após retorno da viagem. Caso isso não ocorra, o funcionário ficará impossibilitado de
receber um novo adiantamento.

b) Solicitação

Deverá ser feita com no mínimo 6 dias úteis antes da viagem. Sempre atentar quanto a aprovação
do adiantamento no sistema pelo gestor que interfere diretamente no prazo de pagamento do
adiantamento.

c) Aprovação do Administrativo Corporativo

Após a aprovação do gestor, o Administrativo Corporativo aprovará o adiantamento e enviará

ao CAP para programação do pagamento.
 A liberação e entrega de adiantamentos será feita diariamente pelo Administrativo Corporativo no
período da manhã. Adiantamentos liberados pelos gestores após as 11:00 horas serão
encaminhados ao CAP no próximo dia útil.

d) Pagamento

O Pagamento do adiantamento ocorrerá em até três dias úteis após o Administrativo

Corporativo encaminhar o documento físico ao CAP.

e) Prazo

O prazo para prestação de contas do adiantamento será de 7 (sete) dias a contar da data do
retorno da viagem.

Caso não ocorra a prestação de contas dentro do prazo máximo de 30 dias após o retorno da
viagem, o valor do adiantamento será descontado em folha de pagamento do funcionário
solicitante.

4. Prestações de Contas

A prestação de contas ocorrerá imediatamente após o término da viagem - vinculada ou não a um

adiantamento.

4.1 Prazos para prestação de contas

a) O funcionário terá 7 (sete) dias para solicitar o reembolso da despesa, a contar da data do retorno
da viagem.

b) Não serão reembolsadas despesas que ultrapassarem esse prazo ou que ocorreram com data
retroativa ao pagamento/depósito do adiantamento.

c) Em caso do adiantamento de viagens ter ocorrido na conta do colaborador e por algum motivo a
viagem foi cancelada, o adiantamento deverá ser imediatamente restituído, sendo depositado nas
contas da Brasif, identificadas no item 4.4. Caso não ocorra, o colaborador viajante e o gestor
autorizador estarão sujeitos a aplicabilidade de medidas disciplinares cabíveis.

4.2 Comprovantes de despesas

a) Somente serão aceitos comprovantes originais (exceto comprovantes de depósito referentes a

devoluções dos adiantamentos).

b) Deverão ser apresentadas notas fiscais ou cupons fiscais originais para reembolso das
despesas.

c) Apresentação de recibos deverão estar vinculados a um comprovante de pagamento (2° via de

pagamento via cartão débito/crédito).

d) Comprovantes com datas, informações rasuradas ou ilegíveis não serão reembolsadas.

Para prestações com solicitação de adiantamento, só serão aceitos comprovantes de despesas

que ocorrerem após o pagamento do adiantamento. Despesas que ocorrerem antes do
pagamento do adiantamento deverão ser prestadas contas a parte, em outra prestação de contas.
 4.3 Prazos para reembolso de prestação de contas

a) O Administrativo Corporativo realizará auditoria em todas as prestações de contas confrontando

seus comprovantes, se estão de acordo com as normas e limites pré-determinados na política.

b) O prazo para a conferência, aprovação e liberação para o CAP é de três dias úteis após o
Administrativo Corporativo receber a prestação original devidamente preenchida e assinada.

c) Caso haja inconsistência na prestação (Lançamentos, datas ou limites etc.), o Administrativo

Corporativo voltará a prestação de contas para o status “Superior imediato” para reprovação e enviará
um e-mail ao colaborador que gerou a prestação solicitando as devidas correções.

d) Após a correção ser realizada, o colaborador deverá enviar a prestação corrigida por e-mail ao
Administrativo Corporativo e na sequência (via física) por malote. O prazo para liberação dessa
prestação também será de três dias úteis após o seu recebimento.

e) Enquanto a prestação original corrigida não for enviada ao Administrativo Corporativo, o processo
não será liberado para o CAP, para posterior pagamento.

f) Após a validação e aprovação por parte da área Administrativa Corporativa, a prestação de contas
será encaminhada ao CAP para programação de pagamento. O prazo para pagamento é detrês dias
úteis após o CAP receber o documento do Administrativo Corporativo.

4.4 Devolução do valor de adiantamento

a) Quando o valor de adiantamento solicitado não foi totalmente utilizado, o funcionário deverá
efetuar o depósito da devolução à Brasif.

Brasif S/A Exportação Importação

Agência: 2373-6
C.C.:111646-0
CNPJ: 52.226.073/0001-08

Brasif Locadora Ltda.

Agência: 2373-6
C.C.:22360-3
CNPJ: 00.316.010/0001-30

a) O depósito deverá ser identificado com o CPF do colaborador.

b) Não poderá ser feito via transferência bancária.

c) Caso o reembolso não seja feito e o prazo de 7 (sete) dias expire para prestação de contas, o valor
total do adiantamento será descontado em folha.

Os dados bancários informados acima não podem ser compartilhados com clientes e caso isso ocorra, o
responsável por ceder informações sofrerá as medidas disciplinares cabíveis conforme CLT.
 4.5 Descrição de despesas

Despesa Descrição Observações

Nessas contas devem ser lançadas despesas com combustível

É necessária prévia autorização do
Combustível Lub/Veículos- nos casos de erros no Good Card , nos casos do usuário ainda
departamento de frotas para liberação da
OPER não ter o cartão disponível para uso ou na locação de veículos
despesa para lançamento de valores.
reservas devido a revisão do veículo frota do funcionário.

Nessa conta devem ser lançadas despesas com cópias de

Copias e Reproduções documentos, encadernações. Não devem ser lançadas nessa
conta despesas com materiais de papelaria.

Devem ser lançadas despesas com curriers para transportes de

Correios - Remessa de Peças
peças (Correios, DHL, Azul).

Devem ser lançadas despesas com envio de correspondências

Correios e Malotes
quando não é possível fazer o trâmite pela filial.

Despesas com gastos cartorários (Reconhecimentos de Firma,

Despesas com Cartório
autenticações etc.)

Estacionamento Despesas com estacionamento em serviços externos.

Estacionamento - Viagem
Despesas com estacionamento em viagens com veículo Brasif
Nacional

Feiras e Eventos - Eventuais Pequenas despesas com eventos de Marketing

Despesas com hospedagens em viagens caso não seja possível

Hospedagem - Viagem
a reserva via Avipam, o que deverá ser justificado ao gestor do
Nacional
pacote.

Despesas com hospedagens em viagens caso não seja possível

Hospedagem em Viagem a reserva via Avipam, o que deverá ser justificado ao gestor do
Nacional _Rentável pacote. Essa conta deverá ser utilizada quando a despesa
decorrer de atendimentos técnicos a clientes.

Lavagem de Carro Despesas com lavagem de veículos da frota

Lavanderia - Viagem Nacional Despesas com lavanderia nos casos de hospedagens

Locomoção – Viagem Despesas com taxi e carros locados (Combustível, pedágio,

Nacional estacionamento) utilizado em viagens.

Despesas com taxi e carros locados (Combustível, pedágio,

Locomoção em viagem estacionamento) utilizado em viagens. Essa conta deverá ser
nacional rentável utilizada quando a despesa decorrer de atendimentos técnicos a
clientes.

Locomoção - Viagem Despesas com carros locados (Combustível, pedágio,

Internacional estacionamento)

É necessária prévia autorização do

Manutenção de Veículos
Despesas com pequenas manutenções nos veículos da frota departamento de frotas para liberação da
Frota
despesa para lançamento de valores.
Material Exped. Inventario Materiais de expediente para inventários

Despesas com compra de passagens aéreas, taxas de excesso É necessária prévia autorização da
Passagens - Viagem Nacional de bagagens (Geralmente caixas de ferramentas onde o custo diretoria responsável para liberação da
para envio via curriers ficar inviável) despesa para lançamento de valores.

Despesas com pedágios caso o veículo não possua o Sem Parar

Pedágio - Viagem Nacional
ou quando a região não dispor do serviço

Utilização de veículo próprio para serviços externos quando o

Reembolso de KM
departamento de frotas não tiver veículo para disponibilizar.

Refeição – Hora Extra

Refeições com funcionários em período de inventário
Inventário

Reembolso para almoço a funcionários que trabalharem em

Refeição - Hora Extra Almoço
finais de semana e feriados

Reembolso para almoço a funcionários que trabalharem em

Refeição - Hora Extra Jantar
finais de semana e feriados

Refeição - Viagem Nacional - Despesas com almoço em viagem para funcionários que não
Almoço tenham VA ou VR.

Despesas com almoço em viagem para funcionários que não

Refeição em viagem nacional
tenham VA ou VR. Essa conta deverá ser utilizada quando a
_Rentável - Almoço
despesa decorrer de atendimentos técnicos a clientes.

Refeição - Viagem Nacional -

Despesas com Jantar em viagem
Jantar

Despesas com Jantar em viagem para funcionários que não

Refeição em viagem nacional
tenham VA ou VR. Essa conta deverá ser utilizada quando a
_Rentável - Jantar
despesa decorrer de atendimentos técnicos a clientes.

É necessária prévia autorização da

Representação Social Despesas com almoço e jantar em visitas a clientes. diretoria responsável para liberação da
despesa para lançamento de valores.

Taxi - Hora Extra Despesas com taxi em hora extra.

Taxi - Serviço Adm. Despesas com taxi em serviços externos

Telefonia/Internet - Viagem
Despesas com recargas de celular corporativo em viagem
Nacional

É necessária prévia autorização do

Despesas relacionadas a Treinamentos aplicados pela empresa departamento de treinamentos para
Treinamentos
(Refeição. Taxi etc.) liberação da despesa para lançamento
de valores.