Os dez documentos essenciais de uma empresa1

Manter a documentação em dia pode evitar multas

Alvará de funcionamento, licença ambiental, notas fiscais, recibos de pagamentos...

A lista de documentos exigida de qualquer empresa é grande e quem tem um negócio
deve estar com tudo em dia para evitar multas no caso de uma fiscalização.
Entre os documentos exigidos, dez são imprescindíveis para o funcionamento da
empresa, segundo Mário Berti, presidente da Federação Nacional das Empresas de
Serviços Contábeis (Fenacon).
Alvará, licença sanitária, licença ambiental, notas fiscais, registros contábeis,
comprovante de recolhimento de tributos, comprovantes de recursos humanos,
além de exames médicos dos funcionários, contrato social e com o contador
formam a lista.

Todos esses documentos precisam estar disponíveis e atualizados, caso o local seja
fiscalizado.
— É comum os empresários deixarem de lado novas exigências fiscais, como o e-
Social, que vai exigir esforço para cumprimento dos prazos. Quem não tem a
documentação em dia pode ser penalizado e ainda ter que pagar multas de mora por
eventual atraso no pagamento dos tributos — adverte Berti. Ele ressalta ainda que
deixar tudo para última hora não cai bem para um empresário que quer ter sucesso.

O presidente da Fenacon também aconselha a trabalhar em sinergia com todas as

áreas envolvidas no preenchimento de documentos, principalmente o contador.
— O empresário deve estar sempre próximo do contador para conhecer a realidade
contábil de seu negócio e acompanhar o cumprimento das exigências legais - avalia.

-------------------------
Outra fonte de pesquisa : Quais são os principais documentos de uma empresa?
Escrito por: Thamiris Ferreira / Conube - Última atualização em 02 Jul 2022
https://conube.com.br/blog/quais-sao-os-principais-documentos-de-uma-empresa/

1
Fonte: https://oglobo.globo.com/economia/bb-mpe/os-dez-documentos-essenciais-de-uma-empresa-
18254164
POR BANCO DO BRASIL - 09/12/2015 - 15:35 / Atualizado em 11/12/2015 - 14:16
Conheça a lista dos documentos imprescindíveis para o bom funcionamento da
empresa:
• Alvará - É concedido pelo Município depois de constatada a regularização do imóvel
e a permissão do exercício da atividade na região, segundo a Lei de Zoneamento. Em
geral, o alvará de funcionamento deve ser renovado a cada dois anos, mas este prazo
é determinado pelas prefeituras municipais.
• Licença sanitária – Concedida pela Vigilância Sanitária da região, é exigida a hotéis,
farmácias e empresas que manipulem ou produzam alimentos, clínicas médicas ou
odontológicas e distribuidoras de produtos químicos entre outras.
• Licença ambiental – O empresário deve verificar se sua atividade exige
licenciamento concedido por órgão ambiental. Além da indústria e de fabricantes de
cosméticos e de perfumaria, há diversos tipos de negócios que se enquadram na
determinação.
• Notas fiscais – Os recibos de todos os produtos comprados ou vendidos pela
empresa devem ser arquivados.
• Registros de contabilidade - Os livros de registros contábeis devem estar sempre
atualizados, detalhando a movimentação de compras, vendas, pagamentos e
recebimentos, entradas e saídas de estoque e destinação dos produtos adquiridos.
• Comprovante de recolhimento de tributos e contribuições previdenciárias -
Mensalmente, o empregador deve recolher, entre outros tributos, a contribuição para o
INSS e o FGTS dos empregados. Também é importante manter em dia o recolhimento
da Contribuição Sindical.
• Comprovantes de recursos humanos – Folha de pagamento, contracheques e
dados gerais dos empregados devem ser atualizados. Contratações e desligamentos
precisam ser informados ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(Caged), no site do Ministério do Trabalho.
• Comprovantes médicos e de segurança no trabalho – A empresa precisa manter
atualizados os exames periódicos de saúde dos empregados, além de prevenir riscos
à segurança no local do trabalho. A fiscalização é das secretarias estaduais do
trabalho.
• Contrato social – A atualização do documento que descreve a finalidade da empresa,
atividade, localização e cotas de patrimônio de cada sócio é obrigatória.
• Contrato com o contador – Toda empresa é obrigada a ter um contador, que cuida
do atendimento das obrigações legais.
 Os 6 documentos contábeis mais importantes de uma empresa2

Os documentos contábeis são a base para o registro de atividades importantes de uma

empresa.
Eles servem como comprovação de movimentos financeiros e lançamentos que podem
ser auditados por órgãos regulatórios e fiscalizadores, como a Receita Federal e a
Secretaria da Fazenda.
É extremamente importante manter o compromisso e a disciplina na organização e no
envio desses documentos periodicamente à contabilidade.
A sua ausência ou irregularidade pode tanto prejudicar a gestão financeira, fiscal e
contábil do negócio, como sujeitar a empresa a multas e sanções por falta de
cumprimento de obrigações ligadas a eles.
Entretanto, muitos gestores e empresários não conseguiram encontrar ainda a rotina
mais eficiente para fazer isso.

O que são documentos contábeis?

Os documentos contábeis são aqueles que servem de base à escrituração e aos
registros obrigatórios feitos pela contabilidade.
Eles dizem respeito à movimentação financeira do negócio e servem de base para
registros contábeis e para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina
fiscal. São exemplos:
▪ as notas fiscais;
▪ os recibos de pagamentos e de vendas;
▪ as cópias de cheques etc.

Esse tipo de documento não pode conter rasuras.

Portanto, para arquivamento, é preciso que tenham total integridade. Assim, se houver
algum dano ou rasura, a atitude mais segura é reconstituí-los ou substituí-los. E cada
um precisa ser arquivado em ordem cronológica, conforme o respectivo lançamento
nos livros contábeis, com fechamento por mês, trimestre ou ano. A escolha dessa
periodicidade vai depender do volume de documentos da empresa.
De modo geral, os registros contábeis são feitos com base na data de emissão desses
documentos, e cada um deles serve como elemento de comprovação. Por isso, é tão
importante mantê-los arquivados e protegidos.

2
Fonte: https://www.jornalcontabil.com.br/os-6-documentos-contabeis-mais-importantes-de-uma-empresa/
De Ricardo Junior em 24 set 2019
Quais são os documentos contábeis?
Há diversos documentos que servem de base para os lançamentos contábeis. Estão
entre os principais:
▪ notas fiscais de entrada, que se referem à compra de bens e à aquisição de
serviços;
▪ notas fiscais de saídas, referentes às vendas de produtos e à prestação de
serviços;
▪ extratos bancários contendo movimentações financeiras das contas da empresa;
▪ duplicatas pagas;
▪ comprovantes de pagamentos de gastos (custos e despesas);
▪ cópias de cheques emitidos;
▪ comprovantes de créditos e débitos bancários etc.

Para que você os conheça melhor, separamos os 6 documentos contábeis principais

para tratar de forma mais detalhada. Eles envolvem mudanças patrimoniais e
financeiras e registram movimentações fiscais da empresa. Por isso, o contador
necessita de cada um deles para fazer a escrituração contábil. Confira!

1. Notas Fiscais
▪ As Notas Fiscais (NF) são os documentos oficiais de faturamento da empresa.
Tanto é que a venda de produtos e serviços sem nota constitui crime de
sonegação fiscal. Além disso, são as NFs que comprovam compras, custos de
operação, despesas e movimentação de impostos.
▪ Com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) não é mais necessário imprimir
todas as vias das notas, emitidas ou recebidas, muito menos digitalizá-las para
enviar cópias ao contador. O arquivo XML funciona como versão digital da NF-e
e já obedece aos padrões de escrituração fiscal.
▪ Quando você o envia, o contador importa esse documento diretamente para os
programas que fazem a elaboração das obrigações contábeis e fiscais. Ele
mesmo pode baixar esse arquivo utilizando certificação digital.

2. Dados e cópias de despesas diversas

▪ Há vários pagamentos de rotina no funcionamento de uma empresa. Você acaba
juntando diferentes comprovantes, como contas de água, energia, telefone e
afins. Nada disso gera Notas Fiscais ou arquivos XMLs. Acontece que esses
também são documentos contábeis e devem ser lançados periodicamente.
Portanto, o envio das cópias ao contador é tarefa obrigatória.
3. Extratos bancários
▪ Uma empresa tem basicamente dois tipos de rendimentos:
▪ os operacionais, obtidos diretamente pela realização das suas atividades, na
venda de produtos e serviços;
▪ os financeiros, gerados a partir das suas aplicações financeiras.
▪ Por causa desses últimos, os extratos das contas bancárias da empresa também
são considerados documentos contábeis, já que registram as despesas e as
receitas financeiras do negócio, incluindo ganhos de aplicações e pagamento de
taxas e tarifas bancárias.

4. Extratos de meios de pagamentos

▪ Mas nem toda movimentação financeira resulta em um registro imediato no
extrato bancário. Quem vende por outros meios de pagamento, por exemplo,
conta com outro tipo de controle. É o caso dos emissores de boleto e das
máquinas de cartão de crédito.
▪ Os pagamentos a entrar, também chamados de recebíveis, devem ser lançados
nos controles da contabilidade. Esse tipo de registro gera entradas únicas na
conta bancária da empresa, mas conta com extratos detalhados dos
fornecedores que permitem fazer a escrituração contábil da forma mais exata
possível.
▪ Quer um exemplo? Recebíveis de cartão de crédito não são pagos à vista pela
operadora, ou seja, você não tem a movimentação no extrato bancário assim
que faz a venda. Mas, na contabilidade, eles ficam aprovisionados na
escrituração, como direitos a receber, até que sejam efetivamente compensados
e registrados, fazendo a liquidação da ocorrência.

5. Comprovantes de impostos e encargos trabalhistas pagos

▪ Esse tipo de documento é importante pois permite lançar os pagamentos das
obrigações. Para uma gestão financeira organizada, o ideal é aprovisionar os
valores relativos a essas despesas, de forma a gerar menos impacto sobre as
contas quando forem compensadas. Assim, o comprovante de pagamento serve
para liquidar o compromisso e dar baixa no aprovisionamento.
▪ Além disso, pagamentos em atraso ou relativos a multas e juros precisam ser
lançados de forma individualizada, informando a data do lançamento, a origem,
o destino e o valor total.
6. Documentos de profissionais autônomos
▪ Nem toda pessoa que presta serviço à sua empresa tem vínculo trabalhista, via
CLT. Você pode, por exemplo, contratar profissionais para limpeza, pintura,
manutenção, entregas e inúmeras outras atividades, em caráter eventual, com
pagamento por serviço prestado.
▪ Quando essa relação é entre empresas, ou seja, a outra parte também tem
CNPJ, a emissão da Nota Fiscal é obrigatória. O que não acontece quando o
prestador do serviço é uma pessoa física. Nesse caso, a relação é oficializada
por meio de contratos de prestação de serviços, e o pagamento é feito por recibo.
▪ Quando isso acontece, cabe ao contratante recolher Imposto de Renda e
contribuição previdenciária, fazendo o devido repasse aos órgãos competentes.
Assim, toda a documentação (tanto de contrato, quanto de pagamento e
recolhimento de impostos) deve ser repassada à contabilidade, para os devidos
registros e apurações.

Por que enviar esses documentos todos os meses?

Atuar de acordo com a legislação é um requisito básico para a segurança financeira de
qualquer empresa. Ao organizar essa documentação e enviá-la para a contabilidade,
você evita sofrer sanções e pagar multas que podem trazer grandes prejuízos e
desequilibrar as contas do negócio.
Além disso, esses documentos servem como base para demonstrações financeiras
importantes, com as quais você pode, de fato, ter um diagnóstico da sua empresa. É o
caso, por exemplo, do Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).
No dia a dia, fica fácil se enganar, positiva ou negativamente, quanto à saúde financeira
da empresa. Você pode ignorar o peso de pequenos gastos (como despesas bancárias
ou contas de rotina) e achar que o negócio está indo bem, quando a margem de lucro
está comprometida.
Ter domínio sobre a contabilidade do negócio ajuda a enxergar os resultados de forma
muito mais clara e tomar iniciativas para melhorar as margens de lucro, cortar gastos e
definir preços com maior exatidão.