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Implementao do Ativo Imobilizado - FI-AA

Autor: XXX Consultor FI-AA

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IMPLEMENTAO DO ATIVO
IMOBILIZADO
FI-AA

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1. CENRIO ATUAL (AS IS)


1.1.

Viso Geral da Empresa

A empresa PQ Silicas do Brasil Ltda, composta por trs


unidades, localizadas no Estado de SP e utiliza o sistema R/3 da
SAP, verso 4.7 Enterprise, porm no tem implementado o submdulo FI-AA para o controle de seus ativos imobilizados.
Atualmente o controle dos ativos imobilizados realizado de
forma manual em planilha Excel e lanamentos manuais no FIGL.
Para a empresa PQ Silicas Brasil, est definido no SAP a
Company Code 4607, e em FI as moedas BRL Reais e USD
Dlar Americano.
1.2.

Captalizao dos ativos imobilizados

Tal controle consiste em manter uma lista dos itens em servio,


aproximadamente 3200 (tres mil e duzentos).
Toda e qualquer aquisio para ativo imobilizado, efetuada via
Ordem Interna (O.I.) da seguinte forma e fluxo:
Criao de uma O.I., com norma de apropriao para conta
contbil do ativo de Obras em Andamento (32001) a fim de
manter um controle de oramento/disponibilidade de verba para
atal investimento;
Requisio de compras referenciada a O.I. e a conta de
resultado 407028;
Pedido de Compras referenciado a O.I. e a conta de resultado
407028;
Entrada da mercadoria (MIGO);
Entrada da fatura (MIRO);

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Execuo da apropriao de custos (CO88), onde os aportes


ocorridos durante o perodo so transferidos da conta de
resultado (407028) para a conta do imobilizado em andamento
(32001);
Verificao e anlise do zeramento da conta de resultado
(407028);
Manuteno de uma planilha Excel para controle e conciliao
da conta de imobilizado em andamento (32001);
O responsvel pelo controles dos ativos recebe, via e-mail, a
informao de quais projetos (O.I.s) podem ser encerrados e
levados a imobilizado em servio ao final de cada perodo;
Transferncia contbil manual, via transao F-02, dos valores
dos imobilizados em andamento para o(s) imobilizado(s) em
servio, em contas prprias, de acordo com a caracterstica do
bem;
Atualizao da planilha Excel dos imobilizados em servio, com
informaes como descrio, tipo do bem, centro de custo, filial,
valores, etc;
Incio dos controles e clculos das depreciaes;
Sumarizao da cota mensal de depreciao por conta
contbil e centro de custo;
Lancamento manual, via transao F-02 da depreciao
mensal;
Manuteno de relatrios diversos para atender controles e
externos.
1.3. Depreciaes
As depreciaes so calculadas pelo mtodo linear, pr-rata-die,
no mesmo ms que ocorreu a captalizao dos imobilizados em
servio, taxas praticadas e permitidas pela legislao
brasileira.
A empresa atualmente no pratica depreciaes aceleradas e
tampouco suspenso de depreciao.

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1.4. Transferncias
No prtica usual da empresa efetuar transferncias de ativos
entre suas unidades. Na ocorrncia h somente a emisso de NF
Writer de transferncia entre as unidades, somente com registro
fiscal.
No
h
registro
contbil
e
tampouco
manuteno/atualizao da planilha de controle dos ativos
imobilizados.
1.5. Baixas
1.5.1.

1.5.2.

Por sucata/obsolescncia:
O responsvel pelos controles do ativo recebe via email ou formulrio especfico, uma solicitao para
baixa de determinado ativo imobilizado;
Identifica o imobilizado na planilha Excel e verifica
seus valores, tais como custo de aquisio,
depreciao acumulada;
Efetua lanamento manual, via transao F-02, nas
devidas contas contbeis do ativo imobilizado e de
apurao do resultado;
Efetua o zeramento dos valores na planilha Excel, a
fim de manter certo histrico.
Por venda:
Recebe cpia da NF de venda do ativo imobilizado;
Efetua lanamento manual da contabilizao do contas
a receber (cliente) contra conta de resultado pelo total
da NF;
Posteriormente efetua o mesmo processo do item
anterior;

1.6. Impostos ICMS, PIS e Cofins

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Atualmente a empresa registra todas as entradas para as O.I.s


pelo valor bruto das NFs, ou seja, no h nenhuma reteno de
crdito para ICMS, PIS e Cofins no momento das entradas de
mercadorias e/ou servios.
Em 08/2012, a empresa registrou um crdito extemporneo de
ICMS numa conta de Impostos a Recuperar e em contrapartida
uma diminuio na conta de Mquinas e Equipamentos no ativo
imobilizado.
Tal contabilizao fora efetuada manualmente via transao F02, diretamente no FI-GL e posterior registro na planilha Excel de
controle dos ativos.
1.7. Contabilizaes
Atualmente, as contabilizaes dos ativos imobilizados na
empresa so efetuadas nas seguintes contas contbeis:
Contas do Ativo Custo de Aquisio
Descrio
Conta
EDIFICIOS E CONSTRUCOES
2100
EMPILHADEIRAS
13101
EQUIPAMENTOS DE INFORMATICA
34100
LINHAS TELEFONICAS-DIREITO US
37002
MAQUINAS EQUIP.INSTAL.INDS.
11100
MATERIAIS P/ARMAZ A AMORTIZAR
21201
MOVEIS ,UTENSILIOS E INSTAL.
21200
SOFTWARE APLICAT. A AMORTIZAR
34101
TERRENOS
1110
VEICULOS PASS/CARGAS
13100
Depreciao Acumulada
Descrio
Conta
EDIFICIOS E CONSTRUCOES
2110
EMPILHADEIRAS
13110
EQUIPAMENTOS DE INFORMATICA
22015
MAQUINAS EQUIP.INSTAL.INDS.
2210

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MATERIAIS P/ARMAZ A AMORTIZAR


MOVEIS ,UTENSILIOS E INSTAL.
SOFTWARE APLICAT. A AMORTIZAR
VEICULOS PASS/CARGAS

21211
21210
22016
4190

Despesa com Depreciao


Descrio
Conta
Depreciaes e amortizaes financeiras 211099
Aportes para Ordens Internas - Despesa
Descrio
Conta
Investimento em Ativo Fixo(a Capitalizar) 407028
Imobilizado em Andamento
Descrio
Conta
Equipamentos - Imobiliz Em Andamento 32001
ntos - Imobiliz Em Andamento

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2. SOLUO DMA-IT (TO BE)


2.1.

Viso Geral do Mduo FI-AA / Aplicao

O mdulo FI-AA do SAP tem como objetivo administrar e gerir os


ativos imobilizados de uma empresas e suas filiais, mantendo a
rastreabilidade das informaes de forma integrada com demais
mdulos
tais
como
MM
(Administrao
de
Materiais/Compras/Fiscal), GL (Razo Contbil), CO (Custos), etc.
Para a empresa PQ Silicas Brasil, a implementao ocorrer com
a utilizao das transaes standard do sistema; idem para as
funcionalidades (transaes) operacionais dos usurios no dia-adia.
2.2.

Dados Mestres

Os Dados Mestres do ativo imobilizado consiste em manter


um cadastro de cada imobilizado no sistema de forma a agruplos por classe (famlia), manter informaes quanto ao nmero
de inventrio (plaqueta), nmero de srie, quando houver, a
quantidade, como por exemplo mt, o centro de custo e a sala o
qual est alocado, o fabricante, etc.
Para que tal cadastro seja perfeitamente administrado e
controlado, ser necessrio o abaixo exposto:

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Onde:
A Classe do Imobilizado- consiste em criar um agrupamento (famlia) para os ativos
do mesmo tipo;
B Determinao de Contas trata-se de uma chave que associa a Classe do
Imobilizado s Contas Contbeis de Aquisio/Captalizao, Depreciao Acumulada,
Despesa de Depreciao e G&P na Baixa.
C Regra de Estruturao de Tela a disponibilizao dos campos bsicos e
necessrios para preenchimento do cadastro dos imobilizados; determina-se neste
caso para a empresa uma mica regra de estruturao de tela para todas as classes
de ativos, onde somente os campos de Descrio e Centro de Custo so
inicialmente de preenchimento obrigatrio, e os demais facultativos.
D Intervalo de Numerao como o sistema trata cada um dos ativos imobilizados
como um nmero (no se trata do nmero da plaqueta/inventrio), sugere-se aqui que
para cada classe haja um intervalo numrico lgico e sequencial, facilitando desta
forma o agrupamento dos itens por classe e sua rpida identicao quanto a
natureza.

2.3.

reas de Avaliao

A empresa administra seus bens em moeda nacional (R$ Reais - BRL) e em moeda
estrangeira (US$ Dlar), desta forma sero criadas duas reas de avaliao para
tratar os valores de aquisio, depreciao acumulada e as depreciaes mensais.
A rea de avaliao BRL a oficial e contbil da empresa, portanto haver
contabilizao das depreciaes mensais.
A rea USD no apresentr contabilizaes, sendo somente para report.
VERIFICAR COM EVANDRO
A fim de controlar os impostos retidos dos ativos imobilizados de mquinas e
equipamentos, sero criadas tambm as seguintes reas:

50 CIAP a fim de controlar os crditos do ICMS;


51 PIS a fim de controlar os crditos do PIS;
52 Cofins a fim de controlar os crdito da Cofins.

Tais reas efetuaro contabilizaes mensais dos avos dos impostos a serem
creditados. Salienta-se aqui que tais contabilizaes, posteriormente, devero ser
reclassificadas manualmente para as devidas contras de Apurao de Impostos.

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2.4.

Chave de Depreciao

Trata-se de um cdigo pr-definido no sistema associado a classe, e que determina a


vida til para fins de clculo da depreciao de cada item do ativo imobilizado.
Classe
100
200
320
410
430
500
600
700
???
???
20002

Descrio
TERRENOS
EDIFICIOS E CONSTRUCOES
MAQUINAS EQUIP.INSTAL.INDS.
VEICULOS PASS/CARGAS
EMPILHADEIRAS
EQUIPAMENTOS DE INFORMATICA
MOVEIS ,UTENSILIOS E INSTAL.
SOFTWARE APLICAT. A AMORTIZAR
LINHAS TELEFONICAS-DIREITO US
MATERIAIS P/ARMAZ A AMORTIZAR
OBRAS EM ANDAMENTO

Chave
0000
ZLIN
ZLIN
ZLIN
ZLIN
ZLIN
ZLIN
ZLIN
0000
0000
0000

Vida til
0 anos
25 anos
10 anos
5 anos
5 anos
5 anos
10 anos
5 anos
0 anos
0 anos
0 anos

Para as classes que possuem depreciao, ser criada a chave ZLIN, a qual ter
como critrio de clculo as depreciaes dentro do ms para os movimentos de
aquisio/captalizao, transferncias e baixas com as respectivas vidas teis acima
mencionadas.
As classes de ativos que no sofrem depreciao utilizao a chave 0000 standard
do SAP..

2.5.

Novas Contas Contbeis

O mdulo AA um razo auxiliar da contabilidade (GL), estando diretamente


relaciondo a este, haver a necessidade da criao de novas contas contbeis para
os ativos, pois toda a movimentao dos imobilizados tais como
aquisies/captalizaes, transferncias, baixas e depreciaes, as contas contbeis
devem ter o status de Reconciliao, ou seja, no permite que se efetue qualquer
lanamento manual, somente lanamentos automticos e internos, oriundos de
movimentos acionados por transaes especficas do mdulo.
Tais contas estaro associadas s Determinaes de Contas, conforme anteriormente
mencionado.
As contas atualmente existentes no permitem a mudana deste status pois j
possuem contabilizaes. Portanto tero seus saldos transferidos para as novas
contas e devero ser bloquedas para lanamentos aps a implementao.

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A atividade de criao de novas contas fica cargo da empresa, de acordo com seus
critrios, porm com os parmetros de sistema pr-definidos pelo consultor.

2.6.

Novos Tipos de Ordens Internas

Como a empresa tem como procedimento a utilizao de Ordem Interna (O.I.) para a
aquisio de todos os ativos imobilizados, haver uma mudana do processo atual
para a entrada do AA.
Dever ser criado um novo tipo de Ordem onde ser obrigatrio o preenchimento do
campo Perfil de investimento, com criao automtica no nmero do imobilizado na
classe de Imobilizado em Andamento (IeA).
O processo de compras continua o mesmo, ou seja, no pedido de compras
permanece o preenchimento do nmero da ordem e da conta contbil 407028 Investimento em Ativo Fixo (a Capitalizar).
Desta forma quando do momento da apropriao das ordens no final de cada perodo,
os lanamentos efetuados na conta 407028 so transferidos para os ativos
imobilizados os quais foram previamente gerados no momento da criao das ordens,
e por conseguinte com a contabilizao na correspondente conta contbil de IeA.
Posteiormente quando da liquidao final da ordem , dever ser criado manualmente,
via transao AS01 o(s) imobilido(s) definitivo(s). Em seguida informa-se tal nmero
na norma de apropriao da ordem para liquidao final. Ento ao procesar
novamente a apropriao e liquidao/encerramento da ordem, o sistema
automaticamente transfere o montante apropriado e acumulado em cada ordem e
transfere para o imobilizado final ora criado, passando este, a partir da a ser
administrado como ativo imobilizado final/em servio (IeS), passvel de depreciao.
Vale salientar que, tal mudana/alterao do processo/procedimento, elimina quase
que totalmente atividade manual no sistema no tocante aos registros dos ativos
imobilizados.

2.7.

Novos IVAs

Para atender a necessidade da empresa de apropriar-se dos


crditos do ICMS, PIS e da Cofins, para os ativos imobilizados
utlizados no processo produtivo, mais especificamente os itens
de Mquinas e Equipamentos, dever ser criado novos IVAs,
com todas as combinaes possveis no tangente a impostos, a

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fim de que haja tais retenes no momento do registro fiscal,


com respectivo registro contbil.
Para que tais valores sejam deduzidos nas entradas para os
ativos imobilizados, dever ser criado tipo de movimento
especfico e ativao de user-exits ou BAPIs a fim de que se
registre tais valores adequadamente tanto nos ativos quanto no
livro fiscal e contbil.
2.8.

Movimentaes

Compras - O mdulo AA administra as movimentaes de


entradas automaticamente, conforme a entrada da
mercadoria, tambm registra as movimentaes entre
ordens internas, IeA e IeS.
Transferncias as movimentaes de ativos entre plantas,
ocorre via emisso de NF Writer (SD ou MM) e h somente o
registro fiscal da mesma. Para que haja o registro no AA e
no GL, deve-se, por procedimento, ser informado ao
administrador de ativos tao ocorrncia que este efetue o
movimento deste item, com respectivo registro contbil.
Baixas:
por perda, quebra, roubo, furto ou osbolescncia
so efetuadas via transao standard no AA e devese tomar por procedimento que o administrador de
ativos fique a par da ocorrncia para que este efetue
a baixa do item, com respectivo registro contbil
automtico;
por venda - so efetuadas via emisso de NF Writer,
somente com registro no livro fiscal, pois o mdulo de
SD no consegue registrar itens no estocveis, no
caso dos ativos; desta forma, por procedimento, uma
cpia da NF de venda deve ser enviada ao
administrador de ativos para que este efetue, via
transao standard, a baixa, com respectivos

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registros nas devidas contas contbeis e, inclusive, no


contas a receber, ao cliente.
Todas as movimentaes so mantidas permanentemente no
sistema, onde ocorreram tais registros.
2.9.

Processamento das depreciaes

O imobilizado, no momento de sua captalizao em IeS, passa a


ser administrado e controlado pelo AA de forma que o sistema
planeja as depreciaes mensais e anuais, de acordo com a vida
til pertinente, at que haja sua totalizao com relao ao custo
de aquisio.
O processamento efetuado via transao especfica, seleciona
todos os valores planejados para aquele perodo e os registra nas
contas de despesas, de acordo com o centro de custo de cada
item e e, contrapartida nas contas de depreciao acumulada.
Tais contabilizaes so efetuadas sempre no ltimo dia de cada
ms do calendrio, no podendo ser modificado.
2.10.

Sistema de Informao

Para os registros dos ativos imobilizados, o sistema oferece


inmeros relatrios satandard para acompanhamento e anlise
dos bens, a fim de atender tanto a necessidades internas, quanto
a externas, atendendo plenamente as exigncias burocrticas
quanto as necessidades globais.
2.11.

Programa de carga

Para a entrada dos dados atualmente existentes no sistema, ser


criado um programa o qual efetuar a carga de tais dados no
mdulo do AA, via leitura de um arquivo .txt o qual dever ser
fornecido pela empresa, com lay-out do contedo a ser definido e

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informado pela
adequado.

equipe

de

desenvolvimento

no

momento

Importante salientar que, as informaes contidas no arquivo de


carga so de responsabilidade da empresa onde, tanto o sistema
quanto o profissional desenvolvedor ora contratado possuem
condies tcnicas e operacionais para criticar e/ou consistir os
dados daquele momento informado.
2.12.

Atribuies/Responsabilidades

DMA-IT disponibilizar um profissional tcnico para a


aplicao e desenvolvimento adequado da ferramenta no
sistema,
suas
configuraes,
parametrizaes,
documentao, testes tcnicos, aconpanhamento dos testes
tcnicos e integrados, orientao, treinamento e orientao
quanto ao uso das funcionalidades do mdulo, e as
integraes com os demais mdulos do sistema,
acompanhamento das cargas em ambiente de produo,
orientao quanto a suas conferncias, e acompanhamento
pontual ps go-live.
PQ Silicas dar suporte quanto as necessidades do
profissional desenvolvedor quanto ao fornecimento de
informaes
diversas,
acompanhar,
part-time,
o
desenvolvimento e o andamento dos trabalhos no decorrer
do projeto, execuo e acompanhamento dos testes
individuais e integrados, preenchimento dos dados para as
cargas dos itens e atividades diversas a ocorrer durante o
projeto.