PDR - Política de Deslocamento

e Reembolso

Vigência: A partir de dez-17

Última alteração: jul-21

Objetivo
Estabelecer diretrizes, regras, critérios e limites gerais para o deslocamento dos colaboradores e o reembolso das
despesas efetuadas, de forma a minimizar os custos e evitar gastos desnecessários para o GB.

Aplicabilidade
Esta política não se aplica a empresa Instituto Grupo Boticário e aos colaboradores da força de vendas do GB e aos
colaboradores front office de Beautybox.

Responsáveis
Responsável: VP Digital & Tecnologia
Corresponsável (is): Gerência RH e Gerência ADV

Introdução
O GB oferece apoio, segurança e serviços de qualidade aos colaboradores para os aspectos de viagens corporativas, por
meio da área de Viagens e de uma agência homologada. Como também valoriza o planejamento antecipado e a busca
pelas melhores condições, a fim de atender as necessidades do GB.
Além disso, o GB espera que os seus colaboradores avaliem a possibilidade de substituir a viagem e deslocamento de
negócios pela utilização de ferramentas de comunicação interna, tais como Slack, Teams e videoconferência, uma vez
que a utilização destas ferramentas traz benefícios não só de ordem econômica, mas contribuem para uma melhor
qualidade de vida e produtividade.
Sendo assim, está política tem como objetivo estabelecer diretrizes para despesas de viagens e reembolso.

Diretrizes Gerais
O GB valoriza o planejamento antecipado e a busca pelas melhores condições, a fim de atender as necessidades do GB.
Logo, as diretrizes abaixo são fundamentais para o bom funcionamento do processo de viagens e reembolso:
• Realizar cotação antes de marcar a data da viagem, bem como utilizar sempre as opções com melhor custo x
benefício que estejam disponíveis.
• Usar somente os fornecedores credenciados, devendo realizar as reservas através da agência homologada.
• Caso haja a necessidade de cancelamento de passagens aéreas e/ou estadias, seguir as diretrizes do Manual
do Viajante (Anexo IV).
• As solicitações de deslocamento aéreo e hospedagem em grupos de passageiros superiores a 10 pessoas, tais
como em eventos e incentivos, podem ser enviadas para área de Suprimentos que indicará as agências para
atender a demanda. No caso de colaboradores da Aero, as solicitações devem ser feitas para a área de
Suprimentos CSC.
• Em situações em que haja necessidade de viagem para terceiros, o gestor responsável pelo terceiro deve avaliar
o contrato negociado entre o GB e empresa contratada. Havendo a necessidade do terceiro viajar devido à

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solicitação do GB, o gestor responsável deve realizar os trâmites de cotação com a agência homologada e
indicar a empresa e o CC para débito das despesas de viagem.
• O GB disponibiliza para um público em particular a modalidade de Cartão Corporativo, que deve ser utilizado
exclusivamente para despesas relacionados ao trabalho. Existem três modalidades, sendo eles: Pré-Pago,
Crédito e Pré-Pago Internacional, conforme a Política de Cartões Corporativos.

• Deslocamento Aéreo
• As reservas devem ser realizadas com no mínimo dez dias de antecedência para viagens nacionais e quinze dias
de antecedência para viagens internacionais.
• De modo geral, o padrão de viagem utilizado deve ser classe econômica. Poderá ser optado pela classe
executiva nos casos abaixo:
• Voo internacional com duração superior a 12 (doze) horas de voo direto.
• Em caso de viagem internacional para CEO, Vice-presidência e Diretoria.
• Exceções devem ser autorizadas pelo diretor da área.
• Em casos de viagens em grupo, recomenda-se que no máximo 50% dos colaboradores da mesma área estejam
no mesmo meio de transporte. Para CEO, Vice-Presidentes e Diretores, deve-se seguir as diretrizes próprias de
Segurança Empresarial.
• A utilização de serviço de taxi aéreo é permitida apenas com aprovação da Vice-Presidência da área, conforme
as diretrizes da área de Segurança Empresarial.

• Deslocamento Terrestre
O deslocamento terrestre é destinado a deslocamentos inferiores a 250 km. Exceções devem ser autorizadas e
formalizadas pelo Gerente da área.

o Locação de Veículos
• Quando a viagem for realizada por veículo, o colaborador deve solicitar a reserva do veículo. Sendo assim, o
colaborador deve possuir CNH válida e definitiva por mais de dois anos e em caso de viagem internacional,
deve providenciar a PID.
• Na hipótese de quaisquer danos ou avarias decorrentes de acidentes envolvendo o veículo locado, o
colaborador deve registrar Boletim de Ocorrência de Trânsito e apresentar tal documento ao GB.

o Transporte por Aplicativos, Rodoviário e Outros

• É permitido utilizar táxi ou aplicativos de transporte para deslocamento a serviços do GB, sendo necessário
seguir as diretrizes do Procedimento de Utilização de Táxi e Aplicativos de Deslocamento.
• O colaborador que optar por transporte rodoviário, deve solicitar a compra de passagem ou caso a rota
desejada não esteja disponibilizada pela agência homologada do GB, o colaborador pode adquirir o bilhete
diretamente junto à empresa de transporte e posteriormente solicitar reembolso, conforme diretrizes desta
política.
• A locação de meios de transporte como vans, ônibus ou micro-ônibus pode ser feita através da agência
homologada ou área de Suprimentos, de modo que seja possível avaliar as contratações terceirizadas.

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• Não é recomendável a utilização de veículos próprios, com exceção dos cargos executivos que possuem veículos
disponibilizados pelo GB ou casos aprovados pelo gerente da área.

• Hospedagem
• Para colaboradores da mesma equipe, é possível optar por hospedagem em apartamento duplo ao invés de
apartamento individual.
• É permitida a extensão do tempo de estadia, seja por motivo de negócio ou por motivo particular. O
colaborador que estender por motivo de negócio, deve solicitar a alteração via sistema para a agência
homologada. O colaborador que estender por motivo particular, deve formalizar com o seu gestor imediato
sobre a extensão e se responsabilizar pelos custos adicionais de hospedagem, se for o caso.

• Reembolso
• O GB realiza o reembolso das despesas relacionadas exclusivamente ao trabalho, tais como deslocamentos,
alimentação, despesas relacionadas a viagens, conforme as diretrizes desta política e conforme Anexo I.
• As despesas são reembolsadas mediante apresentação de documento fiscal em nome de pessoa física,
aprovação do gestor do colaborador, sendo que o prazo para solicitação do reembolso é de até sessenta dias a
partir da data de emissão do documento fiscal, conforme Procedimento de Reembolso de Despesas. Não é
permitido solicitar reembolso de despesas com documentos fiscais em nome das empresas do GB.
• O pagamento ao colaborador é realizado após aprovação da solicitação de reembolso pelo seu gestor e pela
área de Recebimento Fiscal, conforme Procedimento de Reembolso de Despesas.
• Não é permitido ao colaborador utilizar-se do reembolso como forma alternativa de compra, em contrariedade
as políticas de Suprimentos, Política de Crédito, Cobrança e Contas a Pagar e Gestão de Contratos. As despesas
não previstas no Anexo I e incorridas pelo colaborador que sejam de responsabilidade do GB só serão
reembolsadas mediante aprovação e formalização do Diretor da área, hipótese em que fica o colaborador
responsável por solicitar e obter a autorização.
• Na hipótese de término do contrato de trabalho, o empregado deverá assinar declaração de quitação
descrevendo se há verbas de reembolso a serem ressarcidas, observando os limites e condições estabelecidas
nesta política, encaminhando no prazo de 24 horas, contados da data de desligamento, para o Canal
reembolsodedespesas@grupoboticario.com.br os respectivos comprovantes.”

• Adiantamento
• O colaborador pode solicitar adiantamento através do sistema de reembolso para despesas vinculadas a viagens
e para outros tipos de despesas não faturáveis, desde que esteja de acordo com o Termo de Recebimento,
Compromisso e de Responsabilidade por utilização dos Serviços de Deslocamento e Reembolso. Sendo
recomendado que a solicitação seja feita com no mínimo dez dias de antecedência, para que todos os tramites
financeiros e aprovações possam ocorrer dentro do prazo.
• O adiantamento é liberado apenas se o colaborador não tiver pendências em aberto de outro adiantamento.
• A prestação de contas deve ser realizada em até sessenta dias após a emissão documento fiscal em nome de
pessoa física.

Papéis e Responsabilidades
É responsabilidade dos colaboradores / viajantes:

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• Conhecer e seguir as diretrizes desta política, bem como estar ciente dos limites de despesas estipulados no
Anexo I - Despesas Reembolsáveis e não reembolsáveis.
• Informar-se sobre exigências de documentação tais como, vistos, vacinas obrigatórias, bem como verificar se
existem restrições ao país a ser visitado.
• Avaliar aspectos como: distância, tempo, relação custo x benefício e necessidades específicas, para a escolha
dos meios de transporte e hotéis buscando sempre a otimização dos recursos.
• Para viagens internacionais, solicitar seguro-viagem via sistema da agência homologada.
• Devolver o veículo à locadora devidamente abastecido.
• Solicitar o reembolso de despesas através do sistema de reembolso, conforme Procedimento de Reembolso de
Despesas.

É responsabilidade do gestor imediato:

• Analisar e aprovar a viagem do colaborador dentro do prazo estipulado, bem como os custos envolvidos
levando em consideração o orçamento da área.

Consequências
É dever de todos o cumprimento integral das políticas internas do Grupo Boticário. No caso de descumprimento desta
política, após a análise jurídica pertinente, cabe ao gestor aplicar as medidas disciplinares eventualmente aplicáveis, de
acordo com a gravidade de cada infração cometida, podendo ser aplicada advertência verbal ou escrita, suspensão,
dispensa por justa causa, além de outras medidas eventualmente cabíveis.

Documentos Relacionados
Manual do Viajante
Política de Cartões Corporativos
Política de Crédito, Cobrança e Contas a Pagar
Política de Gestão de Contratos
Política de Suprimentos

Anexo
Anexo I: Despesas Reembolsáveis e não reembolsáveis
Anexo II: Infrações de trânsito e avarias
Anexo III: Carta de Ciência para desconto em folha de pagamento

Glossário
Agência Homologada: É a de agência de viagens homologada pelo GB.
Deslocamento Aéreo: É destinado a deslocamentos superiores a 250 km.
Front office: Equipe comercial de campo da Unidade Beautybox.
PID: Permissão Internacional para dirigir.
Sistema de Reembolso: É o sistema RD disponível para os colaboradores via WORKPLACE intranet do Grupo Boticário,
para aero e CSC o reembolso é via portal.

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ANEXO I: Despesas Reembolsáveis para os colaboradores

DESPESAS REEMBOLSÁVEIS aprovadas pelo SUPERIOR IMEDIATO

A despesas listadas abaixo serão reembolsadas apenas com a aprovação e formalização do Superior imediato.
1. ALIMENTAÇÃO: Mediante apresentação de nota fiscal ou cupom fiscal em nome de pessoa física. Quando participar
mais de um colaborador, deve-se especificar os nomes e matrículas. A taxa de serviço (10% do garçom) será
reembolsada desde que componha o total da nota ou cupom fiscal.
Alimentação em casos de deslocamento em viagens nacionais:
• CSC e Aero R$ 75,00 (setenta e cinco reais) por dia, demais empresas do grupo R$ 100,00 (cem reais) por dia
mediante prestação de contas, através de documentos fiscais.
• Estes valores não se aplicam à Diretores e Vice-Presidentes.
• Café da manhã: É dever do solicitante efetuar reservas de hotel que disponham de café da manhã incluído.
Alimentação em casos de deslocamento em viagens internacionais:
• Estados Unidos, América Latina, Ásia e África: US$ 135,00 (cento e trinta e cinco dólares) por dia, mediante
prestação de contas, através de documentos fiscais.
• Europa: $ 100,00 (cem euros) por dia, mediante prestação de contas, através de documentos fiscais.
• Estes valores não se aplicam à Diretores e Vice-Presidentes.
Alimentação em casos de deslocamento entre os sites de Curitiba e São José dos Pinhais e descolamentos para
treinamentos na mesma região que o colaborador fica alocado:
O GB disponibiliza ticket refeição para os colaboradores que trabalham em locais onde não há refeitório.
Nos casos de deslocamento de colaboradores de São José dos Pinhais (tem refeitório) para Curitiba (não tem refeitório),
o valor do reembolso será de R$ 30,00 (trinta reais).
Nos casos de deslocamento de colaboradores de Curitiba (não tem refeitório) para São José dos Pinhais (tem refeitório),
as refeições devem ser realizadas utilizando o ticket refeição ou o refeitório. Não serão reembolsadas despesas de
alimentação quando houver deslocamento entre unidades que disponibilizarem ticket para unidades próximas que
dispuserem de refeitórios.
Para os casos excepcionais em que houver a necessidade de realização de horas extras previamente alinhadas e
aprovados pelo gestor, conforme Procedimento de Horas Extras, o colaborador poderá solicitar o reembolso de
alimentação no valor de R$30,00 (trinta reais) na unidade sem refeitório.
Para os casos de deslocamento para treinamentos na mesma região em que o colaborador fica alocado (que não
caracterize uma viagem), o colaborador que não recebe ticket poderá solicitar reembolso de alimentação no valor de
R$30,00 (trinta reais).
2. ALUGUEL DE VEÍCULOS: Apenas se houver algum problema com a reserva solicitado via agência homologada.
3. ANUIDADE ÓRGÃOS DE CLASSE: Para cargos que assinam pela empresa e autorizados pela AN/UN mediante boleto
do Órgão Emissor com o comprovante de pagamento.
4. COMBUSTÍVEL: Em viagens a serviços do GB, mediante nota fiscal do estabelecimento.
5. CONFRATERNIZAÇÃO (FINAL DE ANO): Confraternização de colaboradores GB.
6. COROA DE FLORES: Enviada em caso de falecimento de pai e mãe do colaborador, mediante nota fiscal ou cupom
fiscal do estabelecimento e aprovação do gestor imediato.

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7. CUSTAS COM PROCESSOS / JURÍDICO: Custos relacionados a processos do GB em que a área Jurídica pode solicitar
o reembolso, mediante aprovação do gestor imediato da área Jurídica.
8. DESPESAS COM CARTÓRIO E CORREIO: Mediante nota fiscal ou cupom fiscal do estabelecimento.
9. ESTACIONAMENTO: Mediante nota fiscal ou cupom fiscal do estabelecimento.
10.FRANQUIA DE BAGAGEM: Desde que necessário e não adquirido no momento da compra da passagem aérea.
11.FOTOCÓPIA: Custos relacionados a cópia de documentos a serviço do GB, mediante nota fiscal ou cupom fiscal do
estabelecimento.
12.HOSPEDAGEM: Mediante nota fiscal do estabelecimento, caso seja comprovado que houve erro na reserva efetuada
via agência homologada.
13.INSCRIÇÕES DEMAIS EVENTOS: Inscrição de evento de interesse ao serviço prestado no GB, mediante nota fiscal do
estabelecimento.
14.INTERNET: Caso seja necessário a compra de internet para trabalho, mediante nota fiscal do estabelecimento ou
extrato detalhado da fatura do aparelho móvel do colaborador.
15.LAVAGEM DE VEÍCULO: Serviços de lavagem de veículos da frota, realizados pela área de Facilities que pode solicitar
o reembolso, mediante nota fiscal ou cupom fiscal do estabelecimento.
16.LAVANDERIA: Em viagens superiores a 5 (dias) dias e mediante a apresentação da nota fiscal.
17.LOCOMOÇÃO / TAXI / UBER: Mediante comprovantes/recibos da corrida, desde que, a serviço do GB, conforme
Procedimento de Utilização de Taxi e Aplicativos de Deslocamento.
18.MANUTENÇÃO VEÍCULO FROTA: Valores de manutenção de urgência em automóveis, conforme procedimento de
frotas.
19.MATERIAL DE EXPEDIENTE: Adquiridos em situações de urgência (onde não pode ser seguido o fluxo/prazo habitual
de compra), limitado a R$ 300,00.
20.PASSAGEM RODOVIÁRIA: Mediante nota fiscal do estabelecimento, desde que, não seja possível realizar a compra
da passagem rodoviária via agência homologada.
21.PEDÁGIO: Em viagens a serviços do GB, mediante recibo do pedágio.
22.QUILOMETRAGEM: Os valores de quilômetros a serem reembolsados são disponibilizados pela área de Frota
atualizados anualmente – valor vigente CSC e Aero R$ 0,80, demais empresas do grupo R$ 1,06.
23.SEGURO DE VEÍCULO FROTA: Coparticipação de 50% na franquia de seguro de auto, conforme procedimento de
frotas.
24.SERVIÇOS DE SAÚDE: Serviços adquiridos pela área de Saúde (exemplo: vacina para colaboradores em campo),
mediante nota fiscal do estabelecimento e aprovação do gestor imediato da área de Saúde.
25.TARIFA RETIRADA PAÍS: Tarifas de saque ou outros serviços bancários em cartões a serviço do GB mediante recibo
da transação.
26.TAXAS / IOF: Cobranças de cartão de crédito em casos de viagens internacionais, mediante extrato do cartão de
crédito.
27.TELEFONE: Uso de telefone a serviço do GB em caso de viagem, mediante extrato da fatura do hotel ou extrato
detalhado da fatura do aparelho móvel informando o número da ligação.
28.TRANSPORTE FRETADO: Para colaboradores que utilizem Fretado na cidade São Paulo, o colaborador deve pagar
diretamente para a empresa responsável e solicitar reembolso mediante nota fiscal ou cupom fiscal.
29.VIAGEM CORPORATIVA: Todas as viagens a serviço do GB ser efetuadas via agência homologada. Porém em caso
excepcional e de emergência, o colaborador pode solicitar reembolso de passagens emitidas direto com as companhias
aéreas, mediante justificativa do gestor imediato.
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DESPESAS REEMBOLSÁVEIS aprovadas por GERENTES/DIRETORES

A despesas listadas abaixo serão reembolsadas apenas com a aprovação e formalização do gerente da área ou diretor
da área via e-mail.
1. ASSENTOS CONFORTO: É permitido apenas mediante justificativa e aprovação do gerente da área.
2. BEBIDA ALCOÓLICA: Conforme diretrizes do Código de Conduta e apenas se aprovado pelo diretor da AN’ ou UN’.
3. COMPRA DE PRESENTE: É permitido o reembolso de compras de presentes para fornecedores, franqueados e
colaboradores (reconhecimento, aniversário, final de ano, despedidas etc.), mediante aprovação do diretor da AN’ ou
UN’.
4. COMPRA DE PRODUTOS DA CONCORRÊNCIA: Produtos para análise e testes, mediante aprovação do gerente da
área.
5. COMPRA DE PRODUTOS DAS MARCAS DO GRUPO: É permitido o reembolso proveniente da compra de produtos
na Loja da Associação ou qualquer loja das marcas do grupo, apenas com a avaliação dos riscos pela área fiscal e
posterior aprovação do diretor da AN’ ou UN’.
6. DESPESAS COM CONVIDADOS: São permitidas desde que realizadas em um contexto negócios, que não configure
conflito de interesses, que sejam razoáveis e aprovadas pelo gerente da área.
7. GORJETAS (EXTRAS): É permitido apenas quando for imprescindível por questões culturais, mediante aprovação do
gerente da área.
8. LIVROS: Devem ser adquiridos preferencialmente via responsável pela Biblioteca ou via área de Suprimentos,
mediante aprovação do gerente da área.
9. PROTEÇÃO DE BAGAGEM E EXCESSO DE BAGAGEM: É permitido apenas quando for necessidade da empresa. Nesta
hipótese, deverá ser justificado pelo viajante quando na necessidade da prestação de contas/reembolso, mediante
aprovação do gerente da área.
10.NF SUPERIOR A 60 DIAS: Notas fiscais de itens reembolsáveis, porém com prazo igual ou superior a 60 dias após a
emissão, mediante aprovação do gerente da área. “Essa regra não se aplica à Diretores, Vice-Presidentes e
Presidente."

ANEXO II
INFRAÇÕES DE TRÂNSITO E AVARIAS

Quando o veículo alugado estiver sob responsabilidade do colaborador do GB, qualquer multa ou avaria do veículo será
de sua responsabilidade.
A área de Viagens enviará a notificação da infração/relatório da avaria e o boleto para pagamento, via e-mail para o
colaborador com o seu gestor em cópia, oportunizando que recorra caso seja indevida.
Caso seja devida, é esperado que o colaborador pague o boleto até a data de vencimento.

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Caso a área de Viagens não tenha retorno sobre o pagamento, para o não prejuízo da operação e dos demais
colaboradores do GB, o gestor do condutor será informado e o pagamento será feito pelo GB ocorrendo o desconto do
centro de custo da área do condutor.
Obs.: o GB disponibiliza a opção de desconto em folha para o pagamento da infração ou avaria do veículo, mediante
limites legais e assinatura da Carta de Ciência (Anexo III), que será enviada ao colaborador por e-mail.

ANEXO III
CARTA DE CIÊNCIA – DESCONTO DECORRENTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS – MULTAS E AVARIAS

Ao Sr. XXXXXXX

Rg.: XXXXXX

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CPF: XXXXXXX

Mat.:XXXXXX

End.: Rua XXXXX, nº XXXX, Bairro XXXXX, na cidade de XXXXXX, Estado XXXXX

CONSIDERANDOS:

I.Que V. Senhoria, não efetuou o pagamento da notificação decorrente da ocorrência [descrever a ocorrência] datada
em xx/xx/xx, oportunizada através de boleto emitido pela locadora XXXXX, no valor de R$ XXX,XX e com vencimento em
XX/XX/XX.
II.Que V. Senhoria já anui expressamente com o desconto dos valores em folha de pagamento, o que ocorrerá em parcelas,
conforme descrito abaixo:

Vimos, por meio desta, informar que o valor de R$ XXX (xxxxxxx) será descontado em folha de pagamento respeitando
os limites legais em XX parcelas no valor de R$ XXXXX (xxxxxx), de mês/ano até mês/ano.

Local, XX de XXXXXX de 20XX.

[EMPRESA]

PROTOCOLO DE RECEBIMENTO

Recebido:..........................................

Nome: ...............................................

RG: ...................................................

Assinatura: .......................................