Page 1

Abril 2022
 Page 2

1. Objetivo:

Estabelecer os procedimentos e diretrizes relativos à:

I. utilização de recursos quando colaborador estiver em viagens pela empresa
Mude (Mude Mobiliário, Mude Industria e Instituto Mude);
II. Reembolsos diversos

2. Abrangência:

Todos os profissionais da empresa que possam viajar pela empresa, ou que estejam
em locomoção entra cidades/municípios.

3. Definições Gerais:

3.1 – Quando colaborador estiver em viagens

I. Solicitações de adiantamentos, passagens aéreas e reservas de hotéis (em viagem

nacional e internacional)

● As solicitações de adiantamentos, hospedagens, passagens aéreas devem ser

realizadas com no máximo 7 (sete) dias úteis de antecedência dentro do
horário comercial de 9:30h às 17:30h:
o Todas as emissões e solicitações fora do período considerado na
política deverão ser submetidas à aprovação da
administrativa/financeira e de um diretor. O pleito deverá ser
trazido pelo gestor do pedido.

● As solicitações de passagens aéreas devem ser feitas via e-mail DIRETAMENTE

ao responsável pelo setor financeiro;

● As solicitações de hospedagem devem ser feitas via e-mail DIRETAMENTE ao

responsável pelo setor financeiro, contendo já a pesquisa prévia de NO
MÍNIMO 3 (três) cotações de hotéis, por intermédio de sites e sistemas de
atendimentos de cada estabelecimento. Estas cotações deveram constar
anexas ao e-mail encaminhado. Não serão aceitos prints de telas de conversas
de Whatsapp, mesmo que estes tenham sido com o estabelecimento.
Qualquer aprovação fora deste modelo deverá ser feita diretamente com o
diretor financeiro.

● Todas as solicitações devem ser devidamente justificadas e submetidas

previamente à aprovação do gestor direto que está responsável por aquela
 Page 3

unidade de negócio. Somente com a aprovação do diretor da unidade de

negócio é que o administrativo/financeiro poderá dar prosseguimento aos
tramites de reserva.

● O valor do adiantamento será de, no máximo, de R$ 200,00 por dia, para

despesas do tipo reembolsável (ver item 5), válido para o território nacional. E
de R$ 500 reais, no máximo, para as despesas internacionais. Qualquer
aprovação fora deste modelo deverá ser feita diretamente com o diretor
financeiro.

● O adiantamento para viagem internacional será avaliado caso a caso pela Área
Financeira. Se não ocorrer o adiantamento e as despesas realizadas forem
pagas pelo colaborador, este terá direito ao reembolso, apresentando a
documentação exigida (solicitação de reembolso, juntamente com os
documentos fiscais);

● A apresentação de todos os documentos de comprovação deverá ser realizada

no prazo máximo de 15 dias corridos (para destinos nacionais) e 30 dias
corridos (para destinos internacionais) após a data de conclusão da viagem
(chegada ao local de partida). Novos adiantamentos e/ou viagens serão
liberados apenas aos colaboradores em dia com a prestação de contas;

● Nos casos de viagens em que os clientes e/ou prospects sejam os responsáveis

pelos pagamentos das despesas, ou nas que ocorram reembolsos, o
colaborador Mude deve estar atento às regras estabelecidas por eles e ter
cuidado com os custos que realizará.

II. Aquisição, cancelamento e não utilização de passagens aéreas (em viagem

nacional e internacional)

● Todas as aquisições de passagens áreas devem ser realizadas através do cartão

corporativo da empresa, que ficará encarregado do setor
administrativo/financeiro;

● O colaborador deverá optar pelos voos mais baratos e, no retorno, pelos

últimos voos, sempre que possível;

● As passagens devem ser solicitadas com pernas casadas (compra de ida e volta
com a mesma companhia), sempre que possível. Isso reduz o custo médio das
passagens. Os trechos solicitados com pernas separadas (ida por uma
companhia e volta por outra), dependem da aprovação, primeiramente do
gestor da unidade de negócio, e em seguida pelo setor financeiro, que irá
avaliar o custo geral. Em casos extremos, será necessária a aprovação do
Diretor Administrativo-Financeiro, e dependendo do caso, de um Sócio
Controlador;
 Page 4

● Dentre as opções de menor custo, daremos preferência aos voos da companha

Gol Linhas Aéreas ou Latam devido à grande oferta de voos NACIONAIS. Isso
não exclui a regra de no pedido de viagem constar a cotação de pelo menos
outras 2 (duas) – contando com a GOL – companhias para comparação de
preço. Para os internacionais será aceito qualquer companhia, desde que
existe no pleito a cotação de pelo menos 3 (três) companhias;

● As alterações de voos com custo adicional para a Mude só poderão ser

realizadas com justificativa e aprovação prévia do gestor da unidade de
negócio e, em seguida, da Diretoria Financeira;

● Caso seja do interesse do colaborador alterar o horário e data por motivos

pessoais, ele deverá arcar com os custos decorrentes da remarcação como
multas, taxas extras e diferenças de tarifas;

● Caso o colaborador perca o voo e não consiga mais embarcar por motivos
pessoais, esse custo extra deverá ser ressarcido a Mude pelo colaborador;

● Todos os cancelamentos devem ser comunicados em até 06 (seis horas) antes

da decolagem do voo. O cumprimento deste prazo é essencial para tentar a
solicitação do devido crédito das passagens não utilizadas, que poderão,
futuramente, ser usadas pelo mesmo colaborador;

III. Solicitação de reserva de hospedagem (em viagem nacional e internacional)

● Todas as reservas de hospedagens devem obedecer ao critério de cotação

com melhor adequação de custo x benefício;

● O padrão de hospedagem para os colaboradores em geral deverá ocorrer

em hotéis executivos equivalentes a três ou quatro estrelas, na categoria
Standard.

IV. Outras despesas de viagens passíveis de reembolsos (em viagem nacional e

internacional)

§ único: Todos os deslocamentos aéreos devem ser comprovados mediante a

apresentação dos cartões de embarque. Em situações de perda dos comprovantes
o colaborador deverá dirigir-se à companhia aérea e solicitar uma declaração de
embarque. Os comprovantes deverão ser anexados nos pedidos de reembolso.

Além das despesas com passagens e hospedagem, serão igualmente consideradas

para reembolso as despesas com:
 Page 5

Alimentação

⮚ Refeições diárias em território nacional com o valor máximo de R$ 50,00 por

refeição para os executivos e colaboradores, sendo R$ 50,00 para almoço e R$
50,00 para jantar. Refeições diárias nos Estados Unidos com o valor máximo de
US$ 50,00 e na Europa com valor máximo de €$ 60,00;
⮚ Para os Sócios Executivos, a refeições diárias em território nacional com o valor
máximo de R$ 100,00 por refeição para os executivos e colaboradores, sendo
R$ 100,00 para almoço e R$ 100,00 para jantar. Refeições diárias nos Estados
Unidos com o valor máximo de US$ 75,00 e na Europa com valor máximo de €$
80,00;
⮚ Despesas com produtos de frigobar e refeições realizadas no próprio hotel
devem ser pagas pelo profissional no momento do check-out e incluídas no
relatório de despesas para reembolso pela Mude, respeitando o limite
informado no item anterior;
⮚ A empresa não custeará bebidas alcoólicas em hipótese alguma, somente com
autorização de um sócio controlador;
⮚ No caso de refeições realizadas com clientes ou prospects, a escolha do
restaurante deverá ser adequada ao perfil do negócio e dos participantes do
evento. Somente serão aceitos como comprovantes notas fiscais com todas as
despesas discriminadas. O Ideal é que sigamos os valores estipulados para
reembolso de despesas com almoços e jantares, cujo valor é R$ 60,00 por
refeição;

Deslocamentos locais

⮚ Serão consideradas despesas de locomoção, em viagens, as despesas com Uber

ou outros veículos. A empresa recomenda a utilização sempre de Uber, porém
será considerado outro transporte dependendo da localidade e acessibilidade,
que serão sempre aprovados junto ao gestor da unidade de negócio;

Outras despesas:

⮚ Outras despesas decorrentes da viagem, que não sejam de natureza pessoal

como: custo de ligações para clientes (exceto as realizadas com celular que
possuem um procedimento próprio para reembolso), internet, lavanderia (para
viagens com mais de cinco dias de duração), pedágios e estacionamentos
utilizados, serão inclusos nessa política, desde que acompanhados, sempre que
possível de alguma comprovação.

Despesas não passíveis de reembolso:

 Page 6

⮚ Todas as despesas que sejam de natureza de uso pessoal (ex: creme dental,
escova dental, sabonete, shampoo, desodorantes, etc), não serão
reembolsadas;
⮚ As compras de itens supérfluos como: sorvetes, chicletes, chocolates, balas,
revistas e jornais ou demais itens de entretenimento não serão reembolsados.

Observações Gerais:

Outras despesas efetuadas em moeda estrangeira deverão ser convertidas em real

na data em que a despesa fora realizada. Caso o pagamento tenha sido realizado
em cartão de crédito, o profissional deverá apresentar a fatura com a taxa de
conversão aplicada pela operadora.

Qualquer tipo de despesa não especificada nesta Política deverá ser justificada e
submetida à aprovação da Diretoria Financeira.

Não serão aceitos relatórios de viagens para reembolsos que não possuam cupons
ou notas fiscais com cada despesa discriminada. Ratificado que a apresentação de
todos os documentos de comprovação deverá ser realizada no prazo máximo de 15
dias corridos (para destinos nacionais) e 30 dias corridos (para destinos
internacionais) após a data de conclusão da viagem (chegada ao local de partida).
Após esse prazo o colaborador deverá solicitar aprovação da Diretoria Financeira.

3.3 – Reembolso para verbas de representação;

Os gastos com representação terão seus valores limitados conforme a tabela

abaixo:

CARGO VALOR DO REEMBOLSO

Gerente R$ 800,00 mês
Diretor R$ 1.500,00 mês
Sócios R$ 2.500,00 mês

Deverão ainda seguir as seguintes regras:

● Os valores só serão reembolsados mediamente a apresentação da nota

fiscal/conta original, conjuntamente com o comprovante de pagamento, seja
débito, crédito ou qualquer outra forma de pagamento;

● O Departamento financeiro somente fará o pagamento do reembolso

mediante a aprovação do superior direto do requisitante;

● Para os casos em que não haja a aprovação do reembolso pelo superior

 Page 7

direto a Mude não fará o reembolso. Sugerimos fortemente que esse tipo de
gasto seja aprovado previamente a sua utilização;

● Caso na nota fiscal apresentada conste bebidas alcoólicas, a Mude se

resguarda a reembolsar a nota fiscal apresentada exceptuando esse gasto;

● Não serão reembolsados quaisquer tipos de presentes, bonificações,

lembranças e afins. Esse tipo de gasto é TERMINAMENTE PROIBIDO;

● Assim como consta no código de ética e conduta é TERMINAMENTE

PROIBIDO que nossos colaboradores recebam qualquer tipo de presentes,
bonificações, lembranças e afins, que possam vir por intermédio de
reembolso com representação;

4. Papéis e Responsabilidades:

Colaboradores

● Estar ciente da Política de Viagens e cumpri-la na íntegra;

● Informar-se sobre possíveis exigências de documentos, como vistos e vacinas,
quando da programação da viagem;
● Efetuar a prestação de contas de viagens e conferência da documentação
pertinente, dentro dos prazos estabelecidos.

Áreas Administrativas Solicitantes

● Orientar e organizar as viagens dos profissionais do núcleo e agir como

multiplicadora dos procedimentos vigentes;
● Solicitar as passagens, hospedagens e adiantamentos obedecendo aos prazos
estabelecidos

Gestores e Diretores

● Conferir os relatórios e bloquear o processo quando detectar alguma não

conformidade à Política de Viagem e/ou procedimentos (reembolso, prestação de
contas, adiantamentos). Solicitar ao responsável pela solicitação que sane a
questão;
● Submeter à aprovação quando necessário;
● Dar o suporte necessário para organizar as viagens dos colaboradores, garantindo
 Page 8

os melhores serviços e custos compatíveis com o mercado.

Responsáveis pela Gestão:

● Analisar as justificativas de viagens dos profissionais e incentivar o uso de

videoconferências sempre que for viável para minimizar custos decorrentes de
deslocamentos;
● Analisar e aprovar as viagens e os custos envolvidos.