Plano de Contas

Plano de Contas
Registre todas as contas do ativo, passivo, patrimônio
líquido, receitas e despesas de acordo com o código
contábil delas.

Registro de Lançamentos Contábeis

Defina as contas de débito e crédito atreladas a cada
um dos lançamentos contábeis possíveis de serem
realizados na empresa analisada.

Controle de Lançamentos Contábeis

Faça o controle de todos os lançamentos contábeis
que aconteceram mensalmente para cada um dos
meses do exercício analisado. Essa será a base para a
criação automática do balanço patrimonial, DFC, DRE e
balancete.

Balancete
O balancete é um demonstrativo contábil que reúne
todas as contas em movimento na empresa e serve
para verificar seus respectivos saldos devedores e
credores

DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa

A Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) indica quais
foram as entradas e saídas de dinheiro (contas de
disponibilidades) no caixa durante o período e o
resultado do exercício.

DRE – Demonstrativo de Resultado do Exercício

A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
apresenta de forma vertical resumida o resultado
apurado em relação ao conjunto de operações
realizadas durante o exercício.

Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial (BP) é a principal demonstração
financeira existente (obrigatório por lei). Ele mostra
como de fato está o Patrimônio da empresa, refletindo
sua posição financeira em um determinado momento
(no fim do ano ou em qualquer data predeterminada)

Balanço Patrimonial pronto para Impressão

Além da visão gerencial, a planilha de lançamentos
contábeis já cria automaticamente um relatório do
balanço patrimonial para impressão.

Resumo dos Lançamentos Contábeis

Veja em um painel de controle exatamente quais
foram os saldos do ativo, passivo, patrimônio líquido,
receitas, despesas e saldo final.

Runrun.it, Trello, Teamwork, Todoist e Asana.
Abertura de empresa
Para viabilizar a abertura de empresas, é necessário que a ferramenta faça uma
organização do fluxo de atividades. Em todas as plataformas analisadas, é
possível realizar um passo a passo identificando as etapas do processo.

Recepção de documentos
Escritórios contábeis costumam ter um processo de recepção de
documentação padronizado. Por isso, é importante que essa ferramenta possua
uma espécie de lista de verificações —  um checklist para registrar os
documentos recebidos.

Triagem
Para a triagem de documentos, é necessário que essa ferramenta possa delegar
e direcionar tarefas para a equipe do escritório. Além disso, é fundamental
nomear responsáveis por cada tarefa, a fim de monitorar o andamento do
processo.

Cálculo de honorários
O cálculo de honorários é uma função extremamente importante.
Nesse caso, se destaca a ferramenta que possui um contador de horas
trabalhadas por tarefa, que vai ajudar muito na hora de cobrar seu cliente.

Além disso, é um recurso fundamental para analisar se você tem cobrado

um preço justo pelo seu esforço.

Conferência de documentos
Os clientes sempre acabam se esquecendo de algum documento, não é
verdade?
Por isso, você precisa de uma função que possa relacionar os principais
documentos, a fim de que não passem despercebidos pelo profissional
contábil na hora dos lançamentos.

O checklist também ajuda nesse momento, onde a atenção deve ser redobrada.

Processos internos
Para verificar a taxa de completude de projetos do escritórios, é esperado que
a ferramenta tenha um checklist ou então um avanço das etapas do processo
(relatório Gantt).

Assim, o contador pode acompanhar de perto o desenvolvimento das tarefas.

Acompanhamento de rotinas contábeis
É necessário que o contador saiba de tudo o que está acontecendo dentro do
seu escritório.

Por isso, é um importante que a ferramenta possua uma tela principal com

todas as tarefas, para que o profissional possa acompanhar, em tempo real, os
projetos que estão sendo trabalhados.

Apuração e envio dos impostos

Se tem algo que um escritório não pode deixar passar, são as datas de envio de
impostos.

Para isso, é necessário que a ferramenta disponibilize algum tipo de alerta,

como um lembrete para o responsável da tarefa de que a data está próxima.

Cumprimento de obrigações acessórias

Outro ponto fundamental para as rotinas de contabilidade é o envio das obrigações
acessórias da organização contratante. Você deve estar se perguntando quais são
essas documentações, né? Observe então: 
  Sped fiscal;
 DCTF;
 Apuração do simples nacional;
 entre outros documentos.
Portanto, podemos dizer que a periodicidade desse trabalho varia muito, Ela pode
ser tanto mensal e anual ou só quando houver movimentações da empresa
contratante. 

Apuração de tributos e emissão de guias 

Após realizar a tarefa anterior, o contador poderá efetuar toda a apuração dos
tributos da respectiva empresa, com base em algumas definições como regime da
tributação, por exemplo. 

Ao concluir essa etapa, ele passa a gerar as guias dos órgãos tributantes, sejam
em seus próprios sistemas ou em páginas da internet. 

Elaboração de demonstrações contábeis 

Além das atividades citadas acima, as rotinas de contabilidade ainda contam com
as emissões de demonstrações contábeis. Elas são importantes tanto para servir
como fonte de informações quanto para atender às regras da legislação. 

 Abaixo, vamos te mostrar alguns exemplos de demonstrações contábeis, veja só: 

 Balanço Patrimonial;
 Demonstração de resultados;
 Fluxo de caixa;
 DMPL;
 Entre outras. 
Além disso, se permitido, o contador responsável pela sua empresa, também pode
emitir outros tipos de demonstrações contábeis personalizadas para a
organização em questão, de acordo com as necessidades. 

Emissão de relatórios
Por último mas não menos importante, os relatórios adicionais são os documentos
que o contador da sua empresa pode imitar caso seja autorizado, são eles:
Faturamento, relação de empregadores, entrada de notas fiscais.

Nesse momento, é muito importante que os contadores tenham muita atenção.

Pois esse é um trabalho muito complicado e que exige muito profissionalismo. Por
isso, para entender o quão fundamental é esse setor, acompanhe o próximo
tópico. 
Qual a importância das rotinas de contabilidade para as empresas? 
Você sabia que a contabilidade é a principal fonte de informação para o seu
negócio? Isso porque o contador é responsável por coletar todos os dados e
documentações gerados dentro da sua empresa diariamente e transformá-los nas
informações que o seu negócio precisa. 

Uma das maiores falhas do mercado empresarial é, justamente, não entender o

quão fundamental esses profissionais são para qualquer organização. E é um fato
dizer que muitas empresas até contam com os serviços de contabilidade, mas não
sabem absorver da maneira correta. 

Desse modo, as rotinas de contabilidade dentro de uma organização acabam não

acontecendo de forma produtiva, e o que deveria contribuir para a assertividade
das decisões fica em segundo plano. 

Além disso, o contador também é o responsável por agilizar uma série de

obrigações acessórias, isso porque sem que elas sejam feitas o seu negócio corre
risco de sofrer graves penalidades, como multas, bloqueios e incidência de juros. 

Quais são os processos mais comuns das rotinas de contabilidade? 

Nós já explicamos acima como funcionam as rotinas de contabilidade, agora
vamos te mostrar como são os processos dessa rotina, além de como eles são
básicos, basta ter atenção ao realizá-los. Confira a seguir: 

Escrita fiscal
Esse é o momento que se inicia as operações de contabilidade de qualquer
escritório desse segmento. Ou seja, o departamento de escrita fiscal é o
responsável pelo registro de todas as notas fiscais da empresa, tanto a de entrada
quanto a de saída. 

Além disso, a escrita fiscal também é responsável por preparar os livros fiscais de
cada empresa, elas são exigidos pela legislação para a validação das retenções de
impostos e tributos, além de contribuições excedentes sobre as notas fiscais

Protocolo 
Os protocolos são a base de todos os processos de contabilidade. É nele que as
documentações que estão em responsabilidade do escritório são organizadas e
identificadas. 

Além disso, essa identificação deve ser feita da maneira mais ágil possível assim
que for solicitada pela empresa em questão. Além disso, o setor de protocolos é o
responsável por distribuir toda a documentação de todos os outros departamentos
internamente. 

Departamento Pessoal 
O  departamento pessoal é o responsável por registrar toda a documentação de
cada colaborador das respectivas empresas. Nessa tarefa, é fundamental prestar
muita atenção pois todos os direitos e deveres devem ser levados em
consideração. 

Além dos controles admissionais e demissionais,o departamento pessoal também

é o responsável por cuidar da folha de pagamento e contracheques mensais de
cada trabalhador, além dos cálculos de impostos sobre eles. 

Departamento contábil 
No departamento contábil ocorre toda a consolidação das informações
relacionadas às rotinas de contabilidade da empresa.
O profissional desse setor tem a autonomia de inserir as informações necessárias
aos relatórios contábeis, além de apresentar as possíveis diferenças tributárias. 

Como lidar com todas as responsabilidades das rotinas de

contabilidade? 
Agora que nós já sabemos que são inúmeras as demandas das rotinas de
contabilidade, sabemos também que otimizar essas tarefas pode ser uma boa
saída para simplificar o dia a dia do contador. 

Ou seja, automatizar alguns processos pode ser fundamental para o

desenvolvimento e crescimento das empresas, além de contribuir com a
organização da rotina deste setor. Abaixo iremos de mostrar os principais
aspectos: 

Documentação 
É fundamental a separação e organização adequada das documentações para
agilizar a rotina contábil. Essa prática pode facilitar muito o departamento de
recursos humanos no momento de realizar alguma consulta. Pagamentos de
fornecedores ou de clientes, por exemplo. 

Lista de tarefas 
Espalhar post-its e lembretes por computadores ou mesas de trabalho pode ser
uma boa saída, mas uma melhor ainda é organizar as famosas listas de tarefas,
isso porque elas podem ser acompanhadas com mais assertividade e facilidade. 
Além disso, uma dica fundamental é criar essa lista todas as manhãs, além de
estipular um tempo médio para a realização de cada tarefa durante o dia. 

Agenda de reuniões 
Agendar reuniões também é uma ótima prática se organizadas corretamente para
as rotinas de contabilidade. É indicado que elas sejam previamente agendadas em
horários fixos para que funcionem de maneira assertiva. 

Desse modo, podemos dizer que manter uma rotina de contato com os seus
clientes é uma forma de otimizar muitos processos e evitar retrabalhos.

Software de gestão 
Utilizar as tecnologias a favor dos trabalhos diários de um contador também é uma
opção muito vantajosa para o setor, que tem cada vez mais softwares de
automatização. 

Esse tipo de ferramenta permite que os processos fiquem padronizados,

economizando tanto o tempo quanto esforço dos profissionais que realizam essas
atividades, além de evitar erros humanos como acontece com frequência em
trabalhos manuais. 

Capacitação profissional 
Por último, mas tão importante quanto, capacitar os profissionais constantemente
é fundamental. E isso não é só um estratégia para manter os contadores por
dentro das novidades tecnológicas, mas também como investimento na própria
rotina contábil que sofre interferência direta das inovações 

Muita coisa né? Mas não para por aí! Existem muitos desafios no dia a dia de uma
contabilidade e por isso, vamos te contar tudo sobre o assunto no próximo tópico. 

Quais são os principais desafios das rotinas de contabilidade? 

As rotinas de contabilidade exigem muitos processos e passar por todos eles sem
que ocorra nenhum imprevisto é uma tarefa muito difícil. Entretanto, é possível
prever alguns obstáculos e solucioná-los antes de que grandes problemas
aconteçam. 

Sendo assim, ao planejar a rotina contábil é fundamental que

o profissional consiga prever possíveis obstáculos, pois isso pode facilitar de
enfrentar as adversidades sem que precise remanejar o que já havia sido
planejado. 
Em primeiro momento, é preciso entender que um escritório contábil possui uma
rotina para cada empresa contratante, ou seja, por mais que sejam organizadas as
demandas do próprio escritório pode existir um cliente que exige mais atenção no
processo. 

Por isso, manter sempre uma rotina equilibrada dentro de um escritório de

contabilidade não é apenas uma obrigação, mas um desafio também. Isso porque
existem muitas atribuições e afazeres que se não feitos, por exemplo, podem
causar grandes prejuízos a uma empresa. 

Portanto, podemos concluir que o principal desafio de um escritório de

contabilidade é manter sempre uma equipe de trabalho organizada, entrosada e
alinhada com as demandas diárias. 

Pensando nisso, o próximo tópico separamos um passo a passo de como manter

uma rotina de trabalho organizada na contabilidade. Veja só! 

Como organizar as rotinas de contabilidade de uma empresa?

Depois de entender melhor tudo sobre uma boa rotina de contabilidade, separamos
algumas dicas de como manter o dia a dia do setor contábil organizado mesmo
com tantos processos e documentações. 

Confira o passo a passo logo abaixo: 

Realize a departamentalização 
Uma equipe de trabalho do setor contábil está acostumada com rotinas e
demandas intensas, o que de certa forma, já é natural para os escritórios.
Entretanto é necessário que exista uma divisão de tarefas. 

Para empresas de médio e grande porte essa prática já faz parte de seus
processos, mas para os escritórios que estão começando é essencial que tenham
noção do quão importante é a departamentalização. 

Essa prática pode facilitar a rotina e acabar com possíveis confusões da

realização de tarefas diárias. Além de ser possível mensurar a produtividade e o
desempenho dos colaboradores. 

Essa divisão pode ocorrer, por exemplo, da seguinte forma: 

 Contabilidade;
 RH;
  Fiscal;
 Arquivo;
 Financeiro
É muito provável que realizando a departamentalização dessa forma a sua
empresa consiga atingir muito sucesso. 

Faça uma limpeza

Qualquer boa organização começa por uma limpeza. Em uma empresa isso não é
diferente! 

É necessário descartar documentos que não podem mais ser utilizados, contas de
energia pagas há mais de cinco anos, são exemplos disso. Após o processo de
descarte, chegou o momento de categorizar. 

Ou seja, separar cada cliente por pastas individuais, sejam elas físicas ou
digitalizadas. Além disso, vale separar também documentos que precisam ser
arquivados ou trabalhos que ainda foram concluídos. 

Use calendários colaborativos 

Outro método que pode contribuir muito para as rotinas de contabilidade, é o uso
de calendários. Neles, o contador pode organizar todas as atividades de um dia de
trabalho e não correr o risco de deixar algo para trás. 

Sendo assim, o maior objetivo de organizar as demandas num calendário é

garantir que todos os compromissos sejam cumpridos dentro dos prazos
estabelecidos.

Uma dica que pode funcionar bem dentro da sua empresa, é deixar que os
profissionais tenham autonomia para planejarem as próprias rotinas de acordo
com cada departamento e o tipo de demanda. 

Adote o uso da tecnologia

A utilização de softwares para auxiliar no desenvolvimento de demandas tem sido
cada vez mais presentes dentro das organizações, no setor contábil não seria
diferente. 

Isso porque todos os processos que passam a ser automatizados exigem menos
tempo da equipe de trabalho. Além disso, com um bom software de gestão é
possível garantir menores erros em prazos, por exemplo. 
Por isso, ter ferramentas que auxiliam no desempenho da equipe pode contribuir
muito para os resultados positivos da empresa e evitar possíveis dores de cabeça
por erros bobos, mas que são comuns em rotinas intensas de trabalho. 

Como o QRPoint pode contribuir para a sua empresa?

Agora que você já sabe tudo sobre as rotinas de contabilidade, entenda como a
QRPoint pode ser uma ferramenta indispensável para o seu negócio. 

Chegamos para garantir que sua empresa siga todas as normas da legislação, e
para isso acontecer é necessário um sistema de controle de ponto com muita
qualidade!

Dessa forma, garantimos que a equipe de RH da sua empresa trabalhará

primordialmente na gestão de pessoas, pois cuidar do bem estar dos seus
colaboradores faz toda diferença no desenvolvimento e produtividade da rotina de
trabalho.

Isso só é possível porque a QRPoint cuida de todos os processos para você,

oferecendo diversas vantagens aos seus colaboradores, como a possibilidade do
controle de ponto online. Além disso, garantimos que tudo aconteça dentro do que
a lei estabelece.  

No entanto, somos um software de controle de ponto online que além de permitir o

registro de ponto em qualquer localização, também colaboramos para que a sua
empresa cumpra todas as responsabilidades trabalhistas. 

É possível que em nosso sistema de controle de ponto sejam lançadas as

informações sobre faltas, saldos negativos de horas trabalhadas, e até mesmo as
horas extras de seus funcionários.

Ademais, você pode evitar que possíveis falhas humanas aconteçam no RH da sua
empresa contratando os serviços de controle de ponto da QRPoint. Além de
permitir que a gestão de pessoas do seu empreendimento cuide mais dos seus
colaboradores.

Sendo assim, contrate a QRPoint como o sistema de controle de ponto online da

sua empresa, e garanta a automatização dos processos com a melhor tecnologia
de registro de ponto a cada atualização!

Como a QRPoint funciona?

Para dar início, nós fornecemos o registro rápido dos seus colaboradores no
software de controle de ponto, reduzindo a dificuldade na hora de adotar o novo
sistema.

Uma vez que tudo já estiver nos conformes, você vai poder aproveitar do app do
gestor, um dos nossos maiores benefícios.

É através do aplicativo do gestor que você terá acesso a dashboards de

indicadores, mostrando todos os colaboradores que estão dentro da organização
trabalhando, além daqueles que estão de férias e muito mais!

Portanto, para garantir a estadia do colaborador dentro do local de trabalho, nós

usamos os recursos de geolocalização para criar uma cerca digital que garante
exatamente onde o ponto online ou o ponto offline está sendo registrado.

E pensando na segurança tanto do colaborador quanto do gestor, o controle de

ponto é registrado através do reconhecimento biométrico do profissional. Nós
também mantemos o banco de horas de todos os colaboradores, permitindo
mudanças nele se necessário.

Entre em contato para tirar qualquer dúvida sobre o nosso sistema de controle de

ponto com nossa equipe. Ficou interessado e quer os benefícios do QRPoint na
sua empresa? Faça hoje mesmo um teste do controle de ponto gratuito e prove a
facilidade de ter o cálculo de horas, adicionais e faltas feito automaticamente.

Não vai perder a oportunidade de automatizar a sua empresa com o melhor

software de controle de ponto online, né? Saiba mais sobre o nosso controle de
ponto em nosso site!

Você pode acompanhar mais conteúdos em nossas redes

sociais: LinkedIn, Instagram e Facebook.

O que você perdeu sobre: Gestão Estratégica de Pessoas 

A gestão estratégica de pessoas faz parte de um processo de recursos humanos,
em que os líderes e gestores precisam avaliar alguns pontos, ou melhor, algumas
dificuldades nos colaboradores, que são elas:
Quais são as principais atividades do setor contábil?

O setor contábil proporciona benefícios bastante relevantes dentro da empresa, afinal, sem

uma gestão adequada, a marca pode correr sérios riscos. A contabilidade auxilia de forma

direta na estruturação e desenvolvimento de um negócio, desempenhando papéis

essenciais, como:

 classificação e análise da documentação contábil e de fluxo de caixa;

 elaboração de balanço patrimonial;

 emissão de balancetes;

 realização da escrituração contábil;

 conciliação de contas da contabilidade;

 elaboração do Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE);

 declaração de Imposto de Renda anual;

 anotações em livros, como o Razão e Diário, entre outros.

Além disso, os profissionais do departamento contribuem ativamente dos resultados por

meio da execução de suas tarefas, por exemplo:

 melhoria de Fluxo de Caixa — criação de orçamentos guias para toda a

corporação, otimizando o fluxo de caixa;

 minimização de despesas: fazer uma avaliação precisa dos gastos desnecessários

e implementar medidas para reduzi-los é uma forma eficiente de gerar receita;

 auxílio nas tomadas de decisões: a equipe do setor contábil contribui com o

fornecimento de relatórios e dados precisos que vão ajudar na construção de quais

os melhores caminhos a seguir para alcançar os resultados;

 colabora para um bom retorno financeiro: com um departamento alinhado e com

profissionais especialistas, fica mais fácil administrar com responsabilidade o

retorno financeiro alcançado.

Quais são os desafios da gestão contábil?

A rotina nos setores de contabilidade é desafiadora, pois cumprir os trabalhos de análise

do fluxo de caixa e gerenciar as obrigações contábeis requer muita atenção por parte de

toda a equipe, e até mesmo dos gestores e empreendedores. Veja abaixo quais são os

maiores obstáculos enfrentados pelos profissionais responsáveis pela gestão contábil das

empresas.

Estruturação interna

Um dos grandes desafios está relacionado à estrutura interna do setor contábil de sua

empresa. Contar com o auxílio de pessoas capacitadas e talentosas é indispensável, mas

encontrar esses profissionais no mercado pode ser bem difícil. Para conseguir localizar

esses colaboradores, é fundamental tomar algumas atitudes. Veja quais são elas:

 fazer um recrutamento detalhista;

 verificar internamente se existem pessoas capazes para realizar as tarefas

complexas.

Outro fator relevante para poder contar com uma equipe qualificada que realize as tarefas

com eficiência é fazer investimentos em capacitação, por exemplo:

 ofereça auxílios estudantis;

 procure cursos e indique aos profissionais;

 disponibilize treinamentos internos.

Como o mercado de trabalho está sempre em movimento, o ideal é oferecer aos

colaboradores um ambiente no qual eles se sintam motivados. Não existe uma receita

para conseguir alcançar esse objetivo, basta fazer com que os profissionais se sintam

valorizados.

Análise de mercado
Fazer uma análise interna nem sempre é uma tarefa fácil de ser realizada, já que

identificar ameaças e oportunidades requer muita atenção. Por isso, verifique quais são os

pontos fortes e fracos de sua empresa, e, assim que souber, basta tomar as atitudes

corretas com relação ao mercado. Como tudo está em constante evolução, é preciso

também averiguar mais algumas circunstâncias, tais como:

 verifique como estão seus concorrentes;

 quais são os diferenciais oferecidos pelo mercado;

 analise quais vantagens você oferece aos seus clientes.

Para isso, use as ferramentas disponíveis e conte com técnicas inovadoras para que a sua

análise de mercado seja um sucesso.

Integração entre times

Outra questão de extrema importância e que pode acarretar resultados negativos para sua

empresa contábil é a falta de integração entre os times. Em organizações maiores, é muito

comum isso acontecer, principalmente quando existem diferentes setores dentro de um

mesmo estabelecimento — as pessoas podem criar atritos e condições muito

desafiadoras.

Para solucionar essa questão, podem ser promovidas atividades sociais, com oferta de

espaços de lazer e até mesmo ginástica laboral. Dessa forma, todos vão interagir e ter a

chance de se conhecerem melhor. Isso pode tornar os dias mais agradáveis dentro da

empresa, fazendo com que os resultados sejam mais positivos.

Como melhorar a gestão do setor contábil?

A gestão do setor contábil não é fácil de ser realizada, porém, o gerente não pode

desanimar e deve estar sempre se atualizando, já que a era da inovação digital impacta
todos os segmentos do mercado. Veja abaixo algumas metodologias que são muito

utilizadas nesse sentido.

Mapeie os processos

Antes de tudo, é preciso mapear os processos que fazem parte da rotina do setor. Essa é

uma ação na qual o fluxo das tarefas internas da empresa é desenhado com a finalidade

de identificar as práticas que estão dando certo e o que precisa ser corrigido.

Além disso, os gestores conseguem ter uma melhor visualização de quais atividades são

fundamentais para o funcionamento do negócio, as que agregam mais valor e as principais

lacunas que devem ser eliminadas.

Para que isso ocorra, o ideal é que o setor elabore o percurso de cada processo e faça a

classificação de acordo com sua complexidade.

Implemente o Ciclo PDCA

A sigla PDCA (Plan, Do, Check, Act), que em português significa planejar, fazer, verificar e

agir, se refere a uma excelente ferramenta de gestão. O seu foco é solucionar os

problemas seguindo as orientações das quatro etapas indicadas pelas siglas. Apesar de

serem fases diferentes da gestão, o ciclo PDCA é uma das maneiras mais eficientes de

fazer a gestão do setor contábil.

Veja abaixo como funciona a aplicação dessas fases.

Plan (planejar)

A definição das metas para um período específico e o planejamento dos objetivos é a

etapa inicial. Dessa forma, se torna possível passar para a próxima fase do processo, mas
tudo tem que ser cuidadosamente analisado, para que as metas estipuladas possam ser

alcançáveis.

Do (desenvolver)

Após realizar a primeira parte, o gestor pode partir para a próxima, na qual terá que

desenvolver técnicas para executar os planos com precisão. Ele precisa capacitar a sua

equipe e direcionar cada um dos colaboradores para que eles consigam exercer as suas

funções de maneira eficiente.

Check (conferir)

Essa é a fase de conferência. Depois de planejar e desenvolver um plano de ação é

necessário conferir se tudo está de acordo com as metas. A atenção maior deve ser

voltada para a verificação dos indicadores de desempenho, que vão apontar se tudo flui

conforme a maneira desejada.

Act (agir)

Com base na conferência, o gestor vai saber como direcionar a sua equipe ao longo de

todos os processos. Assim, será mais fácil implantar as melhorias e, com certeza, a gestão

contábil vai ser realizada de modo mais simples e produtivo.

Incentive o compartilhamento de informações

Todo setor contábil conta com várias informações financeiras, que podem ser utilizadas na

realização de diversas tarefas e tomadas de decisão. O grande problema é que nem todos

os colaboradores têm acesso aos documentos. Por esse motivo, o ideal é incentivar o

compartilhamento dos dados entre o pessoal da equipe.

Uma maneira eficiente para isso é adotar um sistema de gestão que possibilite o

recebimento de informações. Dessa forma, elas poderão ser acessadas de qualquer lugar

e por todos os funcionários autorizados, o que vai levar à padronização dos processos e

sua devida organização.

Organize as tarefas

Outra questão relevante é a organização das tarefas para que o fluxo de informações se

torne mais eficiente. Entre as principais práticas que podem ser aplicadas estão:

 realizar um sequenciamento lógico de trabalho que evite a ociosidade e gere

agilidade;

 estabelecer as funções e responsabilidade conforme as habilidades e

competências de cada membro da equipe;

 desenvolver um cronograma de prazos com um período reserva para cobrir

possíveis imprevistos ou atrasos;

 elaborar uma lista de prioridades, determinando quando são as tarefas mais

urgentes.

Estabeleça uma comunicação eficaz

A comunicação é um dos aspectos mais importantes para uma boa gestão. O gestor deve

se manter à disposição de toda a equipe e se comunicar de forma acertada com todos os

seus colaboradores, para que eles saibam o que devem fazer durante os dias de trabalho.

Para que a comunicação seja eficiente é primordial estar sempre por perto da equipe,

observando todos os detalhes e circunstâncias do dia a dia. Alguns atos podem manter o

gestor mais perto de seu time, são eles:

 estabelecer reuniões semanais;

  posicionar a sua mesa em um lugar acessível.

Apesar de simples, essas duas dicas vão trazer resultados satisfatórios para o negócio. O

melhor de tudo é que isso vai levar pouco tempo para acontecer e vai trazer melhorias

visíveis na comunicação entre os envolvidos.

Alinhe os setores

A falta de alinhamento no setor contábil é um erro que pode prejudicar toda a gestão. Isso

pode levar à falta do alcance das expectativas, objetivos e metas entre os departamentos

envolvidos. Por esse motivo, a integração entre as áreas da empresa é fundamental.

Apesar de ser uma tarefa desafiadora, é possível que ela seja implementada de maneira

eficaz. Por exemplo, existem algumas estratégias que aprimoram a comunicação dos

profissionais, evitam divergências e conflitos, bem como ajudam na segurança e agilidade

do fluxo de trabalho.

Nesse tipo de situação, entre as medidas que podem ser usadas estão as ferramentas que

vão muito além do e-mail, como aplicativos de mensagens instantâneas,

videoconferências, sites corporativos e demais recursos que viabilizam a troca de

informações e realização de reuniões para manter todos os envolvidos devidamente

alinhados.

Com diversas opções disponíveis no mercado, é importante testar as mais adequadas e,

assim, identificar quais atendem melhor às demandas do setor contábil.

Evite o retrabalho

Empresas de todos os portes, sejam elas pequenas, médias ou grandes, e não importando

o seu segmento, podem ter gargalos. Se forem identificados e sanados rapidamente, a

rentabilidade da empresa não vai ser prejudicada. Contudo, se a causa não for encontrada

a tempo, muitas horas e uma quantia considerável de dinheiro podem ser perdidos.

Os retrabalhos surgem por várias razões e comprometem a competitividade da empresa.

Veja abaixo quais são os motivos mais comuns pelos quais os colaboradores têm que

refazer várias vezes os próprios trabalhos:

 má organização da documentação da empresa;

 dificuldades na comunicação, tanto dentro da empresa como com o cliente;

 problemas com a gestão do tempo.

O ideal é usar um conjunto de normas técnicas e aplicar medidas preventivas nas

empresas. Isso leva ao aperfeiçoamento nos processos e faz com que a equipe esteja

mais motivada, evitando os retrabalhos.

Treine e qualifique a equipe

O gerenciamento do setor contábil requer a integração de todos os integrantes do time,

considerando que, dessa forma, fica mais fácil ter uma visão geral do que está ocorrendo

e, assim, ser capaz de desenvolver uma boa estratégia. Mas, para lidar com esse tipo de

situação, é essencial que os responsáveis tenham os atributos e conhecimentos

necessários.

Quando os colaboradores estão devidamente qualificados, eles passam a sentir mais

segurança ao se relacionar com os clientes e conseguem realizar as tarefas com exatidão,

bem como lidar com os problemas que possam surgir no cotidiano, propondo melhorias e

soluções.
Para isso, é possível implementar treinamentos e cursos, bem como estimular a

participação em palestras, seminários e demais eventos da área, com a finalidade de

receber e compartilhar informações e experiências significativas para a melhora na

qualidade do serviço prestado. É preciso ter em mente que não se trata de um gasto,

mas um investimento a ser empregado para o alcance de melhores resultados.

Conte com um bom sistema de gestão

Não há dúvidas da dificuldade encontrada ao tentar organizar todos os processos que

envolvem a contabilidade de forma manual, tendo em vista que diversas informações

devem ser administradas. Para otimizar o tempo e evitar erros, é possível pensar na

implementação de um sistema de gestão específico para o setor contábil. Entre as

principais vantagens de contar com o auxílio da tecnologia nesse momento, podemos

apontar:

 economia, já que não será necessário utilizar papéis, pois os arquivos serão todos

digitalizados e arquivados nos computadores e demais dispositivos eletrônicos ou

em nuvem;

 segurança;

 agilidade;

 monitoramento das tarefas por meio de um painel com as tarefas desenvolvidas

por cada funcionário em tempo real;

 acompanhamento do desempenho do pessoal por meio da análise de indicadores

de desempenho;

 emissão de relatórios que permitem análises mais aprofundadas em relação à

produtividade e à identificação de pontos de melhorias;

 aprimoramento da comunicação por meio da disponibilização de canais úteis para

a equipe;
  integração dos setores, entre outros.

Essas são apenas algumas dicas que podem contribuir bastante para o aprimoramento da

gestão no setor contábil e atingir melhores resultados.

Quais são os impactos do excesso de atividades na contabilidade?

Todo empreendimento é considerado um grande sistema de informação, formado pelos

seus mais variados subsistemas. Eles, por sua vez, emitem dados diários que servirão de

base para futuras operações.

Esses processos precisam ser declarados seguindo as normas e leis vigentes conforme

suas atividades. Entretanto, isso não é um procedimento simples, pois, muitas vezes,

dentro de uma organização existem setores que precisam prestar contas para diferentes

órgãos governamentais.

Quem compila esses dados e os transforma em informações é o setor da contabilidade.

Os profissionais dessa área precisam estar atentos e atualizados, pois serão eles os

responsáveis por emitir relatórios, compactar os dados e entregar as obrigações e

declarações para seus respectivos órgãos.

Todas essas tarefas geram um número elevado de atividades. Por esse motivo,

normalmente, o departamento contábil é separado por subsetores, contendo

colaboradores especialistas em determinadas áreas. Quando essas atividades não são

gerenciadas de forma eficiente, os impactos podem ser bem negativos, uma vez que a

falta de entrega das obrigações ou o atraso no cumprimento dos prazos pode gerar multas

e infrações.

Além do embate legal que o excesso de atividades pode causar, há o risco psicológico

para seus colaboradores. A pressão pelos prazos e a responsabilidade pelo conteúdo das
informações pode gerar um estresse elevado. Com isso, percebe-se a importância de

traçar soluções para uma gestão adequada das atividades contábeis, deixando de realizar

as operações de forma urgente e passando a tratá-las como itens relevantes, adequando-

se ao tempo hábil disponível.

Como solucionar esses impactos?

A gestão de atividades no setor da contabilidade pode começar pela organização das

rotinas. Esse fator pode acelerar o controle e a eficácia dos processos internos e,

consequentemente, aumentar a produtividade.

O primeiro passo para iniciar esse planejamento é preparar-se conforme o calendário

fiscal. Nesse cronograma, devem estar elencados todos os compromissos pelos quais o

setor é responsável, seja na apuração dos impostos, no pagamento dos tributos, seja na

entrega de declarações e obrigações acessórias.

A separação dos subsetores é outro item que pode beneficiar as atividades desenvolvidas,

visto que, em uma pequena empresa, cada colaborador será responsável pelo seu

conteúdo. Essa divisão pode ser realizada focando nas principais demandas que a

contabilidade realiza. Por exemplo:

 contabilidade;

 fiscal;

 departamento pessoal;

 financeiro;

 controle de estoque.

Outra forma de realizar essa separação é organizar a equipe conforme as necessidades

do mês. Organize as atividades por datas, revise os compromissos e delegue as tarefas,

priorizando, obviamente, as com menor prazo.

Podem ser realizadas as atividades do início do mês focando na área do departamento

pessoal, devido à necessidade do pagamento do salário aos colaboradores, a quitação

dos impostos e, ainda, as exigências na transmissão dos dados, por exemplo, o eSocial.

Após essa etapa, foque nos registros fiscais, por terem prazos definidos para a apuração

dos impostos e pagamentos das guias. Por fim, mas não menos importante, foque nos

lançamentos contábeis, que normalmente têm um prazo maior para as obrigações.

No entanto, nenhuma dessas opções é viável sem o auxílio da tecnologia. Atualmente, os

profissionais da contabilidade contam muito com os recursos que ela disponibiliza, tanto

que na área contábil praticamente nada mais é realizado de forma manual.

Os softwares são responsáveis por armazenar e integrar as informações. Desse modo, o

acesso aos documentos é rápido e ágil, permitindo o acompanhamento das exigências

governamentais.

Nesse âmbito, podemos mencionar os recursos que um bom sistema de informação

possibilita para os empreendimentos. Com ele, fica fácil emitir relatórios, gráficos e

indicadores de como estão os resultados do seu trabalho. Isso reduz consideravelmente

os custos com material de expediente, além de dinamizar os processos.

Quando a terceirização da contabilidade pode ajudar?

Como mencionamos, o setor contábil é responsável por um número muito grande de

informações. Fora isso, a legislação brasileira é extremamente burocrática, exigindo que

os profissionais da área estejam sempre atualizados e atentos às mudanças.

Muitas vezes, a demanda das empresas é tão grande que conciliar todas as rotinas e estar

sempre em dia com as obrigações contábeis se torna oneroso e preocupante, pois não

corresponder a alguns desses prazos pode trazer prejuízos.

É nesse momento que surge a terceirização da contabilidade. Essa alternativa pode ser a

salvação estratégica de muitos negócios, uma vez que empresas de contabilidade contam

com pessoas especializadas nos mais diversos assuntos, trazendo soluções para a área

fiscal, tributária, departamento pessoal, controle de estoque, custos, entre outras.

Elas também estão em constante capacitação dos colaboradores, podendo ser o auxílio de

que precisa. Com isso, você pode direcionar sua equipe para outras frentes, utilizando

seus recursos internos para a área gerencial. Contudo, é de suma importância que você

procure uma equipe séria e experiente no assunto, que transmita segurança na realização

das tarefas e, ainda, garanta a seguridade nas informações.

Gerenciar o setor contábil não é uma tarefa fácil, pois ele é determinante para qualquer

tipo de organização, por fornecer um suporte com demonstrativos confiáveis e ricos em

dados. Contudo, também, não é algo que não possa ser feito. Com a escolha correta, você

pode usufruir dos benefícios que uma contabilidade realizada corretamente pode trazer.

Aspectos que merecem destaque, segundo as rotinas contábeis:

Contabilidade sempre em dia

Aqui a disciplina é a palavra de ordem. As obrigações acessórias representam

um dos grandes desafios para qualquer escritório de contabilidade. A rotina
disciplinar exige, para seu bom cumprimento:

 a conferência diária de todas as tarefas a serem executadas;

 foco nas atividades, por parte de toda a equipe, evitando distrações;
 agenda atualizada constantemente, com todas as informações necessárias
 manutenção rigorosa dos prazos e observância das datas.
 

Quais são os processos e como organizar as rotinas contábeis

Antes de tudo é preciso conhecer e compreender todos os processos do

escritório,  deixa-los bem definidos, com regras pré-estabelecidas e de tal forma
que fique fácil classificar quais as atividades essenciais, quais as necessidades
urgentes e quais são os gargalos. Tudo isso levando em conta a complexidade
de cada processo.
Uma ideia interessante é um mapeamento de processos, com desenhos,
caminhos, podendo usar inclusive cores para diferenciá-los e facilitar a
visualização das tarefas inseridas em cada etapa bem como a automação
rotineira.  Seguem algumas dicas:

 Especifique são as funções e as responsabilidades de cada colaborador,

levando em consideração as competências de cada um;
 Elabore um cronograma de entregas, mas que possua prazos bem elásticos
para prevenir eventuais imprevistos, atrasos e/ou empecilhos;
 Crie um sequenciamento prático do fluxo de trabalho, pois ele ajudará a
evitar a procrastinação e proporcionará eficiência;
 Faça uma lista de tarefas, por prioridades.
 

Comunicação eficiente

Já falamos em outro artigo sobre a necessidade de cuidar da comunicação

externa, do marketing contábil ,  contudo, vamos lembrar que a comunicação
interna é de suma importância para o bom fluxo do trabalho. É extremamente
relevante que a equipe se comunique de forma efetiva e eficiente e para tanto a
empresa deve oferecer as ferramentas e estratégias necessárias, tais como:

 Uso do e-mail corporativo;

 Aplicativo de mensagens;
 Diferentes canais de comunicação;
 Mídias sociais corporativas;
 Programas de chamadas em vídeos
 

Compartilhamento de Informações 

Todo escritório de contabilidade, que tem suas rotinas contábeis bem

definidas, possui documentos, informações, dados, planilhas, tabelas, que
precisam ser compartilhadas para que o trabalho mantenha um padrão de
qualidade. Dessa forma é importante  ter um sistema de gestão que permita o
compartilhamento dessas informações, de forma eficiente e segura.

Identificando e eliminando gargalos

Podemos chamar de gargalos processuais tudo aquilo que gera

desorganização, erros, perdas de tempo, de dinheiro e até de clientes. Por isso,
é imprescindível identificar e eliminar esses gargalos.

Alguns mais comuns são a falta de capacitação técnica, procrastinação,

trabalhos manuais, entre outros.
E como preveni-los e elimina-los?  Mantendo uma boa comunicação interna, um
relacionamento positivo entre toda a equipe e seus gestores , com a prática de
reuniões  , no  mínimo semanais,  onde todas as questões podem ser
debatidas,  sugestões possam ser feitas , avaliadas e consideradas.

 Conhecimentos;
 Habilidades;
 Competências.
Afinal, são essas características que podem prejudicar a produtividade de um time,
se não forem bem avaliadas. Ao fazer esta análise, algumas ações estratégicas
são definidas para que os funcionários possam contribuir de forma mais eficiente
e assertiva com os objetivos da organização. 

Portanto, é possível entender que a gestão estratégica de pessoas possui a

capacidade de rastrear todos os pontos fracos da organização, ajudando na
medição do desenvolvimento e da produtividade da equipe.