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: IT 047
Instrução de Trabalho - IT Revisão: 002
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Título
REQUISIÇÃO DE MATERIAIS E SOLICITAÇÃO DE COMPRA VIA SISTEMA TOTVS
Sugestor Responsável Aprovação
Enéas de Almeida Faria Sobrinho Almoxarifado
Objetivo Usuário
Instruir os usuários do sistema sobre a correta utilização do programa Todos
TOTVS para requisições de materiais e solicitações de compra.

QUADRO DE CONTROLE DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO

RESPONSÁVEL PELA
VERSÃO MOTIVO DA ALTERAÇÃO DATA
ALTERAÇÃO

000 Versão Inicial 18/05/2018 Caroline Borsato

Alteração do Anexo 1 – Plano de Contas

001 01/06/2018 Caroline Borsato
Contábeis
Item 4.2.1 – Inclusão de mais empresas
Item 4.4.6 – Inclusão de mais estabelecimentos e
002 empresas 14/10/2020 Leonardo Maravieski
Item 4.4.9 – Inclusão de itens obrigatórios na
narrativa

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1. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
1.1. Manual do Sistema ERP Datasul

2. TERMOS E DEFINIÇÕES
2.1 RM – Requisição de Materiais: Documento eletrônico do sistema ERP Datasul para realizar a requisição
de materiais que possuem saldo no estoque da empresa requisitante.
2.2 SC – Solicitação de Compra: Documento eletrônico do sistema ERP Datasul para solicitar compra de
itens que não possuem saldo no estoque da empresa solicitante.

3. REGISTROS
3.1. Requisição de Materiais
3.2. Solicitação de Compras

4. ELABORAÇÃO DA REQUISIÇÃO DE MATERIAIS OU SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

4.1. Login
4.1.1. Realizar login no sistema ERP Datasul a partir do endereço: http://10.0.1.63:8080/menu-html/. Na janela
que abrirá deve ser inserido o nome do usuário, a senha eletrônica padrão de acesso único (mesma senha
utilizada para fazer o login na máquina do usuário ou para acesso ao servidor de dados da empresa), e finalizar
clicando em “Entrar”. Esse procedimento será feito somente uma vez se o usuário preferir memorizar o usuário
e a senha na próxima tela, caso contrário o login deve ser feito a cada inicialização do sistema.

4.2. Seleção da Empresa

4.2.1. Inicialmente, deverá ser verificado se o sistema está carregado na empresa para a qual a compra ou
requisição de estoque será realizada. Os códigos das empresas do Grupo são apresentados na tabela abaixo.

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Empresa 1 Philus Engenharia Ltda

Empresa 2 Ponta Grossa Ambiental S/A
Empresa 3 Suprema Sistemas Viários Ltda
Empresa 5 Ponta Grossa Ambiental CSP S/A
Empresa 6 Zero Resíduos Ltda
Empresa 8 Philus Administração e Participações Ltda (Holding)
Empresa 9 Suprema Sistemas Viários CSP Ltda
Empresa 10 Philus Produtos Sustentáveis Ltda

4.2.2. Se for preciso trocar a empresa, basta clicar no botão correspondente “Trocar Empresa” (é o 2º logo
acima da página principal no canto superior direito) e na tela seguinte escolher a empresa desejada.

4.2.3. Finalizar clicando em OK, e a empresa será carregada no sistema.

4.2.4. Atenção: É aconselhável começar a usar o sistema somente após o nome da empresa aparecer acima
da tela principal no canto superior direito, conforme imagem abaixo.

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4.3. Abrindo o Programa

4.3.1. Na tela principal, no canto superior direito, existe uma barra de pesquisa. Neste campo deve ser digitado
o atalho do programa que será utilizado: CD1406 (PROGRAMA “REQUISIÇÃO/SOLICITAÇÃO COMPRAS).
Em seguida, clicar em “Aplicar” para buscar o programa.

4.3.2. O programa será listado na tela abaixo desse campo na guia “Tarefas”.

4.3.3. Dica: Esse acesso pode ser adicionado aos programas favoritos, para facilitar os próximos acessos. Para
isso, basta clicar no ícone ou no botão abaixo da página (“Adicionar aos favoritos”).
4.3.4. O próximo passo é executar o programa através de duplo click sobre a linha com a descrição do
programa ou clicando no botão “Executar” localizado no canto inferior direito:

4.3.5. O Sistema poderá pedir novamente a confirmação da senha de acesso, que deverá ser informada.

4.4. Rotina de Trabalho – Requisição / Solicitação

4.4.1. A tela principal do programa mostra todo o histórico de documentos (requisições ou solicitações) para
cada empresa selecionada, podendo dessa forma fazer pesquisas, alterações, exclusões e inclusões de novos
documentos.
4.4.2. Para criar uma nova requisição ou solicitação, inicialmente, deve-se clicar no Ícone “Incluir nova
ocorrência”.

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4.4.3. O sistema abrirá a tela a seguir, onde será mostrado o cabeçalho da requisição/solicitação e alguns
campos a serem preenchidos. A seguir, explicação detalhada sobre cada campo:

4.4.5. Requisição: O sistema gera automaticamente o número da requisição, seguindo a numeração

sequencial de cada empresa.
4.4.6. Estabelecimento: Será a empresa onde o material será solicitado. O estabelecimento está atrelado ao
CNPJ, conforme tabela a seguir:
Empres
Estabelecimento CNPJ Nome
a
1 101 81.082.679/0001-07 Philus Engenharia Ltda
2 201 06.211-983/0001-91 PGA S/A
203 06.211.983/0003-53 PGA S/A (Filial – CEAPG)
3 301 01.631.805/0001-04 Suprema Sistemas Viários Ltda
501 10.713.051/0001-14 PGA CSP
5
502 10.713.051/0002-03 PGA CSP (UTB)
601 13.157.214/0001-18 Zero Resíduos Ltda
602 13.157.214/0002-07 Zero Resíduos Ltda (Filial – Transbordo)
6 603 13.157.214/0003-80 Zero Resíduos Ltda (Filial – CTR VV)
604 13.157.214/0004-60 Zero Resíduos Ltda (Filial – Proj Puma)
605 - Zero Resíduos Ltda (Guarapuava)
Philus Administração e Participações Ltda
8 801 15.255.479/0001-84
(Holding)
10 1001 35.035.186/0001-07 Philus Produtos Sustentáveis Ltda

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4.4.7. Data Requisição: Campo preenchido automaticamente pelo sistema com base no dia atual.
4.4.8. Local de Entrega: Local em que deverá ser entregue o material. O programa não obriga o
preenchimento deste campo, porém o preenchimento do mesmo deverá ser realizado para que nos casos de
solicitação de compras, o comprador receber a informação do local onde o material deverá ser entregue.
4.4.9. Narrativa: Este campo deverá ser utilizado para complementar o documento com alguma informação
importante, ou fazer alguma referência ou especificação sobre o pedido. É OBRIGATÓRIO a inclusão das
seguintes informações:
 Empresa para a qual se destina o(s) produto(s); (Exemplo: PPS)
 Aplicação à qual se destina:
o Obra e/ou serviço onde o(s) produto(s) será(ão) aplicado(s); (Exemplo: Instalações elétricas e de
dados);
o Local / máquina onde o(s) produto(s) será(ão) aplicado(s) (Exemplo: sala do CTP)
o Departamento onde o(s) produto(s) será(ão) aplicado(s) (Exemplo: Qualidade; Financeiro)
 Gestor da Obra / Serviço a ser realizado; (Exemplo: Marcus Borsato)
 Informação sobre qual será o departamento que aplicará / fará uso do(s) produto(s), e nome do
responsável pela aplicação; (Exemplo: Departamento de Manutenção – responsável pela aplicação Sr.
Thiago Menjon, Coordenador de Departamento: Sr. Gilberto Santos);

4.4.10. Tipo de Requisição: Essa etapa é muito importante, ela define o tipo de solicitação. A marcação
incorreta do tipo de requisição acarretará em erros futuros, ou seja, neste campo é que o usuário deverá definir

se a solicitação será uma REQUISIÇÃO DE MATERIAIS que será enviada ao almoxarifado para ser baixado a
quantidade do estoque da empresa, quando selecionado a opção “Requisição Estoque”; ou uma
SOLICITAÇÃO DE COMPRAS que será enviada diretamente ao departamento de Compras para aquisição do
material, quando selecionado a opção “Solicitação Compras”. A opção “Solicitação Cotação” não deverá ser
utilizada. No caso de apenas cotação, esta deverá ser realizada pelo próprio usuário, e não pelo Departamento
de Compras, portanto não será realizada via sistema TOTVS.

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4.4.11. Para a tomada de decisão se será selecionada a opção “Requisição Estoque” ou “Solicitação
Compras”, o usuário deverá consultar o almoxarifado via telefone ou e-mail, citando os materiais desejados.
Caso o almoxarifado confirme que o material consta em estoque, deverá ser selecionada a opção “Requisição
Estoque”, e caso não haja em estoque, deverá ser selecionada a opção “Solicitação Compras”.
Observação: Não é possível incluir na mesma solicitação materiais de estoque e materiais de compras. Para
cada tipo de solicitação deverá ser criado documentos distintos.
4.4.12. Finalizando o preenchimento da tela inicial da solicitação: Completando as informações
necessárias, para confirmar essa etapa e passar para o próximo passo que é a inclusão dos itens no
documento, deve-se apertar o botão “Ok”.

4.5. Incluir Itens no Documento

4.5.1. Na próxima tela, no campo “Item” deve-se digitar o código correspondente ao item que se está
requisitando.

4.5.2. Caso seja necessário buscar o código do item, deve-se clicar 2x no campo “Item” e na próxima tela clicar
em “Ordenar Por” e escolher a opção “Descrição”.

4.5.3. No campo descrição, digitar o nome do item, e clicar no botão , assim o sistema listará os itens
que se iniciam com a palavra correspondente:

4.5.4. Caso a primeira descrição não seja suficiente para localizar o item, pode se fazer um segundo filtro,
escolhendo a opção abaixo, dessa mesma tela, chamada também de descrição, e nesse campo colocar algo
que identifique esse item, ou que auxilie o sistema a localizar com mais exatidão.

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4.5.5. Exemplo: para localizar uma “Bateria de 150A”, no primeiro filtro foi ordenado por descrição e digitado a
palavra “Bateria”. No segundo filtro, foi digitado 150A.

4.5.6. Após selecionado o item, outra janela será aberta, onde mais informações deverão ser inseridas.
4.5.7. Caso o solicitante não encontre o item desejado, deverá ser enviado um e-mail ao
(almoxarifado@grupophilus.com.br) solicitando a inclusão do item. O e-mail deverá conter uma descrição
detalhada do item em questão. O almoxarifado, ao receber o e-mail, deverá realizar uma verificação se o item
realmente não está cadastrado em sistema, e cadastrar, se necessário. Em seguida, deverá responder o
solicitando, informando o novo número de cadastro do item.

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4.5.8. Quantidade: número correspondente a quantidade solicitada.

4.5.9. Data Entrega: Deverá ser preenchido com a data em que o usuário precisa do material disponível para
aplicação. Deverão ser respeitados os prazos e procedimento descritos no P.O. de Compras, e somado a este
prazo do procedimento, os prazos de fabricação e transporte.
4.5.10. Conta: Informar a conta contábil correspondente àquele item que deverá ser preenchido em
conformidade com o plano de contas da empresa (Anexo 1). Para cada tipo de item existe uma conta
específica. Ao clicar 2X no campo “Contas”, o sistema irá abrir uma janela de pesquisa para as contas
cadastradas no sistema. No caso de dúvida em relação ao número de conta contábil a ser utilizado, entrar em
contato com o departamento de contabilidade.
4.5.11. Centro Custo: Informar o centro de custo que irá arcar com a despesa. Conforme o plano de centros
de custos da empresa, cada departamento, obra, atividade, local, veículo, investimento... possui um centro de
custo específico. Ao clicar 2X no campo “Centro de Custo”, o sistema irá abrir uma janela de pesquisa para os
centros de custos cadastrados no sistema. No caso de dúvida em relação ao número de centro de custo a ser
utilizado, entrar em contato com o departamento de contabilidade.
4.5.12. Narrativa: Descrever neste campo todas as informações correspondentes ao item que possam
especificar melhor o material, como medidas, referências, marcas, etc., informações estas que não constem na
descrição do item e que possam ajudar na melhor definição do mesmo.
4.5.13. Concluído o preenchimento do item, deve-se clicar em “Salvar” caso tenha um segundo item a ser
incluído no documento, ou em “OK” para terminar a requisição.

4.5.14. Ao concluir a requisição/solicitação um e-mail será enviado ao gestor responsável pelas aprovações
realizadas ao seu centro de custo, informando que uma requisição/solicitação está pendente de aprovação no
sistema Datasul.
4.5.15. É possível que, ao finalizar a solicitação, apareça a mensagem de erro abaixo.

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4.5.16. Nesse caso, deve-se conferir se o centro de custo utilizado está correto, e caso estiver, solicitar ao
gestor da área que envie um e-mail ao departamento de TI solicitando a inclusão do usuário no centro de
custo. O TI somente fará as inclusões com autorização do gestor da área.

5. APROVAÇÃO E REJEIÇÃO
5.1. Requisição de Materiais
5.1.1. A requisição de materiais ou a solicitação de compras elaborada por qualquer colaborador deverá ser
aprovada pelo gestor da área. Para realizar essa aprovação o gestor deverá, após realizar login no sistema,
buscar o programa CD1720 (PROGRAMA “TAREFAS SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO APROVAÇÃO
DOCUMENTOS”). Observação: O gestor deverá fazer a seleção da empresa, conforme descrito no item 3.2
deste manual.
5.1.2. Ao acessar este programa, abrirá a seguinte janela:

5.1.3. Nesta janela serão listadas todas as solicitações de compras e requisições de materiais pendentes de
aprovação pelo aprovador.
5.1.4. Ao clicar 2X sobre a solicitação, a mesma é selecionada.

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5.1.5. Após selecionada a requisição ou a solicitação, antes de realizar a aprovação ou a rejeição da

solicitação, poderá ser visualizado a Narrativa inserida pelo usuário na criação da requisição, clicando no botão
“Narrativa”, ou verificado os itens que compõem a solicitação clicando no botão “itens”, ou ainda, verificar
detalhes da solicitação informados pelo usuário quando da criação da requisição.

5.2. Solicitação de Compras

5.2.1. Se a solicitação for aprovada, ao clicar no botão “Aprova” abrirá a seguinte janela:

5.2.2. O aprovador deverá descrever a aprovação na caixa de texto. O sistema não dará sequência caso não
tenha sido descrito algo na caixa de texto, onde o aprovador poderá incluir algum comentário ou simplesmente
escrever APROVADO, por exemplo.
5.2.3. Após inserir o comentário na caixa de texto, ao clicar em OK, a requisição será aprovada, e um e-mail
será enviado pelo programa ao colaborador solicitante informando que a sua solicitação foi aprovada. A partir
de então, o dep. de Compras terá acesso à solicitação para dar andamento na aquisição dos materiais.

5.3. Rejeição da Solicitação

5.3.1. Se a solicitação for rejeitada, ou seja, se o gestor clicar no botão “Rejeita”, será aberta a seguinte janela:

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5.3.2. Nesta janela, o aprovador deverá informar o código de rejeição (código 1), e deverá descrever na caixa
de texto (abaixo do Código Rejeição) o motivo pelo qual a solicitação está sendo rejeitada.
5.3.3. Ao Clicar no botão “OK” um e-mail será enviado ao solicitante informando que a sua solicitação foi
rejeitada com o motivo da rejeição (descrito na caixa de texto pelo aprovador).

6. Controle de Documentos e Registros

Identificação Proteção Recuperação Retenção Disposição

Numérica
Requisição de Materiais Eletrônico / Backup 5 anos Apagar
Crescente

Numérica
Solicitação de Compras Eletrônico / Backup 5 anos Apagar
Crescente

7. Anexos
7.3. Plano de Contas Contábeis.

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Anexo 1 – Plano de Contas Contábeis

Observação 1 - IMOBILIZADO
A compra só entrará nas contas contábeis de
Ativo Imobilizado (em destaque) caso atenda a
AMBOS os requisitos abaixo:
1) Aquisição de bem durável com vida útil
superior a 1 ano
2) Valor unitário superior a R$ 1.200,00

Observação 2 - OBRAS
Para obras de infraestrutura própria da
empresa, são utilizadas contas específicas de
Ativo Imobilizado em Andamento. Nesses
casos, o número da conta deve ser solicitado à
Contabilidade. Após o término da obra, a conta
é encerrada.

Administrativo
Operacional
Descrição Conta Contábil (despesa) /
(Custo)
Imobilizado
Água 4.2.6.01.002 5.1.2.02.002
Aluguel de Equipamentos 4.2.2.01.007 5.1.2.04.023
Aluguel de Veículos 4.2.2.01.008 5.1.2.04.016
Assistência Médica e Social 4.2.1.01.008 5.1.1.01.008
Auditoria e Serviços Contábeis - 5.1.2.03.006
Brindes - 5.1.2.04.017
Catalizadores de Combustíveis 4.2.2.01.012 -
Combustíveis (Bomba 2 - Geral) 4.2.2.01.011 5.1.2.04.015
Consultoria/Assessoria Técnica 4.2.3.02.001 5.1.2.03.004
Containers e Caçambas - Imobilizado - 1.2.3.01.008
Copa, Cozinha e Refeitório - 5.1.2.04.006
Cópias/Impressões (Reprodução) - 5.1.2.02.005
Correios e Malotes - 5.1.2.02.004
Donativos e Contribuições - 5.1.2.04.009
Energia Elétrica 4.2.6.01.001 5.1.2.02.001
Equipamentos de Informática - Imobilizado - 1.2.3.01.004
Estadias e Hospedagens 4.2.7.01.012 5.1.2.04.020
Eventos e Confraternizações - 5.1.2.04.011
Ferramentas/Bens de Pequeno Valor 4.2.7.01.006 5.1.2.04.005
Formação Profissional 4.2.1.01.010 5.1.1.01.010

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Administrativo
Operacional
Descrição Conta Contábil (despesa) /
(Custo)
Imobilizado
Fretes e Carretos 4.2.4.01.002 5.1.2.04.001
Gás Natural 4.2.6.01.006 -
Lanches e Refeições 4.2.7.01.004 5.1.2.04.007
Limpeza e Conservação PJ 4.2.3.02.002 5.1.2.03.008
Lubrificantes - Geral 4.2.2.01.002 5.1.2.04.025
Manutenção e Reparos 4.2.2.01.005 5.1.2.01.003
Máquinas, Aparelhos e Equipamentos - Imobilizado - 1.2.3.01.003
Materiais Auxiliares e de Consumo 4.2.4.01.001 5.1.2.04.004
Materiais para Lavagem 4.2.2.01.006 -
Material de Borracharia 4.2.2.01.004 5.1.2.04.027
Material de Escritório - 5.1.2.04.003
Material de Informática 4.2.7.01.010 5.1.2.04.019
Móveis e Utensílios - Imobilizado - 1.2.3.01.006
Multas de Trânsito - 5.1.2.04.013
Peças e Acessórios 4.2.2.01.003 5.1.2.04.026
Perdas e Danos Causados a Terceiros 4.2.7.01.008 5.1.2.04.029
Pesquisa e Desenvolvimento Novos Produtos/Serviços - 5.1.2.04.022
Propaganda e Publicidade - 5.1.2.04.014
Refeições Fornecidas pela Empresa 4.2.7.01.004 5.1.2.04.007
Revistas e Publicações - 5.1.2.04.008
Segurança e Vigilância 4.2.3.02.003 5.1.2.03.002
Serviço Mão de Obra Terceirizada 4.2.3.01.001 5.1.2.03.009
Serviços Advocatícios - 5.1.2.03.005
Serviços de Lavagem 4.2.2.01.009 5.1.2.04.028
Software - Imobilizado - 1.2.3.01.005
Telefone e Internet 4.2.6.01.003 5.1.2.02.003
Transporte de Pessoal 4.2.6.01.004 5.1.2.02.007
Treinamento de Pessoal 4.2.7.01.002 5.1.2.03.003
Uniformes e EPIS 4.2.7.01.001 5.1.2.04.024
Veículos - Imobilizado - 1.2.3.01.007
Viagens e Representações 4.2.7.01.013 5.1.2.04.002

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