Anexo II - Normativa de Viagens e Reembolso de Despesas

Esta normativa tem por objetivo estabelecer as diretrizes a respeito dos processos de
viagem e reembolso de despesas dos membros do Conselho de Usuários, que foi criado
atendendo a Resolução nº 734, de 21 de setembro de 2020, da Anatel - Agência Nacional de
Telecomunicações.

Transcrevemos abaixo o Art. 6° § 11°, da Resolução n° 734, de 21 de setembro de 2020.

“A participação no Conselho de Usuários é de caráter voluntário e não remunerado”.

O Conselho de Usuários tratará de todos os serviços de telecomunicações prestados

pela Empresa e para a realização desses trabalhos a Resolução 734, no seu Capítulo VI - Art.
23°, coloca:

“O Grupo Econômico deve arcar com todas as despesas adequadas ao cumprimento das
atividades do Conselho de Usuários, bem como à realização das reuniões ordinárias e
extraordinárias dos Conselhos, inclusive quanto as eventuais despesas de transporte,
alimentação e hospedagem dos membros, e disponibilizar os meios adequados para suas
reuniões”.

Para a prestação de contas, informamos que todos os conselheiros deverão preencher

a ficha cadastral, a qual contém informações pessoais e dados bancários para efetuarmos o
depósito em conta corrente, referentes às despesas de alimentação e transporte, quando
necessário.

Seguem os procedimentos referentes aos deslocamentos para as reuniões do Conselho

de Usuários.

Data da viagem

- O deslocamento (ida e volta) do conselheiro será realizado, sempre que possível, no mesmo
dia da reunião;

- Caso não haja horários de voos disponíveis no dia da reunião, o conselheiro se deslocará 1
(um) dia antes;

- Não será permitido prolongar a viagem.

Transporte Aéreo:

- A Emissão dos bilhetes aéreos é de responsabilidade da empresa e será considerada as

melhores tarifas (custo x benefício), considerando o período de duas horas antes e depois do
horário solicitado;

- As passagens aéreas serão emitidas com antecedência mínima de 30 dias;

- Todas as passagens serão em classe econômica;

- Não será permitido escolher a empresa aérea;

- Não serão aceitas notas fiscais para reembolso de passagens;

- Após emissão das passagens, o conselheiro receberá, por e-mail, o voucher;

- Diferenças de tarifas decorridas pela perda do embarque não serão ressarcidas;

- Após a emissão dos bilhetes aéreos não serão permitidas alterações de datas, horários de voos
e nem cancelamentos.

- Caso na cidade da residência do conselheiro não haja opção de transporte aéreo, o conselheiro
viajante deverá fazer uso de transporte público rodoviário, devendo apresentar a nota fiscal da
passagem do ônibus.

Utilização de Veículo Próprio:

- Poderá utilizar veículo próprio até o local da reunião, do aeroporto ou rodoviária, desde que a
distância percorrida não seja superior a 70 (setenta) quilômetros (ida e volta);

- O local de origem será o endereço da residência ou do trabalho do conselheiro até o local da

reunião, do aeroporto ou da rodoviária, considerando o valor de R$ 1,26 (um real e vinte e seis
centavos) o quilômetro rodado.

- Havendo situações superiores a quilometragem estabelecida pela empresa, o conselheiro

deverá se deslocar de transporte aéreo ou ônibus rodoviário.

- Despesas com combustível não serão reembolsadas.

Utilização de Táxi:

- Os serviços de táxi poderão ser utilizados, respeitando os trajetos estabelecidos pela empresa
(residência x aeroporto ou rodoviária / aeroporto ou rodoviária x hotel / hotel x local da reunião x
aeroporto ou rodoviária / aeroporto ou rodoviária x residência), apresentados os recibos
devidamente preenchidos e com o itinerário percorrido;

- Todos os conselheiros poderão utilizar o serviço de táxi, desde que a distância percorrida não
seja superior a 150 (cento e cinquenta) quilômetros (ida e volta) em todo o percurso da viagem.

- Poderão ser utilizados os serviços de aplicativos, como o UBER;

- Não ressarciremos despesas de táxi em outras situações, como: tour pela cidade.

- Não será permitida a utilização de táxi para o deslocamento de um município para outro
município (dentro ou fora do estado), exceto se a distância não ultrapassar 150 (cento e
cinquenta) quilômetros (ida e volta).

- Não reembolsaremos despesas de táxi com quilometragem acima do estabelecido e fora do

trajeto determinado pela empresa.

- Havendo situações superiores a quilometragem estabelecida pela empresa, o conselheiro

deverá, antecipadamente, informar a empresa por e-mail, para que possa ser analisada a
utilização do serviço de táxi.
Serviços de Vans:

- Transfer (hotel x local da reunião x aeroporto) poderão ser realizados por meio de vans, quando
necessário, e serão contratados pela empresa.

- Não havendo necessidade de a empresa contratar os serviços de vans, os deslocamentos

seguem conforme estabelecido na Normativa.

Utilização de Ônibus Intermunicipais:

- Deverá ser apresentada a nota fiscal da passagem do ônibus.

Outros meios de Transporte (Metrô, Trem, Balsa e Ônibus Urbano):

- O valor a ser reembolsado será o que estiver estipulado no Estado de origem do conselheiro.

Estacionamento:

- O conselheiro poderá fazer o deslocamento até a reunião com seu veículo próprio, respeitando
a quilometragem estabelecida pela empresa, até 70 (setenta) quilômetros (ida e volta), e não
havendo local de estacionamento disponível, deverá ser apresentada a nota fiscal referente a
essa despesa.

Alimentação:

- O conselheiro deverá apresentar as notas fiscais das refeições realizadas, tendo como valor
diário para reembolso R$ 100,00 (cem reais), podendo ser acumulativo durante o período da
viagem.

- Despesas realizadas em mercados e bombonieres não serão aceitas.

- Despesas com bebidas alcoólicas e cigarros não serão reembolsadas em nenhuma hipótese.

Estadia:

- A reserva em hotéis é de responsabilidade da empresa e será efetuada respeitando

custo/benefício x localização da reunião, obedecendo os mesmos critérios de acomodações para
os funcionários da empresa;

- As reservas serão realizadas com antecedência mínima de 30 dias;

- Não será permitido escolher o local para a hospedagem;

- A diária contempla apenas o café da manhã;

- Após a reserva no hotel, o conselheiro receberá por e-mail, os dados da diária;

- O conselheiro que se deslocar para a reunião no mesmo dia (ida e volta), não terá direito a
hospedagem.

Prestação de contas:

- As comprovações de despesas deverão ser por meio de Nota Fiscal, não serão aceitos
comprovantes de uso de cartão de crédito ou débito;

- As notas fiscais deverão discriminar os produtos consumidos pelo conselheiro, não aceitaremos
notas com a nomenclatura “diversos”;

- As notas fiscais deverão ser legíveis e sem rasuras;

- Todos os gastos reembolsáveis deverão ser comprovados pelo conselheiro em até 05 (cinco)
dias úteis, impreterivelmente, após a reunião, para o e-mail do Conselho
conselhousuarios.br@telefonica.com, sendo necessário o preenchimento correto do formulário
de detalhamento de despesas;

- O conselheiro não deverá acumular notas fiscais para que a empresa faça o reembolso, não
poderá sobrepor a próxima reunião;

- Não será ressarcida a despesa caso a prestação de contas seja apresentada após decorridos
20 (vinte) dias corridos da reunião.

- A empresa fará o reembolso ao conselheiro em até 15 dias úteis, a partir do recebimento dos
comprovantes, enviados por e-mail ao secretário; contanto que todos os documentos estejam
legíveis, dados bancários já cadastrado no sistema e de acordo com a normativa.

- Para os casos de recebimento de documentos entre as datas de 20 a 31 de cada mês, as notas

fiscais apresentadas neste período, terão entrada para o processo de pagamento no 1° dia útil
do mês seguinte, e a partir desta data são contados os 15 dias úteis.

- Todas as despesas que não estejam vinculadas a participação na reunião do Conselho de

Usuários, não serão aceitas notas fiscais.

Considerações Gerais:

- Despesas com medicamentos não serão reembolsadas.

- Os casos não contemplados neste documento serão solucionados diretamente pelo secretário
do conselho;

- A falsa declaração de gastos é considerada falta grave podendo ser motivo de aplicação de
medidas cabíveis.

Caso haja necessidade de contatar-nos, poderá fazê-lo através do e-mail:

conselhousuarios.br@telefonica.com

As informações acima serão esclarecidas a todos os membros do conselho na reunião

de posse, fazendo constar na ata da 1ª Reunião Ordinária do Conselho de Usuários.