Documentação de Processo

IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO
Tipo do Projeto
Nome do Projeto CPI/Número do Projeto (Business Consulting, Implementation, Upgrade,
Internal, other)

Bossa Nova 55655 / C060-185 Implementação

Nome do Cliente Número do Cliente Início/Fim Planejado
Louis Dreyfus Commodities 261818 01.08.06 / 10.05.07
Patrocinador do Projeto Gerente de Programa Gerente de Projeto (Cliente)
Marcelo Bacci - Fernando Jank
Gerente de Projeto (SAP) Parceiro de Serviço Gerente de Projeto (Parceiro)
Anderson Meira Polics -

1.0. Cenário Contabilidade Financeira.......................................................................................2

1.1. Processo Fechamento Contábil....................................................................................2
1.1.1. Explicações Gerais (Descrição Geral do Processo)..................................................2
Objetivos.............................................................................................................................. 2
Etapas do Processo (com funções/áreas e transações)......................................................2
1.1.2. Fluxo do Processo de Negócio (Visão Macro do Processo)......................................2
1.1.3. Premissas e Pré-Requisitos do Processo.................................................................5
1.1.4. Explicações de Funcionalidades e Eventos (Detalhamento).....................................5
1.1.5. Detalhamento Fiscal (Implicações/Cálculos fiscais)..................................................5
1.1.6. Entradas (Eventos Disparadores).............................................................................5
1.1.7. Saídas (Produtos).................................................................................................... 5
1.1.8. Ligação de processos / Pontos de integração...........................................................5
1.1.9. Considerações sobre a Estrutura Organizacional.....................................................5
Unidades Organizacionais................................................................................................... 5
Dados Mestre....................................................................................................................... 5
Impactos Organizacionais.................................................................................................... 5
Procedimentos afetados...................................................................................................... 5
1.1.10. Benefícios / Expectativas......................................................................................5
Benefícios............................................................................................................................ 6
Expectativas......................................................................................................................... 6
1.1.11. Estrutura funcional e procedimentos.....................................................................6
Descrição dos procedimentos.............................................................................................. 6
Indicadores de Desempenho............................................................................................... 6
Pontos de Controle.............................................................................................................. 6
ANÁLISE DE GAP’S................................................................................................................ 7
1.1.12. Descrição de deficiências de funcionalidades.......................................................7
1.1.13. Formas para cobrir as deficiências funcionais......................................................7
1.1.14. Relatórios.............................................................................................................. 7
1.1.15. Adaptadores.......................................................................................................... 7
1.1.16. Interfaces.............................................................................................................. 7
1.1.17. Conversões........................................................................................................... 7
1.1.18. Desenvolvimentos................................................................................................. 7
1.1.19. Formulários........................................................................................................... 7
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1.1.20. Requisitos de Workflow......................................................................................... 7

1.1.21. Considerações sobre Treinamento.......................................................................7
1.1.22. Melhorias Futuras................................................................................................. 8

CENÁRIO CONTABILIDADE GERAL

.1. Processo Fechamento Contábil

Autor: Mauro Berto
Data: 04.10.06
Versão: V1.0

.1.1. Explicações Gerais (Descrição Geral do Processo)

Objetivos

Listar todos os procedimentos necessários para abertura e encerramento de período ( mensal e

anual) da contabilidade financeira.

Etapas do Processo (com funções/áreas e transações)

Etapas no SAP
Encerramento do dia *
Exibir razão (FBL3N)
Exibir partidas em aberto de fornecedores
(FBL1N)
Exibir partidas em aberto de clientes (FBL5N)
Imprimir relação de saldos (F.08 - Relação de
saldos e/ou F.54 - Lista saldos estrut.)
Encerramento do período ( mês) *
Avaliar em moeda estrangeira
(FAGL_FC_VAL - Avaliação em moeda
estrangeira (novo))
Criar doc.de provisão (FBS1)
Compensar conta EM/EF (F.19-)
Executar depreciação (AFAB)
Analisar reconciliação na cont. Financeira
(F.03)
Abrir/fechar período (OB52)
Imprimir livro diário (S_ALR_87012296 - Livro
Diário)
Imprimir Balanço Patrimonial (F.01 – Balanço)
Encerramento do exercício ( anual ) *
Transportar saldos (FAGLGVTR - Transporte
de saldo inicial (novo))

* Foram descritas apenas as transações novas de cada etapa.

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.1.2. Fluxo do Processo de Negócio (Visão Macro do Processo)

.1.3. Premissas e Pré-Requisitos do Processo

Não se aplica.

.1.4. Explicações de Funcionalidades e Eventos (Detalhamento)

Os encerramentos ocorrem periodicamente e podem ser feitos no SAP – FI-GL das seguintes
formas:

1)Encerramento do dia :
Verificação se as transações contábeis foram processadas corretamente.

As avaliações de encerramento diário e documentação dos dados lançados utilizados

são as seguintes:

Correspondência com parceiros de negócio,

Livro diário;
Avaliação de documentos que não foram lançados;
Diário compacto

2)Encerramento do mês:
Abrange todas as atividades envolvidas no encerramento de um período contábil.

2.1)Atividades para o encerramento do mês:

2.3.1 Abertura e encerramento de período contábil:

A abertura e encerramento de períodos serão realizados no SAP pela
variante de períodos contábeis, podendo esta ser configurada por tipo
de conta ( materiais, fornecedores, cliente, ativo fixo e razão).
Pode-se abrir o período contábil por tipo de conta contábil e/ou intervalo
entre contas.
Pode-se abrir o período contábil para uma empresa e/ou usuário
específico.
Após o encerramento do período contábil, não se permite mais
movimentação contábil.
No encerramento do mês, não há necessidade de se transportar saldos,
apenas é necessário fechar o período contábil do mês, para impedir
lançamento no mês encerrado.

2.3.2 Criar relatórios externos

Balanço Patrimonial;
Demonstração do Resultado do exercício.

2.3.3 Documentar dados de lançamento:

Documentos não lançados,
Escrituração de contas (usado para criar razão e livros auxiliares)

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2.3.4 Análise Interna:

Lista de contas contábeis, relação de saldos, lista de partidas em aberto
e listas ordenadas de partidas em aberto são criadas e armazenadas no
componente de aplicação da contabilidade financeiro.

2.2)Encerramento do razão:
Balanço patrimonial para fins de documentação,
Escrituração de contas e balanços patrimoniais e relatórios adicionais.

2.3)Encerramento do imobilizado
Finalização das movimentações do ativo com a contabilização da depreciação e
amortização e liquidação do imobilizado em andamento (verificar BBPs de FI-AA)

O encerramento do imobilizado deve preceder do fechamento mensal e anual no SAP-

FI.

3)Encerramento do exercício – Anual

O encerramento anual faz a geração de um balanço patrimonial, com cálculo de lucros e

perdas, e fornece relatórios anuais para atender determinadas obrigações legais de cada
País.

Para separar as transações contábeis em períodos diferentes, deve ser definido um

exercício com períodos contábeis. Este exercício será definido como sendo o Ano
Civil /Fiscal (Janeiro à Dezembro).
Para todos os demais anos será utilizado o mesmo ano civil.

O Encerramento do exercício (anual) pode ser feito da seguinte forma:

a) Período Contábil
A abertura e encerramento de períodos serão realizados no SAP pela variante de
períodos contábeis, podendo esta ser configurada por tipo de conta ( materiais,
fornecedores, cliente, ativo fixo e razão).
Encerramento do período contábil onde não se permite mais movimentação contábil.

b) Período Extraordinário
O SAP R/3 permite até 4 períodos extraordinários, que podem ser executados sem
comprometer o fechamento do período contábil. Essa é uma variante de exercício
Standard do R/3.

Preparativos para encerramento do Exercício – Anual

(i) Encerrar na contabilidade os módulos auxiliares:

●Contabilidade de clientes e fornecedores;
● Administração de Matérias;
●Contabilidade do Imobilizado;
●Folha de Pagamento.

(ii) Fazer a abertura de novos exercícios; ( o primeiro lançamento contábil efetuado no

novo exercício, abre automaticamente o mesmo).
(iii) Fazer o transporte de Saldos;
(iv) Elaboração do Balanço Patrimonial;
(v) Retificação de Valor;
(vi) Avaliação em moeda Estrangeira.

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No início do exercício é executado o programa para diferimento do exercício, que

assegura o transporte dos saldos das contas do razão, fornecedor e clientes para o
exercício seguinte.

O fechamento mensal dos sistemas legados ficará a cargo da controladoria e será executado
nos respectivos legados.

O controle do fechamento contábil no SAP R/3 deverá ser manual e ficará centralizado em um
responsável da Controladoria.

.1.5. Detalhamento Fiscal (Implicações/Cálculos fiscais)

Não se aplica.

.1.6. Entradas (Eventos Disparadores)

Não se aplica.

.1.7. Saídas (Produtos)

Não se aplica.

.1.8. Ligação de processos / Pontos de integração

Não se aplica.

.1.9. Considerações sobre a Estrutura Organizacional

Não se aplica.
Unidades Organizacionais

Controladoria
Dados Mestre

Plano de contas
Fornecedores
Clientes
Bancos
Impactos Organizacionais

A controladoria será responsável pelo fechamento e abertura de novo período.

Procedimentos afetados

Este procedimento é pré-requisito em mudança de mês, pois sem a liberação do novo período
impossibilitará aos demais módulos funcionarem com datas do próximo período.

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.1.10. Benefícios / Expectativas

Benefícios

Não se aplica.

Expectativas

Não se aplica.

.1.11. Estrutura funcional e procedimentos

Etapas no SAP Área Responsável

Encerramento diário Controladoria
Encerramento mensal Controladoria
Encerramento anual Controladoria

Descrição dos procedimentos

Processo atual de Fechamento Contábil:

Fechamento Mensal.

Atualmente, ao final de cada mês os sistemas legados (módulos internos e de terceiros) são
fechados pelo responsável da controladoria, para processamento do fechamento contábil.

Após a finalização do fechamento contábil mensal (societário e gerencial) é efetuado o

fechamento do sistema contábil, depois disso não é permitido lançamento retroativo.

O fechamento mensal e anual abrange os livros societários e gerenciais, havendo a necessidade

de abertura para inclusão de lançamento, o sistema permite todos os tipos de lançamentos.

A abertura do sistema é por Centro de Lucro e por período.

A chave de abertura e fechamento do sistema contábil fica a cargo de uma e no máximo duas
pessoas da controladoria.

Fechamento Anual.

Após o fechamento mensal do último mês do exercício com todas as reconciliações é preparada
a transferência das contas de estoques para estoque inicial, transferência das contas de
resultado para a conta de lucros e perdas.

Com base no balancete após o fechamento anual e transferência das contas contábeis e
preparado manualmente em planilhas de excel o Balanço Patrimonial , as demonstrações
financeiras, Demonstração do Resultado do Exercício e também as notas explicativas relevantes
de acordo com as leis das sociedades anônimas.

Indicadores de Desempenho

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Não se aplica.

Pontos de Controle

Não se aplica.

ANÁLISE DE GAP’S

.1.12. Descrição de deficiências de funcionalidades

Não se aplica.

.1.13. Formas para cobrir as deficiências funcionais

Não se aplica.

.1.14. Relatórios

Não se aplica.

.1.15. Adaptadores

Não se aplica.

.1.16. Interfaces

Não se aplica.

.1.17. Conversões

Não se aplica.

.1.18. Desenvolvimentos

Não se aplica.

.1.19. Formulários

Não se aplica.

.1.20. Requisitos de Workflow

Não se aplica.

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.1.21. Considerações sobre Treinamento

Não se aplica.

.1.22. Melhorias Futuras

Não se aplica.

APROVAÇÃO
Nome Título Data Aprovação

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