Manual de Solicitação de

Reembolso
 Sumário
Reembolso na WEB
1 Acessando o Paytrack - WEB

2 Iniciando uma Solicitação - WEB

3 Definindo o Roteiro - WEB

4 Incluindo Despesas - WEB

5 Incluindo Quilometragem Manual - WEB

6 Informando Centro de Custo- WEB

7 Finalizando a Solicitação- WEB

8 Aprovando Despesas - WEB

Reembolso no APP
9 Acessando o Paytrack - APP

10 Incluindo Despesas - APP

11 Incluindo Trajeto - APP
12 Criando um Relatório - APP
13 Classificando a Despesa- APP
14 Definindo o Roteiro - APP
15 Informando o Centro de Custo - APP

16 Finalizando a Solicitação - APP

17 Aprovando Despesas - APP

18 Canais de Suporte
 Como solicitar um
reembolso?

Neste manual, você vai aprender a solicitar um reembolso.

Os reembolsos devem ser solicitados em casos de despesas pagas

com recurso próprio e que são próprias de reembolso.

Você vai encontrar dois tipos de reembolso:

Reembolso Viagens: Reembolso relacionado à despesas de

viagens, como reembolso de KM;
Reembolso Diversos: Reembolso relacionado à despesas
diversas, como uma refeição em hora extra;

A prestação de contas no sistema Paytrack, deve ocorrer em até 5

dias, após a data final do roteiro.

Para qualquer dúvidas em relação a ferramenta, entrar em contato

através do e-mail suporte.paytrack@jbs.com.br. O horário de
atendimento é em horário comercial.
 Política de Utilização

ALERTA DE PALAVRAS NO CUPOM FISCAL

O sistema identifica algumas palavras no cupom fiscal e alerta o

aprovador.
Exemplo: cigarro, cerveja, vinho, etc.

O usuário deve retirar o valor destes itens do reembolso e inserir na

"Observação", para ciência do aprovador.

ALERTA DE REEMBOLSO FORA DO PERÍODO DO ROTEIRO

O sistema identifica e alerta os casos em que o reembolso foi

realizado fora do período informado no roteiro.

ALERTA DE DUPLICIDADE DE CUPOM FISCAL

O sistema identifica e alerta quando o cupom fiscal da despesa já

foi utilizado em outro relatório ou outra despesa. O aprovador
consegue visualizar o que gerou a duplicidade e seguir ou não
com a aprovação.

Na prestação de contas das despesas, foram inseridas algumas

Políticas de utilização, conforme Política Interna da Seara.

Alguns casos, geram alertas para o aprovador, em outros casos o

relatório vai para um 2º nível de aprovação e, em casos pontuais,
bloqueiam a prestação de contas (ou seja, não é possível realizar o
reembolso com valor acima do limite).
 Política de Utilização

DESPESAS DE REFEIÇÃO (Fluxo de Viagens e Fluxo de Diversos):

Refeição: Bloqueia valores fora da política.

Política: Cidade de São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília - máximo R$

50,00 por refeição;
Demais cidades - máximo R$ 40,00 por refeição;
Internacional - máximo US$ 40,00 por refeição;

Refeição: (Fora da Política): Passa pela aprovação de 2º nível caso

ultrapasse o valor estipulado pela política.
Refeição com Cliente ou Fornecedor: Passa pela aprovação de 2º
nível caso ultrapasse o valor estipulado pela política.

DESPESAS DE QUILOMETRAGEM

Quilometragem: O valor de reembolso é R$ 0,75/KM conforme

estipulado em política interna da Seara.

DESPESAS DE HOTEL

Hotel: O fluxo correto é sempre solicitar hotel via Sistema de

Viagens (TMS). Caso, por um evento pontual, você precise solicitar
reembolso, o sistema bloqueia valores conforme política de
Viagens JBS.

Política: São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília - máximo R$ 250,00

por diária;
Internacional USA - máximo USD 200,00 por diária;
Internacional Demais - máximo US$ 250,00 por diária;
 1 Acessando o Paytrack - WEB

Para acessar o Paytrack, o

primeiro passo é acessar o site
https://login.paytrack.com.br,
informar seu e-mail de login e
a senha de acesso que foi
enviada para o seu e-mail.

Em seu primeiro acesso, confira

em seu "Perfil" os dados
bancários. Lembrando que o
tipo de conta deve ser
"Corrente":

Em casos de pagamento rejeitados devido a conta bancária, o

colaborador deve abrir um chamado no Service Desk, conforme caminho
abaixo:

»Intranet JBS
»Service Desk
»Seara
» Atendimento
» Contas a Pagar
» 02 - Programação de Pagamento
» 03 - Pagamento Rejeitados
 2 Iniciando uma Solicitação - WEB

Para solicitar um
reembolso no site do
Paytrack, clique na opção
de reembolso que
melhor se encaixa,
conforme descrição na
página inicial.

Para iniciar o cadastro do

relatório, insira a descrição
do relatório.

O objetivo dessa descrição é

explicar o motivo da
solicitação. Um exemplo
seria “Visita ao Cliente “ABC
Filial X” ou "Reunião de
Alinhamento Filial Y .”

Selecione o motivo que

melhor se identifica com
seu relatório de despesa.

Caso você seja solicitante de um relatório, haverá um terceiro campo a ser

preenchido, informando para quem será o relatório que está sendo criado.
3 Definindo o Roteiro - WEB
O Roteiro é o planejamento da viagem. É onde você vai informar o
destino, a data e dar uma descrição da viagem, para qual você está
solicitando um reembolso.

Clique no botão “+ Roteiro” para cadastrar o roteiro da viagem.

Insira o destino do roteiro, a descrição, a data de início, a data de

término e clique no botão “Confirmar”.
4 Incluindo Despesas - WEB
Nesta etapa, você irá inserir os comprovantes das despesas que
você teve e está solicitando reembolso.

Clique no ícone "Despesas" e em seguida clique no botão “+

Despesas” para cadastrar uma nova despesa.

Clique em "Selecione" para selecionar nos seus arquivos a foto do

comprovante fiscal, que já deve estar armazenada no seu
computador.
Em seguida, preencha as informações referentes ao comprovante
(Tipo de Despesa, Valor, Data, Pagamento e Justificativa da
Despesa). Ao finalizar, clique em "Confirmar".

Em "Pagamento",
selecione
"reembolsável ao
viajante".
Se estiver fazendo
a prestação de
contas do seu
cartão corporativo
selecione "Cartão
Crédito
Corporativo".
 5 Incluindo Quilometragem Manual

Para lançamento
de
quilomentragem
manual, você deve
prencher os
campos "Local
inicial" e "Local
final" , para que a
quilometragem
seja calculada .

Importante: Quanto mais preciso for o endereço informado,

mais assertivo será o cálculo da quilometragem.

Caso durante o mesmo trajeto, o colaborador tenha ido para

vários lugares, utilize a opção + Adicionar Rota.

Desta forma, será possível dizer que o colaborador foi do Ponto

A até o Ponto B, depois do Ponto B até o C e, por fim, do Ponto
C até o A.
Após o preenchimento dos dados, clicar em "Calcular Rota"
6 Informando o Centro de Custo - WEB
Para receber o reembolso, você deve informar à qual centro de
custo esta despesa deve pertencer. No Paytrack, o centro de custo é
definido na tela de "Rateio". Confira se o seu centro de custo está
correto.

Por padrão, o sistema sempre irá apresentar o seu centro de custo

de alocação, que poderá ser alterado nessa etapa.
Você pode excluir o centro de custo, clicando no "x" ao final da sua
descrição, inserindo o novo centro de custo ou adicionar mais um
centro de custo além do seu, para dividir as despesas.

Para incluir mais um centro de custo, primeiro clique no seu centro

de custo, para alterar o valor ou percentual que deve ser rateado
nele.

Indique o valor ou percentual do centro de custo selecionado e

clique em "Confirmar"
6 Informando o Centro de Custo - WEB

Clique em "+Rateio" para incluir mais um centro de custo. Você

pode incluir quantos centros de custos forem necessários sempre
clicando em "+Rateio".

Indique um novo centro de custo, o valor ou percentual de rateio e

clique em "Confirmar".

Alteração de Centro de Custo por Despesa

Para casos onde o relatório deverá ser criado em outro centro, você
poderá efetuar a alteração desse dado no lançamento da despesa.
Após anexar o comprovante e preencher os dados necessários para
o lançamento, clicar em ícone "Rateio"
6 Informando o Centro de Custo - WEB

Clicando em "Adicione", você poderá inserir um novo centro de custo,

o qual as despesas serão locadas ou aquele despesa específica a qual
você acabou de lançar.
7 Finalizando a Solicitação - WEB

Para finalizar sua solicitação de reembolso e encaminhar para a

aprovação do seu centro de custo, você precisa clicar no ícone
"Concluir" e em seguida clicar no botão "Solicitar".

Pronto! Agora, para acompanhar seu relatório, você pode acessar o

menu "Pedidos e Relatórios", onde você encontrará todos os
relatórios feitos por você.
8 Aprovando Despesas - WEB
Na tela de aprovações é possível verificar a situação de cada relatório
(Autorização, Aprovação, Conferência ou Finalização) e o Prazo.

Para aprovar/reprovar, basta clicar sobre o relatório. Nesta tela, você

encontra o resumo do relatório. Para verificar o relatório completo,
basta clicar sobre o ícone no canto superior direito.

Na aba de Despesas será possível Aprovar ou Reprovar cada uma das

despesas reportadas, incluindo o motivo da reprovação (quando
necessário).

Quando houverem despesas que necessitam da revisão do

colaborador (despesas reprovadas), ao finalizar a conferência é preciso
clicar em "Encaminhar para Revisão":

Se todas as despesas estiverem OK, basta clicar em "Aprovar Todas" e

em seguida concluir o relatório no ícone "Concluir".
8 Aprovando Despesas - WEB

É possível
visualizar qual a
despesa e relatório
em duplicidade
clicando em "Ver
duplicadas":
8 Aprovando Despesas - WEB

O colaborador visualizará as despesas da seguinte forma:

9 Acessando o Paytrack - APP

Para acessar o Paytrack, o

primeiro passo é fazer o
download do aplicativo na
App Store ou Play Store.

Abra o aplicativo, insira no campo

"Usuário" o seu e-mail corporativo e
a senha de acesso enviada para seu
e-mail.

Importante: Antes de efetuar a

criação de seus relatórios, você deve
acessar o Paytrack, através da Web
e conferir seus dados bancários em
seu perfil ( Pág.5).
Caso ainda não possua as
informações preenchidas, inserir
conforme o sistema solicita.
10 Incluindo Despesas - APP

Para solicitar um reembolso no

aplicativo do Paytrack, clique em
"Digitalizar Despesa" para abrir a
câmera do seu celular e registrar uma
foto do seu comprovante fiscal, ou
clique em "Despesas a Classificar"
para classificar e incluir em um
relatório uma foto já registrada
anteriormente.

Registre uma foto do

comprovante da despesa com a
câmera do seu celular e clique em
"Usar Foto".

A imagem do É importante que as

comprovante fotos tiradas sejam
salva no APP, legíveis e abranjam
pode ser
todo o
visualizada
também na comprovante, pois
Web em esta será a foto
"Despesas a oficial do seu
Classificar" reembolso.
 10 Incluindo Despesas - APP

Clique em "Classificar Agora"

para incluir a despesa em um
relatório e fazer sua classificação,
ou clique em "Continuar Mais
Tarde" para salvar a foto e
classificar depois a despesa,
deixando como "Despesas a
Classificar".
Você também pode continuar
registrando imagens dos seus
comprovantes fiscais clicando em
"Digitalizar Outra".

A imagem do comprovante salva

no APP pode ser visualizada
também na Web em: "Despesas a
classificar"
10
10 Incluindo Despesas - APP

Clique na despesa para incluir as informações de Tipo de Despesa,

Valor, Data, Pagamento e Justificativa.

Clique na flag para selecionar a despesa e clique em "Ligar" para

incluir a despesa em um relatório.
11 Incluindo Trajeto - APP
Para gravar um trajeto pelo app Paytrack, você deverá primeiro
revisar algumas configurações do celular.

Em seu celular, clicar em: Configurações > Aplicativos > Paytrack >
Permissões > Local > “Permitir o tempo todo” ou “Permitir durante
o uso do App" deve estar ativo.

Outras configurações que precisam ser revisadas são: a

funcionalidade de economia de energia que deve estar inativa
durante todo o percurso; e o GPS do celular que deve estar ativo
durante o percurso.

Para iniciar o trajeto, clique na opção "Trajeto" no canto inferior

esquerdo da tela.
 11 Incluindo Trajeto - APP

O App irá utilizar a localização enviada pelo

GPS do celular, para identificar sua
localização atual. Assim que a localização
for encontrada, basta clicar em "INICIAR
TRAJETO" .

Durante a realização do
trajeto, caso seja
necessário interromper o
trajeto, basta clicar sobre
"PAUSAR" e em,
"CONTINUAR" para dar
continuidade ao trajeto.

Sempre que pausar ou

continuar seu trajeto, o
App vai inserir pontos
vermelhos para indicar as
pausas e verdes para
indicar as continuações.
11 Incluindo Trajeto - APP
No momento em que chegar ao destino, basta clicar na opção
FINALIZAR TRAJETO.

O ajuste do trajeto precisa de internet e poderá ser realizado

posteriormente. Caso não tenha conexão com a internet, ou a
internet esteja oscilando ou com má conexão, o sistema vai emitir
uma mensagem informando que não foi possível ajustar o trajeto.

Sempre que um trajeto é finalizado, o sistema utiliza a ferramenta

do Google para ajustar esse trajeto, pois, algumas curvas, por
exemplo, podem ser gravadas em apenas uma linha reta e, ao
ajustar o trajeto, o sistema desenha a curva corretamente
conforme o mapa.
11 Incluindo Trajeto - APP
Aqui, você tem algumas opções:

1. AJUDA: Abre uma guia na central

de ajuda da ferramenta Paytrack;
2. TENTAR NOVAMENTE: Para que o
sistema realize uma nova tentativa
de ajuste de trajeto. (Você pode
aguardar até chegar em um ponto
com internet e clicar em tentar
novamente);

3. GERAR DESPESAS: Mesmo sem o

ajuste, você pode salvar esse trajeto
para ajustá-lo mais tarde;

Caso você não tenha internet após

finalizar o trajeto e opte por Gerar a
Despesa, ela será salva como
"Despesas a Classificar" e ficará
aguardando o colaborador inserir no
relatório.
11 Incluindo Trajeto - APP

Para trajetos Offline (sem

internet), inserido no relatório,
você deverá acessar a Despesa e
preencher os campos solicitados e
clicar em SALVAR.

Agora que todas as

informações obrigatórias
foram inseridas, basta clicar
em SALVAR e em seguida
clicar em OK.
12 Criando um Relatório - APP
Antes de seguir com o sua prestação de contas, você precisa definir
um relatório para incluir suas despesas. Você pode selecionar um
relatório em que você solicitou um adiantamento e agora irá
comprovar as despesas com esse valor adiantado, ou criar um novo
relatório para solicitar reembolso.

Selecione um relatório já existente

ou clique em "Novo" para criar um
novo relatório.

Clique na opção de reembolso que

melhor se encaixa, conforme descrição
na página inicial.
12 Criando um Relatório - APP
Preencha a descrição do seu relatório, para explicar o motivo da
solicitação. Um exemplo seria “Visita a Cliente “x” para
acompanhamento de projeto de desenvolvimento de material.”

Clique em "Motivo" para abrir a lista de seleção, e selecione o

motivo que melhor se identifica com a solicitação do
adiantamento.

Clique em "Salvar".
13 Classificando a Despesa - APP
As despesas são os gastos que você teve, pagou com o próprio
recurso e está solicitando um reembolso.

Clicando em "Despesas", você

acessa todas as despesas
registradas no relatório.

Na tela das despesas, clicando

em "+", você pode incluir
quantas despesas forem
necessárias em um mesmo
relatório.

Cliquem em cima da despesa

incluída, para fazer a
classificação dela.
13 Classificando a Despesa - APP
Classifique a despesa indicando o "Tipo de Despesa", "Valor", a
"Data da Despesa", o "Pagamento", a "Justificativa da Despesa". ,
Ao finalizar a classificação, clique em "Salvar".

Em "Pagamento", selecione
"Reembolsável ao Viajante".
Se estiver fazendo a prestação de
contas do seu cartão corporativo
selecione "Cartão Crédito
Corporativo".
14 Definindo o Roteiro - APP
O Roteiro é o planejamento da viagem. É onde você vai informar o
destino, a data e dar uma descrição da viagem, para qual você está
solicitando um reembolso.

Na tela inicial do relatório, para

definir o roteiro, clique na
opção "Roteiro".

Para criar um novo roteiro,

clique em "+".
14 Definindo o Roteiro - APP

Preencha com as informações de destino, descrição, data e hora de

início e fim e clique em "Salvar Roteiro".
15 Informando o Centro de Custo - APP
Para receber o reembolso, você deve informar à qual centro de
custo esta despesa deve pertencer. No Paytrack, o centro de custo
é definido na tela de "Rateio".

Clique em "Rateio" para conferir o

centro de custo, ou fazer um rateio
entre mais centros de custo.

Para incluir mais um centro

de custo, clique no seu
centro de custo para
primeiro alterar o valor ou
percentual que deve ser
rateado nele.

Em seguida, clique em
"Salvar Rateio". Clique em "+"
para incluir mais um centro
de custo
15 Informando o Centro de Custo - APP

Preencha com o centro de custo que deseja fazer o rateio, e o

percentual ou valor rateado.
16 Finalizando a Solicitação - APP

Clique em "Finalizar Relatório" e confirme a solicitação.

17 Aprovando Despesas - APP

Para realizar a aprovação pelo App, basta clicar em "Aprovações".

Na tela de aprovações é possível verificar a situação de cada

relatório (Autorização, Aprovação, Conferência ou Finalização) e o
Prazo.

Para aprovar/reprovar, basta clicar sobre o relatório. Nesta tela, você

encontra o resumo do relatório. Para verificar o relatório completo,
basta clicar sobre o ícone no campo superior direito.
17 Aprovando Despesas - APP

Lembrando que se for o caso

de reprovar o relatório, você
deverá inserir uma
justificativa para que o
colaborador saiba quais
ajustes realizar.
18 Canais de Suporte
Caso tenha algum problema no uso da ferramenta, no WEB, clique no
ponto de interrogação de baixo para Acessar o Chat, ou o de cima
para acessar a "Central de ajuda" onde existem diversos materiais de
ajuda disponíveis.

Para entrar em contato com

o Suporte da JBS, envie um
e-mail para
suporte.paytrack@jbs.com.
br .
Horário de Atendimento
Canais de Ajuda : Segunda à
Sexta, das 8h às 18h.

No APP, clique na opção "Me

ajuda" e em seguida
selecione a opção "Tenho
um problema".