No módulo básico você estudou como é importante a organização e o

planejamento das finanças para a saúde das organizações.

Nesta agenda e na próxima, você estudará a escrituração contábil: a

importância do registro cuidadoso de todos os recursos, ativos e passivos, de modo
a ter informações corretas e atualizadas para elaborar os relatórios financeiros.
Para isso, existem técnicas especiais de contabilidade que você dominará a
partir de agora.
Como o tema é muito extenso, você vai estudá-lo em duas agendas.
Nesta aula você vai
• Identificar e avaliar a importância e a utilidade da contabilidade para a
organização.
• Identificar a metodologia de elaboração do plano de contas e o registro de
diferentes eventos contábeis, assim como a classificação contábil de
documentos.
• Identificar e respeitar as normas de contabilidade e a respectiva legislação.
• Compreender as rotinas de gestão de documentos e outras rotinas do
Departamento Administrativo-Financeiro.
• Avaliar resultados da implementação das rotinas.
Momento reflexão

Como sabemos, uma organização deve planejar suas finanças de modo que
tudo caminhe de maneira tranquila e ela não tenha problemas de dinheiro.
As finanças de uma organização precisam ser muito bem registradas. É preciso
documentar devidamente qualquer entrada ou saída de dinheiro e, também, saber
exatamente qual foi o montante pago ou recebido, em que data e por que motivo.
Sem uma documentação muito precisa, seria impossível verificar se a
organização teve lucro ou prejuízo ou mesmo fazer os relatórios financeiros, como o
balanço patrimonial e a demonstração do resultado do exercício.

Se você trabalhasse no departamento administrativo-financeiro de uma

organização, lidaria com um dinheiro que não é seu; afinal, uma organização tem
sócios e acionistas, que são os proprietários do empreendimento. Você acha
importante haver registros de tudo o que a organização fez com o dinheiro deles?
Por quê?
Como você faria para comprovar todas as movimentações de dinheiro que
foram realizadas?

Para começar o assunto

Quando Luciano começou a trabalhar com Almeida, como gerente financeiro,

ele lhe trouxe uma lista de perguntas.
 - Luciano, eu confio muito na sua capacidade, você foi muito bem
recomendado. Gostaria que conhecesse minha maneira de trabalhar, assim podemos
nos entender melhor.
Luciano prestou toda a atenção à explicação que o sócio da empresa lhe dava.
- No primeiro dia útil do mês, temos reunião de diretoria. Nessa ocasião, eu,
como diretor administrativo-financeiro, preciso ter algumas informações atualizadas.
Veja essa lista de informações que gosto de levar sempre comigo.
Almeida passou às mãos de Luciano um papel digitado no computador com a
seguinte lista:
1. Quanto a organização vendeu no mês que termina e se isso representou um
crescimento ou redução com relação ao mês anterior.
2. Quais os principais clientes e quanto cada um costuma comprar.
3. Quais foram as despesas do mês e com quais itens se gastou mais.
4. Se a organização teve lucro ou prejuízo no mês e que itens pesaram mais
nesse resultado.
Como Luciano pode levantar essas informações? Que documentos ou registros
deve manter atualizados para poder dar ao chefe as informações solicitadas?
Procure responder às questões e em seguida, continue a leitura.

Você acertou se escreveu que Luciano pode obter essas informações nos
documentos da organização. Por exemplo, para saber o volume de vendas, basta
somar o valor das notas fiscais de venda emitidas no mês. Nas notas fiscais consta o
nome do comprador – assim, por meio da nota, é possível saber quanto cada cliente
comprou e quais são, portanto, os principais clientes. As despesas da organização
também são documentadas por meio dos recibos e notas fiscais recebidas dos
fornecedores. O lucro é igual ao total das receitas menos as despesas.
 Luciano se valeu de todos esses documentos para gerar relatórios para Almeida,
diretor administrativo-financeiro, que pôde então fazer uma bela apresentação para
os outros membros da diretoria.
Como você vê, a documentação é fundamental numa organização, porque ela
permite manter atualizadas informações que são muito importantes para a gestão
financeira.

Mergulhando no tema

Numa organização, cada pequena compra ou venda, por menor que seja, tem
que ser documentada. Não pode haver nenhuma operação financeira sem que haja
um registro adequado.
Para isso, as empresas utilizam técnicas de Contabilidade.

A Contabilidade é o estudo e o controle do patrimônio das organizações.

Ela registra os fatos relacionados com a formação, com a movimentação e com

as variações do patrimônio, fornecendo informações para os administradores,
proprietários e terceiros sobre como a organização está desenvolvendo suas
atividades econômicas e financeiras.
Uma organização se relaciona com muitas outras pessoas e organizações. Por
exemplo, ela precisa comprar mercadorias, bens ou contratar serviços de
fornecedores. Esses fornecedores irão cobrar à vista ou a prazo. No caso das compras
a prazo, a organização gerará uma dívida ou obrigação com terceiros.
Por outro lado, a organização também vende bens ou presta serviços a seus
clientes. Estes podem pagar à vista ou a prazo. Se a organização fizer vendas a prazo,
terá contas a receber de clientes. Portanto, são de interesse da Contabilidade
os fatos administrativos.
Fatos Administrativos são acontecimentos que interferem no patrimônio de
uma organização, aumentando-o ou diminuindo-o. São fatos administrativos:
• Compras.
• Vendas.
• Pagamentos.
• Recebimentos.

A organização faz compras de bens de uso, mercadorias, serviços, de

fornecedores.
• A organização faz vendas para clientes. As operações de compra e venda
podem ser à vista ou a prazo.
• A organização paga a seus fornecedores e a seus funcionários,
gerando pagamentos. Por outro lado, ela recebe pagamentos de seus
clientes, gerando recebimentos.
Toda organização precisa documentar cuidadosamente as informações
referentes a compras, vendas, pagamentos e recebimentos; com isso, ela toma
conhecimento de seu lucro ou prejuízo, da situação atual de seu patrimônio, entre
outras informações fundamentais, que interessam aos gestores e acionistas.
Por isso, uma das tarefas de um funcionário que atue na Contabilidade é
registrar todas as movimentações que afetam o patrimônio. Esse processo chama-
se escrituração.
A escrituração é uma técnica contábil que consiste em registrar, em livros
próprios, os acontecimentos, ou fatos administrativos, que provocam modificações
no patrimônio da organização.
Uma correta escrituração, que siga as exigências da lei, deve ser feita:
• Em idioma e moeda nacionais.
• Em ordem cronológica de dia, mês e ano.
• Em acordo com as normas de Contabilidade.
• Sem espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou
transportes para as margens.
• Com base em documentos de origem interna ou externa, que sejam idôneos
e tenham valor contábil (logo falaremos das características que os
documentos devem possuir para ter valor contábil).
Para fazer o lançamento de um fato administrativo nos livros contábeis ou
fiscais é preciso registrar os seguintes dados:
• Local e data da ocorrência do fato.
• Histórico ou descrição do fato.
• Valor em moeda corrente.
A escrituração é feita por meio de dois livros principais:
• Livro diário.
• Livro-razão.
Há ainda livros auxiliares:
• Livro contas-correntes.
• Livro-caixa.
• Livro de inventário.
• Livro registro de entrada de mercadorias.
• Livro registro de saída de mercadorias.
• Livro registro de prestação de serviços.

Atenção à pontualidade!
É preciso manter os livros em dia, pois eles são objeto de fiscalização por
auditores e fiscais de órgãos do Governo, que podem visitar a empresa quando
desejarem.
A seguir, você conhecerá o que significam estes livros:
1. Livro-diário
A lei exige que o livro diário:
• Seja encadernado com folhas numeradas seguidamente.
• Tenha um Termo de Abertura e de Encerramento, em que conste, entre
outras coisas, o número de folhas que contém, o nome da empresa e as
assinaturas autenticadas do responsável pela empresa e do contador.
 O livro-diário utiliza a metodologia de partidas dobradas, que você vai conhecer
no capítulo seguinte.
O diário é um livro obrigatório por lei. São lançados nele, diariamente, todos os
fatos administrativos, ou seja, os acontecimentos que provocam modificações no
patrimônio.
2. Livro-razão
O livro-razão detalha o movimento de cada conta da organização, constituindo-
se, por isso, no livro contábil mais importante. Tornou-se obrigatório por lei em 29/
04/1997.
3. Livro contas-correntes
O livro contas-correntes é um auxiliar do livro-diário. Ele controla a
movimentação das contas que representam direitos e obrigações a receber e a pagar
pela organização.
4. Livro-caixa
O livro-caixa registra a entrada e a saída de dinheiro da organização.
5. Livro de inventário
O livro de inventário registra os bens de uso, as mercadorias, as matérias-
primas, insumos e outros materiais que entrem na organização para serem
estocados.
6. Livro registro de entrada de mercadorias
O livro registro de entrada de mercadorias tem como objetivo registrar, em
ordem cronológica, as compras de mercadorias ou produtos, bem como toda e
qualquer entrada de bens na organização.
7. Livro registro de saída de mercadorias
O livro registro de saída de mercadorias tem como objetivo registrar, em ordem
cronológica, as vendas de mercadorias ou produtos, bem como de toda e qualquer
saída de bens da organização.
8. Livro registro de prestação de serviços
O livro registro de prestação de serviços é um livro obrigatório por lei, e pode
ser solicitado para fiscalização pelo município. Nele são registradas todas as
operações de serviços, relacionando-as com as notas fiscais emitidas em ordem
cronológica.
Muita gente imagina que os “livros” da escrituração contábil sejam livros
mesmo, ou cadernos grossos... Mas, hoje em dia, a maioria das empresas e dos
contadores faz esse registro em arquivos de computador. Nesse caso, as exigências
para apresentação e encadernação do livro diário continuam valendo, e devem ser
observadas quando, periodicamente, os arquivos forem impressos. O livro diário
impresso deve ser assinado pelo responsável pela empresa.
 OS DOCUMENTOS CONTÁBEIS
Você já viu que toda movimentação que afeta o patrimônio deve ser registrada
através de documentos. No entanto, não é qualquer documento que é considerado
apropriado para a Contabilidade. Veja o exemplo a seguir.

Qual sua opinião sobre o procedimento de Tadeu e Valdomiro? Esse documento

escrito num papel de pão vale para a Contabilidade da empresa? Registre suas
respostas.
Você acertou se disse que não. Os documentos fiscais de compra e venda têm
algumas exigências, como você vai constatar a seguir.
A ilustração que segue mostra uma nota fiscal e os elementos obrigatórios que
ela deve conter. Como você já sabe, a nota fiscal é o documento que o vendedor é
obrigado, por lei, a fornecer ao comprador. Todas as notas fiscais são numeradas.
 Um documento que se tornou parte do dia a dia de uma empresa é a Nota Fiscal
Eletrônica. Implementada pelo governo desde 2006, é emitida e armazenada
eletronicamente, facilitando as operações contábeis.
Saiba mais em: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/
Observe a ilustração abaixo: nunca faça o que essa vendedora fez! Quem vende
não pode simplesmente jogar fora uma nota fiscal e emitir outra. A empresa deve
prestar conta para a Secretaria da Receita Federal de todas as notas fiscais emitidas,
quais foram entregues, quais foram canceladas. Mesmo as canceladas devem
permanecer na Contabilidade.
 Uma nota fiscal torna-se um recibo assim que o pagamento pela venda for
efetuado. Muitas notas fiscais já têm escrito no corpo “vale como recibo”, e nesse
caso o processo é automático. Se a nota fiscal tiver no corpo os dizeres “não vale
como recibo”, então o vendedor, ao receber o pagamento, deverá carimbar a nota
fiscal do comprador com o dizer “PAGO”, colocar a data e rubricar.
Além disso, um documento, para ter valor contábil, não pode estar rasurado,
riscado, borrado, ou ter qualquer outra forma de emenda ou falta de clareza.

Vídeo aula

A escrituração contábil I
Disponível em: https://youtu.be/QgPmn5Guglg

Atividades

Use seus conhecimentos para fazer as atividades:

1. Identifique a quais conceitos as definições abaixo se referem:
a) Estudo e controle do patrimônio das organizações.
b) Conjunto de bens, direitos e obrigações da organização.
c) Acontecimentos que interferem no patrimônio de uma organização,
aumentando-o ou diminuindo-o.
 d) Técnica contábil que consiste em registrar nos livros próprios (diário, razão,
caixa etc.) todos os acontecimentos que ocorrem na empresa e que provocam
modificações no patrimônio.
2. Explique por que é importante para uma organização manter um registro
atualizado de seus fatos administrativos.
3. Dentre os livros apresentados, indique quatro que sejam utilizados na
escrituração contábil e justifique qual sua função e importância para a
Administração:
• Livro de marketing.
• Livro-razão.
• Livro de finanças e contabilidade.
• Livro diário.
• Livro contas-correntes.
• Livro de registro de empregados.
• Livro-caixa.

Resposta:
1.
a) Contabilidade.
b) Patrimônio.
c) Fatos administrativos.
d) Escrituração.

2. É importante que uma organização mantenha um registro atualizado de

todos os fatos administrativos, pois é através desse registro que ela toma
conhecimento de seu lucro ou prejuízo, da situação atual de seu patrimônio, entre
outras informações importantes para os gestores e acionistas da empresa.

3.
• Livro-razão.
• Livro diário.
• Livro de contas-correntes.
• Livro-caixa.
 Verifique no texto o que foi dito a respeito da importância de cada um desses
livros.
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Faça as atividades a seguir.

1. Indique quais documentos contábeis podem ajudar a conseguir as seguintes
informações:
a) Volume de vendas da organização.
b) Total das despesas com pagamento de fornecedores.

2. Quais são as operações que geram modificações no patrimônio da

organização? Exemplifique cada uma delas.

1.
a) O volume de vendas da organização pode ser encontrado somando todas as
notas fiscais de venda emitidas a clientes.
b) As despesas pagas a fornecedores podem ser encontradas somando todas as
notas fiscais emitidas por eles por compras da empresa.

2. As operações que geram modificações no patrimônio da organização são:

• Compras: as empresas compram de fornecedores, gerando dívidas ou
despesas.
• Vendas: ao vender, as empresas geram receitas ou contas a receber de
clientes.
• Pagamentos: ao pagar suas dívidas com fornecedores ou terceiros, as
empresas reduzem seu caixa.
• Recebimentos: ao receber valores de clientes resultantes de vendas ou
outra origem, as empresas aumentam seu caixa.
Ampliando horizontes

A importância do sigilo profissional e da confidencialidade

Os funcionários que lidam com livros contábeis têm acesso a muitas
informações estratégicas da empresa. É importante que eles guardem sigilo sobre
esses dados.
Já pensou se um médico saísse por aí contando para todo mundo os detalhes
das doenças dos seus pacientes? Ou se um psicólogo contasse a todos os problemas
de cada pessoa atendida? Ou, ainda, se um professor saísse espalhando por aí as
notas dos alunos, a lista dos reprovados e em recuperação, e o que foi dito nas
reuniões da escola sobre a família e a história de cada aluno? Ou se a loja na qual
alguém comprou a crédito saísse contando que a pessoa está devendo um
pagamento?
Pois é, da mesma forma que ninguém quer ter a vida pessoal devassada, as
empresas também não querem (e não podem!). Dados bancários, números como a
reserva financeira da organização, as dívidas que ela tem e outros são de uso
exclusivo da empresa e das instâncias competentes.