NMERO

ADIANTAMENTO E
REEMBOLSO DE DESPESAS
DEPARTAMENTO DE ORIGEM
Departamento Finanas

CIR.FIN.MAT.0001
Elaborada em:
08/08/2011
Atualizada em:
Quant. Pginas

Objetivo
Este documento tem como objetivo definir os critrios, procedimentos e regras com
relao s despesas incorridas pelos Diretores/Funcionrios quando em viagem ou
em servio com clientes pelas empresas do Grupo XP Investimentos.

Critrios
O funcionrio que incorrer em despesas de viagens a servio da empresa, ou com
clientes ser reembolsado, seguindo os seguintes critrios:

As despesas oriundas e necessrias realizao de negcios para empresa.

No sero reembolsadas as despesas que no estiverem discriminados neste

documento de Normas e Procedimentos.

A obedincia aos procedimentos e regras contidos neste documento ser

comum a todos os Diretores/Funcionrios. As excees sero permitidas desde
que aprovadas pela Diretoria.

Somente sero reembolsadas despesas com viagens, almoos/visitas com

clientes e despesas decorrentes de prestao de servios em horas extras,
taxi, alimentao. Os reembolsos de compras de produtos e servios, despesas
de telefone no sero reembolsados, sem exceo.

Procedimentos
3.1

Adiantamento de viagens
Os funcionrios podero solicitar adiantamentos de despesas, por meio do
relatrio de solicitao de adiantamento (contido no anexo), com objetivo de
cobrir possveis despesas, sendo este com 72 horas de antecedncia da data
prevista da viagem, e com autorizao prvia do gestor da rea. A
autorizao de adiantamento de despesas de viagens dever conter as
seguintes informaes:

Nome do funcionrio solicitante/CPF;

Valor total do adiantamento ou das dirias;

Destino da viagem;

Perodo da viagem;

Finalidade da viagem;

Data de retorno da viagem;

CIR.FIN.MAT.0001 Adiantamento e reembolso de

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despesas

Autorizao do gestor da rea.

Aps o evento, o funcionrio dever prestar contas atravs do relatrio de

despesas, no perodo mximo de 72 horas ou trs dias teis. S ser
concedido um novo adiantamento, desde que o funcionrio no tenha mais
de que 1 (um) adiantamento pendente. Se o funcionrio/diretoria no prestar
contas do adiantamento de viagem feito no prazo determinado, o valor ser
retido em fonte (folha de pagamento).

Se for identificada uma pendencia de adiantamento em aberto para

um funcionrio desligado, esta ser debitada do centro de custo o
qual o funcionrio pertencia.
3.2

Reembolso de despesas de viagens ou dirias

As despesas de viagens ou despesas decorrentes com clientes podero ser
pagas a qualquer funcionrio que esteja a servio da empresa, fora de sede,
ou na mesma, dentro do horrio de trabalho, ou em horrio extraordinrio.

Faz-se obrigatria a prestao de contas dos reembolsos para as despesas

de viagens e despesas com clientes, de apresentao do relatrio de
registros de viagens e gastos com clientes, de acordo com as exigncias da
empresa (formulrio padro contido no anexo).

Para fins de prestao de contas dos reembolsos, sero considerados os

documentos

referentes

despesas

com

alimentao,

transporte

hospedagem. Os documentos comprobatrios das despesas sero Notas

Fiscais de Venda ao Consumidor, Notas Fiscais de Servios, Notas FiscaisFaturas, Cupons Fiscais, nos quais constem discriminao e a quantidade
das mercadorias, acompanhados dos respectivos recibos de quitao. Para
reembolso de transporte dever ser apresentado o Canhoto dos Bilhetes de
passagens, Recibos de Txi (contendo percurso, placa do veculo, assinatura
e CPF do motorista).

rea aprovadora: Diretoria

rea gestora: Finanas
rea reguladora: Compliance

CIR.FIN.MAT.0001 Adiantamento e reembolso de

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despesas

3.3

Transporte
3.3.1

Veculos particulares
O funcionrio poder utilizar o veculo prprio para a locomoo,
desde que, seja autorizado pela Gerncia e/ou Diretoria. Para tanto,
o veculo em questo dever, obrigatoriamente, estar coberto pelo
seguro do proprietrio.

As despesas de quilometragem sero reembolsadas de acordo com

a tabela de quilmetros definidas por localidades X valor por
quilometro rodado. O reembolso tem o valor de R$ 0,35 por km
rodado.
3.3.2

Pedgios e estacionamentos
Os gastos com pedgio e estacionamento, do veiculo particular do
funcionrio/prestador de servios, sero reembolsados desde que
este veculo esteja sendo utilizado para um deslocamento a servio
da empresa.

3.3.3

Txi
O funcionrio poder utilizar txi para um deslocamento a trabalho,
que ser reembolsado desde que apresente justificativa e recibo
devidamente quitado pelo taxista, com CPF e placa e/ou prefixo do
veculo. obrigatria a assinatura do gestor da rea.

Passagens areas devem obedecer ao fluxo de viagens

estipulado pela empresa. Qualquer custo com passagens
areas solicitadas por reembolso dever ter justificativa
clara e somente ser reembolsado aps aprovao do gestor
da rea de viagens.
3.4

Refeies e restaurantes
Os funcionrios que estiverem em viagens pela empresa, tero direito a
uma refeio por dia (jantar) no valor de R$ 20,00, considerando que as
outras refeies j esto cobertas pela empresa (caf da manh no hotel e
almoo atravs do benefcio oferecido no carto refeio). Nos casos em que
o funcionrio estender sua jornada de trabalho por um tempo superior a 3
horas, ou ainda trabalhar durante os finais de semana (sbado e domingo),

rea aprovadora: Diretoria

rea gestora: Finanas
rea reguladora: Compliance

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despesas

por um tempo superior a 4 horas, poder utilizar o valor de R$ 20,00 por

refeio;

As bebidas alcolicas consumidas, cigarros no sero reembolsadas

pela empresa. No abriremos exceo.

Para a solicitao do reembolso, dever ser apresentada Nota Fiscal e/ou

Cupom Fiscal identificado em via original.

Em caso de reunio de trabalho por funcionrios, gerentes e diretores,

caber a um nico funcionrio pagar o total das despesas, relatando, em
relatrio de despesas, o nome dos participantes e o motivo da reunio.
3.5

Convites
As

despesas

decorridas

com

parceiros

outros

convidados

sero

reembolsados pela empresa quando essa for de necessidade benfica

Empresa (precisa estar explicado com clareza no formulrio de reembolso o
beneficio que ir retornar para o grupo XP Investimentos). O lanamento
contbil ser identificado como despesa no dedutvel.

Esses convites devero ser sempre previamente autorizados pela Diretoria,

onde constar o valor das despesas gastas por pessoa e a justificativa das
mesmas.
3.6

Documentos para reembolso

Para que haja reembolso, o usurio dever apresentar anexo ao relatrio de
despesas padro as Notas Fiscais e Recibos Originais, o relatrio de
despesas dever ser analisado e aprovado e assinado pelo gestor da rea,
pela rea financeira e Diretoria. Preenchimento obrigatrio do relatrio de
despesas.

rea aprovadora: Diretoria

rea gestora: Finanas
rea reguladora: Compliance

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despesas

A assinatura de aprovao atestar o seguinte:

a. Que as despesas so razoveis e relacionadas a uma finalidade vlida;

b. Que as despesas foram explicadas com detalhes suficientes e com
apresentao de comprovantes, e estes esto em nome da empresa;
c. Que as despesas esto dentro das normas estabelecidas pela Empresa,
caso contrrio o valor ser assumido pelo funcionrio;
d. Que as aprovaes necessrias foram devidamente formalizadas no
relatrio de despesas;
e. Ter a corresponsabilidade pelo desembolso dos numerrios efetuados
pela empresa;

Formulrios sem justificativa clara sero devolvidos para o solicitante.

3.7

Do pagamento
O pagamento dos reembolsos ir obedecer s seguintes regras:

Os formulrios que chegarem ao departamento de contas a pagar do

dia 19 do ms at o dia 28, devidamente corretos, sem pendncia,
sero pagos no dia 03.

Os formulrios que chegarem ao departamento de contas a pagar do

dia 29 do ms at o dia 08 do ms subsequente devidamente correto,
sem pendncia, sero pagos no dia 13.

Os formulrios que chegarem do dia 09 do ms at o dia 18 do ms

devidamente corretos, sem pendncia, sero pagos no dia 23.

Os reembolsos que forem identificadas pendncias (sem assinatura

gestor da rea, documentos no vlidos, despesas de reembolsos fora
das

normas

justificativa

da
etc.)

empresa,
os

clculos

documentos

dos
sero

valores

incorretos,

devolvidos.

data

sem
de

pagamento s comea a contar a partir da identificao correta dos

documentos.

rea aprovadora: Diretoria

rea gestora: Finanas
rea reguladora: Compliance