Passo a passo

para você ter

um fluxo de
caixa perfeito
Tópicos
1 Conceitos fundamentais
2 O que é importante para compor o fluxo de caixa
3 Como fazer um fluxo de caixa
4 Vantagens do fluxo de caixa
5 Principais erros
6 4 dicas para deixar o seu fluxo de caixa organizado
7 Como o sistema Webmais ajuda os clientes com o fluxo de caixa?
 Introdução
Controlar tudo que entra e sai de dinheiro da sua empresa é fundamental para que ela se mantenha aberta e operando, afinal, a falta deste controle é um dos
fatores que levam os negócios a fecharem nos primeiros anos de vida.

Um dos instrumentos essenciais é o fluxo de caixa. Com ele o gestor poderá tomar decisões mais assertivas, tanto de forma imediata como futura. É por
meio do fluxo de caixa que você pode entender mais facilmente todas as suas movimentações financeiras, sendo elas operacionais ou não, assim, você terá
um controle muito mais efetivo sobre as questões de seu negócio.

Quanto mais detalhado for o seu fluxo de caixa melhor, e se for diário, ajuda mais ainda. E claro, as informações devem estar corretas e serem precisas. Neste
documento, nada de arredondar números.

Mas antes de partirmos para os elementos que compõem o fluxo de caixa, precisamos deixar alguns conceitos bem claros, que irão te auxiliar durante toda a
leitura deste material e na elaboração do seu fluxo de caixa. Vamos a eles?
1 Conceitos fundamentais
Existem alguns conceitos fundamentais nesse mundo sobre finanças e trouxemos os principais para que você possa fazer e entender um fluxo de caixa.

Fluxo de caixa: se refere a todas as movimentações financeiras de uma conta (podendo ser bancária ou caixa),
logo os investimento também entram no fluxo de caixa.

Gastos: São todas as saídas de dinheiro da empresa, que podem ser divididas em custo e despesa.

Custo: São todos os gastos atrelados à atividade fim da sua empresa e relacionados a produção.

Despesa: são divididas em administrativas (correio, papelaria, telefone, salários, internet, etc), comerciais (co-
missão de vendedores e custos relacionados ao marketing) e financeiras (multas, IOF e juros). Ainda pode
existir o setor “Outras Saídas”, que vai contemplar pagamento de juros ou tributos.
1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Depois de esclarecer estes conceitos, é fundamental diferenciar o regime de caixa e regime de competência, já que é comum confundir os dois.
Todas as movimentações financeiras de uma empresa geram registros (lançamentos) contábeis e financeiros. Estes eventos podem ser uma entrada (venda)
ou uma saída (gastos). Todas as movimentações devem ser registradas pela contabilidade e pelo financeiro da empresa.

A contabilidade é a responsável pelo regime de competência, que está relacionado ao faturamento de uma venda ou custo de um produto vendido, por exem-
plo. Já o regime de caixa, se preocupa com o recebimento e pagamentos de contas, tendo como base os prazos acordados, bem como todas as saídas de di-
nheiro da empresa.

Outra informação importante, é que no regime de competência os lançamentos das receitas e despesas pertencem ao período em que ocorrerem, enquanto
no regime de caixa os lançamentos são realizados na data em que efetivamente houve alteração no caixa da empresa, conforme o exemplo abaixo:
A sua empresa realizou uma compra de R$ 9.000,00 em mercadorias para o estoque e foi acordado que os pagamentos seria realizado em 30-60-90 dias
após o recebimento da mesma, que ocorreu no mês de maio. O registro no regime de competência constará apenas a entrada de R$ 9.000,00 em mercadoria
no mês de maio e no regime de caixa, teremos as três saídas de R$ 3.000,00 para os meses de junho, julho e agosto.

As empresas operam com os dois regimes simultaneamente, já que possuem propósitos diferentes e acabam se complementando. Afinal, o regime de com-
petência está relacionado com o DRE da empresa, que apura a lucratividade da operação, enquanto o regime de caixa se relaciona com o fluxo de caixa, que
se compromete em organizar todas as entradas e saídas de dinheiro do negócio.
2 O que é importante para compor
o fluxo de caixa

O seu fluxo de caixa deve ser um reflexo da realidade do caixa da sua empresa
e, para isso, existem alguns elementos que você deve prestar bastante aten-
ção e analisar com cuidado no momento da inserção no seu fluxo de caixa,
são eles:
2 O QUE É IMPORTANTE PARA COMPOR O FLUXO DE CAIXA

Contas a receber: Todas as entradas de dinheiro devem ser registradas no seu fluxo de caixa e vincular ao faturamento das notas fiscais, para que você
possa entender exatamente quais receitas estão vinculadas a este recurso financeiro. Todas as informações registradas no contas a receber, serão utilizadas
na elaboração do fluxo de caixa, por exemplo, se você vendeu e irá receber em 30-60-90, no fluxo de caixa esta informação será transcrita nas entradas com
os mesmos prazos, ou seja, 30-60-90.

Contas a pagar: As saídas de caixa, seguirão a mesma lógica, se você comprou insumos e irá pagar em 90 dias, esta informação será colocada no fluxo de
caixa, como uma saída, para o dia que você irá realizar o pagamento efetivamente.

Tesouraria: Esse setor responsável por controlar e direcionar os recursos financeiros de uma empresa, ou seja, ele realiza o controle diário de todas as entra-
das e saídas de dinheiro, assim como, os saldos de cada conta bancária, conta física ou aplicações de empresa. Outra responsabilidade desse setor é identi-
ficar através do fluxo de caixa a necessidade de captação de recursos financeiros.

Plano de contas: O plano de contas é a base para a escrituração financeira da empresa e tem por objetivo manter a ordem, de forma clara o objetiva, para que
se obtenha o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE). Aqui, os aspectos gerenciais e a complexidade dos elementos de
contas fica a critério da empresa.

Controles Internos: É fundamental ter controles internos para que os seus processos sejam todos padronizados e assim seus controles sejam registrados de
forma mais adequada, e com isso, gerar relatórios e fazer análises mais assertivas e seguras da situação financeira da sua empresa e assim mantê-la sau-
dável.
 3 Como fazer um fluxo de caixa

Agora é a hora de colocar a mão na massa e aprender o passo a passo para

que você possa ter um fluxo de caixa perfeito, sem furos e que reflita o caixa
da sua empresa.

Para facilitar e garantir que você acompanhe todos os passos, iremos separar
este conteúdo em 4 partes: saldo inicial, entradas, saídas e saldo final.
3 COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA

O primeiro passo para ter uma gestão financeira mais rigorosa é saber o
quanto de dinheiro que a empresa tem em caixa. Para isso, você vai pre-
cisar realizar um levantamento de todas as contas que você trabalha,
que podem ser em dinheiro (caixa na empresa) e as contas em banco.

Com isso, você poderá enxergar de forma rápida e fácil o quanto sua
empresa tem disponível e assim, unificar todas as suas movimentações
financeiras e será muito mais fácil realizar os controles que a sua em-
presa necessita.

O próximo passo é classificar as suas entradas e saídas. Estas informa- Saldo inicial
ções serão muito úteis no futuro, quando você quiser analisar as origens
mais relevantes de recursos ou quais os custos poderão ser reduzidos
ou cortados.
3 COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA

As suas entradas podem ser classificadas em operacionais e não operacionais.

As entradas operacionais estão relacionadas com os valores que entram em
seu caixa pelas vendas de produtos ou serviços, ou seja, a sua atividade fim.

Já as entradas não operacionais são todas as entradas financeiras que não

tem relação com a sua atividade fim, por exemplo, a venda de algum bem da
empresa, como um automóvel ou algum equipamento.
Agora você precisa registrar, diariamente, todos os pagamentos recebidos (à
Entradas operacionais vista ou a prazo), as contas a receber e qualquer outra possível entrada de di-
nheiro.
e não operacionais
Além disso, informe sempre a data exata em que a transação aconteceu ou vai
acontecer.
3 COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA

Em relação às saídas de caixa, elas também são subdivididas em operacionais

e não operacionais. Saídas operacionais relacionam-se a todos os custos e
despesas que mantém a sua operação funcionando, como folha de pagamento,
água, energia, entre outros.

Já as não operacionais são o inverso, ou seja, todos os gastos que você teve
que não tem relação com a sua atividade fim, ou seja, pagamento de juros e
multas podem ser classificadas como saídas não operacionais. Saídas operacionais
Aqui você também precisa realizar os registros das saídas de caixa diariamente
e na data exata em que ocorreu seja o valor estimado ou fixo, o importante aqui
e não operacionais
é anotar todas as contas. Com isso, podemos passar para o nosso último
passo, o saldo final de caixa.
3 COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA

Continue acrescentando todos os novos lançamentos (entradas e saídas) que

podem surgir e corrija os valores que sofreram alguma alteração, como por
exemplo aquela conta de luz com valor estimado. A diferença entre as entra-
das e saídas de dinheiro será o saldo do seu caixa, ou seja, quanto você tem

Saldo final de caixa para operar.

4 Vantagens do fluxo de caixa
Para obter resultados, o uso do fluxo de caixa como ferramenta para manter as contas em dia é indispensável.

Existe uma infinidade de possibilidades, mas o ideal é que você tenha um sistema que faça o controle das contas a pagar e a receber, a projeção de
vendas e o perfil de entradas de recursos financeiros. Além disso, esse sistema precisa ter um plano de contas gerencial.

Montando um fluxo de caixa você pode obter muitas vantagens, como:

Cálculo das entrada e a saída de recursos financeiros;

Controle de gastos;

Conhecer a sua necessidade de ter capital de giro;

Conhecer a data mais adequada para realizar investimentos e repor produtos em estoque;

Avaliar a política de recebimentos e prazos para pagamentos.

Manter o nível de liquidez (total apropriado de dinheiro em caixa) para pagar as contas sem atrasos e pagamentos de juros.

Além disso, quando utilizado em conjunto com as ferramentas de demonstrações contábeis, o fluxo de caixa oferece informações que facilitam a avalia-
ção as mudanças nos ativos líquidos e na estrutura financeira (liquidez e solvência) da empresa.
 5 Principais erros
Como já falamos, o fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para visualizar e controlar todas as entradas e saídas financeiras da empresa. Ele fornece
dados que, em conjunto com outros indicadores, permite que o gestor tome decisões mais concretas a respeito de corte e controle de gastos, investimen-
tos e demais movimentações financeiras.

Mas, se você não está conseguindo controlar seu fluxo de forma de forma adequada, pode ser que esteja cometendo alguns erros. Os mais comuns são:
Falta de categorias: Muitas empresas acabam realizando seu fluxo de caixa em planilhas e, por isso, não dividem seus lançamentos em categorias. Desta
forma, fica mais fácil identificar, por exemplo, onde a empresa gasta mais e até como seria possível reduzir custos.

Não acompanhar diariamente: O fluxo de caixa é uma ferramenta que requer um acompanhamento diário, pois ele permite uma visão atual para que se
possa planejar os próximos passos.

Lançar apenas às vendas e não os recebimentos: Muitos gestores acabam se empolgando ao realizarem às vendas e registram logo no fluxo de caixa, mas,
o que deve ser registrado são as receitas, ou seja, aquilo que efetivamente entrou de dinheiro no caixa. Assim, se você vendeu em três vezes, irá lançar os
recebimentos em três vezes, e o mesmo raciocínio deve ser feito para os pagamentos.

Seja realista: É com o acompanhamento diário que o empresário vai aprendendo como o negócio se comporta mês a mês e pode se preparar para
períodos de baixa. Isso só acontece se os dados usados estiverem de acordo com a realidade.
6 4 dicas para deixar o seu fluxo
de caixa organizado
Como você já viu por aqui, é fundamental manter o fluxo de caixa atualizado,
certo? Mas também é necessário organizá-lo, para que você não corra o risco
de não conseguir fazer uma boa gestão financeira da sua empresa.

Muitas empresas ainda utilizam cadernos ou até mesmo planilhas para con-
trolar e registrar todas as suas movimentações financeiras, porém não conse-
guem visualizar onde gastaram mais dinheiro ou qual serviço ou produto
trouxe mais receita, nem antecipar possíveis problemas de caixa.

Por isso, separamos 4 dicas essenciais para que o seu fluxo de caixa fique
super organizado e possibilite um entendimento rápido e decisões assertivas.
6 4 DICAS PARA DEIXAR O SEU FLUXO DE CAIXA ORGANIZADO

1
Defina um período de análise: É essencial definir um período para iniciar o fluxo de caixa, fazer o fe-
chamento e abrir um novo. Isso varia de acordo com o tipo de negócio, mas, caso não haja nenhuma especificida-
de, você pode adotar o padrão de 30 dias. Isso porque a maior parte das despesas fixas e receitas se renova a
cada mês.

Categorize todas as movimentações: O ideal é registrar as movimentações financeiras diariamen-

2
te, indicando, de forma distinta, os ganhos e gastos. Além disso, agrupe os termos de acordo com categorias, como
“material de escritório”, “produtos de limpeza”, “serviços”, “contas de consumo”, entre outros. Dessa forma, você
sabe qual é o fator que provocou aquela movimentação no orçamento.
Isso permite que haja um controle mais efetivo dos custos, despesas e rendimentos da corporação. A medida é im-
6 4 DICAS PARA DEIXAR O SEU FLUXO DE CAIXA ORGANIZADO

3
Utilize um software de gestão: O volume de informações depositadas em um fluxo de
caixa é realmente grande e mantê-las ordenadas parece uma tarefa difícil. As planilhas, a princípio,
ajudam, mas há um momento em que elas não dão mais conta de acompanhar os registros.
Por isso, o ideal é contar com um software para o acompanhamento do fluxo de caixa. Uma ferramen-
ta tecnológica como essa possibilita fazer a administração de uma série de dados de forma organiza-
da e otimizada. Além disso, você pode gerar gráficos acerca do desempenho financeiro corporativo,

Faça projeções: Uma das vantagens do fluxo de caixa é que ele permite fazer a projeção das movimenta-
4
ções financeiras para um período futuro. O ideal é fazer esse planejamento para, pelo menos, 3 meses. Com essas
informações, a corporação pode se organizar para que não falte capital e nem haja um excedente.
Assim, a empresa pode sistematizar os ganhos, os custos e as despesas, alinhando os planejamentos às metas do
empreendimento. Com uma boa programação, é possível garantir o cumprimento das obrigações e a canalização
de recursos para serem utilizados da melhor forma possível as sobras de caixa, seja com investimentos ou gastos
7 Como o sistema WebMais auxilia
no controle do fluxo de caixa?

Sabemos que manter o fluxo de caixa sempre atualizado e

ter um acesso rápido às informações são primordiais para
que às suas decisões sejam tomadas de forma rápida e
assertiva. Pensando nisso, a WebMais Sistemas desenvol-
veu e seu ERP as ferramentas e relatórios certos para agili-
zar a sua rotina. Vamos conhecer?
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