TRAVEL POLICY

2024

1. POLICY BRIEF AND PURPOSE

Este documento tem como objetivo demonstrar os procedimentos e estabelecer as

diretrizes necessárias para realização do Processo de Solicitação de Viagens
Corporativas, buscando a melhor eficiência nas despesas relativas a compras de
passagens, hospedagens e demais despesas para melhor controle nos registros
contábeis e aderência às regras internas da BlueWind.
Esta Política de Viagens aplica-se a todos os colaboradores da BlueWind e a agência de
viagens envolvida no processo.

2. SCOPE

O Processo inicia com o envio da solicitação de viagem para o Setor Financeiro. Em

seguida, é realizada a cotação de preço com o fornecedor, levando em consideração as
melhores tarifas (custo x benefício). Os orçamentos levantados devem ser aprovados pelo
Gestor responsável, para a devida continuidade do fluxo. Efetuada a compra, é emitido o
Voucher/Ticket que será encaminhado para o solicitante via e-mail. E, após a realização
da viagem, o colaborador deve prestar contas das despesas efetuadas.

3. GUIDELINES

As diretrizes consistem em normas e procedimentos que devem ser seguidas e

respeitadas.

3.1 Regarding General Premises

3.1.1 Todas as solicitações de viagens programadas devem ser informadas ao

setor financeiro até dia 30/01 do ano correspondente. O formulário de
solicitação com os dados completos de cada viagem deve ser enviado
com prazo de 30 dias úteis de antecedência para o início da
operacionalização;

3.1.2 Viagens não programadas devem ser solicitadas, via formulário de

solicitação, 20 dias úteis antes do evento. Solicitações com prazo inferior
só serão consideradas mediante comunicação e análise da Diretoria;
Nota: Para clientes, as solicitações de viagens não programadas devem
ser encaminhadas, via formulário, no prazo de 10 dias úteis.

3.1.3 O setor financeiro só iniciará a cotação de preços para solicitações

enviadas com aprovação do Gestor responsável e correto preenchimento
dos dados do formulário. O retorno sobre a cotação de preços deve ser
enviado ao Gestor responsável em até 24 horas úteis após o
recebimento da solicitação;

3.1.4 Em função da variação dos valores, principalmente aéreos, o setor

financeiro irá encaminhar para os solicitantes os orçamentos no período
da manhã, e as aprovações precisam ser realizadas no mesmo dia, até o
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fim do expediente. Caso contrário, os valores estarão sujeitos a nova
confirmação e validação;

3.1.5 O setor financeiro irá, por estratégia de melhor custo-benefício,

operacionalizar o processo por meio de comparação da agência parceira
e da companhia aérea;

3.1.6 A escolha da agência sempre será a preferência, pois esta apoiará o

setor com soluções e tratamentos de possíveis intercorrências durante o
período de viagem. Porém, a compra pela companhia aérea será
priorizada nos casos em que os valores forem 20% mais baratos que os
valores pela agência, incluindo taxas.

3.2 Regarding Tickets

3.2.1 As passagens Aéreas/Rodoviárias serão emitidas levando em

consideração as melhores tarifas (custo x benefício), de acordo com o
período informado pelo colaborador e disponibilidade para compra;

3.2.2 O voucher (rodoviário) deve ser trocado pela passagem no guichê da

viação com no mínimo 1 (uma) hora de antecedência à saída do ônibus;

3.2.3 Após emissão das reservas solicitadas, o colaborador receberá por e-

mail os dados da viagem, que deverão ser conferidos e validados em até
24 horas úteis;

3.2.4 Diferença de tarifas decorridas pela perda do embarque somente serão

autorizadas mediante aprovação da Direção via e-mail formal,
especificando no campo assunto “Solicitação de Viagem”, ou ainda em
situações de extrema excepcionalidade que o colaborador viajante não
conseguir entrar em contato com a BlueWind;

3.2.5 As conexões serão sugeridas quando o custo do voo estiver com o valor
inferior a 30% do valor orçado para o voo direto, considerando custos de
voos diretos acima de U$ 500,00 (quinhentos dólares), e respeitando o
limite de embarque inicial e desembarque final previsto de até 7 horas.

3.3 Regarding Accommodation

3.3.1 A reserva é efetuada na menor tarifa, respeitando custo/benefício x

localização x qualidade;

3.3.2 Custos extras devem ser pagos no check-out e o reembolso solicitado na

prestação de contas, atendendo as normas de reembolso da política;
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3.3.3 Não será permitido o reembolso de multa ou despesas extras que não
estejam previamente previstas e/ou autorizadas;

3.3.4 A BlueWind se reserva ao direito de hospedar colaboradores do mesmo

sexo em acomodações duplas sempre que a despesa for da empresa.
Alterações desta regra deverão vir acompanhadas do motivo e devem
estar aprovadas pela Direção;

3.3.5 A não utilização de trechos emitidos/hospedagem deverá ser comunicada

imediatamente e formalmente ao setor financeiro para que sejam
canceladas ou reagendadas. Os custos não recuperáveis decorrentes
dessas alterações serão alocados no Centro de Custo do solicitante,
exceto quando o fato gerador do cancelamento for de outra área, nesse
caso, a mesma receberá os custos oriundos das mudanças;

3.3.6 Em hospedagens que possuem restaurantes não será obrigatório o

reembolso de despesas com almoço/jantar se acaso a cobrança for feita
automaticamente no cartão de crédito corporativo da BlueWind
previamente informado ao colaborador;

3.3.7 Em caso de viagens a serem reembolsadas ou que seja fornecido

adiantamento, fica estabelecido o valor estipulado por refeição de U$
40.00;

3.3.8 Solicitações de reembolso por alimentação acima dos valores máximos

descritos neste documento serão analisadas e concedidas pela Diretoria
somente em casos excepcionais, considerando a inexistência de opções
de estabelecimentos nas proximidades do local de hospedagem/trabalho,
ou que envolvam relacionamento com clientes e parceiros de interesse
BlueWind (exemplo: almoço ou jantar de negócios);

3.3.9 Para reembolso de despesas com jantar e bebidas no hotel, também

deverão ser apresentados os comprovantes de nota fiscal. As despesas
extras de consumo, como guloseimas e/ou bebidas alcoólicas de
frigobar, não serão reembolsadas pela BlueWind;

3.3.10 O custo de deslocamentos para atividades de lazer durante o período de

viagens será de responsabilidade do colaborador, seja de transporte
coletivo ou táxi/uber;

3.3.11 A BlueWind não se responsabiliza por itens pessoais perdidos, roubados

ou danificados durante a viagem;

3.3.12 Imprevistos devem ser comunicados formalmente ao setor financeiro;

3.3.13 Cancelamento ou alterações na reserva solicitada devem ser

formalizados ao setor financeiro, dentro do prazo de 24 horas úteis,
ficando sob total responsabilidade da área solicitante as despesas
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2024assim como quaisquer
decorrentes do não atendimento deste prazo,
outros (multa, taxa administrativa etc.).

3.4 Regarding Transportation

3.4.1 Somente os custos de deslocamentos para fins de trabalho ou para

almoços/jantares caso não haja no hotel ou proximidades serão
reembolsados/pagos pela BlueWind;

3.4.2 O custo de deslocamentos para atividades de lazer durante o período de

viagens será de responsabilidade do colaborador, seja de transporte
coletivo ou táxi/uber.

3.4.3 Locação de veículos ao invés da utilização de outros meios de transporte

(taxi e afins) serão analisados pelo setor financeiro, considerando os
pilares de economicidade (relação de custo/benefício; necessidade do
viajante; localização do cliente, evento, unidade etc.);

3.4.4 Apenas as diárias de locação serão faturadas pela BlueWind. Os custos

com combustível, pedágio e limpeza do veículo devem ser solicitados
pelo colaborador via adiantamento ou reembolso;

3.4.5 Em se tratando de locações de veículos, a categoria de veículos será de

veículos básicos com ar-condicionado e/ou quaisquer outro que couber
no escopo orçamentário de responsabilidade do demandante. Em caso
de necessidades excepcionais, que ultrapassem os valores definidos,
deverão ser formalizadas e aprovadas pelo gestor da área solicitante,
com validação da Diretoria;

3.4.6 Todos os gastos decorrentes da locação devem ser registrados e

contabilizados área demandante, ficando sob total responsabilidade do
solicitante a correta indicação no ato da solicitação;

3.5 Regarding Accidents and Medical Emergencies

3.5.1 Os colaboradores que forem acometidos por qualquer tipo de acidente ou

emergência médica durante o período de viagem corporativa devem
procurar atendimento no hospital mais próximo da localidade onde se
encontram e comunicar imediatamente a ocorrência ao seu Gestor direto
e obrigatoriamente à BlueWind;

3.5.2 A BlueWind não garante o reembolso de custos médicos e farmacêuticos

nos casos em que o colaborador, não portador de benefício de plano de
saúde ou mesmo quando não obtém o plano de saúde de abrangência
nacional, optar por atendimento particular;
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4. PROCESSO DE REEMBOLSO DE VIAGENS

ETAPA I - Prestação de contas

ETAPA II - Reembolso

4.1 Etapa I – Prestação de Contas de Despesas de Viagem

4.1.1 O Solicitante deverá prestar contas das despesas de viagem ao setor

financeiro no período de no máximo 30 dias após o término da viagem;

4.1.2 O Solicitante deverá apresentar o “Formulário de prestação de contas de

viagens” com todos os campos preenchidos corretamente;

4.1.3 Todos os comprovantes de despesas e notas fiscais devem ser anexados

ao “Formulário de prestação de contas de viagens”;

4.1.4 O setor financeiro, após análise e conferência dos formulários e

documentos da viagem, realizará a aprovação e contabilização das
despesas;

4.1.5 Caso o Solicitante tenha valores a devolver para a Empresa, deverá fazê-
lo na entrega dos formulários ao setor financeiro;

4.1.6 Reembolsos serão realizados pelo setor financeiro após todas as

aprovações necessárias;

4.1.7 Reembolso de café da manhã não se aplica para os casos em que hotel
ofereça o café;

IMPORTANTE: O “Formulário de prestação de contas de viagens” estando em desacordo

com as regras de preenchimento e as regras da Política de Viagens será devolvido para o
Solicitante refazê-lo. Os formulários deverão ser criados individualmente por Solicitante de
viagem e só serão aceitos se forem relativos a uma viagem que tenham sido analisados e
aprovados pelo setor financeiro.

4.2 Etapa II – Reembolso de despesas de viagem

4.2.1 O reembolso dos valores das despesas de viagem será efetuado pelo
Setor Financeiro em até 20 dias mediante a entrega dos formulários.